Como a Stays obteve ROI no primeiro mês e expandiu a automação para diversos processos

“O valor da ferramenta ficou evidente já no primeiro mês, quando conseguimos construir o primeiro fluxo. A partir dali, vimos que realmente fazia sentido.” — Gabriela Oliveira, Finance Supervisor da Stays

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TL;DR

• Empresa: Stays — plataforma completa para gestão de aluguel por temporada e pousadas
• Equipe: 11 pessoas no time financeiro e administrativo
• Desafio: acompanhar o crescimento da operação sem aumentar a equipe na mesma proporção
• Primeiro processo: conciliação dos recebimentos, antes dependente de macros, conferências manuais e diferentes fontes de dados
• Automação: integração de cinco bancos e meios de pagamento com o ERP Conta Azul
• Resultado do primeiro fluxo:
  • aproximadamente 96 horas anuais de trabalho operacional automatizadas
  • retorno percebido já no primeiro mês
• Evolução: diversos projetos e automações construídos com a Abstra
• Novas frentes: inadimplência, monitoramento de equipamentos, Budget, realizado, dashboards e planejamento financeiro

Quem é a Stays?

A Stays é uma plataforma completa para a gestão de aluguel por temporada e pousadas.

A solução permite que gestores centralizem calendários, anúncios, reservas, pagamentos, tarefas operacionais e informações financeiras em um único sistema, administrando toda a jornada da hospedagem de forma mais integrada.

Para seus clientes, a Stays ajuda a reduzir o esforço operacional e aumentar a eficiência da gestão. Internamente, a empresa enfrentava um desafio semelhante: como fazer o financeiro acompanhar o crescimento do negócio sem simplesmente ampliar a equipe na mesma proporção?

A área financeira, liderada por Thuanne Leal, Head of Finance, conta com 11 pessoas e reúne responsabilidades de contas a pagar, contas a receber, compras, administrativo, infraestrutura e departamento pessoal.

Gabriela Oliveira, Finance Supervisor, acompanha mais de perto a operação do time e faz a ponte entre as demandas do dia a dia, o planejamento financeiro e as decisões da liderança.

O desafio: crescer sem multiplicar o trabalho operacional

À medida que a Stays aumentava sua operação, o volume e a complexidade dos processos financeiros também cresciam.

Para Thuanne, estava claro que o caminho não poderia ser apenas contratar mais pessoas para absorver novas atividades manuais.

“A cada vez que dobramos o número de clientes, não podemos necessariamente dobrar a quantidade de pessoas no time. Precisamos trabalhar com eficiência.” — Thuanne Leal

Um dos maiores gargalos estava na conciliação dos recebimentos dos clientes da Stays.

O processo envolvia informações vindas de diferentes bancos, meios de pagamento e sistemas, incluindo Pagar.me, Stripe, PayPal, Itaú e Conta Azul. Cada fonte apresentava seus próprios relatórios, estruturas e layouts.

Antes da Abstra, o time utilizava uma macro para apoiar parte da conciliação. Ainda assim, o fluxo permanecia altamente operacional.

Era necessário:

• extrair relatórios de diferentes fontes;
• organizar os arquivos;
• ajustar o de-para das informações;
• conferir os valores;
• analisar linha por linha;
• identificar manualmente o que estava ou não conciliado;
• atualizar a macro sempre que um relatório mudava.

A fragilidade do processo era um problema recorrente. Quando um banco ou meio de pagamento alterava uma coluna, um formato ou a visualização do relatório, a macro deixava de funcionar e precisava ser adaptada.

“A macro ajudava um pouco, mas ainda demandava muito tempo. Quando mudava um relatório, ela já não funcionava mais. Era preciso olhar linha por linha para entender o que estava certo e o que não estava. Era um processo muito desgastante.” — Gabriela Oliveira

O primeiro projeto: automatizar a conciliação dos recebimentos

A conciliação foi escolhida como o primeiro projeto da Stays com a Abstra por representar uma dor relevante, recorrente e com impacto mensurável para o time.

A automação passou a integrar cinco bancos e meios de pagamento ao ERP Conta Azul, totalizando seis integrações dentro do fluxo.

Como funciona

1. Coleta dos dados

A Abstra busca automaticamente os relatórios e as informações necessárias nas diferentes fontes utilizadas pela Stays.

2. Padronização

Como cada banco ou meio de pagamento possui um formato próprio, os dados são organizados e padronizados para que possam ser comparados dentro de um único fluxo.

3. Conciliação

A automação cruza as informações dos recebimentos com os registros financeiros e aplica o de-para utilizado pela equipe.

4. Identificação das divergências

Em vez de o time analisar todas as linhas, a Abstra consolida os dados e destaca apenas as informações que não correspondem ou que precisam de atenção.

5. Tratamento das exceções

A equipe financeira atua nas divergências identificadas, sem precisar executar manualmente todo o processo de conferência.

“Hoje, a Abstra já traz um consolidado com as informações que não batem e que realmente precisamos analisar. Ela mostra o que precisa ser visto.” — Gabriela Oliveira

O impacto do primeiro fluxo

A Stays estimou que a conciliação consumia aproximadamente 96 horas de trabalho por ano entre atividades de atualização e operação do processo.

Com a automação, esse esforço foi transferido para um fluxo que coleta, organiza, cruza e apresenta as informações de forma estruturada.

O impacto foi percebido imediatamente.

“O valor da ferramenta ficou evidente já no primeiro mês. Quando conseguimos construir o primeiro fluxo, pensamos: agora faz sentido.” — Gabriela Oliveira

Além da economia operacional, a automação reduziu a dependência de uma macro sensível a alterações nos relatórios e mudou a forma de o time analisar a conciliação.

Antes, a equipe precisava conferir todo o conjunto de dados para encontrar os problemas. Agora, recebe as divergências já organizadas e concentra sua atuação no que exige análise.

Do primeiro fluxo a diversas automações

O sucesso da conciliação aumentou a confiança do time para aplicar a Abstra em outros processos.

O que começou como uma solução para uma dor específica evoluiu para uma jornada com diversos projetos e automações, abrangendo diferentes necessidades do financeiro e de outras áreas da Stays.

Entre as iniciativas construídas estão:

• conciliações financeiras;
• acompanhamento de inadimplência;
• monitoramento de equipamentos;
• dashboards financeiros;
• consolidação de informações de Budget e realizado;
• automações de apoio à rotina operacional;
• fluxos para organizar e disponibilizar informações para outras áreas.

Alguns projetos são menores e resolvem etapas específicas do dia a dia. Outros, como o dashboard de Budget e realizado, passaram a gerar visibilidade para além do financeiro.

“Temos automações menores que ajudam muito a destravar a operação. E também temos projetos que trazem visibilidade e clareza sobre os dados do negócio de ponta a ponta, não apenas para o financeiro.” — Thuanne Leal

Do operacional à visibilidade do negócio

Um dos projetos mais relevantes atualmente reúne informações de Budget e realizado em um dashboard construído na Abstra.

O objetivo é permitir que a liderança acompanhe os números de maneira mais visual, interativa e simples, acelerando as análises e facilitando a transformação das informações em apresentações e reports.

Outro exemplo é o dashboard de inadimplência, que centraliza as informações para todas as pessoas envolvidas no processo e facilita o acompanhamento dos clientes que exigem atenção.

Esses projetos mostram uma evolução importante: a Abstra deixou de atuar somente na execução de tarefas e passou a apoiar também a organização e a análise das informações financeiras.

Antes e depois da Abstra

Indicador	Antes	Depois
Conciliação	Dependente de macro e conferências manuais	Fluxo automatizado com divergências consolidadas
Fontes de dados	Relatórios separados e diferentes layouts	Cinco bancos e meios de pagamento integrados ao Conta Azul
Análise	Conferência linha por linha	Atuação focada nas exceções
Tempo operacional	Aproximadamente 96 horas por ano	Processo absorvido pela automação
Dependência de macros	Alta e sujeita a alterações nos relatórios	Fluxo mais estruturado e adaptável
Uso da automação	Um primeiro caso de conciliação	Mais de 20 projetos e automações
Visibilidade	Dados dispersos entre processos e ferramentas	Dashboards para Budget, realizado e inadimplência
Papel do time	Execução e conferência manual	Análise, tratamento de exceções e melhoria contínua

Uma nova mentalidade dentro do financeiro

A expansão das automações também trouxe um ganho de maturidade para a equipe.

No início da parceria, o time ainda tinha pouca familiaridade com a construção de fluxos e com o uso de inteligência artificial na operação. Gabriela foi uma das primeiras pessoas a participar diretamente da estruturação do processo.

Com o tempo, outros profissionais do time passaram a assumir a construção e a evolução de diferentes projetos.

Essa experiência criou mais autonomia e mudou a maneira como o financeiro enxerga novas demandas: quando surge um processo manual, a automação já passa a ser considerada como uma alternativa.

“Foi uma virada de chave para trazer inteligência artificial para dentro do time. Começamos sem muita experiência e hoje existe mais acesso, autonomia e maturidade para trabalhar com automações.” — Gabriela Oliveira

A experiência do financeiro também contribuiu para ampliar essa mentalidade em outras áreas da Stays.

Construção conjunta desde o primeiro projeto

A Stays começou a jornada com a Abstra sem ter clareza completa sobre como transformar seus problemas operacionais em fluxos automatizados.

Durante a avaliação da plataforma, a equipe participou de demonstrações e reuniões para visualizar exemplos práticos e entender como suas necessidades poderiam ser estruturadas.

Esse acompanhamento continuou durante a construção dos primeiros projetos.

“A equipe da Abstra abria o fluxo com a gente e dizia: ‘Vamos construir juntos’. Isso nos deu um norte muito grande.” — Gabriela Oliveira

Para Thuanne, o apoio desde a etapa de contratação foi importante para reduzir a incerteza inicial.

“No começo, ainda era muito abstrato para nós. Não conseguíamos visualizar como pegar o nosso problema e transformá-lo em uma solução dentro da plataforma. Esse apoio desde o início foi primordial para seguirmos.” — Thuanne Leal

Ao longo da parceria, o contato próximo com o time da Abstra ajudou a solucionar dúvidas, ajustar fluxos e manter os projetos em andamento.

“Além do retorno rápido, existe uma disponibilidade real para ajudar e colocar a mão na massa. Temos culturas muito parecidas nesse sentido.” — Gabriela Oliveira

Por que a automação ganhou escala na Stays

Três fatores foram essenciais para que a empresa saísse de um primeiro projeto e chegasse a diversas automações importantes:

1. Um primeiro caso com impacto mensurável

A conciliação atacava uma dor relevante e permitiu comprovar rapidamente o retorno da automação.

2. Desenvolvimento de capacidade interna

O time não ficou apenas como usuário final dos fluxos. Os profissionais aprenderam a construir, ajustar e identificar novas oportunidades de automação.

3. Avaliação de ROI antes de cada projeto

Antes de iniciar uma nova automação, a Stays avalia o esforço operacional do processo e o retorno esperado.

“Em todo projeto que vamos iniciar, calculamos o ROI para entender se existe trabalho operacional suficiente e se realmente faz sentido ter um fluxo automatizado fazendo aquilo por nós.” — Thuanne Leal

Essa disciplina evita automatizar por automatizar e direciona a plataforma para processos que tragam ganhos reais para a operação.

O que vem a seguir

A Stays pretende continuar expandindo o uso da Abstra em processos financeiros e operacionais.

Entre os próximos passos estão:

• concluir os ajustes do dashboard de Budget e realizado;
• ampliar o uso dos dados para análises da liderança;
• identificar novos processos manuais com potencial de automação;
• aumentar a autonomia de outras pessoas e áreas na construção de soluções.

A jornada ainda está evoluindo, mas a mudança de mentalidade já aconteceu: a automação passou a fazer parte da forma como a Stays pensa eficiência, escala e melhoria de processos.

Um financeiro preparado para acompanhar o crescimento

A experiência da Stays mostra que a automação não precisa começar com uma transformação ampla de toda a área.

Ela pode começar por um processo concreto, com uma dor clara e um retorno mensurável.

Ao automatizar a conciliação, a Stays comprovou o valor da plataforma já no primeiro mês. A partir desse resultado, desenvolveu conhecimento dentro do próprio time e expandiu o uso da Abstra para diversos projetos.

Hoje, a empresa não utiliza automação apenas para reduzir tarefas manuais. Ela usa a tecnologia para conectar informações, aumentar a visibilidade, dar autonomia à equipe e sustentar o crescimento com mais eficiência.

“A Abstra trouxe aprendizado, comprometimento e apoio. Começamos sem saber por onde seguir e hoje temos autonomia para construir soluções que fazem sentido para a nossa operação.”

Gabriela Oliveira
Finance Supervisor
Stays

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