Como a Medway manteve o financeiro enxuto enquanto sua base de alunos crescia 50% ao ano

“Em pouco tempo, conseguimos fazer uma série de evoluções no time sem um aumento relevante de investimento ou do quadro de funcionários. Pessoas que antes passavam o dia trabalhando em planilhas hoje estão pensando em melhorias de processos.” — Carlos Augusto Minoru Kubo, CFO da Medway

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TL;DR

• Empresa: Medway — empresa de educação médica que acompanha profissionais ao longo de diferentes etapas da carreira
• Crescimento: aproximadamente 50% ao ano na base de alunos durante os últimos três anos
• Desafio: conectar subsistemas financeiros, reduzir intervenções manuais e acompanhar o crescimento sem ampliar custos e equipe na mesma proporção
• Automação: integração de aprovações, despesas e acompanhamento de Real x Orçado com o Omie e os demais processos financeiros
• Destaque: chatbot que permite aos gestores consultar informações financeiras de forma direta, sem analisar planilhas ou grandes bases de dados
• Resultado: a mesma estrutura enxuta de dois anos antes, agora com profissionais mais dedicados a análises e melhorias de processos
• Impacto estratégico: mais visibilidade sobre orçamento e realizado e maior participação do financeiro nas decisões sobre eficiência, margem e uso de capital
• Próximas frentes: facilitar o acesso ao chatbot, integrar informações de contratos e ampliar a automação das atividades operacionais

Quem é a Medway

A Medway é uma empresa de educação médica que utiliza tecnologia, metodologia própria e uma rede de profissionais médicos para apoiar alunos ao longo de diferentes etapas da carreira.

Nos últimos anos, a empresa ampliou sua atuação, seu portfólio e as condições oferecidas para atender públicos com diferentes perfis e momentos profissionais. Esse movimento se refletiu diretamente no crescimento da base de alunos, que avançou cerca de 50% ao ano por três anos consecutivos.

Para o financeiro, esse ritmo trouxe um desafio claro: sustentar uma operação maior e mais complexa sem aumentar ferramentas, despesas e equipe na mesma proporção.

Sob a liderança de Carlos Augusto Minoru Kubo, CFO da Medway, o time financeiro reúne oito profissionais entre contas a pagar, despesas, contabilidade, faturamento, cobrança e conciliações.

O desafio: muitos sistemas, pouca integração

À medida que a empresa crescia, o financeiro contratou diferentes subsistemas para atender às necessidades da operação. Compras, aprovações, contratos e os registros no Omie faziam parte da mesma jornada financeira, mas as etapas não estavam necessariamente conectadas.

Na prática, cabia ao time financeiro garantir manualmente que as informações avançassem por todas as etapas do processo.

Entre os principais gargalos estavam:

• dados distribuídos entre sistemas e planilhas;
• aprovações acompanhadas em ferramentas separadas;
• lançamentos, conferências e consolidações manuais;
• regras específicas para diferentes processos financeiros;
• acompanhamento de Real x Orçado concentrado no financeiro;
• pouca participação dos gestores das áreas na análise dos próprios desvios.

“Contratamos diversos subsistemas dentro da esteira de Finanças, mas eles não estavam necessariamente interligados. Isso gerava muito trabalho manual e exigia intervenção humana para garantir que todas as etapas fossem cumpridas.” — Carlos Kubo

Além do tempo consumido, esse modelo limitava a capacidade do financeiro de apoiar o restante da empresa. Profissionais qualificados permaneciam ocupados com a preparação das informações, enquanto análises, melhorias e decisões disputavam espaço com a rotina operacional.

A escolha da Abstra

A Medway já conhecia a Abstra por uma experiência anterior em Marketing e CRM. Quando chegou o momento de evoluir a operação financeira, a empresa avaliou outras soluções disponíveis no mercado.

O desafio não era apenas substituir uma ferramenta. A Medway precisava conectar processos que obedeciam a regras próprias e continuar evoluindo os fluxos conforme o negócio mudasse.

A flexibilidade para construir soluções adaptadas à operação, com autonomia para o time e apoio técnico da Abstra, foi decisiva.

“Diante da limitação técnica do time, da capacidade tomada pelas atividades operacionais e da necessidade de acompanhar a evolução do negócio, entendemos que a Abstra apresentava o melhor custo-benefício e as maiores vantagens entre as soluções avaliadas.” — Carlos Kubo

Da automação de processos a uma operação conectada

Com a Abstra, a Medway passou a integrar etapas que antes dependiam de movimentações manuais entre diferentes ferramentas.

Entre as frentes destacadas por Carlos estão:

• gestão e aprovação de despesas;
• integração das aprovações com os registros no Omie;
• consolidação e acompanhamento de orçamento versus realizado;
• dashboards e consultas financeiras para outras diretorias.

Em vez de eliminar todos os sistemas existentes, a Medway utilizou a Abstra para conectá-los e fazer as informações avançarem de forma mais estruturada. Os subsistemas continuaram existindo, mas passaram a operar como parte de fluxos mais integrados.

“Hoje continuamos utilizando boa parte dos subsistemas que contratamos, mas de uma forma muito mais integrada. Os fluxos de aprovação e o registro das informações ficaram mais amarrados.” — Carlos Kubo

O chatbot que levou a informação financeira para os gestores

Entre os projetos, Carlos destaca o acompanhamento de Real x Orçado e o chatbot financeiro como os exemplos que melhor representam a transformação.

Antes, a análise orçamentária exigia que o financeiro estruturasse as informações e distribuísse planilhas entre os gestores. Além do trabalho de preparação, o formato dificultava a navegação para quem não tinha familiaridade com as ferramentas usadas pela área.

Com a Abstra, as informações passaram a ser apresentadas em relatórios, gráficos, dashboards e filtros acessíveis por um link compartilhado no canal de comunicação utilizado pela empresa.

O chatbot deu um passo além: o gestor não precisa percorrer linhas ou consumir uma grande base de dados para encontrar uma resposta. Ele pode fazer uma pergunta sobre o ponto que deseja analisar e receber a informação correspondente de forma direta.

“O chatbot elimina o trabalho do gestor de olhar os números linha a linha. Ele pergunta o que é do seu interesse e recebe uma resposta mais assertiva, sem precisar consumir todo aquele banco de dados com informações que muitas vezes não são relevantes para ele.” — Carlos Kubo

O projeto foi bem recebido pelas demais diretorias porque tornou a informação financeira mais simples de consultar e ampliou a responsabilidade das áreas sobre seus próprios desvios orçamentários.

Crescimento de 50% ao ano com a mesma estrutura enxuta

O impacto mais concreto aparece na capacidade do financeiro de acompanhar o crescimento da Medway.

Nos últimos três anos, a base de alunos cresceu aproximadamente 50% ao ano. Mesmo assim, a empresa manteve uma estrutura financeira enxuta, semelhante à que possuía dois anos antes, sem precisar ampliar na mesma proporção os investimentos em ferramentas, despesas ou headcount.

A composição do trabalho, porém, mudou.

Atividades que antes exigiam dedicação constante a planilhas e intervenções manuais passaram a ser executadas ou apoiadas por fluxos automatizados. Com isso, profissionais do time foram realocados para análises e melhoria contínua dos processos.

“Hoje temos a mesma estrutura enxuta de dois anos atrás, mas essas pessoas estão alocadas em atividades muito mais analíticas do que antes do uso da tecnologia.” — Carlos Kubo

Embora a Medway ainda não tenha consolidado um cálculo financeiro de ROI na ponta do lápis, Carlos considera o retorno perceptível: a plataforma supre uma lacuna técnica, libera capacidade do time e permite que a operação ganhe escala diante do crescimento do negócio.

Antes e depois

Indicador	Antes da Abstra	Depois da Abstra
Crescimento da operação	Mais volume significava mais pressão sobre processos manuais	Base de alunos crescendo cerca de 50% ao ano com estrutura enxuta
Sistemas financeiros	Subsistemas separados e pouco integrados	Processos conectados por fluxos construídos na Abstra
Real x Orçado	Preparação e distribuição de planilhas	Dashboards, gráficos e filtros acessíveis às áreas
Consulta dos gestores	Dependência de bases extensas e apoio do financeiro	Perguntas diretas ao chatbot e respostas mais assertivas
Responsabilidade sobre desvios	Acompanhamento concentrado no financeiro	Gestores com mais acesso e responsabilidade sobre seus números
Papel do time	Forte dedicação a planilhas e atividades operacionais	Mais tempo para análise e melhoria de processos
Estrutura	Necessidade potencial de crescer junto com o volume	Estrutura semelhante à de dois anos antes

Quando eficiência e margem entraram no centro da estratégia

Durante boa parte da trajetória da Medway, o principal indicador de sucesso da empresa foi o crescimento de vendas e do número de alunos.

Há cerca de um ano e meio, a estratégia passou a incorporar com mais força a eficiência, o crescimento das margens e o uso consciente do capital.

Essa mudança elevou a participação do financeiro nas decisões da companhia. Para contribuir de forma efetiva, porém, a área precisava transformar dados financeiros em informações acessíveis às demais diretorias.

A automação dos relatórios de orçamento e realizado ajudou a fazer essa ponte. Em vez de centralizar a leitura no financeiro, a Medway passou a dar aos gestores meios mais simples de acompanhar a saúde financeira de suas áreas e entender os desvios.

“Conseguimos traduzir as informações de forma palatável e didática para as outras áreas. Ninguém mais precisa abrir uma planilha para olhar os números: o gestor acessa relatórios, gráficos, dashboards e filtros com o que precisa para entender a saúde financeira da sua área.” — Carlos Kubo

Para Carlos, esse foi um dos principais ganhos da parceria: a tecnologia não apenas aumentou a eficiência interna, mas permitiu que Finanças agregasse valor em uma mudança estratégica da empresa.

Automação que precisa gerar valor para toda a companhia

A Medway utiliza uma matriz de priorização para decidir quais processos devem ser automatizados.

Os projetos são avaliados em duas dimensões:

1. quanto aumentam a eficiência do próprio time;
2. quanto melhoram a experiência e o trabalho dos clientes internos — as outras áreas da empresa.

Uma automação que reduz esforço dentro do financeiro é relevante. Mas, quando também elimina burocracia para outras áreas e contribui para o resultado da companhia, ela ganha prioridade.

“É importante pensar em como melhorar o nosso trabalho com automação. Mais importante ainda é melhorar a vida do nosso cliente interno, tirando burocracia de Finanças para que as outras áreas possam focar no que entrega valor para a companhia.” — Carlos Kubo

Essa lógica evita automatizar apenas pela tecnologia. Cada novo projeto precisa responder como libera capacidade do financeiro e como melhora o funcionamento do negócio.

Uma mudança de perfil e de cultura no financeiro

Para a Medway, o principal resultado da parceria pode ser resumido em uma palavra: transformação.

Ela aparece na evolução técnica do time, na maturidade para identificar oportunidades e na mudança de perfil dos profissionais. A automação passou a ser vista como uma alternativa viável para diferentes atividades, sem exigir que o financeiro se transforme em uma equipe de desenvolvedores.

“Transformação traduz evolução, maturidade, ganho de experiência e uma virada cultural do próprio time financeiro. Passamos a enxergar a eficiência que podemos ganhar com uma ferramenta escalável e amigável, sem precisar ser desenvolvedor ou programador.” — Carlos Kubo

A velocidade de implementação também foi importante. Em poucos meses, a área conseguiu apresentar evoluções concretas sem comprometer outras entregas e sem criar uma estrutura técnica paralela.

O que vem a seguir

A Medway pretende ampliar o uso da Abstra em três direções principais, todas mencionadas por Carlos durante a entrevista.

Acesso mais direto ao chatbot

A próxima evolução é permitir que os gestores façam consultas ao chatbot diretamente no canal de comunicação que já utilizam, sem precisar acessar outra plataforma. A expectativa é reduzir ainda mais a fricção e ampliar o uso das informações financeiras em tempo real.

Integração com o processo de contratos

A ferramenta de contratos continuará sendo utilizada, mas será integrada à Abstra para extrair e disponibilizar informações. Assim, as áreas solicitantes poderão acompanhar o andamento dos contratos, enquanto o financeiro reduzirá a dependência de consultas manuais ao jurídico.

Novo fluxo de compras

O próprio time da Medway desenvolveu, na Abstra, uma solução para substituir a ferramenta interna de compras. O projeto está em fase de testes.

Além dessas frentes, a área financeira continua mapeando atividades operacionais que podem ser otimizadas com automação e IA.

Um financeiro preparado para a próxima fase da Medway

A experiência da Medway mostra que escalar o financeiro não significa aumentar a estrutura na mesma velocidade do negócio.

Ao conectar sistemas, automatizar etapas operacionais e tornar a informação mais acessível, a empresa conseguiu sustentar três anos de crescimento acelerado com uma equipe enxuta.

O principal efeito não está apenas nas tarefas que deixaram de ser manuais. Está no trabalho que passou a ocupar o tempo do time: análise, melhoria de processos e apoio às decisões sobre eficiência, margem e capital.

A mesma tecnologia que ajuda a Medway a ampliar o acesso à educação médica passou a sustentar também uma operação financeira mais integrada, analítica e preparada para crescer.

“Transformação traduz evolução, maturidade e uma virada cultural no financeiro. Em pouco tempo, conseguimos melhorar processos, ganhar escala e colocar o time para pensar mais em análise e melhoria do que em planilhas.”

Carlos Augusto Minoru Kubo
CFO
Medway

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