Por processo · Workflows de aprovação
Toda despesa precisa de aprovação. Nem toda aprovação precisa de e-mail.
A Abstra transforma a aprovação em fluxo: a despesa chega ao aprovador certo pela alçada, com contexto, prazo, substituto definido e registro de cada decisão.
Recebe a despesa classificada
Identifica a alçada aplicável
Roteia para o aprovador
Acompanha prazo e escalonamento
Registra a decisão
Devolve para a esteira
Aprovação por e-mail parece rápida até alguém precisar provar o que foi aprovado
Sem fluxo, a aprovação depende de memória, de cobrança manual e da disponibilidade de quem viaja, entra em férias ou muda de área.
O que a automação de aprovações resolve
Alçada aplicada por regra
Valor, categoria, centro de custo, entidade e fornecedor definem quem aprova, sem consulta a planilha de política.
Aprovação com contexto
O aprovador vê a nota, o pedido, o resultado da conferência e o histórico do fornecedor na mesma tela.
Prazo e cobrança automática
Cada etapa tem SLA, lembrete e escalonamento, então a fila não depende de alguém cobrar manualmente.
Substituto e delegação
Ausência planejada ou não planejada tem caminho alternativo definido, com registro de quem decidiu no lugar de quem.
Aprovação em lote quando faz sentido
Despesas recorrentes e conferidas podem ser aprovadas em bloco, enquanto exceções seguem uma a uma.
Trilha para auditoria
Quem aprovou, quando, com qual alçada, com qual justificativa e sobre qual versão do documento.
Fluxo do processo
Da despesa pronta para decisão à aprovação registrada
A aprovação entra depois da conferência e antes do pagamento. O fluxo garante que a decisão chegue ao responsável correto e volte para a esteira sem paradas manuais.
Recebe a despesa classificada
Fatura, reembolso ou solicitação chega com fornecedor, valor, centro de custo, projeto e resultado da conferência já definidos.
Identifica a alçada aplicável
As regras de política determinam quantos níveis de aprovação são necessários e quem responde por cada nível.
Roteia para o aprovador
O aprovador recebe a solicitação no canal que já usa, com link direto para a página de decisão e todo o contexto anexado.
Acompanha prazo e escalonamento
Se o SLA se aproxima do fim, o fluxo lembra o aprovador, aciona o substituto e escala para o nível seguinte conforme a regra.
Registra a decisão
Aprovação, recusa, pedido de ajuste e justificativa ficam gravados com data, hora, usuário e versão do documento avaliado.
Devolve para a esteira
Aprovado segue para lançamento e agendamento de pagamento. Recusado volta ao solicitante ou ao fornecedor com o motivo.
Critérios de roteamento
- Faixa de valor e alçada por nível
- Centro de custo e responsável orçamentário
- Categoria e natureza da despesa
- Entidade, filial e país
- Fornecedor novo ou já homologado
- Existência de pedido de compra ou contrato
- Projeto, obra ou contrato de cliente
- Resultado da conferência e tipo de divergência
Situações que exigem atenção
- Aprovador ausente, de férias ou desligado
- SLA de aprovação vencido
- Valor acima da alçada do aprovador
- Despesa sem centro de custo definido
- Aprovação solicitada ao próprio requisitante
- Documento alterado após a aprovação
- Despesa fora da política vigente
- Urgência com vencimento no mesmo dia
Painel operacional ilustrativo das aprovações
38
Aprovações pendentes agora
6 h
Tempo médio de aprovação
94%
Aprovadas dentro do SLA
11
Escalonadas no mês
100%
Decisões com justificativa
Conecte a automação ao stack que você já usa
Onde o fluxo de aprovação costuma resolver mais rápido
Padrões de automação que aparecem em operações reais
Indústria
Captura e validação de documentos fiscais, matching com pedido de compra e preparação de lançamentos no ERP.
Serviços
Faturamento recorrente, aprovação de despesas e acompanhamento de recebimentos.
Distribuição
Conferência de documentos, boletos, fornecedores e pagamentos por vencimento.
Operação multiunidade
Regras diferentes por entidade, centro de custo, filial e alçada.
Empresas em crescimento
Automação da entrada de documentos sem aumento proporcional da equipe operacional.
Automação com controle, não uma caixa-preta
Cada etapa pode ter regras, responsáveis, aprovações e evidências. A equipe acompanha o que entrou, o que foi extraído, qual regra foi aplicada, quem revisou, quem aprovou e qual foi o resultado.
Controle de acesso
Cada usuário vê e aprova somente o que corresponde ao seu papel.
Trilha de auditoria
Decisões, alterações e evidências ficam registradas.
Exceção humana
Casos ambíguos vão para revisão, sem interromper toda a fila.
Idempotência
O fluxo evita duplicidade em lançamentos, pagamentos e reprocessamentos.
Qual etapa do seu processo financeiro ainda depende de planilha?
Traga uma caixa de e-mail, um fluxo de aprovação, uma rotina de conferência ou uma remessa. A Abstra ajuda a transformar o processo em uma esteira automatizada e auditável.
Organizar minhas aprovaçõesPerguntas frequentes
Como as alçadas de aprovação são configuradas?+
As alçadas são montadas a partir da sua política atual: faixas de valor, categorias, centros de custo, entidades e níveis de aprovador. É possível ter regras diferentes por filial ou por tipo de despesa, e ajustar sem reescrever o processo inteiro.
O aprovador precisa acessar um sistema novo?+
Não necessariamente. A solicitação pode chegar por e-mail ou chat com link direto para uma página de aprovação, que funciona no celular. O aprovador vê o contexto e decide sem precisar navegar pelo ERP.
O que acontece quando o aprovador não responde?+
O fluxo envia lembretes conforme o SLA, aciona o substituto cadastrado e escala para o nível seguinte quando a regra permite. Nada fica parado sem alguém saber, e o histórico mostra onde a fila travou.
É possível aprovar várias despesas de uma vez?+
Sim. Despesas conferidas e dentro da política podem ser aprovadas em lote, com o registro individual de cada item. Exceções e divergências continuam saindo da fila em decisão individual, para não perder rastreabilidade.
Comece pelo processo que mais trava sua operação
Captura e extração de faturas
Transforme documentos em dados estruturados.
Ver processoValidação e conferência
Compare fatura, pedido, recebimento e contrato.
Ver processoAgendamento e execução de pagamentos
Organize vencimentos, remessas e confirmações.
Ver processoGestão de fornecedores
Controle cadastro, compliance e dados bancários.
Ver processoReembolsos e despesas
Automatize prestação de contas e pagamentos.
Ver processoAutomatize a rotina financeira que mais consome tempo da sua equipe.
Da entrada do documento ao pagamento ou recebimento, conecte pessoas, regras e sistemas em um único processo.
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