Order-to-Cash-Prozessautomatisierung: So optimieren Sie Ihre Finanz-Workflows

Moderne Finanzteams können es sich nicht leisten, einen langsamen und manuellen Order-to-Cash-Prozess zu haben. Von Verzögerungen bei Inkasso bis hin zu versäumten Nachfassaktionen wirkt sich jede Ineffizienz auf den Cashflow und die Entscheidungsfindung aus.

Die gute Nachricht ist, dass es jetzt möglich ist, wichtige Schritte mit Low-Code-Lösungen zu automatisieren: schnell, sicher und ohne auf die IT angewiesen zu sein.

Was ist der Order-to-Cash-Prozess (O2C)?

Der Order-to-Cash-Prozess (O2C) umfasst alles, von der Bestellung eines Kunden bis zum Empfang, der Abstimmung und der Meldung der Zahlung. Jeder Schritt bezieht mehrere Abteilungen (Vertrieb, Fakturierung, Inkasso, Finanzen) ein und verbindet verschiedene Systeme und Übergaben auf dem Weg.

In den meisten Finanzteams umfasst O2C:

• Auftragsvalidierung
• Rechnungserstellung, die das Sammeln von Details aus verschiedenen Quellen beinhalten kann
• Senden von Dokumenten wie XML, Rechnungen oder Zahlungsanweisungen an den Kunden
• Zahlungsnachverfolgung, oft per E-Mail oder Telefon
• Bankkontoüberprüfung, um den Zahlungseingang zu bestätigen
• Abgleich der Zahlung in Ihrem ERP oder internen System
• Berichterstattung für interne Bedürfnisse oder Compliance-Gründe

Was O2C komplex macht, ist, dass jeder Schritt vom vorherigen abhängt. Wenn jemand eine Rechnung zu spät ausstellt, verzögert sich Ihre Zahlung. Veraltete oder falsche Kundendaten können zu Streitigkeiten führen. Manuelle Nachfassaktionen können dazu führen, dass überfällige Konten unter den Tisch fallen.

Der Order-to-Cash-Prozess (O2C) spielt eine entscheidende Rolle für die Unternehmensleistung in verschiedenen Schlüsselbereichen:

• Cashflow: Langsame Inkasso oder Rechnungsstellung bedeuten, dass Sie länger auf den Geldeingang warten müssen
• Kundenbeziehungen: Kommunikations- oder Dokumentationsfehler können Spannungen erzeugen
• Teamproduktivität: Wiederholte manuelle Schritte verbrauchen Zeit, die für wertvollere Arbeit aufgewendet werden könnte
• Prognose: Mangelnde Transparenz erschwert die Umsatzprognose

Warum O2C in den meisten Unternehmen so problematisch ist

Auf den ersten Blick erscheint der O2C-Zyklus einfach. Aber hinter den Kulissen wird er oft mit manuellen Lösungen, verstreuten Tabellenkalkulationen und kurzfristiger Koordination zusammengeflickt, was Zeit und Ressourcen verbraucht.

Hier sind einige der Hauptschwachstellen:

• Manuelle Rechnungserstellung bedeutet das manuelle Extrahieren von Daten aus CRMs oder Verträgen, was die Rechnungsstellung verlangsamt und die Wahrscheinlichkeit von Fehlern erhöht, insbesondere wenn das Volumen wächst.
• Keine Transparenz über den Zahlungsstatus führt dazu, dass Finanzteams ständig Bankunterlagen überprüfen oder darauf warten, dass Kunden bestätigen, dass sie bezahlt haben.
• Reaktive Nachverfolgungen führen zu inkonsistenten oder verzögerten Inkassos, ohne dass es eine einfache Möglichkeit gibt, überfällige Rechnungen an einem Ort zu verfolgen.
• Nicht verbundene Systeme (ERPs, CRMs und Banken kommunizieren selten nahtlos) zwingen die Mitarbeiter, zwischen Plattformen zu kopieren und einzufügen, nur um den Prozess in Gang zu halten.
• Häufige menschliche Fehler: Eine falsch eingegebene Steuer-ID, eine fehlende Rechnung oder ein kleiner Dateneingabefehler können Zahlungen verzögern und mehr Arbeit verursachen.

Das Ergebnis? Langsamerer Cashflow, frustrierte Kunden und Teams, die in sich wiederholenden Aufgaben versinken, anstatt sich auf strategischere Arbeit zu konzentrieren.

Da diese Probleme zur Routine werden, neigen die Menschen dazu, sie zu akzeptieren. Aber sobald man sich den Prozess wirklich ansieht, wird deutlich, wie viel besser die Dinge mit Automatisierung funktionieren könnten: Sie geht über technische Upgrades hinaus und treibt die finanzielle Leistung wirklich voran.

Was im O2C-Prozess automatisiert werden kann

Sie müssen nicht alles auf einmal automatisieren, um Ergebnisse zu sehen. Einige der größten Erfolge erzielen Sie, wenn Sie auf kleine, sich wiederholende Aufgaben abzielen, die Sie verlangsamen und zu Fehlern führen.

Hier sind fünf Bereiche in O2C, in denen Automatisierung einen echten Unterschied macht:

1. Rechnungserstellung und -zustellung

• Erstellen Sie automatisch Rechnungen, sobald eine Bestellung genehmigt wurde
• Extrahieren Sie Kunden- und Vertragsdetails direkt aus Ihrem ERP oder CRM
• Senden Sie Rechnungen und Anhänge (wie XML oder Zahlungsbelege) sofort an Kunden

All dies reduziert Verzögerungen und manuelle Fehler.

2. Zahlungsverfolgung und -bestätigung

• Überwachen Sie empfangene PIX-, Zahlungsbelege oder Bankeinzahlungen
• Gleichen Sie Zahlungen schnell mit den entsprechenden Rechnungen ab
• Senden Sie Bestätigungen und aktualisieren Sie Ihre internen Aufzeichnungen automatisch

Das bedeutet, dass Sie nicht mehr manuell Zahlungen abgleichen oder fehlenden Informationen hinterherjagen müssen.

3. Nachverfolgungen überfälliger Rechnungen

• Identifizieren Sie unbezahlte Rechnungen, sobald sie überfällig sind
• Planen Sie Erinnerungen per E-Mail oder WhatsApp
• Kennzeichnen Sie überfällige Fälle bei Bedarf zur internen Überprüfung

Erinnerungen werden pünktlich und jedes Mal gesendet, sodass Sie sich nicht auf das Gedächtnis von jemandem verlassen müssen.

4. Datensynchronisierung zwischen Systemen

• Aktualisieren Sie Ihr ERP oder CRM, sobald Zahlungen bestätigt wurden
• Markieren Sie Geschäfte als fakturiert
• Senden Sie Aktualisierungen an Dashboards oder Berichte ohne manuelle Arbeit

Auf diese Weise bleiben alle Ihre Systeme synchronisiert und Sie vermeiden mühsames Kopieren und Einfügen.

5. Automatisierte Berichterstattung und Compliance

• Erstellen Sie automatisch tägliche Berichte über den Cash-Zufluss
• Gruppieren Sie Forderungen nach Kunde oder danach, wie lange sie offen sind
• Exportieren Sie SPED- oder NFe-Daten im erforderlichen Format

Dies befreit Ihr Team, weniger Zeit mit Formatierung und mehr Zeit mit Analyse zu verbringen.

Wie Finanzteams O2C mit Low-Code automatisieren können

Viele Finanzteams zögern, zu automatisieren, weil es wie schwere IT-Arbeit oder etwas erscheint, mit dem nur technische Experten umgehen können. Dies mag in der Vergangenheit der Fall gewesen sein, da Lösungen benutzerdefinierten Code, Berater oder komplexe Integrationen erforderten.

Die Dinge sind jetzt anders. Heutzutage gibt es Tools, mit denen Finanzexperten Automatisierungen mit Low-Code erstellen und verwalten können, oft mit visuellen Editoren, vordefinierten Komponenten und nur einem Hauch von Scripting für benutzerdefinierte Anpassungen.

Anstatt alles an die IT abzugeben, können Finanzteams Verbesserungen selbst vorantreiben, schneller und mit weniger Hindernissen.

1. Sie können verwenden, was bereits gebaut wurde

Mit modernen Automatisierungstools können Sie Workflows mithilfe einfacher Blöcke und Regeln erstellen. Es ist nicht erforderlich, vollständige Anwendungen von Grund auf neu zu entwickeln. Sie können Dinge wie das Senden von Rechnungen, das Warten auf Zahlungen und ERP-Updates mithilfe unkomplizierter Konfigurationen automatisieren.

Jedes einfache Skripting (wie das Neuformatieren einer Datei oder das Parsen einer Bankrückgabe) wird separat aufbewahrt und wiederverwendet. Sie bauen kein neues System, sondern gestalten nur einzelne Workflows.

2. Weniger Abhängigkeit von der IT

IT-Teams sind oft überlastet, und das wochenlange Warten auf eine kleine Änderung oder einen kleinen Bericht kann die Finanzen verlangsamen. Low-Code- und No-Code-Tools geben den Finanzen mehr Unabhängigkeit. Die IT kann weiterhin für Dinge wie Sicherheit eingreifen, aber die Finanzen werden nicht für jede Optimierung oder Verbesserung in der Warteschlange stehen.

Dies macht die Finanzen agiler und in der Lage, neue Ideen schnell zu testen und umzusetzen.

3. Behalten Sie Ihre aktuellen Systeme

Sie müssen Ihr ERP oder CRM nicht ersetzen, damit Automatisierungen funktionieren. Viele Low-Code-Lösungen helfen, die Lücken zwischen dem zu schließen, was Sie bereits verwenden. Sie können Daten verschieben, Logik hinzufügen oder Transformationen vornehmen – alles ohne größere Infrastrukturänderungen.

Dies ist besonders nützlich, wenn Sie mit älteren Systemen arbeiten, die schwer oder teuer zu ändern sind.

4. Klein anfangen, skalieren, wenn Sie Ergebnisse sehen

Es ist keine massive Überholung erforderlich. Beginnen Sie mit etwas Überschaubarem, wie der Automatisierung eines Rechnungsprozesses oder der Zahlungsnachverfolgung. Wenn Sie Erfolge sehen, können Sie weitere Funktionen, Schritte oder Integrationen hinzufügen.

Dies hält die Dinge risikoarm und ermöglicht es Ihrem Team, im Laufe der Zeit Vertrauen und Dynamik aufzubauen.

Low-Code-Automatisierung befähigt Finanzexperten und bietet ihnen die Tools, die sie zum Entwerfen und Verfeinern ihrer eigenen Workflows benötigen. Sie verbessert die Genauigkeit, Geschwindigkeit und Transparenz und bietet einen flexiblen Ansatz, der echte operative Vorteile bietet.

Ein reales Beispiel: Optimierung von O2C mit Low-Code bei Dabble

Dabble, ein brasilianisches E-Commerce-Studio, das sich auf synthetische Produktfotografie spezialisiert hat, sah sich mit Engpässen bei seinem Onboarding konfrontiert (und indirekt bei seinem Order-to-Cash-Prozess). Das Team war auf zu viele E-Mails, Formulare und Datenkopien nach Airtable angewiesen und bearbeitete jede Bestellung einzeln.

Sie hatten ein paar Optionen:

• Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Lösung (aber das bedeutete, sich mit React, APIs, Hosting und Wartung zu befassen.)
• Verwenden Sie Standard-Formulartools (aber diese konnten Produktvarianten oder dynamische Kundenbedürfnisse nicht elegant verarbeiten.)
• Oder versuchen Sie Low-Code-Automatisierung (mit Abstra).

Also verwendete Dabbles CTO, PJ, Abstra, um ein dynamisches, intelligentes Formular zu erstellen, das mit prägnanten Python-Skripten betrieben wird:

• Das Formular konnte sich schnell ändern (Anfordern zusätzlicher Produktdetails oder Datei-Uploads nach Bedarf, basierend auf Kundenantworten).
• Python-Skripte stellten sicher, dass alle Daten normalisiert und formatiert wurden, bevor sie überhaupt Airtable erreichten, wodurch Fehler von Anfang an vermieden wurden.
• Die Daten flossen direkt in ihre Datenbank und eliminierten manuelle Übertragungen oder wiederholte Arbeiten.

Die Auswirkungen waren unmittelbar:

• 5× mehr Bestellungen verarbeitet, alle mit dem gleichen Team (keine Notwendigkeit, mehr Leute einzustellen).
• Keine E-Mails mehr hin und her. Der gesamte Aufnahmeprozess wurde in ein optimiertes Online-Formular verlagert.
• Der Ansatz ermöglichte es ihnen, noch weiter zu skalieren. Als Nächstes automatisierten sie Lieferformulare für 3D-Subunternehmer.

CTO PJ fasste zusammen:

„Wir haben die Anzahl der Bestellungen, die wir bearbeiten können, um das 5-fache erhöht. Das manuelle Hin- und Her-Senden von E-Mails wird jetzt in einem Online-Formular serialisiert, das wir mit nur Python schnell iterieren können.“ abstra.io

Warum das für O2C wichtig ist

• Dynamische Auftragserfassung: Finanzteams können ähnliche Formulare verwenden, um Auftrags- oder Rechnungsdaten direkt in die richtigen Systeme zu erfassen, wodurch es einfacher wird, den Prozess reibungslos und genau zu halten.
• Integrierte Datenhygiene: Das Hinzufügen von nur ein wenig Code im Voraus bedeutet sauberere, zuverlässigere Daten, die in Ihr ERP fließen, wodurch Abstimmungsprobleme reduziert werden.
• Einfach zu aktualisieren: Wie Dabble können Sie Workflows in nur wenigen Tagen oder sogar Stunden implementieren, testen und verbessern, anstatt Wochen oder Monate zu warten.

Dies geht über ein schnelleres Onboarding hinaus. Es zeigt, wie einfache Tools und Low-Code-Lösungen es Teams ermöglichen, Workflows zu skalieren und zu optimieren, die zuvor stark auf IT-Unterstützung angewiesen waren.

Erste Schritte: Erste O2C-Automatisierungen, die Sie heute erstellen können

Sie müssen nicht Ihren gesamten O2C-Prozess neu erfinden, um Fortschritte zu machen. Tatsächlich ist der beste Weg, Automatisierung in Ihre Finanz-Workflows zu bringen, mit den sich wiederholenden, reibungsintensiven Aufgaben zu beginnen, die klaren Regeln folgen und die Zeit Ihres Teams beanspruchen.

Hier sind drei praktische O2C-Automatisierungen, die Sie sofort ausprobieren können (wenig bis keine IT-Hilfe erforderlich):

1. Automatisierte Rechnungserstellung und -zustellung

Szenario: Nach jedem abgeschlossenen Vertrag erstellt und versendet jemand manuell die Rechnung.

Automatisierungsidee:

• Lösen Sie die Rechnungserstellung automatisch aus, sobald ein Geschäft in Ihrem CRM als „abgeschlossen“ markiert oder ein Vertrag hochgeladen wird.
• Füllen Sie Kundeninformationen, Beträge, Fälligkeitstermine und Zahlungsdetails mithilfe einer vordefinierten Vorlage aus.
• Senden Sie die Rechnung an den Kunden, einschließlich aller erforderlichen Anhänge wie PDF, Zahlungsbeleg oder XML NFe.

Was Sie benötigen:

• Eine Plattform wie Abstra oder ein ähnliches Automatisierungstool
• Grundlegende Skripte zum Extrahieren und Validieren von Daten aus dem CRM
• E-Mail-Integration (Gmail, Outlook usw.)

2. Zahlungsnachverfolgungsfluss

Szenario: Ihr Team überprüft manuell Kontoauszüge und verfolgt unbezahlte Rechnungen nur, wenn sich jemand daran erinnert.

Automatisierungsidee:

• Integrieren Sie sich in Ihre Bank oder Ihr Zahlungs-Gateway (PIX, Rechnung usw.), um den Zahlungsstatus täglich zu überprüfen.
• Identifizieren Sie automatisch überfällige Rechnungen basierend auf Fälligkeitsterminen und versäumten Zahlungen.
• Senden Sie in regelmäßigen Abständen (z. B. 3, 7, 14 Tage nach dem Fälligkeitstermin) per E-Mail oder WhatsApp Erinnerungen zur Nachverfolgung.
• Markieren Sie Konten, die möglicherweise manuelle Aufmerksamkeit benötigen.

Was Sie benötigen:

• Zugriff auf eine Zahlungs-API oder einen Auszugsexport
• Bedingte Logik und Nachrichtenvorlagen
• Optionale Integration mit Ihrem ERP- oder BI-System

3. Kundenorientierte Bestellformulare, die direkt in Ihr Finanzsystem einfließen

Szenario: Vertriebs- oder Onboarding-Teams senden E-Mails hin und her, um Kundendetails zu erfassen, und dann tippt jemand alles in ein ERP-System oder eine Tabellenkalkulation ein.

Automatisierungsidee:

• Erstellen Sie ein intelligentes Aufnahmeformular, das sich an den Kunden oder die Dienstleistung anpasst
• Validieren Sie automatisch wichtige Details wie Steuer-ID, Zahlungseinstellungen und Rechnungsdaten
• Senden Sie diese Informationen direkt im richtigen Format an Ihr ERP-, CRM- oder Abrechnungstool

Was Sie benötigen:

• Ein Formulargenerator mit bedingter Logik und Skripting-Unterstützung
• Grundlegender Code für die Datenformatierung und -validierung
• Eine Möglichkeit, das Formular mit Ihrem Backend-System zu verbinden (API, Webhook oder Tabellenkalkulation)

Klein anfangen. Schnell verbessern.

Sie müssen keine massiven Projekte in Angriff nehmen. Diese Automatisierungen sind überschaubar, können Stück für Stück implementiert werden und können von Ihrem Finanzteam selbst verwaltet werden, anstatt für alles Entwickler zu benötigen. Das ist die Verschiebung: Sie sind befähigt, Änderungen direkt vorzunehmen.

Wenn Sie ein Tool wie Abstra verwenden, werden Sie überrascht sein, wie schnell Sie diese Workflows einrichten, testen und weiter verbessern können, wenn Sie sehen, was am besten funktioniert.

Abschließende Gedanken

Order-to-Cash-Prozesse fühlten sich früher wie in Stein gemeißelt an, waren an Altsysteme gebunden, benötigten immer die IT und waren langsam zu ändern. Aber so funktionieren die Dinge nicht mehr.

Finanzteams haben jetzt die Möglichkeit, ihre Workflows mit Low-Code zu vereinfachen, zu automatisieren und die Kontrolle über ihre Workflows zu übernehmen. Sie können klein anfangen, schnelle Erfolge erzielen und weiter aufbauen. Keine Stagnation mehr oder Warten auf Erlaubnis.

Die Teams, die die größten Fortschritte machen, sind diejenigen, die beschließen, Ineffizienz nicht mehr zu tolerieren und ihre eigenen täglichen Routinen zu gestalten. Es braucht keine Revolution. Nur die richtigen Tools und die Denkweise, dass die Finanzabteilung bei der Automatisierung vorangehen kann (und sollte).