Como a CMM passou a capturar 98% dos documentos fiscais e ganhou previsibilidade sobre suas despesas

“Todo processo financeiro começa com um documento fiscal. Quando passamos a ter visibilidade de 98% deles, conseguimos registrar melhor, reportar melhor e dar muito mais previsibilidade ao acionista.” — Renata Alves, Gerente Financeira da CMM

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TL;DR

• Empresa: CMM — empresa holandesa-brasileira especializada em soluções de engenharia, construção, montagem e manutenção para os setores de óleo, gás e energia, atuando em projetos industriais de alta complexidade.
• Liderança: Renata Alves, Gerente Financeira
• Desafio: falta de visibilidade sobre documentos fiscais emitidos contra a empresa, comprometendo o contas a pagar, o fluxo de caixa, a previsibilidade das despesas e a confiabilidade dos reports.
• Processo anterior: quatro pessoas dedicadas diariamente ao recebimento, conferência e lançamento manual de documentos, com validações realizadas em diferentes sistemas.
• Automação: captura automática de documentos fiscais, validação das POs, tratamento de exceções e pré-registro no Microsoft Dynamics.
• Integrações: Abstra, Qive, Microsoft Dynamics e sistema de gestão de POs
• Implementação: conduzida em conjunto com a Abstra, com especialista dedicado para garantir uma implantação segura e aderente aos processos da CMM.
• Resultado:
  • 98% dos documentos fiscais capturados automaticamente
  • maior acuracidade dos números financeiros, previsibilidade do fluxo de caixa e consistência nos reports
  • redução de quatro para uma pessoa supervisionando o processo
  • 2.007 notas recebidas no primeiro mês completo, ante uma estimativa inicial de 900
  • redução de atrasos, juros e multas

Quem é a CMM?

A CMM é uma empresa brasileira especializada em soluções de engenharia, construção, montagem e manutenção para os setores de óleo, gás e energia, atuando em projetos industriais de alta complexidade.

Com o crescimento da operação, a área financeira passou a lidar com um volume cada vez maior de documentos fiscais. O desafio deixou de ser apenas processar essas informações e passou a ser garantir que todas elas chegassem ao financeiro no momento certo, preservando a previsibilidade do fluxo de caixa, a confiabilidade dos reports e o controle sobre as despesas.

Sob a liderança de Renata Alves, Gerente Financeira da CMM, o time decidiu revisar um dos processos mais críticos da operação: o recebimento e o lançamento de documentos fiscais. Afinal, é a partir deles que começam processos como contas a pagar, fluxo de caixa, fechamento contábil e reporting financeiro.

O desafio: como controlar uma despesa que o financeiro ainda não conhece?

Antes da automação, quatro pessoas ficavam dedicadas diariamente ao recebimento, à conferência e ao lançamento de notas fiscais nacionais, invoices e faturas.

Os documentos chegavam principalmente por e-mail e precisavam ser abertos, conferidos e tratados individualmente. Para realizar cada lançamento, o time ainda consultava o sistema de gestão de POs para verificar informações como:

• existência da ordem de compra;
• status de aprovação;
• valor autorizado;
• centro de custo;
• conta contábil;
• consistência entre a PO e o documento fiscal.

Dependendo da complexidade, a conferência e o lançamento de um único documento podiam consumir horas de trabalho.

Mas o maior problema não estava somente no esforço operacional e o tempo gasto.

O financeiro dependia de que os fornecedores enviassem os documentos por e-mail e não tinha como garantir que todas as notas emitidas contra a empresa realmente chegassem ao processo de contas a pagar.

Na prática, muitas despesas só se tornavam conhecidas quando o fornecedor entrava em contato cobrando um pagamento em atraso.

“Quando fechamos o projeto, estimávamos um volume de aproximadamente 900 notas. No primeiro mês completo, recebemos 2.007, sem contar invoices e faturas. Nós realmente não recebíamos uma parte importante dos documentos.” — Renata Alves

Essa falta de visibilidade comprometia diretamente o planejamento financeiro. Em determinados períodos, o valor realizado chegava a ficar cerca de 40% acima do previsto, porque parte das despesas ainda não era conhecida no momento da projeção.

A diferença não era apenas um desvio de previsão. Eram despesas que ainda não estavam visíveis para o time quando o fluxo de caixa era elaborado.

Além de comprometer o caixa, o cenário gerava:

• atrasos nos pagamentos;
• incidência de juros e multas;
• variações difíceis de explicar entre os meses;
• inconsistências nos reports de despesas;
• maior dificuldade para a controladoria e as auditorias;
• atuação reativa junto aos fornecedores.

A solução: automatizar o processo desde a emissão do documento

A CMM implementou com a Abstra um fluxo automatizado para capturar, validar e pré-registrar documentos fiscais, conectando a emissão das notas ao processo de contas a pagar.

A implantação foi conduzida e acompanhada pela Abstra, considerando a evolução contínua do fluxo para atender às particularidades dos sistemas e dos processos da CMM.

Como funciona o fluxo

1. Captura dos documentos fiscais

A Abstra se conecta à Qive, que consulta as prefeituras integradas e captura automaticamente as notas fiscais emitidas contra a CMM.

Com isso, o processo deixa de depender exclusivamente do envio dos documentos pelos fornecedores.

2. Consulta da ordem de compra

Após capturar o documento, a Abstra consulta o sistema de gestão de POs e verifica automaticamente:

• existência da ordem de compra;
• status de aprovação;
• valor autorizado;
• centro de custo e demais informações necessárias;
• consistência entre a PO e o documento fiscal.

3. Tratamento das divergências

Caso o documento não tenha uma PO aprovada, apresente divergência de valores ou qualquer outra inconsistência, ele não segue automaticamente para o ERP.

A exceção é direcionada para a equipe responsável, que pode consultar o comprador ou a área de Supply antes de dar continuidade ao processo.

Além de evitar erros operacionais, essa etapa fortalece o compliance: documentos emitidos sem aprovação ou fora das condições acordadas não são registrados automaticamente.

4. Pré-registro no Microsoft Dynamics

Após todas as validações, a Abstra realiza o pré-registro no Microsoft Dynamics.

Nesta etapa, a CMM mantém uma supervisão humana para validar a matriz fiscal, os impostos e outras particularidades do lançamento antes da contabilização definitiva.

5. Monitoramento posterior

A integração também permite identificar documentos cancelados após a emissão, criando um controle que antes não existia no processo e aumentando a confiabilidade das informações financeiras.

O impacto: mais do que produtividade, números confiáveis

98% dos documentos fiscais agora estão visíveis

Com a conexão às prefeituras disponíveis, a CMM passou a capturar aproximadamente 98% dos documentos fiscais emitidos contra a empresa.

Os casos restantes estão principalmente relacionados a municípios ainda não atendidos pela integração. À medida que novas situações são identificadas, o processo continua evoluindo.

Essa cobertura mudou a forma como o financeiro trabalha: a despesa passa a ser conhecida desde a emissão do documento, e não apenas quando o fornecedor envia o documento ou entra em contato para cobrar um pagamento.

De 900 para 2.007 notas recebidas

A estimativa inicial da CMM era de aproximadamente 900 notas por mês.

No primeiro mês completo de operação, a CMM recebeu 2.007 notas fiscais, mais que o dobro da estimativa inicial, sem considerar invoices e faturas.

O resultado evidenciou que uma parcela significativa dos documentos emitidos contra a empresa não chegava ao financeiro no momento adequado.

De quatro pessoas executando para uma pessoa supervisionando

Antes, quatro profissionais atuavam diariamente no recebimento, na conferência e no lançamento dos documentos fiscais.

Com a automação, apenas uma pessoa permaneceu supervisionando o fluxo e tratando as situações que realmente exigem análise.

As outras três puderam ser direcionadas para novos desafios dentro da empresa. A profissional responsável pelo processo também passou a dedicar mais tempo a atividades de maior valor, como:

• análise da matriz fiscal e dos impostos;
• contato com fornecedores;
• tratamento de exceções;
• verificação de documentos cancelados;
• acompanhamento da consistência do processo.

O time deixou de executar tarefas repetitivas para atuar na supervisão, na análise e na melhoria contínua do processo.

Mais previsibilidade para o caixa

Com os documentos capturados no momento correto, despesas que antes apareciam apenas no realizado passaram a ser conhecidas com antecedência.

Isso reduziu a diferença entre o fluxo de caixa previsto e o realizado e trouxe mais segurança para o planejamento financeiro.

Agora, quando um documento não entra no processo, existe uma causa identificável: ausência de PO, falta de aprovação, divergência de valores ou outra exceção que precisa ser tratada.

“A diferença deixou de ser uma discrepância sem explicação. Se uma nota não entrou, sabemos que houve um problema e conseguimos dar a tratativa correta.” — Renata Alves

Reports e auditorias mais consistentes

A maior cobertura dos documentos também trouxe mais estabilidade para os reports financeiros.

Antes, despesas recorrentes podiam aparecer em um mês e desaparecer no seguinte simplesmente porque parte dos documentos chegava com atraso. Isso dificultava a análise da controladoria e a explicação das variações.

Com o novo processo, os números passaram a refletir melhor a realidade da operação, tornando os reports mais lineares, consistentes e auditáveis, tanto para uso interno quanto para auditorias e reportes externos.

“Hoje reportamos um número muito mais consistente. Para mim, esse é o grande ponto alto do projeto.” — Renata Alves

Menos atrasos, juros e multas

A CMM também passou a pagar menos documentos em atraso.

Antes, muitos casos só eram identificados quando o fornecedor entrava em contato para cobrar um pagamento. Agora, como a nota é capturada diretamente na origem, o financeiro consegue iniciar o processo antes que o vencimento se transforme em um problema.

Embora a redução ainda não tenha sido quantificada financeiramente, a mudança é considerada material pelo time diante do volume de documentos que passou a ser identificado.

Mais do que reduzir o esforço operacional, o projeto deu ao financeiro uma base muito mais confiável para registrar despesas, projetar o fluxo de caixa, elaborar reports e apoiar a tomada de decisão, resultado que a própria Renata resume como o principal ganho da iniciativa: garantir a acuracidade dos números financeiros.

Antes e depois

Indicador	Antes da Abstra	Depois da Abstra
Documentos fiscais recebidos	Dependência do envio pelo fornecedor	Aproximadamente 98% dos documentos capturados
Volume mensal conhecido	Cerca de 900 documentos conhecidos pelo financeiro	2.007 notas no primeiro mês completo
Pessoas no processo	4 pessoas dedicadas diariamente	1 pessoa supervisionando e tratando exceções
Recebimento dos documentos	Manual, principalmente por e-mail	Captura automática via Qive
Conferência da PO	Consulta e validação manuais	Validação automatizada
Registro no ERP	Digitação manual	Pré-registro no Microsoft Dynamics
Visibilidade das despesas	Parcial e reativa	Maior cobertura e rastreabilidade
Fluxo de caixa	Diferenças relevantes entre previsto e realizado	Mais previsibilidade e acuracidade
Reports e auditorias	Oscilações e justificativas complexas	Informações mais consistentes e em tempo real
Pagamentos em atraso	Identificados após cobranças de fornecedores	Redução de atrasos, juros e multas

Implementação com segurança para um processo que não pode errar

Segundo Renata Alves, esse modelo trouxe mais segurança para um processo financeiro em que a margem para erro é mínima. Ao longo do projeto, a especialista da Abstra atuou como ponto focal, recebendo demandas, propondo soluções e adaptando o fluxo às particularidades da operação e dos sistemas utilizados pela empresa.

“Ela recebe a questão, trata e entrega o resultado. Mesmo quando existe alguma limitação técnica, sempre apresenta uma ou mais soluções para atender à demanda.” — Renata Alves

Além da implantação da automação, o projeto também representou um processo de aprendizado para a equipe da CMM. Como era a primeira experiência do time com IA aplicada ao financeiro, a implementação foi conduzida com testes, validações e evolução contínua do fluxo, garantindo que a tecnologia fosse incorporada sem comprometer a confiabilidade do processo.

“Com o apoio da Abstra, ficamos mais seguros. Sob a ótica de um financeiro que não pode errar, o trabalho está excepcional.” — Renata Alves

O maior resultado: acuracidade para tomar decisões

Embora a redução do esforço operacional tenha sido significativa, a CMM considera que o principal resultado do projeto foi aumentar a confiabilidade das informações financeiras.

Todo processo financeiro começa com um documento fiscal. É a partir dele que são registradas as despesas, realizados os pagamentos, apurados os impostos, projetado o fluxo de caixa e elaborados os reports gerenciais e financeiros.

Ao ampliar a cobertura desses documentos para aproximadamente 98%, a CMM passou a operar com uma base de dados muito mais completa e confiável, trazendo mais previsibilidade para a gestão financeira, maior consistência nos reports e mais segurança para a tomada de decisão.

“O principal impacto foi garantir a acuracidade dos nossos números. Com visibilidade sobre 98% dos documentos, registramos melhor, pagamos os impostos de forma mais correta e damos uma previsibilidade muito melhor para o acionista.” — Renata Alves

Mais do que automatizar um processo operacional, a iniciativa permitiu que a área financeira passasse a trabalhar com informações mais completas, confiáveis e rastreáveis, fortalecendo o controle e a governança da operação.

O que vem a seguir

Com os resultados da primeira etapa, a CMM já iniciou a expansão do projeto para o tratamento de invoices e faturas.

Ao mesmo tempo, os ganhos obtidos pelo financeiro despertaram o interesse de outras áreas da empresa. Nas reuniões gerenciais, a evolução da automação passou a ser compartilhada, dando origem a novas iniciativas.

A área de Operações já iniciou conversas para avaliar seus próprios processos, enquanto o financeiro continua mapeando atividades manuais com potencial de automação.

“Outras áreas souberam do projeto e começaram a perguntar se também seria possível automatizar seus processos. Cada área tem suas particularidades, mas essa mentalidade está se espalhando pela empresa.” — Renata Alves

Uma nova base para o crescimento da CMM

A experiência da CMM mostra que automatizar o recebimento de documentos fiscais vai muito além de reduzir trabalho manual.

Ao conectar documentos fiscais, ordens de compra e ERP em um único fluxo, a empresa passou a conhecer suas despesas no momento em que elas acontecem, fortalecer o compliance, aumentar a previsibilidade do fluxo de caixa e construir reports sobre uma base muito mais confiável.

Mais do que automatizar um processo, a CMM estabeleceu uma nova forma de operar: um fluxo supervisionado, rastreável e preparado para acompanhar o crescimento da empresa com mais controle, consistência e segurança.

“Vai fundo. É um time sério, competente e que sempre encontra boas soluções, respeitando as limitações da empresa e dos sistemas existentes. Com o apoio da Abstra, temos a segurança de que estamos fazendo da forma certa.”

Renata Alves
Gerente Financeira
CMM

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