Optimieren Sie Ihre Zahlungsprozesse im Finanzbereich: Eine schrittweise Anleitung für 2025

Die meisten Finanzteams wissen, dass ihre Zahlungsprozesse zu manuell sind, aber eine Modernisierung scheint oft ohne Unterstützung durch die Technik unmöglich.

Dieser Leitfaden zeigt, wie Finanzteams Genehmigungen vereinfachen, Fehler reduzieren und Abläufe mithilfe von Low-Code-Tools automatisieren, die sie selbst besitzen und verwalten können.

Warum Zahlungsprozesse immer noch fehlerhaft sind (selbst im Jahr 2025)

Wenn Sie immer noch Genehmigungen per E-Mail einholen, Bankdaten von Lieferanten in Tabellenkalkulationen überprüfen oder sich fragen, wo sich eine Rechnung in der Genehmigungskette befindet, sind Sie nicht allein. Trotz der Verbreitung von Finanztools und digitalen Lösungen wird der Grossteil der Zahlungsprozesse in mittelständischen Unternehmen durch ein Flickwerk aus manuellen Schritten, Notlösungen und Altsystemen aufrechterhalten, die nie für die Skalierung ausgelegt waren.

Und hier ist die unbequeme Wahrheit: Die meisten Finanzteams wissen bereits, dass diese Prozesse fehlerhaft sind. Das Problem ist nicht mangelndes Bewusstsein, sondern Trägheit.

Jahrelang war die Standardantwort auf Prozessprobleme "Sprich mit der IT" oder "Warte bis zum nächsten Quartal". Aber heute wird von Finanzteams erwartet, dass sie schneller arbeiten, mit weniger mehr erreichen und gleichzeitig Genauigkeit, Compliance und Sicherheit gewährleisten. Die alten Methoden – PDFs weiterleiten, Genehmigungen in Slack verwalten, Lieferantenstammdaten manuell synchronisieren – halten einfach nicht mit der Komplexität und Geschwindigkeit Schritt, die im Jahr 2025 erforderlich sind.

Die Illusion des "Es funktioniert doch gut"

Vielleicht hören Sie das intern:

"Klar, es ist etwas manuell, aber es funktioniert."

"Wir wissen, wo alles ist, wir haben ein gutes Tabellenkalkulationssystem."

"Es sind nur ein paar Rechnungen pro Woche."

Aber die Reibung verbirgt sich in den Lücken:

• Ein Skonto für vorzeitige Zahlung ging verloren, weil jemand im Urlaub war.
• Ein Lieferant wurde zweimal bezahlt, weil es einen Fehler bei der Abstimmung gab.
• Ein Controller, der bis spät in die Nacht arbeitet, um Kontenpläne manuell zu überprüfen.

Das sind nicht nur Unannehmlichkeiten. Das sind Symptome von Anfälligkeit. Und wenn Unternehmen wachsen (oder unerwartete Ereignisse wie Audits, Liquiditätsengpässe oder Betrug auftreten), summieren sich diese kleinen Probleme zu grossen Risiken.

Warum hat sich nichts geändert?

Ironischerweise liegt es nicht an fehlenden Lösungen. Es gibt leistungsstarke Plattformen für die Zahlungsautomatisierung, aber die meisten erfordern eine technische Implementierung, lange Einführungszyklen oder ein Mass an Budget und IT-Unterstützung, das in den meisten Finanzbereichen einfach nicht vorhanden ist.

Was passiert also? Die Teams improvisieren, flicken und bauen weiterhin fragile Abläufe mit Tools, die nie für diese Aufgabe gedacht waren, weil die Alternative zu aufwendig, zu komplex oder zu abhängig von anderen Abteilungen erscheint.

Die versteckten Kosten manueller Zahlungen

Manuelle Zahlungsprozesse verschwenden nicht nur Zeit, sie untergraben stillschweigend die finanzielle Gesundheit. An der Oberfläche sind es nur ein paar Klicks oder E-Mails mehr. Aber darunter summieren sich die Kosten:

1. Verspätete Zahlungen = Verpasste Chancen

Verspätungen können den Verlust von Skonti für vorzeitige Zahlungen, angespannte Beziehungen zu Lieferanten oder schlimmeres bedeuten: die Unterbrechung von Dienstleistungen. Wenn Genehmigungen in Posteingängen und Tabellenkalkulationen stattfinden, sind Verzögerungen unvermeidlich.

2. Fehlerrisiko = Finanzielle Risiken

Manuelle Eingabe und Abstimmung öffnen die Tür für doppelte Zahlungen, falsche Beträge oder Zahlungen auf falsche Konten. Das sind nicht nur Fehler, sondern auch Auditsignale und potenzielle Betrugsvektoren.

3. Burnout im Team = Talentverlust

Hochqualifizierte Finanzexperten verbringen Stunden damit, Daten aus Rechnungen zu kopieren und einzufügen, Unterschriften zu verfolgen oder Bankdaten zu überprüfen, anstatt Ausgaben zu analysieren oder Prognosen zu verbessern. Das untergräbt die Moral und die strategische Leistung.

4. Keine Transparenz = Keine Kontrolle

Wenn die Zahlungsströme verstreut sind, verlieren Finanzverantwortliche den Echtzeitüberblick über Verpflichtungen, Geldabflüsse und Engpässe. Dies erschwert das Management des Betriebskapitals, insbesondere in volatilen Märkten.

5. Compliance-Lücken = Risikoexposition

Manuelle Systeme verfügen oft nicht über Prüfpfade, rollenbasierte Zugriffe oder eine konsistente Dokumentation, wodurch Unternehmen bei Audits oder Compliance-Prüfungen anfällig sind.

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Die tatsächlichen Kosten liegen nicht in den verschwendeten Minuten, sondern in den Risiken, die sich ansammeln, und im verschwendeten Potenzial. Manuelle Zahlungen beeinträchtigen stillschweigend Ihre Geschwindigkeit, Genauigkeit und Agilität. Und je länger sie unbeachtet bleiben, desto mehr schränken sie Ihre Fähigkeit ein, Finanzen proaktiv zu führen.

Wie ein wirklich optimierter Zahlungsprozess aussieht

Es ist leicht, mit Begriffen wie "vereinfacht" oder "automatisiert" um sich zu werfen, aber was bedeutet das wirklich für ein Finanzteam in der realen Welt? Eines mit sich ändernden Prioritäten, einem schlanken Team und ohne technische Unterstützung?

Definieren wir es klar: Bei einem optimierten Zahlungsprozess geht es nicht um ausgeklügelte Tools. Es geht um Kontrolle, Transparenz und Geschwindigkeit - ohne Komplexität einzuführen oder von anderen Abteilungen abhängig zu sein.

So sieht das in der Praxis aus:

1. Rechnungen werden automatisch erfasst

Die Rechnungen werden aus der E-Mail erfasst oder über ein einfaches Formular eingereicht. Keine manuelle Eingabe. Keine Sortierung im Posteingang.

2. Klare und dynamische Genehmigungswege

Regelbasiertes Routing stellt sicher, dass die richtigen Personen zur richtigen Zeit genehmigen. Keine Verfolgung von Unterschriften mehr.

3. Saubere und vorvalidierte Zahlungsdaten

Lieferantendaten, Kontenplancodes (GL) und Beträge werden automatisch überprüft. Fehler werden vor der Zahlung gemeldet.

4. Echtzeit-Transparenz im gesamten Fluss

Sie wissen jederzeit, was genehmigt, was aussteht und was bezahlt wurde. Kein Rätselraten mehr.

5. Vom ersten Tag an auditbereit

Jede Aktion wird protokolliert. Jede Genehmigung ist nachvollziehbar. Nichts geht in der E-Mail verloren.

Das Ergebnis? Schnellere Zyklen. Weniger Fehler. Strengere Kassenkontrolle. Und ein Finanzteam, das endlich vom Reagieren zum Proagieren übergehen kann.

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Das ist die Marschrichtung: ein Zahlungsprozess, der nicht nur funktional ist, sondern ein strategisches Asset - das den Finanzteams das Vertrauen, die Geschwindigkeit und die Klarheit gibt, die sie für eine erfolgreiche Führung benötigen.

Moderne Tools für Finanzen (nicht für Entwickler)

Das grösste Missverständnis über Automatisierung im Finanzwesen?

Dass es sich um eine Technologieinitiative handelt.

Jahrelang kam im Moment, in dem man "Workflow-Automatisierung" sagte, eine vorhersehbare Antwort:

"Wir müssen die IT einbeziehen."

"Haben wir ein Budget für einen Implementierungspartner?"

"Wir warten, bis wir die Migration zum neuen ERP abgeschlossen haben."

Und so kommt das Gespräch ins Stocken.

Aber etwas Grundlegendes hat sich geändert. Moderne Automatisierungsplattformen sind nicht für Entwickler gemacht, sondern für die Personen, die den Prozess verantworten: Finanzexperten.

Diese Tools sind nicht nur einfacher zu bedienen, sie stellen auch einen Mentalitätswandel dar: Automatisierung als Self-Service.

Minimaler Code. Maximale Kontrolle.

Moderne Plattformen wie Abstra geben Finanzteams die Möglichkeit, ihre eigenen Zahlungsabläufe zu entwerfen, zu starten und zu verbessern, ohne auf Ingenieure, Integrationen oder monatelange Implementierung angewiesen zu sein.

Sie müssen nicht "technisch" sein. Sie müssen nur Ihren eigenen Prozess verstehen, und offen gesagt, niemand versteht ihn besser als Sie.

Ob für:

• Automatisieren von Lieferantengenehmigungen auf der Grundlage von Wertbereichen
• Sicherstellen, dass Zahlungsschritte erst ausgelöst werden, nachdem die Buchungskontierung (GL) abgeschlossen ist
• Benachrichtigen von Stakeholdern auf der Grundlage des Zahlungsstatus
• Automatisches Abrufen von Zahlungsdaten für Berichte

Dies sind Abläufe, die Sie jetzt von Anfang bis Ende besitzen können. Direkt.

Von der Finanzabteilung geführt bedeutet intelligent für das Finanzwesen

Das Beste an diesen modernen Tools ist nicht nur die Benutzeroberfläche, sondern die eingebauten Prämissen. Tools, die für das Finanzwesen entwickelt wurden, sind so konzipiert, dass sie Randfälle wie Teilgenehmigungen, Ausnahme-Routing, Prüfpfade und Validierungen auf Feldebene bewältigen.

Das bedeutet, dass sie Sie nicht nur "Dinge bauen lassen". Sie leiten Sie an, die richtigen Dinge sicher zu bauen und auf eine Weise, die mit der tatsächlichen Funktionsweise des Finanzwesens übereinstimmt.

Dies ist ein grosser Fortschritt gegenüber Standard-Systemen und Excel-Tabellen. Sie sind nicht gezwungen, generische Tools anzupassen und zu hoffen, dass sie passen. Sie agieren in einer zweckorientierten Umgebung, die Ihre Sprache spricht: Werte, Genehmigungen, Lieferanten, Fristen, Compliance.

Von der Abhängigkeit zur Autonomie

Wenn die Automatisierung zu einer Funktion wird, die in den Verantwortungsbereich des Finanzbereichs fällt, geschieht etwas Mächtiges:

Sie hören auf zu warten. Sie fangen an zu entwerfen. Sie hören auf zu skalieren. Sie fangen an zu verfeinern.

Sie werden zu einem Team, das nicht nur die Lichter am Brennen hält, sondern aktiv mitgestaltet, wie das Geschäft funktioniert.

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Schritt für Schritt: So vereinfachen Sie Ihre Zahlungen ohne IT-Hilfe

Sie benötigen keine vollständige Umstrukturierung, um Ihren Zahlungsprozess zu reparieren. Sie benötigen einen intelligenten und klar abgegrenzten Ansatz: etwas, das auf Zugkraft ausgelegt ist, nicht auf Perfektion. Das Ziel hier ist nicht, alles am ersten Tag zu automatisieren. Es geht darum, die richtigen Dinge schnell zu automatisieren.

Hier ist ein bewährter Ansatz, der sich bei modernen Finanzteams bewährt hat, auch bei solchen ohne technischen Support.

Schritt 1: Erfassen Sie den tatsächlichen Ablauf (nicht den idealen)

Beginnen Sie damit, aufzuschreiben, wie eine einzelne Zahlung durch Ihr System fliesst, und zwar jetzt, nicht so, wie es "sein sollte". Seien Sie schonungslos ehrlich.

• Wo landet die Rechnung zuerst?
• Wer berührt sie in welcher Reihenfolge?
• Wie werden Genehmigungen angefordert und wie oft stocken sie?
• Wo bleiben Entscheidungen ohne Aufzeichnung oder unklar?
• Wie wird die Zahlung tatsächlich ausgelöst?

Sie dokumentieren nicht für die Nachwelt, Sie diagnostizieren die Reibung.

Schritt 2: Identifizieren Sie Engpässe und sich wiederholende Aufgaben

In fast jedem Team tauchen die gleichen Probleme auf:

• Verzögerungen durch manuelle Genehmigungen
• Fehler beim Kopieren und Einfügen von Rechnungsdaten
• Unklare Verantwortlichkeit für das "Mapping" und die endgültige Annahme der Zahlung
• Inkonsistente Buchungskontierung (GL)
• Lieferanten, die anrufen, um "den Zahlungsstatus zu erfahren"

Markieren Sie die Momente, in denen:

• Leute warten
• Informationen neu eingegeben werden
• E-Mails oder Nachrichten im Slack gesendet werden, nur um die Dinge voranzutreiben

Dies sind perfekte Kandidaten für die Automatisierung.

Schritt 3: Entwerfen Sie einen einfachen Ablauf in einem Automatisierungstool

Mit einem Automatisierungstool wie Abstra können Sie Ihren Ablauf neu erstellen, diesmal strukturiert und automatisiert.

Ihr Zahlungsprozess kann mindestens Folgendes umfassen:

• Formular für die Rechnungseingabe oder -integration (zieht PDFs oder strukturierte Daten ab)
• Validierungsprüfungen (sind die Pflichtfelder ausgefüllt? Stimmen die Lieferanteninformationen?)
• Automatisierte Routing-Logik (z. B. Beträge unter 5.000 € gehen an Manager A; über 5.000 € an den CFO)
• Eskalationsregeln (wenn innerhalb von 48 Stunden keine Genehmigung erfolgt, den nächsten Genehmiger benachrichtigen oder eine Erinnerung senden)
• Genehmigungs-Tracking (Echtzeit-Status mit Datums-/Zeitstempel und Historie)
• Endgültige Übergabe an das Zahlungssystem (Zahlung auslösen oder Kreditorenbuchhaltung zur Ausführung benachrichtigen)

Sie bauen nicht von Grund auf neu, sondern setzen aus bekannten Komponenten zusammen.

Schritt 4: Testen Sie intern, bevor Sie in Produktion gehen

Wählen Sie eine Handvoll zukünftiger Rechnungen aus und durchlaufen Sie den neuen Ablauf. Beachten Sie:

• Verwirrung in der Benutzeroberfläche
• Fehler in der Routing-Logik für Genehmigungen
• Fehlende Daten
• Feedback des Teams zur Benutzerfreundlichkeit

Streben Sie nicht nach Perfektion. Streben Sie nach Zuverlässigkeit und Benutzerfreundlichkeit. Nehmen Sie schnelle Iterationen vor; das ist das Schöne daran, das Tool zu besitzen.

Schritt 5: Starten, überwachen und kontinuierlich verbessern

Sobald es läuft, machen Sie es sich zur Gewohnheit:

• Überprüfen Sie wöchentlich die Verzögerungszeiten bei Genehmigungen
• Verfolgen Sie die Ausnahmen (und warum sie auftreten)
• Fragen Sie das Team: "Was fühlt sich noch manuell an?"

Da es unter Ihrer Kontrolle ist, müssen Sie kein Ticket eröffnen, um einen Schritt zu korrigieren oder eine Regel anzupassen. Sie können es in wenigen Minuten anpassen.

Fazit:

Es geht nicht darum, Finanzteams in Entwickler zu verwandeln, sondern darum, ihnen die Möglichkeit zu geben, den Wandel ohne Zwischenhändler voranzutreiben. Die Schritte sind einfach, aber die Auswirkungen sind tiefgreifend: schnellere Zahlungen, weniger Fehler und ein selbstbewussteres Team.

Sie kennen bereits Ihren Prozess. Jetzt können Sie ihn von Anfang bis Ende besitzen.

Optimieren Sie Ihre Zahlungsprozesse: ein Beispiel aus der Praxis

Es ist eine Sache, über Frameworks und Best Practices zu lesen. Es ist eine andere Sache, ein Finanzteam wie Ihres die Kontrolle über den Prozess übernehmen und ihn in Tagen, nicht in Monaten, transformieren zu sehen.

Lernen Sie Mercos kennen, ein wachsendes B2B-Softwareunternehmen, das in einem manuellen Prozess der Kreditorenbuchhaltung (AP) unterzugehen drohte. Das Finanzteam (ca. 10 Personen) verarbeitete ca. 400 Rechnungen pro Monat, die meisten davon manuell. Jede Rechnung erforderte, dass jemand:

• Die E-Mail öffnet und das PDF herunterlädt
• Die Informationen manuell liest und interpretiert
• Die Dateien umbenennt und in das ERP-System eingibt
• Alles im richtigen Ordner ablegt

Selbst mit Erfahrung und guter Organisation sah sich das Team ständig mit Verzögerungen, langen Nächten und einem erdrückenden Rückstand konfrontiert. Zeit pro Rechnung? Etwa 7 Minuten.

Der Wendepunkt: Eigenverantwortung durch Automatisierung

Anstatt IT-Hilfe anzufordern oder nach teuren Plattformen zu suchen, nutzte das Finanzteam Abstra, um seinen eigenen AP-Automatisierungsablauf zu erstellen (intern, ohne technische Unterstützung).

Das haben sie automatisiert:

• Extrahieren von Rechnungs-PDFs direkt aus dem Posteingang des Finanzbereichs
• Verwenden von KI zum Lesen und Validieren von Rechnungsdetails (CNPJ, Beträge, Fälligkeitsdaten)
• Automatisches Einfügen der Daten in das ERP-System
• Benachrichtigung der Verantwortlichen im Slack, wenn eine Rechnung Aufmerksamkeit benötigte
• Trennen von Ausnahmen zur manuellen Überprüfung

Es war kein Nebenexperiment. Es wurde zum neuen Normal für den Zahlungsprozess, 100 % in der Verantwortung des Finanzbereichs.

Die Ergebnisse:

• 70 % aller Rechnungen vollständig automatisiert
• 60 % schnellere Verarbeitung
• Zeit pro Rechnung sank von 7 Minuten auf weniger als 3 Minuten
• Manuelle Fehler und Nacharbeiten? Nahezu eliminiert

Aber die wichtigste Veränderung war nicht technischer, sondern kultureller Natur.

"Wenn wir heute auf eine neue finanzielle Aufgabe stossen, ist unser erster Gedanke: Wie können wir das automatisieren?"

Leiter der Finanzabteilung, Mercos

Sie gingen vom Überleben in einem starren System zur Führung eines intelligenteren Systems über, und zwar zu ihren eigenen Bedingungen.

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Fazit: Sie müssen kein grosses Unternehmen sein oder ein engagiertes Technologie-Team haben, um Ihre Zahlungen zu optimieren. Sie benötigen ein Team, das den Schmerz versteht, und die richtigen Werkzeuge, um zu handeln.

Mercos hat nicht gewartet. Sie haben gebaut. Und heute ist das Finanzteam schneller, schärfer und konzentrierter auf das, was wirklich zählt.

Der erste Schritt für diese Woche

Sie benötigen keinen Transformationsfahrplan oder ein genehmigtes Budget, um mit der Optimierung Ihres Zahlungsprozesses zu beginnen.

Sie müssen nur anfangen.

Und der beste erste Schritt? Wählen Sie einen Ablauf aus: einen schmerzhaften und sich wiederholenden Prozess, mit dem Ihr Team jede Woche konfrontiert ist, und bilden Sie ihn schonungslos ehrlich ab.

Das kann sein:

• Genehmigen von Lieferantenrechnungen über einem bestimmten Betrag
• Weiterleiten von Zahlungsanforderungen an Manager
• Synchronisieren von Rechnungsdaten in Ihrem ERP-System
• Verfolgen unvollständiger Einsendungen

Stellen Sie dann eine einfache Frage:

Wie wäre es, wenn das von selbst laufen würde?

Wählen Sie von dort aus ein No-Code-Tool wie Abstra aus und versuchen Sie, die erste Version selbst zu erstellen. Streben Sie nicht nach Perfektion. Streben Sie nach einem Sieg. Sie müssen nicht alles automatisieren. Sie müssen nur zeigen, dass Sie etwas automatisieren können. Intern. Ohne IT.

Dieser erste Sieg schafft Vertrauen. Und das Vertrauen breitet sich aus.

Die Realität ist folgende:

Das grösste Risiko ist nicht, es zu versuchen und zu scheitern, sondern in einem fragilen System gefangen zu bleiben, weil die Veränderung zu weit entfernt schien.

Aber die Werkzeuge sind bereits vorhanden. Der Weg ist klar.

Und Finanzteams wie Ihres tun es bereits.

Sie sind näher dran, als Sie denken.