Integración API ERP para Equipos Financieros: Una Guía Práctica

Cuando se oye el término «integración de API ERP», puede parecer que se trata de un lenguaje propio de R2D2. Pero, en realidad, la idea es bastante sencilla, sobre todo si se analiza desde una perspectiva financiera. Cuando se oye el término «integración de API ERP», puede parecer que se trata de un lenguaje propio de R2D2. Pero, en realidad, la idea es bastante sencilla, sobre todo si se analiza desde una perspectiva financiera.

¿Qué es la integración de API ERP? (En términos empresariales)

En esencia, la integración de API ERP es simplemente una forma de conectar su sistema ERP con otras herramientas y flujos de trabajo, de modo que los datos puedan moverse entre sistemas por sí mismos. Se acabaron las descargas y cargas manuales, o el interminable copiar y pegar en Excel.

Desglosándolo:

• ERP (planificación de recursos empresariales): es el software con el que tu empresa gestiona las finanzas, el inventario, los pedidos de venta, las cuentas por pagar/cobrar y mucho más. Algunos ejemplos son TOTVS, SAP Business One, Oracle NetSuite y Sage Interaact.
• API (Interfaz de programación de aplicaciones): Piensa en ello como un «mensajero» digital que permite a dos sistemas compartir datos de forma segura y automática.
• Integración: Es el proceso de establecer la conexión, de modo que los datos vayan donde los necesitas, ya sea un panel de control, un informe u otro sistema interno.

Una analogía sencilla para los equipos financieros:

Imagina tu ERP como un archivador cerrado con llave repleto de información financiera.

Antes de las API, si necesitabas datos, tenías que abrir el cajón (exportar manualmente los informes), copiar las páginas (limpiarlas y reformatearlas en Excel) y luego llevarlas a tu próxima reunión (subirlas a un panel de control o enviarlas por correo electrónico).

Con una integración API, es como tener un mensajero seguro y automatizado que entrega exactamente los datos correctos desde el archivador al lugar donde se necesitan: diariamente, cada hora o incluso en tiempo real.

Por qué debería importarles a los equipos financieros:

Para los equipos financieros, la integración de la API ERP aporta varias ventajas:

• Menos trabajo manual: puede saltarse la tarea repetitiva de descargar informes o perseguir al departamento de TI para obtener extractos de datos.
• Menos errores: la automatización ayuda a reducir los errores derivados de la introducción manual de datos.
• Informes más rápidos: las actualizaciones pueden realizarse en tiempo real o según un calendario establecido, por lo que no tendrá que enfrentarse a una carrera frenética a final de mes.
• Datos más fiables: extraiga la información directamente del ERP, su principal fuente de veracidad.

No es necesario ser desarrollador para beneficiarse de esto. Lo importante es saber qué datos necesita, dónde se encuentran en su ERP y cómo le gustaría que fluyeran en sus procesos financieros.

Por qué la integración de la API del ERP es importante para los equipos financieros hoy en día (+ 3 retos comunes)

Hoy en día se espera que los equipos financieros hagan algo más que informar de las cifras. Para la toma de decisiones es esencial disponer de información rápida y fiable. ¿El reto? Los datos suelen quedar atrapados dentro del ERP, lo que dificulta su extracción rápida y precisa.

El caso de negocio: velocidad, precisión y menos trabajo manual

En la mayoría de las empresas en modo de expansión, los equipos financieros dedican horas cada mes a:

• Exportar datos del ERP
• Limpiar y formatear en Excel
• Volver a cargar o pegar en informes, paneles u otros sistemas

Este trabajo manual ralentiza la elaboración de informes, aumenta el riesgo de errores e impide que su equipo se centre en el análisis o la estrategia.

La integración de la API del ERP cambia esto al permitir que los datos fluyan automáticamente, convirtiendo lo que antes llevaba días en un proceso que se ejecuta en minutos.

Los tres principales retos a los que se enfrentan los equipos financieros con la integración de la API del ERP

Por supuesto, hacer este cambio no siempre es fácil. Estos son algunos de los obstáculos más comunes:

1. Soporte informático limitado

Los equipos financieros suelen depender de departamentos informáticos que ya están al límite de su capacidad. Esto puede significar largas esperas o proyectos que nunca llegan a ponerse en marcha.

2. Limitaciones de los ERP heredados

Muchos ERP (como las versiones antiguas de SAP o TOTVS) no se diseñaron con API abiertas. La documentación puede ser escasa, e incluso las integraciones más sencillas pueden resultar abrumadoras.

3. Falta de conocimientos técnicos internos

La mayoría de los profesionales de las finanzas no son desarrolladores. Términos como «puntos finales de API», «tokens de autenticación» o «esquemas de datos» pueden parecerles completamente ajenos, por lo que saber por dónde empezar puede resultar difícil.

La buena noticia: cada vez es más fácil

Gracias a las herramientas de integración sin código y con poco código, los equipos financieros no tienen que esperar a que el departamento de TI o contratar desarrolladores solo para empezar.

Comprender el valor empresarial y ser consciente de estos retos es un gran primer paso.

Mejores prácticas y errores comunes en la integración de API de ERP

Una vez que se decide seguir adelante con la integración de API de ERP, el siguiente reto es llevarla a cabo. Sin una dirección clara, los proyectos pueden prolongarse, fracasar o no alcanzar el objetivo.

A continuación, le ofrecemos algunos consejos para hacerlo bien y algunos errores que debe evitar.

Céntrese primero en un proceso

Intentar automatizar todo de una sola vez puede resultar frustrante. Empiece por un único proceso de gran impacto, como automatizar su informe diario de posición de caja o extraer datos de antigüedad de cuentas por cobrar. Las pequeñas victorias ayudan a generar confianza y apoyo.

Planifique sus datos antes de crear nada

Antes de iniciar sesión en una herramienta o pedir ayuda al departamento de TI, tómese el tiempo necesario para responder a las siguientes preguntas:

• ¿Qué datos necesitamos del ERP?
• ¿Dónde se encuentran (en qué módulo, en qué campos)?
• ¿Cómo queremos utilizar estos datos (panel de control, Excel, informes)?

Saltarse este paso es la forma más rápida de acabar con integraciones defectuosas o inútiles.

No ignore el manejo de errores

Las API no son perfectas. Los fallos de red, el tiempo de inactividad del ERP o los problemas de autenticación pueden romper las automatizaciones.

Configure comprobaciones o alertas básicas para saber si los datos no se han transmitido según lo previsto, especialmente en momentos importantes como el cierre de fin de mes.

Mantenga la seguridad como prioridad

Cuando se transfieren datos financieros a través de una API, se está manejando información confidencial. Asegúrese de:

• Almacenar los tokens de acceso de forma segura
• Limitar el acceso a los miembros autorizados del equipo
• Seguir las políticas de gobernanza de datos y seguridad informática de su empresa

Pasar por alto esto puede crear riesgos graves, incluso para automatizaciones más pequeñas.

Documente todo, incluso los proyectos pequeños

Los equipos financieros a veces dependen de un único «campeón interno» que sabe cómo funciona la integración. Si esa persona se marcha, los flujos de trabajo no documentados pueden convertirse en un verdadero quebradero de cabeza.

Como mínimo, lleve un registro de:

• Los puntos finales de la API que está utilizando
• Los campos de datos que se extraen o envían
• La frecuencia con la que se ejecuta la integración
• Quién es el responsable interno del proceso

Esto le ahorrará tiempo y frustraciones en el futuro.

Casos de uso en finanzas: lo que se puede automatizar con las API de ERP

La integración de las API de ERP puede parecer algo técnico, pero para los equipos financieros se trata realmente de resolver los retos cotidianos. A continuación se indican algunas áreas en las que los equipos financieros ya están observando grandes mejoras.

Supervisión del flujo de caja

En lugar de esperar hasta el final del día (o del mes) para comprobar la situación de la tesorería, los equipos financieros pueden obtener saldos bancarios y datos de cuentas por cobrar en tiempo real directamente desde el ERP. Esto ayuda a tomar decisiones más rápidas en materia de pagos, financiación o cobros.

Seguimiento de las cuentas por cobrar

Con el acceso a la API para consultar la antigüedad de las facturas y el estado de los pagos, los equipos pueden automatizar los recordatorios, dar prioridad a las cuentas vencidas de alto riesgo o introducir los datos de las cuentas por cobrar en los paneles de control para mejorar la visibilidad.

Informes de cuentas por pagar

¿Quiere saber qué pagos a proveedores vencen próximamente o qué facturas están pendientes de aprobación? Las API le permiten extraer datos de cuentas por pagar en tiempo real sin tener que ejecutar informes ERP manuales.

Informes de ingresos y ventas

Los equipos financieros pueden automatizar la recopilación de datos de pedidos de venta e ingresos por región, cliente o unidad de negocio, lo que agiliza y mejora la precisión del seguimiento mensual de los ingresos.

Automatización de asientos contables

Para asientos recurrentes y predecibles, como devengos mensuales o asignaciones entre empresas, algunos equipos utilizan API para introducir los asientos contables directamente en el ERP, lo que reduce la introducción manual y los errores.

Métricas de cierre de fin de mes

¿Quiere realizar un seguimiento de su progreso en el cierre de los libros? Las API pueden ayudarle a supervisar la finalización de tareas, el estado de la conciliación o los ajustes pendientes, alimentando paneles de control de progreso que la dirección puede ver de un vistazo.

Conclusión:

No es necesario automatizarlo todo desde el primer día. Elija el flujo de trabajo que le lleve más tiempo (o le cause más dolores de cabeza) y empiece por ahí.

Cómo empezar con la integración de la API de ERP (sin una gran implicación del departamento de TI)

Uno de los mayores retos para los equipos financieros es la sensación de que la integración de la API de ERP es un «proyecto de TI» que llevará una eternidad. La verdad es que no tiene por qué ser así.

Aquí tiene una hoja de ruta sencilla y sin estrés que le ayudará a empezar, incluso si cuenta con un soporte técnico limitado.

1. Defina primero el problema empresarial

Anote, en términos sencillos:

• ¿Cuál es el proceso manual del que quiere deshacerse?
• ¿Qué datos necesita?
• ¿Con qué frecuencia los necesita? (¿Diariamente, semanalmente, en tiempo real?)

Tener objetivos claros en el ámbito empresarial facilita mucho la parte técnica más adelante.

2. Hable con su proveedor o consultor de ERP

Incluso si sus recursos de TI son limitados, póngase en contacto con su proveedor o consultor de ERP para verificar:

• Qué API ofrece su ERP
• Si puede leer y escribir datos
• Si existen conectores o herramientas recomendadas

Esto le ayudará a evitar perder tiempo intentando integrar algo que no está disponible.

3. Elija herramientas sin código o con poco código

Las plataformas creadas para conectarse a los ERP con un mínimo de codificación (a veces denominadas herramientas iPaaS o plataformas de integración) ayudan a salvar la brecha entre las finanzas y la informática.

Muchas de estas herramientas incluyen conectores ERP listos para usar, interfaces de arrastrar y soltar y programación sencilla, además de que la IA puede establecer la conexión por usted.

4. Realice una pequeña prueba piloto

Elija un proceso sencillo. Por ejemplo:

• Automatizar un informe diario de antigüedad de cuentas por cobrar
• Sincronizar los pedidos de venta pendientes
• Actualizar los saldos de caja

Pruébelo durante unas semanas. Esté atento a los problemas. Recopile comentarios. Esto ayuda a generar impulso a nivel interno.

5. Documente y comparta los resultados

Cuando su piloto funcione, comparta los logros: ahorro de tiempo, menos errores, informes más rápidos.

Esto ayuda a justificar la expansión de la automatización y genera confianza entre los directivos y el departamento de TI.

Reflexión final: empiece poco a poco, demuestre el valor y luego amplíe la escala

La integración de la API del ERP no tiene por qué ser abrumadora. Si se centra en un reto empresarial cada vez, utiliza las herramientas adecuadas y aprovecha al máximo los recursos disponibles, los equipos financieros pueden liderar la automatización sin tener que esperar mucho tiempo al soporte informático.

En el mundo financiero actual, las pequeñas victorias rápidas con la automatización suelen ser más valiosas que esperar a un proyecto perfecto a gran escala que nunca se materializa. Vea cómo el equipo de FP&A de Jusbrasil obtuvo un ROI del 220 % en un mes al automatizar los flujos de trabajo financieros.