Wie NOVVO die Same-Day-Lieferung ermöglichte und die auf der Website angezeigte Vorlaufzeit durch die Automatisierung von Bestellungen und Rechnungen mit Abstra von +3 auf +1 Tag reduzierte

„Manchmal ging eine Bestellung ein und wir konnten sie nicht am selben Tag ausliefern. Das hat beim Kunden für viel Frustration gesorgt.“

Bei NOVVO landete jede aus dem E-Commerce eingehende Bestellung im Bling ERP und musste manuell geprüft, in eine Rechnung umgewandelt und erst dann an das Distributionszentrum freigegeben werden. Dieser Prozess beanspruchte etwa eine Stunde pro Tag der Zeit des Teams und gefährdete schlimmer noch das Versprechen einer schnellen Lieferung, einschließlich Expresskurieren, die auf starre Annahmeschlusszeiten angewiesen sind, um Same-Day-Lieferungen zu ermöglichen.

Auf dem Markt für Nahrungsergänzungsmittel und Wellness, wo der Konsum oft unmittelbar erfolgt, war die Verkürzung der Lieferzeiten kein operatives Detail mehr, sondern eine strategische Priorität.

TL;DR

• Unternehmen: NOVVO (Marke für Nahrungsergänzungsmittel und Wellness, ~12 Mitarbeiter)
• Team: Christian (Customer Success/Operations), Tágamo (Data & Analytics), Felipe (Gründer) (kein dediziertes Engineering-Team)
• Herausforderung: Die manuelle Bearbeitung von Bestellungen und Rechnungen in Bling beanspruchte ~1h/Tag und verhinderte die Konsistenz bei Same-Day-Lieferungen
• Automatisierung: Vollständiger Bestell- und Rechnungsfluss, der in Abstra aufgebaut ist und in Shopify, Bling und E-Mail für Ausnahmenachrichten integriert ist
• Ergebnisse:
  • Reduzierung der zusätzlichen Vorlaufzeit, die auf der Website angezeigt wird, von +3 auf +1 Tag
  • Same-Day-Lieferungen zuverlässig ermöglicht
  • ~1h/Tag operative Zeit gespart
  • Stärkerer Fokus des Teams auf Wachstum: Marktplatzkanal mehr als verdreifacht
• Verwendete Tools: Shopify, Bling ERP, Abstra, WhatsApp Flow (Shopify), PagBrasil (Beispielfluss)

Lernen Sie NOVVO kennen: die Marke, die im Tempo des Konsumenten liefern musste

NOVVO ist eine Marke für Nahrungsergänzungsmittel und Wellness mit einem kuriosen Produkt: einem Pre-Drink zur Vorbeugung von Katern. Das bedeutet, dass der Konsum tendenziell eine gewisse Dringlichkeit hat (niemand plant Wochen im Voraus, mit Freunden zu trinken). Der Kunde entdeckt, kauft und möchte es schnell erhalten.

Mit einem schlanken Betrieb von etwa 12 Mitarbeitern verkauft das Unternehmen sowohl im B2C-Bereich (über den eigenen E-Commerce auf Shopify und Marktplätzen) als auch im B2B-Bereich (Wiederverkauf an Apotheken und Fachgeschäfte). Und gerade weil es in mehreren Kanälen tätig ist, ist die Aufrechterhaltung des Bestellflusses ohne Engpässe zu einer zentralen Herausforderung geworden.

Das für diese Transformation verantwortliche Team war klein, aber vielfältig: Christian aus den Bereichen Customer Success und Operations, Tágamo aus den Bereichen Data & Analytics und Felipe, der Gründer. Ohne ein dediziertes Engineering-Team mussten sie einen Weg finden, kritische Prozesse selbst zu automatisieren.

Der Wendepunkt: als Fristen begannen, das Wachstum zu behindern

In der Routine von NOVVO schien die manuelle Auftragsbearbeitung zunächst überschaubar. Es gab nur wenige Bestellungen pro Tag, und das Team konnte die Überprüfungen, Rechnungsausstellungen und Aktualisierungen in Bling ohne größere Probleme abwickeln.

Als das Verkaufsvolumen jedoch wuchs, begann die Zeit, die in diesem Fluss verbracht wurde (etwa eine Stunde pro Tag), schwer zu wiegen. Mehr noch: Die Verzögerung wirkte sich direkt auf das Kundenerlebnis aus.

Bestellungen, die vor dem Annahmeschluss von Expresskurieren bearbeitet werden mussten, um Same-Day-Lieferungen zu ermöglichen, blieben oft zurück.

„Manchmal ging eine Bestellung ein und wir konnten sie nicht am selben Tag ausliefern. Das hat beim Kunden für viel Frustration gesorgt.“ — Christian Giordano

Darüber hinaus zeigte die Website eine überhöhte Lieferzeit an: Das Unternehmen fügte der von den Spediteuren versprochenen Zeit drei zusätzliche Tage hinzu, nur um sicherzustellen, dass genügend Zeit für die manuelle Bearbeitung aller Vorgänge vorhanden war. Dieses Sicherheits-"Polster" wurde zu einem direkten Hindernis für Konversion und Wachstum.

Vor der Automatisierung: ein manueller Prozess, der Stunden verbrauchte und Risiken schuf

Jede Bestellung, die über den E-Commerce von NOVVO einging, folgte dem gleichen Weg: Sie ging in Shopify ein, wurde in Bling als Kundenauftrag erfasst, und von dort aus musste das Team Schritt für Schritt manuell vorgehen.

Der Ablauf umfasste:

• Überprüfung der Bestellinformationen.
• Markierung des Status als abgeschlossen in Bling.
• Erstellung der Rechnung.
• Überprüfung der Finanzdaten und Auswahl der richtigen Einzahlung oder des richtigen Lagerbestands.
• Senden aller Informationen an das Vertriebszentrum zur Bearbeitung der Sendung.

Dieser scheinbar einfache Prozess verbrauchte durchschnittlich eine Stunde pro Tag der Zeit des Teams. Schlimmer noch: Bei 40 bis 50 Rechnungen, die täglich ausgestellt wurden, konnte jeder menschliche Fehler (ein falscher Klick, ein schlecht ausgefülltes Feld) den gesamten Betrieb zum Erliegen bringen.

Wie sich Tágamo erinnerte, wurde alles manuell erledigt. Und als das Auftragsvolumen nach der Implementierung des Systems sprunghaft anstieg, wurde klar, dass das alte Modell nicht skalierbar war. Wenn es so weiterginge, wären Verzögerungen unvermeidlich und das Versprechen einer schnellen Lieferung nicht aufrechtzuerhalten.

Wie NOVVO Bestellungen und Rechnungen in einen automatisierten Fluss verwandelte

Der Auslöser ist einfach: Eine neue Bestellung geht in Shopify ein. Von dort aus begann alles, was zuvor in Bling auf manuelle Eingriffe wartete, mit Abstra automatisch zu fließen.

Mit der Automatisierung funktioniert der Prozess wie folgt:

• Die Bestellung kommt in Bling bereits als erfasster Verkauf an.
• Abstra führt die Schritte aus, erstellt die Rechnung, validiert die Felder und stellt sicher, dass der richtige Lagerbestand ausgewählt wird.
• Dann wird die Bestellung an das Vertriebszentrum freigegeben und ist versandbereit.

Und wenn etwas vom Standard abweicht (z. B. Rechnungen mit Adresszusätzen, die die Zeichenbegrenzung überschreiten), wird der Fluss nicht unterbrochen. Abstra sendet E-Mail-Benachrichtigungen an das Team, das schnell nur die Ausnahmefälle korrigiert.

Ohne ein dediziertes Engineering-Team verließ sich NOVVO auf die KI von Abstra, um Logiken zu strukturieren, Code zu überprüfen und Szenarien zu testen. In nur zwei Monaten wechselte das Team vom Prototyp zum 100%igen Produktionsmodell und baute intern einen Fluss auf, der zuvor exklusiv für technische Bereiche zu sein schien.

Das Ergebnis: weniger Wartezeit, mehr Fokus auf Wachstum

Die Automatisierung brachte NOVVO unmittelbare und messbare Vorteile:

• Reduzierte Lieferzeit: Die zusätzliche Vorlaufzeit, die auf der Website angezeigt wurde, sank von +3 Tagen auf nur noch +1 Tag, wodurch das Versprechen an das tatsächliche Tempo des Betriebs angepasst wurde.
• Zuverlässige Same-Day-Lieferungen: Bestellungen, bei denen zuvor das Risiko bestand, den Annahmeschluss von Expresskurieren zu verpassen, gehen nun rechtzeitig in den automatischen Fluss ein, um noch am selben Tag abzusenden.
• ~1 Stunde pro Tag gespart: Das Team verbrachte keine Zeit mehr mit sich wiederholenden Aufgaben der Überprüfung und Ausstellung von Rechnungen.
• Beseitigung manueller Fehler: Die Automatisierung beseitigte das Risiko von Tippfehlern oder falschen Klicks, die zuvor Bestellungen zum Stillstand hätten bringen können.

Wichtiger als die Zahlen war der Effekt auf das Team. Durch die automatisierte Bearbeitung hörten Christian und Luca auf, an operativen Aufgaben zu arbeiten, und begannen, sich Wachstumsprojekten zu widmen. Infolgedessen verdreifachte sich der Umsatz des Marktplatzkanals mehr als, was auf den vollen Fokus des Teams zurückzuführen ist.

„Heute haben wir das Ergebnis des Marktplatzes mehr als verdreifacht, weil wir uns zu 100 % darauf konzentrieren können. Ohne Automatisierung wäre das unmöglich.“ — Christian Giordano

Wenn Effizienz Raum für neue Projekte schafft

Nachdem der Hauptfluss von Bestellungen und Rechnungen automatisch ablief, hörte NOVVO dort nicht auf. Das Team begann, die Automatisierung als Hebel zu sehen, um Bereiche zu eröffnen, die zuvor nicht realisierbar waren.

Ein klares Beispiel ist das Programm für kostenlose Muster für potenzielle Kunden, die ihren Warenkorb verlassen. Abstra prüft, wer diese Nutzer sind, erstellt einen Zahlungslink über PagBrasil, sendet automatisch das Angebot und generiert bei Bestätigung die Bestellung und Rechnung für das Vertriebszentrum. Die einzigen Kosten für den Kunden sind die festen Versandkosten von 15 R$.

Diese Initiative reduzierte die CAC (Customer Acquisition Cost) und verwandelte einen Engpass in eine Wachstumschance. Darüber hinaus entstanden neue interne Abläufe, wie z. B. wiederkehrende Produktsendungen an Mitarbeiter in anderen Bundesstaaten, die mit Google Sheets und Bling integriert sind, ebenfalls mit Abstra.

Was zuvor nur eine "Zeitersparnis" im operativen Bereich war, wurde zu einem funktionierenden Modell: Nutzen Sie die Automatisierung, um Freiräume zu schaffen und Geschäftsexperimente zu beschleunigen.

Automatisierung ohne Engineering-Team: wie NOVVO es geschafft hat

Einer der auffälligsten Punkte der Geschichte von NOVVO ist, dass dies alles ohne dedizierte Entwickler geschah. Das Trio (Christian, Tágamo und Felipe) leitete das Projekt direkt aus den Bereichen Operations, Data und Founders.

Am Anfang gab es Unsicherheit. Wie Tágamo sagte, hatte er nur Vorstellungen von Logik und verließ sich stark auf die KI von Abstra, um Abläufe zu strukturieren, Code zu überprüfen und Tests durchzuführen. Diese Kombination aus natürlicher Sprache, Drag-and-Drop-Logik und Python-Unterstützung ermöglichte es dem Team, Ideen in wenigen Wochen in funktionale Prototypen umzuwandeln.

Darüber hinaus trug die enge Unterstützung des Abstra-Teams (Bruno, Sofia und andere) dazu bei, komplexere Verbindungen zu beschleunigen, wie z. B. Integrationen mit Shopify, Bling und PagBrasil. Das Ergebnis war eine kurze Lernkurve und ein Gefühl der Autonomie: Das Finanz- und Operations-Team begann, sich auch als Lösungsentwickler zu sehen.

Das Projekt dauerte etwa zwei Monate, um vom ersten Entwurf zu einem Modell zu gelangen, das in der Produktion läuft. Und heute hören die Abläufe nie auf, sich weiterzuentwickeln: Wann immer das Unternehmen Prozesse ändert, wird Abstra angepasst und aktualisiert, um Schritt zu halten.

Automatisierung als Wachstumsmotor von NOVVO

Rückblickend hat NOVVO nicht nur einen Prozess automatisiert. Es hat die Arbeitsweise verändert. Was mit dem Schmerz begann, Zeit mit manuellen Überprüfungen zu verschwenden, entwickelte sich zu einem Betriebsmodell, bei dem Effizienz und Wachstum Hand in Hand gehen.

Heute liefert das Unternehmen schneller, reduziert Kundenfrustrationen und eröffnet Raum für Initiativen, die sich direkt auf den Umsatz auswirken, wie z. B. das Musterprogramm und die Expansion der Marktplätze. All dies mit einem schlanken Team, ohne auf zusätzliche Einstellungen oder ein Engineering-Team angewiesen zu sein.

Was NOVVO bewiesen hat, ist einfach: Wenn die Geschäftsbereiche selbst die Autonomie haben, Automatisierungen zu erstellen, hört das Unternehmen auf, Brände zu löschen, und beginnt, die Zukunft zu gestalten.

„Wenn Sie ein schlankes Team haben und mehr Zeit benötigen, können Sie sicher sein, dass es einen Prozess gibt, der mit Abstra automatisiert werden kann.“ — Christian Giordano