Turismo
Como a BeFly acelerou o financeiro com automações das áreas
Com profissionais das próprias áreas criando automações, a holding de turismo acelerou contas a pagar, rotinas contábeis, consolidação de informações e análises gerenciais.
Cátia Valente
Contabilidade, Tributário e Projetos de Eficiência Financeira, BeFly
Em resumo
- Empresa
- BeFly — Turismo
- Desafio
- Reduzir o tempo gasto com planilhas, extrações, classificações e transferência manual de dados entre sistemas em rotinas financeiras e contábeis.
- O que automatizaram
- Automações construídas na Abstra por profissionais das áreas de negócio, com apoio de Projetos Financeiros e Inovação, para preparar arquivos, classificar documentos, consolidar informações e apoiar pagamentos.
- Resultado
- Provisionamento de pagamentos reduzido de até 6 horas para cerca de 5 minutos, lançamentos bancários de até 4 horas para 10 minutos e detalhamento de vendas de até 3 dias para cerca de meia hora.
Stack
- Sistemas financeiros internos
Microsoft Excel
SAP
Abstra
Antes e depois
Provisionamento de pagamentos
Antes da Abstra
5 a 6 horas de marcações manuais
Depois da Abstra
Cerca de 5 minutos com automação
Lançamentos bancários
Antes da Abstra
2 a 4 horas preparando arquivo no Excel
Depois da Abstra
Até 10 minutos com tratamento automatizado
Detalhamento de vendas
Antes da Abstra
2 a 3 dias cruzando planilhas
Depois da Abstra
Cerca de 30 minutos
Informação gerencial
Antes da Abstra
Consultas por CNPJ, exportações e tabela dinâmica
Depois da Abstra
Pendências consolidadas em uma aplicação
Papel do time
Antes da Abstra
Mais tempo executando e ajustando dados
Depois da Abstra
Mais tempo para análise e novas automações
Como a BeFly levou automação para as áreas
As áreas conhecem as regras do processo; a Abstra permite transformar esse conhecimento em aplicações que conectam arquivos, sistemas e decisões.
- Áreas de negócio
- Projetos Financeiros
- Abstra
- Sistemas e planilhas
- Análise e gestão
Vídeo completo
Quem é a BeFly
A BeFly é uma holding de turismo com atuação em diferentes segmentos do setor. Em uma operação que reúne diversas empresas e sistemas, fazer a informação circular exige trabalho constante.
Parte dessa conexão dependia de planilhas, extrações de relatórios e ajustes manuais. Na Contabilidade e em Contas a Pagar, profissionais dedicavam horas a preparar arquivos, classificar documentos e transferir dados entre plataformas.
Eram atividades necessárias para cumprir prazos, mas que deixavam pouco espaço para analisar os números. Com a Abstra, a BeFly começou a transformar essa rotina colocando a construção de automações nas mãos de quem conhece os processos.
O desafio: criar espaço para análise em uma rotina tomada pela execução
A área de inovação provocou as equipes a identificar processos que poderiam ser melhorados e automatizados. No financeiro, as oportunidades apareceram em conciliações, validações, importações de dados e outras atividades de grande volume.
Para Cátia Valente, à frente de Contabilidade, Tributário e Projetos de Eficiência Financeira, o objetivo era liberar a equipe da execução repetitiva para recuperar capacidade analítica:
“A gente quer ganhar realmente o analista de dados.”
O cenário envolvia diferentes sistemas, regras de negócio conhecidas pelos especialistas e planilhas que faziam a ligação entre as etapas. Além do tempo consumido, a edição manual dos arquivos abria espaço para erros de digitação, sobreposição de informações e retrabalho.
Da prova de conceito à construção pelas áreas de negócio
A BeFly conheceu a Abstra por meio de um desafio de inovação do Tourist Hub. Depois de vencer o pitch e passar por uma prova de conceito com um grupo específico, a plataforma começou a ganhar espaço na estratégia de democratização da IA dentro da empresa.
Segundo o gerente de Inovação e IA da BeFly, entre as ferramentas testadas naquele período, a Abstra apresentou a maior aderência e o maior número de aplicações desenvolvidas por profissionais das áreas de negócio.
O diferencial percebido foi a capacidade de transformar uma ideia em uma solução funcionando na prática. Os usuários conheciam as regras e as necessidades da operação, mesmo sem dominar Python, SQL ou desenvolvimento de software.
O time de Projetos Financeiros passou a atuar como uma ponte: identificando oportunidades, apresentando a plataforma e apoiando as áreas na construção. Com o avanço do uso, os próprios profissionais começaram a compartilhar aprendizados e ajudar os colegas.
Provisionamento no fluxo de caixa: de 6 horas para 5 minutos
Thiago precisava acessar um sistema, extrair relatórios, conferir os documentos e marcar individualmente quais pagamentos haviam sido provisionados no fluxo de caixa. Se houvesse cem documentos, seriam cem marcações manuais.
A atividade chegava a consumir de cinco a seis horas. Com a Abstra, passou a levar aproximadamente cinco minutos.
A automação é acionada por um botão e executa as verificações definidas pelo time, faz as classificações e realiza as marcações necessárias.
Com as informações preparadas, os responsáveis seguem com os pagamentos. A redução do esforço nessa rotina também abriu espaço para Thiago trabalhar em novas automações.
Lançamentos bancários: de até 4 horas para 10 minutos
Na Contabilidade, Lucas enfrentava outra rotina de preparação manual. Ele exportava dados de um sistema, fazia o tratamento no Excel e preparava o arquivo para importação no sistema contábil.
Esse trabalho levava de duas a quatro horas. Com a Abstra assumindo a etapa de tratamento, o processo passou a ser realizado em até dez minutos.
“Eu tenho muito mais tempo de fazer a parte analítica do que a operacional.”
Com menos tempo dedicado à preparação dos lançamentos, ele passou a ter mais disponibilidade para analisar o balancete como um todo.
A construção exigiu traduzir as regras contábeis em instruções claras para a IA. Esse aprendizado também serviu de base para ampliar o uso da plataforma em outras rotinas do fechamento.
Detalhamento de vendas: de três dias para cerca de meia hora
Para Luana, também analista contábil, uma das atividades mais trabalhosas era detalhar as diversas vendas que compunham uma nota fiscal.
O processo exigia cruzar informações entre planilhas e poderia consumir de dois a três dias de trabalho manual. Com a automação, passou a levar aproximadamente trinta minutos.
Segundo Luana, o primeiro projeto foi desenvolvido em cerca de um dia, incluindo o tempo necessário para entender como orientar a IA e fazer a solução interpretar os arquivos.
Depois dessa etapa inicial, ficou mais fácil explicar o que precisava e evoluir a aplicação. A economia de tempo trouxe espaço para outras demandas e para o desenvolvimento de novos conhecimentos.
Informação consolidada para a liderança
Além de executar rotinas, a Abstra começou a simplificar o acesso às informações gerenciais.
Cátia relata uma aplicação desenvolvida para mostrar as pendências de aprovação na fila de pagamentos. Antes, uma consulta desse tipo exigia acessar diferentes CNPJs, exportar informações para o Excel, montar uma tabela dinâmica e filtrar os dados por responsável.
Durante uma demonstração, a aplicação mostrou 65 pendências atribuídas ao diretor. Ele abriu o sistema para conferir e encontrou exatamente a mesma quantidade.
Para Cátia, o episódio tornou concreto o valor de ter uma informação consolidada e disponível rapidamente para a gestão.
Aprendizado que se espalha entre os colegas
A adoção envolveu uma curva de aprendizado. Nos depoimentos, os usuários destacam a importância de explicar as regras com clareza, conferir os resultados e ajustar as instruções quando necessário.
Também relatam o apoio do time da Abstra durante a construção. Mesmo profissionais sem experiência em programação começaram a interpretar a lógica das soluções e a avaliar se o comportamento correspondia ao processo esperado.
Os resultados passaram a circular entre as equipes. Quem já havia desenvolvido uma automação começou a apresentar a plataforma e apoiar novos usuários, criando referências dentro das próprias áreas.
Essa autonomia apareceu também no relato de Kauan, da área de Revenue. Ao trabalhar na automação de uma base de colaboradores, ele ajudou a distribuir os ajustes entre as áreas responsáveis pelas informações, reduzindo a centralização em uma única equipe.
O que vem a seguir
Com os primeiros resultados em operação, a BeFly passou a desenvolver novas frentes para conectar sistemas, consolidar dados e ampliar a governança das automações.
- 01
Banco de dados de pagamentos
Centralizar informações para apoiar o fluxo de caixa e reduzir consultas distribuídas entre sistemas e planilhas.
- 02
Integração com SAP
Preparar arquivos de um sistema operacional para integração com o SAP, com menos tratamento manual.
- 03
Esteira com governança
Mapear regras de negócio, priorizar novas automações e estruturar uma rotina de desenvolvimento com controle.
Na BeFly, as horas liberadas estão abrindo espaço para análise, melhoria de processos e novas automações construídas por quem vive a operação.
Os próximos passos: conectar sistemas e ampliar as automações
Com os primeiros resultados em operação, a BeFly passou a desenvolver novas frentes.
Entre elas estão um banco de dados para centralizar informações de pagamentos e apoiar o fluxo de caixa, além de uma automação para preparar arquivos de um sistema operacional para integração com o SAP.
A evolução também envolve estruturar uma esteira de desenvolvimento com governança e mapear regras de negócio hoje distribuídas entre especialistas, sistemas e planilhas.
Para Vittor, do time de Projetos Financeiros, o impacto já percebido vai além da duração das tarefas:
“Resumir a ganhar tempo, acho que é pouco.”
Na BeFly, as horas liberadas estão abrindo espaço para analisar informações, melhorar processos e construir as próximas automações com participação direta de quem vive a operação.
A gente quer ganhar realmente o analista de dados.
Contabilidade, Tributário e Projetos de Eficiência Financeira, BeFly
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