ERP-API-Integration für Finanzteams: Ein praktischer Leitfaden

Wenn Sie den Begriff „ERP-API-Integration" hören, klingt das vielleicht wie reine R2D2-Sprache. Aber eigentlich ist die Idee ziemlich einfach, besonders wenn man sie aus finanzieller Sicht betrachtet. Wenn Sie den Begriff „ERP-API-Integration" hören, klingt das vielleicht wie reine R2D2-Sprache. Aber eigentlich ist die Idee ziemlich einfach, besonders wenn man sie aus finanzieller Sicht betrachtet.

In geschäftlicher Hinsicht

Im Kern ist ERP-API-Integration einfach eine Möglichkeit, Ihr ERP-System mit anderen Tools und Workflows zu verbinden, sodass Daten selbstständig zwischen den Systemen übertragen werden können. Manuelles Herunterladen, Hochladen oder endloses Kopieren und Einfügen in Excel entfällt.

Im Einzelnen:

• ERP (Enterprise Resource Planning): Dies ist die Software, mit der Ihr Unternehmen Finanzen, Lagerbestände, Kundenaufträge, Kreditoren-/Debitorenbuchhaltung und vieles mehr verwaltet. Beispiele hierfür sind TOTVS, SAP Business One, Oracle NetSuite und Sage Interaact.
• API (Application Programming Interface): Stellen Sie sich dies als einen digitalen „Boten" vor, der es zwei Systemen ermöglicht, Daten sicher und automatisch auszutauschen.
• Integration: Dies ist der Prozess der Einrichtung der Verbindung, damit die Daten dorthin gelangen, wo Sie sie benötigen, sei es ein Dashboard, ein Bericht oder ein anderes internes System.

Eine einfache Analogie für Finanzteams:

Stellen Sie sich Ihr ERP-System als einen verschlossenen Aktenschrank voller Finanzinformationen vor.

Vor der Einführung von APIs mussten Sie, wenn Sie Daten benötigten, die Schublade öffnen (Berichte manuell exportieren), die Seiten kopieren (in Excel bereinigen und neu formatieren) und sie dann zu Ihrem nächsten Meeting mitnehmen (in ein Dashboard hochladen oder per E-Mail versenden).

Mit einer API-Integration ist es, als hätten Sie einen sicheren, automatisierten Kurier, der genau die richtigen Daten aus dem Schrank dorthin liefert, wo sie benötigt werden: täglich, stündlich oder sogar in Echtzeit.

Warum Finanzteams sich dafür interessieren sollten:

Für Finanzteams bringt die ERP-API-Integration mehrere Vorteile mit sich:

• Weniger manuelle Arbeit: Sie können sich die repetitive Aufgabe des Herunterladens von Berichten oder der Suche nach Datenextrakten bei der IT sparen.
• Weniger Fehler: Die Automatisierung hilft, Fehler bei der manuellen Dateneingabe zu reduzieren.
• Schnellere Berichterstellung: Aktualisierungen können in Echtzeit oder nach einem festgelegten Zeitplan erfolgen, sodass Sie am Monatsende nicht in Hektik geraten.
• Zuverlässigere Daten: Beziehen Sie Informationen direkt aus dem ERP, Ihrer wichtigsten Informationsquelle.

Sie müssen kein Entwickler sein, um davon zu profitieren. Wichtig ist, dass Sie wissen, welche Daten Sie benötigen, wo sie in Ihrem ERP-System gespeichert sind und wie Sie sie in Ihre Finanzprozesse einfließen lassen möchten.

Warum die ERP-API-Integration für Finanzteams heute so wichtig ist (+ 3 häufige Herausforderungen)

Von Finanzteams wird heute mehr erwartet als nur die Meldung von Zahlen. Schnelle, zuverlässige Einblicke sind für die Entscheidungsfindung unerlässlich. Die Herausforderung? Daten sind oft im ERP eingeschlossen, was es schwierig macht, sie schnell und genau abzurufen.

Der Business Case: Geschwindigkeit, Genauigkeit und weniger manuelle Arbeit

In den meisten Unternehmen, die sich in einer Wachstumsphase befinden, verbringen Finanzteams jeden Monat Stunden damit

• Daten aus dem ERP zu exportieren
• sie in Excel zu bereinigen und zu formatieren
• sie erneut hochzuladen oder in Berichte, Dashboards oder andere Systeme einzufügen

Diese manuelle Arbeit verlangsamt Ihre Berichterstellung, erhöht das Fehlerrisiko und hindert Ihr Team daran, sich auf Analysen oder Strategien zu konzentrieren.

Die ERP-API-Integration ändert dies, indem sie einen automatischen Datenfluss ermöglicht – so wird aus einem Prozess, der früher Tage dauerte, ein Vorgang, der in wenigen Minuten erledigt ist.

Die drei größten Herausforderungen für Finanzteams bei der ERP-API-Integration

Natürlich ist diese Umstellung nicht immer einfach. Hier sind einige häufige Hürden:

1. Begrenzter IT-Support

Finanzteams sind oft auf IT-Abteilungen angewiesen, die bereits stark ausgelastet sind. Dies kann lange Wartezeiten oder Projekte bedeuten, die nie in Gang kommen.

2. Einschränkungen älterer ERP-Systeme

Viele ERP-Systeme (wie ältere Versionen von SAP oder TOTVS) wurden nicht mit offenen APIs entwickelt. Die Dokumentation kann spärlich sein, und selbst einfache Integrationen können sich als überwältigend erweisen.

3. Mangel an internem technischem Wissen

Die meisten Finanzfachleute sind keine Entwickler. Begriffe wie API-Endpunkte, Authentifizierungstoken oder Datenschemata mögen ihnen völlig fremd sein, sodass es schwierig sein kann, zu wissen, wo man anfangen soll.

Die gute Nachricht: Es wird einfacher

Dank No-Code- und Low-Code-Integrationstools müssen Finanzteams nicht mehr auf die IT warten oder Entwickler einstellen, um loslegen zu können.

Das Verständnis des geschäftlichen Nutzens und das Bewusstsein für diese Herausforderungen sind ein guter erster Schritt.

Best Practices und häufige Fallstricke bei der ERP-API-Integration

Wenn Sie sich für die ERP-API-Integration entschieden haben, besteht die nächste Herausforderung darin, sie umzusetzen. Ohne klare Richtung können sich Projekte in die Länge ziehen, scheitern oder ihr Ziel völlig verfehlen.

Hier sind einige Tipps, wie Sie es richtig machen, und ein paar Fehler, auf die Sie achten sollten.

Konzentrieren Sie sich zunächst auf einen Prozess

Der Versuch, alles auf einmal zu automatisieren, kann frustrierend sein. Beginnen Sie mit einem einzigen, wirkungsvollen Prozess – beispielsweise der Automatisierung Ihres täglichen Kassenstandsberichts oder dem Abruf von Daten zur Fälligkeit von Forderungen. Kleine Erfolge helfen dabei, Vertrauen und Unterstützung aufzubauen.

Erfassen Sie Ihre Daten, bevor Sie etwas entwickeln

Bevor Sie sich bei einem Tool anmelden oder die IT um Hilfe bitten, nehmen Sie sich Zeit, um folgende Fragen zu beantworten:

• Welche Daten benötigen wir aus dem ERP?
• Wo befinden sie sich (in welchem Modul, in welchen Feldern)?
• Wie möchten wir diese Daten verwenden (Dashboard, Excel, Berichterstellung)?

Wenn Sie diesen Schritt überspringen, führt dies schnell zu fehlerhaften oder nutzlosen Integrationen.

Ignorieren Sie die Fehlerbehandlung nicht

APIs sind nicht fehlerfrei. Netzwerkprobleme, Ausfälle des ERP-Systems oder Authentifizierungsprobleme können Automatisierungen unterbrechen.

Richten Sie grundlegende Überprüfungen oder Warnmeldungen ein, damit Sie wissen, wenn Daten nicht wie geplant übertragen wurden, insbesondere in wichtigen Zeiten wie dem Monatsabschluss.

Sicherheit im Blick behalten

Wenn Sie Finanzdaten über eine API übertragen, haben Sie es mit sensiblen Informationen zu tun. Achten Sie darauf, dass Sie:

• Zugriffstoken sicher speichern
• den Zugriff auf autorisierte Teammitglieder beschränken
• die Datenverwaltungs- und IT-Sicherheitsrichtlinien Ihres Unternehmens befolgen

Wenn Sie dies übersehen, kann dies selbst bei kleineren Automatisierungen zu ernsthaften Risiken führen.

Alles dokumentieren – auch kleine Projekte

Finanzteams sind manchmal auf einen einzigen „internen Champion" angewiesen, der weiß, wie die Integration funktioniert. Wenn diese Person das Unternehmen verlässt, können undokumentierte Arbeitsabläufe zu einem echten Problem werden.

Behalten Sie mindestens Folgendes im Blick:

• Die von Ihnen verwendeten API-Endpunkte
• Die Datenfelder, die abgerufen oder übertragen werden
• Wie oft die Integration ausgeführt wird
• Wer intern für den Prozess verantwortlich ist

Das spart Ihnen später Zeit und Frust.

Anwendungsfälle im Finanzwesen: Was Sie mit ERP-APIs automatisieren können

Die Integration von ERP-APIs mag technisch klingen, aber für Finanzteams geht es dabei eigentlich darum, alltägliche Herausforderungen zu lösen. Hier sind einige Bereiche, in denen Finanzteams bereits große Verbesserungen feststellen.

Cashflow-Überwachung

Anstatt bis zum Ende des Tages (oder Monats) zu warten, um die Cash-Positionen zu überprüfen, können Finanzteams Echtzeit-Bankguthaben und Forderungsdaten direkt aus dem ERP abrufen. Dies hilft bei schnelleren Entscheidungen in Bezug auf Zahlungen, Finanzierungen oder Inkasso.

Nachverfolgung von Forderungen

Mit API-Zugriff auf Fälligkeitsdaten und Zahlungsstatus können Teams Erinnerungen automatisieren, risikoreiche überfällige Forderungen priorisieren oder Forderungsdaten in Dashboards einspeisen, um eine bessere Übersicht zu erhalten.

Berichterstattung über Verbindlichkeiten

Möchten Sie sehen, welche Lieferantenzahlungen fällig werden oder welche Rechnungen noch in der Genehmigung stecken? Mit APIs können Sie Live-AP-Daten abrufen, ohne manuelle ERP-Berichte erstellen zu müssen.

Umsatz- und Verkaufsberichte

Finanzteams können die Erfassung von Verkaufsauftrags- und Umsatzdaten nach Region, Kunde oder Geschäftsbereich automatisieren, wodurch die monatliche Umsatzverfolgung wesentlich schneller und genauer wird.

Automatisierung von Journalbuchungen

Für wiederkehrende, vorhersehbare Buchungen – wie monatliche Abgrenzungen oder konzerninterne Verrechnungen – verwenden einige Teams APIs, um Journalbuchungen direkt in das ERP-System zu übertragen, wodurch manuelle Eingaben und Fehler reduziert werden.

Kennzahlen zum Monatsabschluss

Möchten Sie Ihren Fortschritt beim Abschluss der Bücher verfolgen? APIs können Ihnen dabei helfen, die Erledigung von Aufgaben, den Abgleichstatus oder ausstehende Anpassungen zu überwachen und Fortschritts-Dashboards zu erstellen, die die Führungskräfte auf einen Blick einsehen können.

Das Fazit:

Sie müssen nicht alles vom ersten Tag an automatisieren. Wählen Sie den Workflow, der am meisten Zeit in Anspruch nimmt (oder die größten Kopfschmerzen verursacht), und beginnen Sie damit.

So starten Sie mit der ERP-API-Integration (ohne großen IT-Aufwand)

Eine der größten Herausforderungen für Finanzteams ist das Gefühl, dass die ERP-API-Integration ein „IT-Projekt" ist, das ewig dauern wird. Die Wahrheit ist, dass das nicht so sein muss.

Hier ist ein einfacher, stressfreier Fahrplan, der Ihnen den Einstieg erleichtert, selbst wenn Sie nur über begrenzte technische Unterstützung verfügen.

1. Definieren Sie zunächst das geschäftliche Problem

Schreiben Sie in einfachen Worten auf:

• Welchen manuellen Prozess möchten Sie abschaffen?
• Welche Daten benötigen Sie?
• Wie oft benötigen Sie diese? (Täglich, wöchentlich, in Echtzeit?)

Klare Ziele auf der geschäftlichen Seite erleichtern später den technischen Teil erheblich.

2. Sprechen Sie mit Ihrem ERP-Anbieter oder Berater

Auch wenn Ihre IT-Ressourcen begrenzt sind, wenden Sie sich an Ihren ERP-Anbieter oder Berater, um Folgendes zu überprüfen:

• Welche APIs Ihr ERP anbietet
• Ob Sie Daten lesen und schreiben können
• Ob es bereits Konnektoren oder empfohlene Tools gibt

So vermeiden Sie Zeitverschwendung durch den Versuch, etwas zu integrieren, das nicht verfügbar ist.

3. Wählen Sie No-Code- oder Low-Code-Tools

Plattformen, die für die Anbindung an ERPs mit minimalem Programmieraufwand entwickelt wurden (manchmal auch als iPaaS-Tools oder Integrationsplattformen bezeichnet), helfen dabei, die Lücke zwischen Finanzwesen und IT zu schließen.

Viele dieser Tools verfügen über vorgefertigte ERP-Konnektoren, Drag-and-Drop-Schnittstellen und einfache Planungsfunktionen. Außerdem kann KI die Verbindung für Sie herstellen.

4. Führen Sie ein kleines Pilotprojekt durch

Wählen Sie einen einfachen Prozess aus. Zum Beispiel:

• Automatisieren Sie einen täglichen AR-Fälligkeitsbericht
• Synchronisieren Sie offene Kundenaufträge
• Aktualisieren Sie Barguthaben

Testen Sie es einige Wochen lang. Achten Sie auf Probleme. Sammeln Sie Feedback. Dies hilft, intern Schwung aufzubauen.

5. Dokumentieren und teilen Sie die Ergebnisse

Wenn Ihr Pilotprojekt funktioniert, teilen Sie die Erfolge: Zeitersparnis, weniger Fehler, schnellere Berichterstellung.

Dies hilft, Argumente für eine Ausweitung der Automatisierung zu liefern – und schafft Vertrauen bei der Geschäftsleitung und der IT-Abteilung.

Abschließender Gedanke: Fangen Sie klein an, beweisen Sie den Wert und skalieren Sie dann

Die Integration von ERP-APIs muss nicht überwältigend sein. Indem Sie sich auf jeweils eine geschäftliche Herausforderung konzentrieren, die richtigen Tools einsetzen und Ihre verfügbaren Ressourcen optimal nutzen, können Finanzteams die Führung bei der Automatisierung übernehmen, ohne lange auf IT-Support warten zu müssen.

In der heutigen Finanzwelt sind schnelle, kleine Erfolge durch Automatisierung oft wertvoller als das Warten auf ein perfektes, groß angelegtes Projekt, das nie realisiert wird. Sehen Sie, wie das FP&A-Team von Jusbrasil durch die Automatisierung von Finanzworkflows in einem Monat einen ROI von 220 % erzielte.