Como Usar Automação de Processos Robóticos em Contas a Pagar para Eficiência

Por que contas a pagar está pronta para automação

Contas a pagar (AP) é uma daquelas áreas das finanças que está sempre ocupada, sempre fazendo malabarismos e sempre um pouco sobrecarregada. Em empresas de médio porte, as equipes de AP tendem a ser enxutas, gerenciando dezenas ou até centenas de fornecedores, todos os tipos de formatos de faturas e uma pilha de prazos. E eles estão fazendo tudo isso com um kit de ferramentas que frequentemente inclui planilhas, e-mails e, acredite ou não, às vezes papel.

Se você já passou sua manhã tentando rastrear uma fatura perdida, ou teve que combiná-la manualmente com uma ordem de compra, você já sabe onde estão as dores de cabeça. Talvez uma pessoa-chave estivesse de férias e um pagamento foi atrasado, ou alguém fez um erro de digitação que atrapalhou o fechamento do mês. As ineficiências estão bem ali na sua frente, todos os dias.

As equipes de AP sabem exatamente onde estão os gargalos. O problema não é a falta de consciência, é que consertá-los frequentemente significa pedir ajuda ao TI ou obter aprovação orçamentária para um grande sistema novo. E para a maioria das empresas de médio mercado, essas coisas são raras.

É isso que torna AP um ajuste tão natural para automação:

• O trabalho é repetitivo e baseado em regras.
• Há gatilhos claros e resultados esperados.
• Erros podem ser caros, tanto em dinheiro quanto em tempo.
• Os ganhos de eficiência aparecem imediatamente.

Se você puder automatizar mesmo uma parte do seu fluxo de trabalho de AP, você recuperará tempo, cometerá menos erros e toda a equipe financeira se tornará mais resiliente.

Você não precisa reinventar AP. Você só precisa parar de fazer tudo manualmente.

O verdadeiro significado da automação de processos robóticos (RPA) em finanças

"Automação de processos robóticos" soa como algo que apenas pessoas de TI falam, ou algo que você veria em um folheto brilhante de fornecedor. Mas para equipes de finanças, é realmente bem simples.

RPA é software que copia a maneira como uma pessoa faria uma tarefa em um computador: abrindo arquivos, clicando, copiando, baixando, atualizando e salvando... mas faz isso automaticamente, e nunca liga para avisar que está doente.

Em um contexto financeiro, isso significa coisas como:

• Ler dados de um PDF de fatura.
• Combiná-los com uma ordem de compra do seu sistema ERP.
• Validar totais e verificar duplicatas.
• Inserir dados de pagamento em seu banco ou ERP.
• Arquivar a fatura e anotar a aprovação.

Essas são todas as coisas que sua equipe já faz manualmente, semana após semana, porque alguém tem que fazer. RPA apenas pega esses passos previsíveis e repetitivos e os executa sem mudar seu processo ou precisar de um desenvolvedor para intervir.

Em grandes empresas, projetos de RPA podem se arrastar por meses, com muitas reuniões e código customizado. Mas em negócios de médio porte, especialmente onde o suporte de TI é limitado, o que você realmente precisa é:

• Ferramentas no-code ou low-code.
• Configuração rápida e mínimo incômodo.
• Resultados claros, rápidos.

Essa é a promessa: mantenha seu processo, deixe a tecnologia lidar com os cliques repetitivos.

E só para ficar claro, isso não é sobre cortar empregos. É sobre garantir que sua equipe gaste seu tempo em trabalho que importa—análise, estratégia, construindo relacionamentos com fornecedores, em vez de brincar de "robô humano".

Não há mágica aqui... Apenas delegação mais inteligente para software que nunca se cansa, nunca perde o controle e nunca lê um número errado.

Fluxos de trabalho de AP que você pode automatizar agora (sem saber código)

Muita gente pensa que automação só funciona para empresas enormes com grandes orçamentos de TI. Mas a verdade é que a maioria dos fluxos de trabalho de AP seguem um conjunto de regras e não mudam muito de semana para semana. É exatamente isso que os torna amigáveis à automação, mesmo se você nunca escreveu uma linha de código.

Aqui estão alguns processos de AP que equipes financeiras de médio porte estão automatizando agora, usando ferramentas e IA:

Extraindo dados de faturas

Quando faturas chegam no seu e-mail (PDFs, imagens, ou qualquer coisa), alguém da sua equipe as abre, extrai as informações-chave e as digita em uma planilha ou ERP. É lento, e é fácil cometer erros.

O que você pode automatizar:

• Extrair nome do fornecedor, número da fatura, data de vencimento e valor dos anexos.
• Verificar se a fatura é duplicada ou já foi paga.
• Salvar a fatura no lugar certo ou sistema.

Combinando ordens de compra

Combinar faturas com OCs parece fácil, até você ter que fazer isso manualmente. Diferentes formatos, itens de linha e sistemas fazem disso um sumidouro de tempo.

O que você pode automatizar:

• Puxar a OC relacionada do seu ERP automaticamente.
• Verificar totais, quantidades e datas.
• Sinalizar qualquer incompatibilidade para que uma pessoa possa verificá-las apenas quando necessário.

Fluxos de aprovação

Aprovações podem ficar presas em threads de e-mail ou ignoradas no Slack. A automação torna as aprovações consistentes e rastreáveis.

O que você pode automatizar:

• Rotear faturas para a pessoa certa para aprovação, baseado em valor, departamento ou fornecedor.
• Enviar lembretes se aprovações estão pendentes.
• Registrar quem aprovou o quê, para auditoria e conformidade.

Inserindo dados em sistemas ERP / contábeis

Digitar detalhes de faturas em ferramentas como Sage, Netsuite, Totvs ou SAP é tedioso e frequentemente repetitivo.

O que você pode automatizar:

• Preencher dados de faturas automaticamente nos campos corretos.
• Gerenciar múltiplos formatos ou sistemas.
• Atualizar status de pagamento após processamento.

Notificações de fornecedores e arquivamento

Após pagamento, muitas equipes ainda enviam comprovante de pagamento e arquivam registros manualmente.

O que você pode automatizar:

• Criar e enviar e-mails de confirmação de pagamento para fornecedores.
• Organizar faturas e recibos na estrutura de pastas correta (por mês, fornecedor, etc.).
• Atualizar seus rastreadores internos ou planilhas.

Essas não são apenas ideias, são fluxos de trabalho sendo automatizados hoje por equipes financeiras em todo o Brasil e LATAM.

Não há necessidade de mudar toda sua stack financeira. Você só precisa de uma ferramenta que se conecte a ela e regras que se ajustem à forma como sua equipe já trabalha.

Antes e depois: como um processo de AP automatizado se parece

Automação não é sobre seguir tendências ou adicionar palavras da moda ao seu stack de tecnologia. É sobre tornar seu trabalho diário mais fácil. Vamos comparar um processo típico de AP antes e depois do RPA.

Antes da automação

Exemplo: Importadora brasileira com uma equipe financeira de duas pessoas.

1. Fatura chega por e-mail → Alguém a abre, baixa o PDF.
2. Entrada manual de dados → Eles digitam o número da fatura, nome do fornecedor, data e valor no Excel.
3. Combinação de OC → Eles procuram a OC no ERP, verificam quantidades e totais, e comparam manualmente.
4. Aprovação → Eles encaminham a fatura para aprovação por e-mail. Às vezes se perde e requer acompanhamento.
5. Entrada no sistema → Uma vez aprovada, eles a inserem no Omie e definem um lembrete para pagar.
6. Confirmação de pagamento → Após pagamento, eles enviam e-mail para o fornecedor e salvam o recibo, a menos que se esqueçam.

• Tempo total: Aproximadamente 15–25 minutos por fatura
• Nível de estresse: Alto, especialmente no fim do mês
• Taxa de erro: Erros manuais cerca de 1–2% do tempo

Depois do RPA

1. Fatura chega por e-mail: Automação detecta e baixa instantaneamente.
2. Extração de dados e combinação de OC: Bot lê a fatura, extrai as informações importantes, encontra a OC no ERP e verifica totais.
3. Aprovação: Se tudo combina, é auto-aprovada (dentro dos limites). Se não, é roteada para a pessoa certa para revisão.
4. Entrada no ERP: Bot insere os dados no ERP sozinho.
5. Confirmação de fornecedor e arquivamento: Bot envia o e-mail de confirmação e arquiva tudo no lugar correto.

• Tempo total: 2–4 minutos, quase nenhum envolvimento humano
• Nível de estresse: Baixo
• Taxa de erro: Próximo de zero em tarefas rotineiras

Essa mudança não é apenas sobre economia de tempo. Dá à sua equipe espaço para focar em trabalho mais estratégico (como análise de gastos ou previsão de fluxo de caixa) em vez de perseguir detalhes.

E a melhor parte: você pode fazer tudo isso sem programação, sem projeto pesado de TI e sem arrancar seu ERP. Por exemplo, a Mercos conseguiu cortar 70% de sua carga de trabalho manual de AP com automação, reduzindo pela metade os tempos de processamento de faturas.

Desafios do mundo real (e como lidar com eles)

Automação parece fácil na teoria, mas qualquer um que tentou em uma equipe financeira conhece a história real: é tanto sobre pessoas quanto sobre tecnologia.

Aqui estão os obstáculos mais comuns para equipes de médio porte, e algumas maneiras de contorná-los.

Desafio 1: "Estamos muito ocupados para configurar automação."

💬 "Já estamos sobrecarregados. Aprender uma nova ferramenta parece mais trabalho."

Como lidar:

• Escolha um fluxo de trabalho repetitivo para automatizar, como extrair dados de faturas.
• Use uma ferramenta que é fácil de configurar, sem necessidade de TI.
• Meça o impacto nessa única tarefa, depois construa a partir daí.

Desafio 2: "Nosso processo é muito bagunçado para automatizar."

💬 "Algumas faturas vêm de marketplaces, outras de prestadores de serviços. Algumas têm OCs, outras não…"

Como lidar:

• Automatize o fluxo padrão, não as exceções.
• A maioria do AP segue padrões, mesmo que 20% dos casos sejam especiais.
• Automatizar os 80% que são repetíveis economizará horas.

Desafio 3: "Estamos preocupados em perder controle."

💬 "Se um bot comete um erro, como sabemos?"

Como lidar:

• Escolha ferramentas que mostram logs claros de cada passo.
• Configure notificações para exceções—para que nada passe despercebido.
• Mantenha aprovações e pagamentos principais com pessoas até ter confiança.

Desafio 4: "De quem é esse trabalho mesmo?"

💬 "Isso é para TI, Finanças ou Operações?"

Como lidar:

• Trate automação como um projeto financeiro.
• Designe alguém em finanças para liderar—idealmente, alguém próximo ao ponto de dor.
• Escolha ferramentas projetadas para usuários de finanças, não apenas equipes de TI.

Automação não é uma solução única. Equipes que têm sucesso a tratam como uma habilidade que desenvolvem ao longo do tempo.

Como escolher a ferramenta de automação certa (se você não tem suporte de TI)

Escolher uma plataforma de automação sem backup técnico pode parecer esmagador. Aqui está como torná-la gerenciável:

1. Escolha ferramentas que usam sua linguagem

Se você abre um produto e vê uma parede de Python ou JSON, provavelmente não é para você. Procure por:

• Ferramentas no-code ou visuais, usando linguagem simples.
• Interfaces fáceis: arrastar e soltar, fluxos tipo "se isso, então aquilo".
• Integrações com seus sistemas existentes: ERP, e-mail, pastas compartilhadas.

Você não deveria ter que "aprender automação". A ferramenta deveria se adaptar a você.

2. Procure soluções feitas para finanças, não TI

Algumas ferramentas RPA foram construídas para desenvolvedores e equipes de TI. Poderosas, mas complicadas. Você quer software projetado para finanças, com:

• Modelos pré-construídos para automação de AP.
• Fluxos de trabalho que combinam com ciclos reais de faturas.
• Recursos específicos de finanças (datas de vencimento, aprovações, combinação de fornecedores).

Pontos extras por suportar ERPs e bancos comuns em sua região.

3. Comece com um fluxo de trabalho, não todos eles

Esqueça planos de "transformação digital". Esses geralmente significam grandes gastos e pouco progresso.

• Automatize um único ponto de dor primeiro.
• Escolha uma ferramenta que permite expandir gradualmente.
• Obtenha vitórias rápidas, depois construa momentum.

4. Exija transparência e controle

Automação não deveria ser uma caixa preta. Certifique-se de que qualquer ferramenta que você escolher:

• Mostre logs claros de cada ação.
• Permita que você substitua ou intervenha quando necessário.
• Não te prenda com fluxos de trabalho difíceis de sair.

Automação deveria te dar mais controle, não menos.

5. Não se deslumbre com promessas de fornecedores

Se alguém diz que pode automatizar seu AP "de ponta a ponta", tenha cuidado. AP real sempre tem exceções.

Procure por:

• Escopo honesto do que pode e não pode ser automatizado.
• Um lançamento em fases que você pode testar no mundo real.
• Fornecedores que escutam suas necessidades, não apenas seu roteiro de vendas.

Se uma ferramenta se sente como um parceiro em vez de um projeto, você está indo na direção certa.

Medindo sucesso: o que procurar

Você não automatiza AP apenas para ser moderno. Você faz isso para recuperar tempo, reduzir erros e focar em coisas que importam.

Então, como o sucesso se parece?

Os números duros

Estes aparecerão no seu dashboard:

• Tempo economizado por fatura: De 20+ minutos para 3–5 minutos (multiplicado pela equipe, isso é enorme).
• Custos de processamento menores: Menos trabalho por fatura, especialmente durante períodos críticos.
• Menos erros: Menos duplicatas, menos incompatibilidades, menos pagamentos perdidos ou atrasados.
• Ciclos de pagamento mais rápidos: Processamento mais rápido ajuda com relacionamentos de fornecedores e descontos de pagamento antecipado.
• Maior produtividade da equipe: Mesma equipe, mais faturas processadas, menos horas extras.

As vitórias suaves

Essas podem não estar em uma planilha, mas você as ouvirá em reuniões:

• "Não preciso mais perseguir faturas."
• "O fim do mês está mais calmo, menos estressante."
• "Agora posso focar em previsão, não apenas entrada de dados."
• "Não dependemos mais daquela única pessoa que conhece o ERP."
• "Os auditores gostaram de como nosso processo está limpo."

Sucesso em automação de AP é sobre construir momentum, uma vitória visível por vez.

Primeiros passos: comece pequeno, construa confiança

Se você está lendo isso, provavelmente acredita que automação faz sentido. A questão real é como começar sem causar caos.

Aqui está uma maneira direta de começar:

Passo 1: Escolha uma tarefa repetitiva

Não tente automatizar tudo de uma vez. Comece com uma tarefa que:

• Acontece algumas vezes por semana.
• Segue os mesmos passos a cada vez.
• Envolve clicar, copiar ou inserir dados.

Tarefas de exemplo:

→ Copiar informações de faturas para uma planilha.

→ Combinar faturas com OCs.

→ Arquivar faturas.

→ Enviar confirmações de fornecedores.

Pergunte ao seu analista de AP: "O que é algo que você faz todo dia que parece perda de tempo?" Esse é seu candidato.

Passo 2: Escreva os passos

Descreva a tarefa em linguagem simples:

"Quando uma fatura chega, abro o e-mail, salvo o PDF, abro a planilha, copio as informações, verifico a OC no ERP e envio para aprovação."

Isso te dá um ponto de partida claro para automação.

Passo 3: Automatize apenas esse fluxo de trabalho

Escolha uma ferramenta no-code que funciona com seu ERP, e-mail ou pastas. Você não está mirando perfeição, apenas uma prova de conceito funcionando.

• Veja se funciona.
• Verifique se sua equipe entende.
• Meça o tempo economizado.

Você pode experimentar modelos de fluxo de trabalho prontos adaptados para equipes financeiras mesmo se você tem zero experiência em programação.

Passo 4: Compartilhe seus resultados

Uma vez que esse fluxo de trabalho esteja funcionando:

• Mostre à equipe quanto tempo você economizou.
• documente o processo para que outros possam tentar.
• Use essa vitória para automatizar mais passos, um de cada vez.

Quando as pessoas veem os benefícios, começarão a sugerir outros pontos para automatizar.

Passo 5: Mantenha o momentum

Não deixe sua jornada de automação parar. Mantenha-a em movimento:

• Revise processos de AP regularmente.
• Procure por novos gargalos.
• Automatize, teste, ajuste e repita.

Equipes financeiras fortes melhoram não com saltos gigantes, mas com pequenas vitórias que se somam.

Pensamento final

Você não precisa ser um especialista em tecnologia para tornar seu processo de AP moderno.

Abandone rotinas quebradas.

Comece pequeno, mantenha-se prático e deixe seus resultados construírem confiança para o próximo passo à frente.