Wie Sie RPA in der Kreditorenbuchhaltung für Effizienz einsetzen

Warum die Kreditorenbuchhaltung für Automatisierung bereit ist

Die Kreditorenbuchhaltung (AP) ist einer dieser Bereiche im Finanzwesen, der immer beschäftigt ist, immer jongliert und immer ein wenig überdehnt ist. In mittelständischen Unternehmen sind AP-Teams tendenziell schlank und verwalten Dutzende oder sogar Hunderte von Lieferanten, alle Arten von Rechnungsformaten und einen Stapel von Fristen. Und sie machen all das mit einem Toolkit, das oft Tabellenkalkulationen, E-Mails und, ob Sie es glauben oder nicht, manchmal Papier umfasst.

Wenn Sie jemals Ihren Morgen damit verbracht haben, eine fehlende Rechnung aufzuspüren, oder sie von Hand mit einer Bestellung abgleichen mussten, wissen Sie bereits, wo die Kopfschmerzen sind. Vielleicht war eine Schlüsselperson im Urlaub und eine Zahlung wurde verzögert, oder jemand hat einen Tippfehler gemacht, der den Monatsabschluss durcheinander gebracht hat. Die Ineffizienzen sind jeden Tag direkt vor Ihnen.

AP-Teams wissen genau, wo die Engpässe sind. Das Problem ist nicht mangelndes Bewusstsein, sondern dass ihre Behebung oft bedeutet, die IT um Hilfe zu bitten oder eine Budgetgenehmigung für ein großes neues System zu bekommen. Und für die meisten Mittelstandsunternehmen sind diese Dinge selten.

Das macht AP zu einer so natürlichen Passform für Automatisierung:

• Die Arbeit ist repetitiv und regelbasiert.
• Es gibt klare Auslöser und erwartete Ergebnisse.
• Fehler können kostspielig sein, sowohl in Geld als auch in Zeit.
• Die Effizienzgewinne zeigen sich sofort.

Wenn Sie auch nur einen Teil Ihres AP-Workflows automatisieren können, gewinnen Sie Zeit zurück, machen weniger Fehler und das gesamte Finanzteam wird widerstandsfähiger.

Sie müssen AP nicht neu erfinden. Sie müssen nur aufhören, alles von Hand zu machen.

Die wahre Bedeutung der robotischen Prozessautomatisierung (RPA) im Finanzwesen

"Robotische Prozessautomatisierung" klingt nach etwas, worüber nur IT-Leute sprechen, oder etwas, das Sie in einer glänzenden Broschüre eines Anbieters sehen würden. Aber für Finanzteams ist es eigentlich ziemlich einfach.

RPA ist Software, die die Art und Weise kopiert, wie eine Person eine Aufgabe an einem Computer erledigen würde: Dateien öffnen, klicken, kopieren, herunterladen, aktualisieren und speichern... aber sie macht es automatisch und meldet sich nie krank.

In einem Finanzkontext bedeutet das Dinge wie:

• Daten aus einer Rechnungs-PDF lesen.
• Sie mit einer Bestellung aus Ihrem ERP-System abgleichen.
• Summen validieren und auf Duplikate prüfen.
• Zahlungsdaten in Ihre Bank oder Ihr ERP eingeben.
• Die Rechnung ablegen und die Genehmigung vermerken.

Das sind alles Dinge, die Ihr Team bereits von Hand macht, Woche für Woche, weil es jemand tun muss. RPA nimmt einfach diese vorhersagbaren, repetitiven Schritte und erledigt sie, ohne Ihren Prozess zu ändern oder einen Entwickler hinzuzuziehen.

In großen Unternehmen können sich RPA-Projekte über Monate hinziehen, mit vielen Meetings und benutzerdefiniertem Code. Aber in mittelständischen Unternehmen, besonders wo IT-Support begrenzt ist, brauchen Sie wirklich:

• No-Code- oder Low-Code-Tools.
• Schnelle Einrichtung und minimaler Aufwand.
• Klare Ergebnisse, schnell.

Das ist das Versprechen: Behalten Sie Ihren Prozess bei, lassen Sie die Technik die repetitiven Klicks handhaben.

Und nur um das klar zu stellen, es geht nicht darum, Arbeitsplätze zu streichen. Es geht darum, sicherzustellen, dass Ihr Team seine Zeit für Arbeit verwendet, die wichtig ist – Analyse, Strategie, Aufbau von Beziehungen zu Lieferanten, anstatt "menschlichen Roboter" zu spielen.

Hier gibt es keine Magie... Nur intelligentere Delegation an Software, die nie müde wird, nie den Überblick verliert und nie eine Zahl falsch liest.

AP-Workflows, die Sie jetzt automatisieren können (ohne Code zu kennen)

Viele Menschen denken, dass Automatisierung nur für riesige Unternehmen mit großen IT-Budgets funktioniert. Aber die Wahrheit ist, dass die meisten AP-Workflows einem Regelwerk folgen und sich von Woche zu Woche nicht viel ändern. Das ist genau das, was sie automatisierungsfreundlich macht, auch wenn Sie nie eine Codezeile geschrieben haben.

Hier sind einige AP-Prozesse, die mittelständische Finanzteams gerade jetzt automatisieren, mit Tools und KI:

Rechnungsdaten extrahieren

Wenn Rechnungen in Ihrer E-Mail landen (PDFs, Bilder oder was auch immer), öffnet jemand in Ihrem Team sie, zieht die wichtigen Informationen heraus und tippt sie in eine Tabellenkalkulation oder ein ERP. Es ist langsam und es ist leicht, Fehler zu machen.

Was Sie automatisieren können:

• Lieferantenname, Rechnungsnummer, Fälligkeitsdatum und Betrag aus Anhängen extrahieren.
• Prüfen, ob die Rechnung ein Duplikat ist oder bereits bezahlt wurde.
• Die Rechnung am richtigen Ort oder System speichern.

Bestellungen abgleichen

Rechnungen mit Bestellungen abzugleichen klingt einfach, bis Sie es von Hand machen müssen. Verschiedene Formate, Zeilenpositionen und Systeme machen es zu einem Zeitfresser.

Was Sie automatisieren können:

• Die zugehörige Bestellung automatisch aus Ihrem ERP ziehen.
• Summen, Mengen und Daten prüfen.
• Unstimmigkeiten markieren, damit eine Person sie nur bei Bedarf prüfen kann.

Genehmigungsworkflows

Genehmigungen können in E-Mail-Threads stecken bleiben oder in Slack ignoriert werden. Automatisierung macht Genehmigungen konsistent und nachverfolgbar.

Was Sie automatisieren können:

• Rechnungen zur Genehmigung an die richtige Person weiterleiten, basierend auf Wert, Abteilung oder Lieferant.
• Erinnerungen senden, wenn Genehmigungen ausstehen.
• Protokollieren, wer was genehmigt hat, für Audit und Compliance.

Daten in ERP-/Buchhaltungssysteme eingeben

Rechnungsdetails in Tools wie Sage, Netsuite, Totvs oder SAP zu tippen ist mühsam und oft repetitiv.

Was Sie automatisieren können:

• Rechnungsdaten automatisch in die richtigen Felder eintragen.
• Mehrere Formate oder Systeme verwalten.
• Zahlungsstatus nach der Verarbeitung aktualisieren.

Lieferantenbenachrichtigungen und Ablage

Nach der Zahlung senden viele Teams immer noch Zahlungsbelege und archivieren Aufzeichnungen von Hand.

Was Sie automatisieren können:

• Zahlungsbestätigungs-E-Mails an Lieferanten erstellen und senden.
• Rechnungen und Belege in der richtigen Ordnerstruktur organisieren (nach Monat, Lieferant usw.).
• Ihre internen Tracker oder Tabellenkalkulationen aktualisieren.

Das sind nicht nur Ideen, das sind Workflows, die heute von Finanzteams in ganz Brasilien und LATAM automatisiert werden.

Sie müssen nicht Ihren gesamten Finanz-Stack ändern. Sie brauchen nur ein Tool, das sich damit verbindet und Regeln, die zu der Art passen, wie Ihr Team bereits arbeitet.

Vorher und nachher: Wie ein automatisierter AP-Prozess aussieht

Automatisierung geht nicht darum, Trends zu verfolgen oder Buzzwords zu Ihrem Tech-Stack hinzuzufügen. Es geht darum, Ihre tägliche Arbeit einfacher zu machen. Vergleichen wir einen typischen AP-Prozess vor und nach RPA.

Vor der Automatisierung

Beispiel: Brasilianischer Importeur mit einem zweiköpfigen Finanzteam.

1. Rechnung kommt per E-Mail an → Jemand öffnet sie, lädt das PDF herunter.
2. Manuelle Dateneingabe → Sie tippen Rechnungsnummer, Lieferantenname, Datum und Wert in Excel.
3. Bestellungsabgleich → Sie schauen die Bestellung im ERP nach, prüfen Mengen und Summen und vergleichen von Hand.
4. Genehmigung → Sie leiten die Rechnung zur Genehmigung per E-Mail weiter. Manchmal geht sie verloren und erfordert Nachfassen.
5. Systemeingabe → Einmal genehmigt, geben sie sie in Omie ein und setzen eine Erinnerung zum Bezahlen.
6. Zahlungsbestätigung → Nach der Zahlung mailen sie den Lieferanten und speichern den Beleg, es sei denn, sie vergessen es.

• Gesamtzeit: Etwa 15–25 Minuten pro Rechnung
• Stresslevel: Hoch, besonders am Monatsende
• Fehlerrate: Manuelle Fehler etwa 1–2% der Zeit

Nach RPA

1. Rechnung kommt per E-Mail an: Automatisierung erkennt und lädt sie sofort herunter.
2. Datenextraktion und Bestellungsabgleich: Bot liest die Rechnung, extrahiert die wichtigen Informationen, findet die Bestellung im ERP und prüft Summen.
3. Genehmigung: Wenn alles passt, wird es automatisch genehmigt (innerhalb der Grenzwerte). Wenn nicht, wird es zur Überprüfung an die richtige Person weitergeleitet.
4. ERP-Eingabe: Bot gibt die Daten selbst ins ERP ein.
5. Lieferantenbestätigung und Ablage: Bot sendet die Bestätigungs-E-Mail und archiviert alles am richtigen Platz.

• Gesamtzeit: 2–4 Minuten, fast keine menschliche Beteiligung
• Stresslevel: Niedrig
• Fehlerrate: Nahe null bei Routineaufgaben

Diese Verschiebung geht nicht nur um Zeitersparnis. Sie gibt Ihrem Team Raum, sich auf strategischere Arbeit zu konzentrieren (wie Ausgabenanalyse oder Cashflow-Prognose) anstatt Details zu verfolgen.

Und das Beste: Sie können all das ohne Codierung, ohne schweres IT-Projekt und ohne Ihr ERP herauszureißen. Zum Beispiel konnte Mercos 70% ihrer manuellen AP-Arbeitsbelastung mit Automatisierung reduzieren und die Verarbeitungszeiten für Rechnungen halbieren.

Herausforderungen der realen Welt (und wie man sie handhabt)

Automatisierung sieht in der Theorie einfach aus, aber jeder, der es in einem Finanzteam versucht hat, kennt die wahre Geschichte: Es geht genauso um Menschen wie um Technologie.

Hier sind die häufigsten Hindernisse für mittelständische Teams und einige Wege, sie zu umgehen.

Herausforderung 1: "Wir sind zu beschäftigt, um Automatisierung einzurichten."

💬 "Wir sind bereits überlastet. Ein neues Tool zu lernen fühlt sich wie mehr Arbeit an."

Wie man damit umgeht:

• Wählen Sie einen repetitiven Workflow zum Automatisieren, wie das Extrahieren von Rechnungsdaten.
• Verwenden Sie ein Tool, das einfach einzurichten ist, ohne IT-Bedarf.
• Messen Sie den Einfluss auf diese eine Aufgabe, dann bauen Sie von dort aus.

Herausforderung 2: "Unser Prozess ist zu unordentlich zum Automatisieren."

💬 "Manche Rechnungen kommen von Marktplätzen, andere von Dienstleistern. Manche haben Bestellungen, andere nicht…"

Wie man damit umgeht:

• Automatisieren Sie den Standardfluss, nicht die Ausnahmen.
• Die meisten AP folgen Mustern, auch wenn 20% der Fälle speziell sind.
• Die 80% zu automatisieren, die wiederholbar sind, spart Ihnen Stunden.

Herausforderung 3: "Wir sind besorgt, die Kontrolle zu verlieren."

💬 "Wenn ein Bot einen Fehler macht, wie wissen wir das?"

Wie man damit umgeht:

• Wählen Sie Tools, die klare Logs jedes Schritts zeigen.
• Richten Sie Benachrichtigungen für Ausnahmen ein – damit nichts unbemerkt bleibt.
• Behalten Sie wichtige Genehmigungen und Zahlungen bei Menschen, bis Sie Vertrauen haben.

Herausforderung 4: "Wessen Job ist das überhaupt?"

💬 "Ist das für IT, Finanzen oder Operations?"

Wie man damit umgeht:

• Behandeln Sie Automatisierung als ein Finanzprojekt.
• Beauftragen Sie jemanden im Finanzwesen, es zu leiten – idealerweise jemanden, der dem Schmerzpunkt nahe ist.
• Wählen Sie Tools, die für Finanznutzer entwickelt wurden, nicht nur IT-Teams.

Automatisierung ist keine Universallösung. Teams, die erfolgreich sind, behandeln sie als eine Fähigkeit, die sie mit der Zeit entwickeln.

Wie man das richtige Automatisierungstool wählt (wenn Sie keine IT-Unterstützung haben)

Eine Automatisierungsplattform ohne technische Unterstützung zu wählen kann überwältigend wirken. So machen Sie es handhabbar:

1. Wählen Sie Tools, die Ihre Sprache verwenden

Wenn Sie ein Produkt öffnen und eine Wand aus Python oder JSON sehen, ist es wahrscheinlich nicht für Sie. Suchen Sie nach:

• No-Code- oder visuellen Tools, die einfache Sprache verwenden.
• Einfachen Oberflächen: Drag-and-Drop, "wenn das, dann das" Typ-Flows.
• Integrationen mit Ihren bestehenden Systemen: ERP, E-Mail, geteilte Ordner.

Sie sollten nicht "Automatisierung lernen" müssen. Das Tool sollte sich an Sie anpassen.

2. Suchen Sie nach Lösungen für Finanzen, nicht IT

Manche RPA-Tools wurden für Entwickler und IT-Teams gebaut. Mächtig, aber kompliziert. Sie wollen Software, die für Finanzen entwickelt wurde, mit:

• Vorgefertigten Vorlagen für AP-Automatisierung.
• Workflows, die echten Rechnungszyklen entsprechen.
• Finanzspezifischen Features (Fälligkeitsdaten, Genehmigungen, Lieferantenabgleich).

Bonuspunkte für die Unterstützung gängiger ERPs und Banken in Ihrer Region.

3. Beginnen Sie mit einem Workflow, nicht mit allen

Vergessen Sie "digitale Transformation" Pläne. Die bedeuten normalerweise große Ausgaben und wenig Fortschritt.

• Automatisieren Sie zuerst einen einzigen Schmerzpunkt.
• Wählen Sie ein Tool, das Ihnen erlaubt, schrittweise zu erweitern.
• Holen Sie schnelle Gewinne, dann bauen Sie Schwung auf.

4. Fordern Sie Transparenz und Kontrolle

Automatisierung sollte keine Black Box sein. Stellen Sie sicher, dass jedes Tool, das Sie wählen:

• Klare Logs jeder Aktion zeigt.
• Ihnen erlaubt, zu übersteuern oder einzugreifen, wenn nötig.
• Sie nicht mit schwer zu verlassenden Workflows einsperrt.

Automatisierung sollte Ihnen mehr Kontrolle geben, nicht weniger.

5. Lassen Sie sich nicht von Anbieterversprechen blenden

Wenn jemand sagt, er kann Ihre AP "Ende zu Ende" automatisieren, seien Sie vorsichtig. Echte AP hat immer Ausnahmen.

Suchen Sie nach:

• Ehrlichem Umfang dessen, was automatisiert werden kann und was nicht.
• Einem phasenweisen Rollout, den Sie in der realen Welt testen können.
• Anbietern, die auf Ihre Bedürfnisse hören, nicht nur ihr Verkaufsskript.

Wenn sich ein Tool wie ein Partner anstatt wie ein Projekt anfühlt, gehen Sie in die richtige Richtung.

Erfolg messen: worauf man achten sollte

Sie automatisieren AP nicht nur, um modern zu sein. Sie tun es, um Zeit zurückzugewinnen, Fehler zu reduzieren und sich auf Dinge zu konzentrieren, die wichtig sind.

Also, wie sieht Erfolg aus?

Die harten Zahlen

Diese werden auf Ihrem Dashboard erscheinen:

• Zeit gespart pro Rechnung: Von 20+ Minuten auf 3–5 Minuten (multipliziert über das Team ist das riesig).
• Niedrigere Verarbeitungskosten: Weniger Arbeit pro Rechnung, besonders während Stoßzeiten.
• Weniger Fehler: Weniger Duplikate, weniger Unstimmigkeiten, weniger verpasste oder verspätete Zahlungen.
• Schnellere Zahlungszyklen: Schnellere Verarbeitung hilft bei Lieferantenbeziehungen und Frühzahlungsrabatten.
• Höhere Teamproduktivität: Gleiches Team, mehr Rechnungen bearbeitet, weniger Überstunden.

Die weichen Gewinne

Diese stehen vielleicht nicht in einer Tabellenkalkulation, aber Sie werden sie in Meetings hören:

• "Ich muss nicht mehr Rechnungen hinterherjagen."
• "Monatsende ist ruhiger, weniger stressig."
• "Jetzt kann ich mich auf Prognosen konzentrieren, nicht nur auf Dateneingabe."
• "Wir sind nicht abhängig von dieser einen Person, die das ERP kennt."
• "Den Prüfern gefiel, wie sauber unser Prozess ist."

Erfolg bei AP-Automatisierung geht darum, Schwung aufzubauen, einen sichtbaren Gewinn nach dem anderen.

Erste Schritte: klein anfangen, Vertrauen aufbauen

Wenn Sie das lesen, glauben Sie wahrscheinlich, dass Automatisierung Sinn macht. Die echte Frage ist, wie man anfängt, ohne Chaos zu verursachen.

Hier ist ein direkter Weg zu beginnen:

Schritt 1: Wählen Sie eine repetitive Aufgabe

Versuchen Sie nicht, alles auf einmal zu automatisieren. Beginnen Sie mit einer Aufgabe, die:

• Ein paar Mal pro Woche passiert.
• Jedes Mal die gleichen Schritte befolgt.
• Klicken, Kopieren oder Dateneingabe beinhaltet.

Beispielaufgaben:

→ Rechnungsinformationen in eine Tabellenkalkulation kopieren.

→ Rechnungen mit Bestellungen abgleichen.

→ Rechnungen ablegen.

→ Lieferantenbestätigungen versenden.

Fragen Sie Ihren AP-Analysten: "Was ist etwas, das Sie jeden Tag machen und das sich wie Zeitverschwendung anfühlt?" Das ist Ihr Kandidat.

Schritt 2: Schreiben Sie die Schritte auf

Beschreiben Sie die Aufgabe in einfacher Sprache:

"Wenn eine Rechnung ankommt, öffne ich die E-Mail, speichere das PDF, öffne die Tabellenkalkulation, kopiere die Informationen, prüfe die Bestellung im ERP und sende sie zur Genehmigung."

Das gibt Ihnen einen klaren Ausgangspunkt für die Automatisierung.

Schritt 3: Automatisieren Sie nur diesen Workflow

Wählen Sie ein No-Code-Tool, das mit Ihrem ERP, E-Mail oder Ordnern funktioniert. Sie zielen nicht auf Perfektion ab, nur auf einen funktionierenden Proof of Concept.

• Sehen Sie, ob es funktioniert.
• Prüfen Sie, ob Ihr Team es versteht.
• Messen Sie die gesparte Zeit.

Sie können fertige Workflow-Vorlagen ausprobieren, die für Finanzteams maßgeschneidert sind, auch wenn Sie null Programmiererfahrung haben.

Schritt 4: Teilen Sie Ihre Ergebnisse

Sobald dieser Workflow läuft:

• Zeigen Sie dem Team, wie viel Zeit Sie gespart haben.
• Dokumentieren Sie den Prozess, damit andere ihn ausprobieren können.
• Nutzen Sie diesen Gewinn, um mehr Schritte zu automatisieren, einen nach dem anderen.

Wenn Menschen die Vorteile sehen, werden sie anfangen, andere Punkte zum Automatisieren vorzuschlagen.

Schritt 5: Schwung beibehalten

Lassen Sie Ihre Automatisierungsreise nicht zum Stillstand kommen. Halten Sie sie in Bewegung:

• Überprüfen Sie AP-Prozesse regelmäßig.
• Suchen Sie nach neuen Engpässen.
• Automatisieren Sie, testen Sie, justieren Sie und wiederholen Sie.

Starke Finanzteams werden nicht mit riesigen Sprüngen besser, sondern mit kleinen Gewinnen, die sich summieren.

Abschließender Gedanke

Sie müssen kein Tech-Experte sein, um Ihren AP-Prozess modern zu machen.

Lassen Sie kaputte Routinen los.

Fangen Sie klein an, bleiben Sie praktisch und lassen Sie Ihre Ergebnisse Vertrauen für den nächsten Schritt nach vorn aufbauen.