Por processo · Validação e conferência
A nota entrou. Ela realmente corresponde ao que foi comprado?
A Abstra compara cada fatura com o pedido de compra, o recebimento e o contrato, aplica as tolerâncias da sua política e separa o que está conforme do que precisa de decisão humana.
Recebe os dados da fatura
Localiza o pedido de compra
Confere o recebimento
Aplica regras e tolerâncias
Classifica a divergência
Libera para aprovação e lançamento
A conferência costuma ser o gargalo invisível do contas a pagar
Quando a comparação entre fatura, pedido e recebimento é feita a olho, o erro só aparece depois: no pagamento, no fechamento ou na auditoria.
O que a automação de conferência resolve
3-way match automático
Fatura, pedido de compra e recebimento são comparados campo a campo, sem digitação e sem abrir várias telas.
Tolerâncias explícitas
Diferenças aceitáveis de preço, quantidade e frete ficam definidas em regra, por fornecedor, categoria ou entidade.
Divergência classificada
Cada desvio recebe um tipo e um destino, em vez de virar um e-mail solto pedindo explicação.
Bloqueio de duplicidade
Chave de acesso, número, fornecedor e valor são checados para impedir o mesmo pagamento duas vezes.
Contrato e medição no fluxo
Serviços recorrentes são conferidos contra contrato, medição ou apontamento aprovado, não apenas contra o valor da nota.
Evidência pronta para auditoria
O resultado da conferência fica registrado com regra aplicada, documentos comparados e quem decidiu.
Fluxo do processo
Da fatura estruturada à liberação conferida
A conferência entra logo depois da captura e antes da aprovação. O objetivo é simples: só sobe para decisão humana o que realmente precisa de julgamento.
Recebe os dados da fatura
A automação parte dos dados já estruturados na captura: fornecedor, itens, quantidades, valores, impostos e vencimento.
Localiza o pedido de compra
O fluxo busca o pedido correspondente no ERP por número, fornecedor, item ou referência informada na nota, inclusive em casos de pedido parcial.
Confere o recebimento
Quantidade faturada é comparada com o que foi efetivamente recebido ou com a medição aprovada, quando o item é serviço.
Aplica regras e tolerâncias
Preço, quantidade, impostos, condição de pagamento e centro de custo passam pelas regras da política, com faixas de tolerância por fornecedor ou categoria.
Classifica a divergência
O que fica fora da tolerância recebe um tipo de divergência e é encaminhado para o responsável certo, com o comparativo já montado.
Libera para aprovação e lançamento
Faturas conferidas seguem para a alçada de aprovação e para o lançamento no ERP com o resultado da conferência anexado.
Documentos relacionados
- NF-e, NFS-e e notas de importação
- Pedido de compra e suas revisões
- Entrada de estoque e nota de recebimento
- Contrato, aditivo e tabela de preços
- Medição, apontamento e relatório de serviço
- Boleto, fatura e comprovante de frete
Campos conferidos automaticamente
- Fornecedor, CNPJ e situação cadastral
- Item, código e descrição
- Quantidade faturada versus recebida
- Preço unitário versus preço do pedido
- Valor total, frete e descontos
- Impostos e retenções esperadas
- Condição de pagamento e vencimento
- Centro de custo, projeto e rateio
Tipos de divergência tratados
- Preço acima da tolerância acordada
- Quantidade faturada maior que a recebida
- Item não previsto no pedido de compra
- Recebimento parcial ou entrega pendente
- Fatura sem pedido de compra associado
- Possível duplicidade de documento
- Imposto ou retenção divergente
- Serviço sem medição aprovada
Painel operacional ilustrativo da conferência
412
Faturas conferidas no dia
87%
Conformes sem toque humano
23
Em fila de divergência
1,4 min
Tempo médio de conferência
6
Duplicidades bloqueadas
Conecte a automação ao stack que você já usa
Onde a conferência automatizada costuma entrar primeiro
Padrões de automação que aparecem em operações reais
Indústria
Captura e validação de documentos fiscais, matching com pedido de compra e preparação de lançamentos no ERP.
Serviços
Faturamento recorrente, aprovação de despesas e acompanhamento de recebimentos.
Distribuição
Conferência de documentos, boletos, fornecedores e pagamentos por vencimento.
Operação multiunidade
Regras diferentes por entidade, centro de custo, filial e alçada.
Empresas em crescimento
Automação da entrada de documentos sem aumento proporcional da equipe operacional.
Automação com controle, não uma caixa-preta
Cada etapa pode ter regras, responsáveis, aprovações e evidências. A equipe acompanha o que entrou, o que foi extraído, qual regra foi aplicada, quem revisou, quem aprovou e qual foi o resultado.
Controle de acesso
Cada usuário vê e aprova somente o que corresponde ao seu papel.
Trilha de auditoria
Decisões, alterações e evidências ficam registradas.
Exceção humana
Casos ambíguos vão para revisão, sem interromper toda a fila.
Idempotência
O fluxo evita duplicidade em lançamentos, pagamentos e reprocessamentos.
Qual etapa do seu processo financeiro ainda depende de planilha?
Traga uma caixa de e-mail, um fluxo de aprovação, uma rotina de conferência ou uma remessa. A Abstra ajuda a transformar o processo em uma esteira automatizada e auditável.
Automatizar minha conferênciaPerguntas frequentes
O que é 3-way match e quando ele é necessário?+
3-way match é a comparação entre a fatura, o pedido de compra e o recebimento. Ele é indicado quando existe compra formal com pedido e entrada física ou medição de serviço, porque garante que você paga o que pediu, na quantidade que recebeu e no preço acordado.
E quando não existe pedido de compra?+
O fluxo aplica um 2-way match, comparando a fatura com o contrato, a tabela de preços ou o histórico do fornecedor. Despesas sem pedido podem seguir por uma regra própria, com aprovação obrigatória do responsável pelo centro de custo.
Como as tolerâncias de divergência são definidas?+
As tolerâncias são configuradas com a sua política, em valor absoluto ou percentual, e podem variar por fornecedor, categoria, entidade ou faixa de valor. Elas ficam versionadas, então é possível saber qual regra estava vigente em cada conferência.
O que acontece quando existe divergência?+
A fatura não é bloqueada em silêncio. Ela vai para uma fila de exceção com o tipo de divergência, os documentos comparados e o responsável indicado, que pode aceitar, recusar, solicitar correção ao fornecedor ou aprovar com justificativa registrada.
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Captura e extração de faturas
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Ver processoAgendamento e execução de pagamentos
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Ver processoGestão de fornecedores
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Ver processoReembolsos e despesas
Automatize prestação de contas e pagamentos.
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