Wie Onfly Abstimmungen in 20 Minuten abschloss (und echte Transparenz für korrekte Forderungen und Zahlungen gewann)

"Der größte Wert ist die Gewissheit, dass der Prozess automatisiert ist und sich nicht verzögern wird – die Zahl, die ich sehe, ist die reale Zahl." — Marcus Nunes, Leiter Sourcing, Onfly

Kurzfassung

• Unternehmen: Onfly — Technologie für Geschäftsreisen, ~800 Mitarbeiter, LATAM-Expansion
• Team: Sourcing (12 Personen) + Abstimmung (2 Personen)
• Herausforderung: Manuelle Abstimmung führte zu Verzögerungen, geringer Transparenz und mangelnder Zuverlässigkeit bei Forderungen und Zahlungen
• Automatisierung: Automatischer Lieferantenabstimmungsprozess (Start mit Localiza, Phase 2 mit Hotels) in Abstra erstellt
• Ergebnis: Von 1-1,5 Wochen auf ~20 Minuten; <2 % menschliche Ausnahmen; mehr Finanzkontrolle und Effizienz
• Stack: Lieferantenportal → Webhook → Abstra (Workflows + Tables) ↔ BigQuery → Tabellen → Microservice für Rechnungsstellung → E-Mail
• Go-Live: ~1,5 Monate
• Vermiedene FTE: Schätzung von 4 Personen ohne Teamaufstockung

Wer ist Onfly

Onfly ist ein Technologieunternehmen, das sich auf das Management von Geschäftsreisen spezialisiert hat, mit beschleunigtem Wachstum und internationaler Präsenz. Nach der Eröffnung eines neuen Büros in Mexiko und einer Verdoppelung seiner Größe in den letzten Jahren entschied sich Onfly, in die Finanzautomatisierung zu investieren, um seine Expansion ohne Erhöhung der Betriebskosten zu unterstützen.

„Um ohne Automatisierung auf dem neuesten Stand zu bleiben, hätte ich mindestens vier zusätzliche Personen benötigt. Für ein Technologieunternehmen machte es keinen Sinn, sich auf Mitarbeiter für repetitive Prozesse zu verlassen.“ — Marcus Nunes

Die Herausforderung: Transparenz und Effizienz in großem Maßstab

Das Team für die Abstimmung mit Lieferanten (Mietwagenfirmen, Hotels und Fluggesellschaften) stand vor einem zu 100 % manuellen Prozess. Rechnungen wurden heruntergeladen, Tabellen abgeglichen und Daten manuell überprüft — ein Prozess, der zu Verzögerungen, Nacharbeit und mangelnder Transparenz darüber führte, was tatsächlich bezahlt oder abgerechnet werden sollte. Mit einem prognostizierten Umsatzwachstum von +80 % war klar, dass ein Fortbestehen ohne Automatisierung eine proportionale Personalaufstockung erfordern würde, was nicht nachhaltig war.

Die Lösung: Automatische Abstimmung mit Abstra

Onfly besaß bereits einen Roboter, der Rechnungen vom Localiza-Portal herunterlud. Der nächste Schritt war die Nutzung der Abstra-Plattform, um einen vollständigen Fluss der automatischen Abstimmung aufzubauen, der mit der Datenbank (BigQuery) und den internen Abrechnungssystemen verbunden ist.

So funktioniert's:

1. Ein Webhook startet den Prozess, sobald die Rechnungen eintreffen.
2. Abstra gleicht Rechnungsdaten mit BigQuery ab (Buchungen, Zeiträume, Werte, Fahrer).
3. Die Ergebnisse werden in Abstra Tables gespeichert, mit Historie und Nachvollziehbarkeit.
4. Automatische Ausgaben:
   • Tabelle der abgestimmten Posten
   • Tabelle der möglichen Fehler (weniger als 2 %)
   • Tabelle der Extras (wie Reinigungen, Versicherungen und Tanken)
5. Die Extras werden an einen internen Microservice weitergeleitet, der die automatische Abrechnung an den Kunden auslöst.
6. Am Ende sendet Abstra eine E-Mail mit einer Benachrichtigung und einer Zusammenfassung der abgeschlossenen Abstimmung.

„Auch mit wenig eigenem Code wurde es robust: integrierte Datenbank, Historie und einfache Orchestrierung.“ — Marcus Nunes

Implementierung und Support

Die Automatisierung wurde mit direkter Unterstützung des Abstra-Teams aufgebaut. Der erste Prozess – der für Localiza – wurde in etwa 1,5 Monaten entwickelt, von einem Abstra-Partner geleitet und intern für neue Lieferanten repliziert.

„Worte fehlen für den Support, immer verfügbar. Was wir brauchten, wurde erledigt.“ — Marcus Nunes

Die Auswirkungen: Mehr Zeit, Vertrauen und Kontrolle

Der Finanzabstimmungsprozess, der zuvor bis zu 1,5 Wochen dauerte, Überstunden erforderte und das Team überlastete, wird heute mit Abstra in ~20 Minuten abgeschlossen.

Die Automatisierung schuf vollständige Transparenz, eliminierte Nacharbeit und reduzierte das Fehlerrisiko auf nahezu null. Das Team entwickelte sich vom manuellen Ausführenden zum Ausnahmemanager, mit Zeit zum Analysieren und Handeln, anstatt nur abzustimmen.

Indikator	Vorher	Nachher
Abstimmungszeit (Localiza)	1-1,5 Wochen	~20 Minuten
Manuelle Fehler	Häufig	<2%
Benötigte Personen	+4 geschätzt	0 Aufstockung
Transparenz bei Extras und Abrechnungen	Begrenzt	Vollständig
Risiko inkorrekter Zahlungen	Hoch	Niedrig

Mit der automatischen Abstimmung erlangte Onfly echte Kontrolle über Kreditoren und Debitoren, sowie einen agileren und vorhersehbareren Betrieb, um das Wachstum zu unterstützen.

Warum es funktionierte

• Technologiekultur: Onfly nutzte bereits Low-Code-Tools und war mit Automatisierung und Daten vertraut, was die Einführung von Abstra beschleunigte.
• Flexibilität von Abstra: Kombination aus visuellen Workflows, Python-Integration und nativer Datenbank (Tables), um alles zentral zu halten.
• Führung in den Finanzen: Fokus auf Effizienz und Vorhersehbarkeit, Reduzierung der IT-Abhängigkeit und Stärkung des Finanzteams.
• Prozessverständnis: Jede Automatisierung begann mit einer detaillierten Kartierung der Regeln und Integrationen – „Mapping vor dem Coden.“

„Kartieren Sie Ihre Prozesse, der Rest ist möglich.“ — Marcus Nunes

Was kommt als Nächstes

Onfly hat bereits die Phase 2 begonnen und automatisiert die Abstimmungen des Hotelnetzwerks. Die nächsten Schritte umfassen Firmenkreditkarten, Flugtickets und Busreisen, wodurch das Modell auf den gesamten Finanzbetrieb ausgeweitet wird.

Ein neues Modell für skalierbare Finanzen

Der Weg von Onfly zeigt, dass Finanzautomatisierung über die Zeitersparnis hinausgeht: Sie schafft operationale Intelligenz. Mit der über Abstra implementierten automatischen Abstimmung konnte das Team von einer reaktiven Rolle zu einer vorausschauenden und kontrollierenden Rolle übergehen – vom Lieferantenfluss bis hin zu Kreditoren und Debitoren.

Onfly definiert neu, wie Finanzteams arbeiten: mit Autonomie, zuverlässigen Daten und Fokus auf nachhaltige Skalierung.

Marcus Nunes
Leiter Sourcing, Onfly

„Mit Abstra gewinnen wir Gelassenheit, Vertrauen und Zeit, um intelligent zu wachsen.“