Wie Mercos 70% der Kreditorenbuchhaltungsarbeit mit Rechnungsverarbeitungsautomatisierung reduzierte (und bewies, dass auch Finanzen bauen können)

"Warte... warum machen wir das immer noch manuell?"

Das war die Frage, mit der Jonattan Fenrich, FP&A-Leiter bei Mercos, immer wieder konfrontiert wurde. Hunderte von Rechnungen, alle auf einmal eintreffend. Jede musste geöffnet, gelesen, klassifiziert und ins ERP eingegeben werden. Von Hand. Jeden Monat.

Für die meisten mittelgroßen Finanzteams bedeutet der Monatsabschluss immer noch lange Stunden, Spreadsheets und Postfächer voller PDFs. Bei Mercos stellte das Team eine einfache Frage: Was wäre, wenn wir nicht jede einzelne Rechnung öffnen müssten? Das führte sie dazu, ihren Prozess zu überdenken und mit Kreditorenbuchhaltungsautomatisierung neu aufzubauen.

Hier ist die Geschichte, wie ein überfordertes Finanzteam zu einer skalierbaren Finanzoperations-Engine wurde.

TL;DR

• Unternehmen: Mercos (B2B Sales Tech, ~150 Mitarbeiter)
• Team: Finanzteam, ~10 Personen
• Schmerz: Manuelle Rechnungsverarbeitung verursachte Überstunden und Verzögerungen
• Automatisierung: End-to-End Kreditorenbuchhaltungsautomatisierung mit Abstra
• Ergebnis: 60% schnellere AP-Verarbeitung, 70% Automatisierungsabdeckung und nahezu null Fehler
• Verwendete Tools: Granatum ERP, Gmail, Google Drive, Python, Slack

Lernen Sie Mercos kennen: Das Team hinter der Veränderung

Mercos ist ein 150-Personen B2B-Software-Unternehmen, das Kunden bei der Rationalisierung von Bestell- und Vertriebsmanagement hilft. Intern ist das Unternehmen genauso auf Effizienz fokussiert. Sie verwenden Granatum für Finanzen und haben in Automatisierung investiert, um zu skalieren, ohne die Belegschaft aufzublähen.

• +8,7k Kunden
• +52k Benutzer
• +250 integrierte ERPs
• $15.3B USD jährlich durch Mercos bewegt

Mit einem schlanken Team und wachsenden Compliance-Anforderungen benötigte Mercos skalierbare Finanzoperationen.

Carlos Marian, CFO, und Jonattan Fenrich, FP&A-Spezialist, führten die Initiative an. Ihr Ziel? Analysten die Tools geben, um manuelle Arbeit zu automatisieren und sich auf das zu konzentrieren, was wirklich wichtig ist: Kontrolle, Cashflow und Insights.

"Wir versuchen nicht zu skalieren, indem wir mehr Leute hinzufügen, wir versuchen zu skalieren, indem wir klüger werden. Das bedeutet Automatisierung im Kern der Finanzen." — Carlos Marian, CFO

Warum jetzt: Der Moment, der den Prozess brach

Jeden Monatsende stapelten sich die Dinge:

• ~400 Rechnungen
• Dutzende manuelle Formulare
• Ein Analyst arbeitet bis spät

Jonattan beschrieb es einfach: "Es war Arbeit mit vielen klar automatisierbaren Aufgaben." Dokumente kamen per E-Mail an. Jedes musste geöffnet, gelesen, umbenannt, in Granatum eingegeben und in Google Drive gespeichert werden.

Die meisten erhaltenen/eingegebenen Dokumente waren Rechnungen (NFs). Es gibt andere Dokumenttypen wie Rechnungen und Steuerführer, aber sie stellen einen kleineren Anteil des Gesamtvolumens dar. Stattdessen beschlossen sie, einen Prototyp für etwas Besseres zu erstellen und zu beweisen, dass Automatisierung die Last bewältigen konnte.

Die Automatisierung: Was wir zusammen aufgebaut haben

Sie begannen mit AP, der größten Quelle manueller Arbeit.

Mercos wollte kein weiteres Tool verwalten. Sie wollten ihr eigenes AP-Automatisierungstool bauen, etwas Flexibles, Schnelles und Finanz-geführtes.

Also verwendeten sie Abstra, um einen Kernfluss für Rechnungsverarbeitung zu erstellen.

So funktioniert es:

Einige Rechnungen (NFs), selbst wenn automatisch gebucht, erfordern manuelle Vervollständigung. Zum Beispiel gelegentliche Ausgaben (wo kein Standard in der Zuordnungstabelle registriert ist) und Kostenaufteilungen (die von spezifischen Kriterien abhängen).

• 📥 Eingabe: Eingehende Rechnungen (PDFs) empfangen über Gmail
• 🤖 Abstra automatisiert:
  • Extrahieren von Anhängen
  • Validieren, ob die Datei eine tatsächliche Rechnung ist
  • Extrahieren von Feldern wie Steuer-ID, Betrag und Ausgabedatum
  • Übertragen von Daten in Granatum ERP
  • Senden von Benachrichtigungen über Slack
• 📤 Ausgabe: Saubere, strukturierte Rechnungsdaten und Dokumente, automatisch mit ERP synchronisiert und bereit für AP-Überprüfung

Das ist es. Dieser End-to-End-Workflow ist ein reales Beispiel für automatisierte Rechnungseingabe in Aktion. Jonattan baute und testete alles selbst, keine Entwickler nötig.

"Das war nicht Plug-and-Play. Es war durchdachtes Design. Und es funktionierte."

Es dauerte knapp unter 2 Monaten, um von der Idee zur Produktion zu gelangen. Das beinhaltete Prototyping, Validierung und Migration des vollständigen Flusses in die Produktion mit Abstra.

KI spielte eine Schlüsselrolle in diesem gesamten Fluss. Abstra verwendet KI-Modelle, um Rechnungsdaten wie Steuer-ID, Wert und Ausgabedatum zu lesen und zu extrahieren, wodurch die Notwendigkeit für Template-OCR oder manuelles Mapping entfällt. Aber mehr als das unterstützt KI auch das Finanzteam während der Entwicklung.

Jonattan verwendete Abstras Hybrid-Builder, der natürliche Sprachanweisungen, Drag-and-Drop-Logik und Python kombiniert, um Code schneller zu schreiben und zu testen, ohne Entwickler zu sein. Das bedeutet schnellere Prototypen, weniger Bugs und eine bessere Feedback-Schleife.

Die Ergebnisse: Messbar, sofort und fortlaufend

Hier ist, was sich nach der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung mit Abstra geändert hat:

Was früher 7 Minuten dauerte, dauert jetzt etwa 3. Und am wichtigsten ist, dass Analysten 70% der eingehenden Rechnungen nicht mehr berühren.

"Wir sparten Stunden pro Woche, aber wichtiger noch, wir brachten unser Team dazu, anders zu denken."

Die Automatisierung gab dem Team ein Gefühl der Entwicklung. Sie erschloss neue Ideen und half dabei, ihre Denkweise auf kontinuierliche Verbesserung zu verlagern.

Metrik	Vorher	Nachher
Durchschnittliche Aufgabenzeit (Rechnung)	7,5 min	~3 min
Manuelle Buchungen/Monat	~400	~100
Slack-Benachrichtigungen	❌	✅
Mensch in der Schleife	Analyst macht Copy-Paste-Arbeit	Analysten überprüfen Ausnahmen, nicht alles

"Es inspirierte neue Ideen zur Verbesserung von Routinen und zur Eliminierung weiterer manueller Schritte. Wir beginnen, automation-first zu denken."

Warum es funktionierte: Finanz-geführt, nicht IT-geführt

Das war kein entwicklungsintensiver Rollout. Jonattan baute und testete die AP-Workflows selbst.

Was wirklich funktionierte, war die Kombination aus Flexibilität (Python) und Anleitung (KI). Mit Abstras KI-gestützter Benutzeroberfläche konnte das Team Code generieren und anpassen, Hilfe in natürlicher Sprache anfordern und schnell iterieren, alles ohne auf Engineering angewiesen zu sein. Es verwandelte Finanzanalysten in Builders.

Diese Fähigkeitsverschiebung war es, die die Fähigkeit des Teams freisetzte, Automatisierungen selbst zu erstellen und zu warten. Und es ist ein großer Grund, warum das funktionierte, nicht nur als Workflow-Verbesserung, sondern als Betriebsmodell-Änderung.

Nur ein Integrationspunkt, Gmail-Konfiguration, erforderte leichte Unterstützung von IT und Google Workspace-Partnern. Alles andere wurde intern erstellt und gewartet.

Außerdem war es nicht nur das Tool. Es war die Denkweise:

• Sie experimentierten früh
• Sie hatten keine Angst, v1 zu versenden
• Sie gaben Analysten die Tools zum Bauen

Abstra gab ihnen die Struktur zum Testen, Anpassen und schnellen Bereitstellen.

"Selbst mit wenig Python-Programmierkenntnissen kann ich das dank meines Hintergrunds und Abstras Unterstützung leiten. Das ist ein Gamechanger."

Was als nächstes für Mercos kommt

Jetzt, da AP automatisiert ist, hören sie nicht auf. Mercos experimentiert bereits mit:

• Automatisierten Rechnungszahlungsworkflows
• Automatischer Rechnungsorganisation in Google Drive
• Automatisierung von Partner-Provisionsberechnungen und -zahlungen
• Automatisierung von Budget-Umverteilungsgenehmigungen
• Automatisierte Finanzberichtsgenerierung

Außerdem trainieren sie auch andere Teammitglieder, ihre eigenen Automatisierungen zu erstellen. Dies wird zur Standardarbeitsweise.

Ein intelligenteres Modell für die Skalierung von Finanzen

Das Finanzteam bei Mercos versucht nicht, eine Roboterarmee aufzubauen. Sie bauen etwas Mächtigeres auf: ein Team, das seine Automatisierung besitzt.

Sie haben bewiesen, dass Rechnungsautomatisierungssoftware mehr tun kann als Zeit zu sparen, sie kann ändern, wie ein Team arbeitet. Und mit Abstra haben sie es ohne zusätzliche Mitarbeiter, IT-Abhängigkeiten oder Kompromisse geschafft.

"Wir verwandeln das Finanzteam in ein Produktteam. Eines, das Ops baut, testet und skaliert, ohne von jemandem abhängig zu sein."

Carlos hat eine klare Vision. ERP ist das System of Record. Aber Intelligenz, das sollte im Finanzteam leben. Sein Plan ist es, alle manuellen Dateneingaben in AP bis Ende des Jahres zu eliminieren und dann die Automatisierung über den gesamten Finanzstack zu erweitern.