Accounting Workflow Management: Was zuerst automatisieren?

Die Verwaltung von Accounting-Workflows sollte sich nicht wie eine Geisterjagd anfühlen. Aber für viele Finanzteams ist es genau das: fragmentierte Tools, unklare Verantwortlichkeiten und zu viel manuelle Arbeit.

Dieser Leitfaden analysiert, warum Workflows scheitern, was moderne Finanzteams anders machen und wie Sie die Kontrolle zurückgewinnen, ohne auf die IT warten zu müssen.

Was ist Accounting Workflow Management und warum ist es heute ein Engpass?

Accounting Workflow Management bezieht sich auf den Prozess der Definition, Ausführung und Optimierung der wiederkehrenden finanziellen Aufgaben, die Ihre Bücher korrekt und Ihre Geschäftsabläufe regelkonform halten. Diese Workflows umfassen alles von der Rechnungserfassung und -genehmigung bis hin zu Journalbuchungsfreigaben und Monatsendabstimmungen.

Im besten Fall funktioniert ein gut verwalteter Accounting-Workflow wie ein Fließband: Jede Aufgabe wird klar von einer Person zur nächsten weitergeleitet, mit minimaler Reibung, voller Verantwortlichkeit und ohne Überraschungen am Ende des Monats.

Aber das ist selten die Realität in den meisten Finanzteams heutzutage.

Wo die Dinge schiefgehen

In der Praxis entstehen Accounting-Workflows oft organisch und nicht absichtlich. Wenn Unternehmen wachsen, setzen Finanzteams Ad-hoc-Prozesse mit Tabellenkalkulationen, gemeinsam genutzten Ordnern, E-Mail-Threads und Slack-Nachrichten zusammen. Es bleibt selten Zeit (oder interne Unterstützung), um einen Schritt zurückzutreten und sie mit Blick auf Skalierbarkeit zu gestalten.

Dies führt zu Engpässen, die sowohl operativer als auch emotionaler Natur sind:

• Operativ stapeln sich Aufgaben in Überprüfungsphasen, bleiben bei einem Genehmiger hängen oder verschwinden im Posteingang von jemandem. Teams jagen Unterschriften anstatt Erkenntnissen hinterher.
• Emotional erzeugt es Stress, Selbstzweifel und einen ständigen Wettlauf gegen die Abschlusstermine.

Wenn Workflows undokumentiert sind oder von einigen wenigen "Schlüsselpersonen" abhängen, wird Wissen zum Stammeswissen. Wenn jemand im Urlaub ist oder das Unternehmen verlässt, bricht der Workflow zusammen. Und dann spüren CFOs und Controller die tatsächlichen Kosten, wenn diese Prozesse nicht proaktiv verwaltet werden.

Die stillen Kosten schlecht verwalteter Workflows

Der Schaden ist nicht immer laut, aber er ist immer da. Fehler, die unentdeckt bleiben, späte Abschlüsse, die die Führungsebene frustrieren, und ein Audit-Trail, der alles andere als nachvollziehbar ist. Es nagt an der Glaubwürdigkeit des Finanzteams, sowohl intern als auch extern.

Subtiler noch: Schlechte Workflows behindern Ihre Fähigkeit zur Modernisierung. Sie können nicht genau prognostizieren, wenn Abstimmungen immer zwei Wochen zu spät erfolgen. Sie können keine strategischen Entscheidungen treffen, wenn Sie mit der Verfolgung von Rechnungen beschäftigt sind. Und Sie können sicherlich keine Kultur der Eigenverantwortung und Effizienz aufbauen, wenn sich Ihr Team in einer reaktiven Schleife gefangen fühlt.

Warum traditionelle Lösungen scheitern

Die meisten Finanzteams verwalten Workflows immer noch mit einer Mischung aus ERPs, Tabellenkalkulationen und interner IT. Diese Tools halten die Dinge möglicherweise gerade noch in Bewegung, sind aber nicht auf das Tempo oder die Komplexität der heutigen Finanzabläufe ausgelegt.

Die Grenzen von ERP, Tabellenkalkulationen und IT-Support

• ERPs sind leistungsstark, aber starr. Die Anpassung an sich entwickelnde Finanz-Workflows erfordert oft lange Vorlaufzeiten, technische Berater oder zusätzliche Lizenzkosten. Diese Art von Overhead funktioniert nicht für schlanke Teams, die Agilität benötigen.
• Tabellenkalkulationen und E-Mail-Ketten bieten Flexibilität, aber auf Kosten von Transparenz und Kontrolle. Versionsprobleme, verlorene Genehmigungen und inkonsistente Prozesse werden zur Norm. Was als schnelle Lösung beginnt, wird schnell zu einer operativen Belastung.
• IT-Teams sind zwar gut gemeint, aber überlastet. Wenn die Finanzabteilung für Automatisierung oder Tooling auf sie angewiesen ist, können selbst einfache Anfragen monatelang im Rückstand landen. Und jede Abhängigkeit erhöht die Reibung bei bereits zeitkritischen Prozessen.

Letztendlich wurde keines dieser Tools für die alltäglichen Realitäten moderner Finanzteams entwickelt. Sie erzwingen Workarounds, nicht Lösungen.

Deshalb suchen immer mehr Finanzverantwortliche nach speziell entwickelten Tools, die schnell, flexibel und, was am wichtigsten ist, etwas sind, das ihr Team ohne eine einzige Zeile Code selbst verwalten kann.

Wie modernes Accounting Workflow Management aussieht

Beim modernen Accounting Workflow Management geht es nicht darum, weitere Tools hinzuzufügen, sondern darum, die Kontrolle zurückzugewinnen. Es geht darum, Finanzteams die Möglichkeit zu geben, ihre Prozesse selbst zu entwerfen, zu verwalten und weiterzuentwickeln, ohne IT-Ressourcen erbetteln, in Tabellenkalkulationen herumbasteln oder Kompromisse bei der Compliance eingehen zu müssen.

Es ist das, was passiert, wenn sich die Finanzabteilung nicht mehr an starre Systeme anpasst, sondern Workflows gestaltet, die zu der Art und Weise passen, wie ihr Team tatsächlich arbeitet.

So sieht das in der Praxis aus.

1. Im Besitz der Finanzabteilung, nicht der Technik

In einer modernen Umgebung leben Workflows nicht in fest codierten ERP-Konfigurationen oder weitläufigen E-Mail-Threads. Sie sind sichtbar, editierbar und werden von der Finanzabteilung selbst gesteuert.

Das bedeutet:

• Ein Controller kann einen Genehmigungsfluss aktualisieren, ohne die IT zu kontaktieren.
• Ein Senior Accountant kann einen Vendor-Onboarding-Prozess in Stunden, nicht in Wochen erstellen.
• Ein CFO kann sofort sehen, wo Engpässe auftreten und warum.

Wenn Finanzteams ihre eigenen Automatisierungen mit einer Logik konfigurieren können, die sie verstehen, arbeiten sie schneller und reibungsloser. Und sie müssen nicht zu Entwicklern werden, um dies zu tun.

2. Auf die tatsächliche Arbeitsweise der Finanzabteilung zugeschnitten

Accounting ist nicht linear. Es ist bedingt, nuanciert und voller Ausnahmen. Eine moderne Workflow-Plattform spiegelt dies wider.

Sie ermöglicht Ihnen:

• Genehmigungen dynamisch weiterleiten (z. B. basierend auf Betrag, Vendortyp oder Sachkontocode)
• Aufgaben basierend auf Abstimmungsergebnissen oder Abschlussterminen auslösen
• Verantwortlichkeiten zuweisen, den Abschluss verfolgen und die Verantwortlichkeit sicherstellen

Anstatt die Finanzabteilung zu zwingen, sich an die Funktionsweise des Systems anzupassen, passt sich das System an die Art und Weise an, wie die Finanzabteilung bereits arbeitet, und macht diesen Vorgang gleichzeitig reibungsloser, sicherer und schneller.

3. Integrierte Transparenz und Revisionsfähigkeit

In Altsystemen ist die Transparenz reaktiv. Sie erfahren, dass etwas schiefgelaufen ist, nachdem es passiert ist. In einer modernen Umgebung ist Transparenz integriert.

Das bedeutet:

• Sie wissen, wo sich jede Anfrage befindet, wer sie aufhält und was fehlt
• Jede Aktion wird protokolliert, keine mysteriösen Bearbeitungen, keine fehlende Dokumentation
• Audit-Trails werden automatisch generiert und im Kontext gespeichert

Das Ergebnis? Sie hetzen nicht am Ende des Monats oder während der Auditsaison. Sie kennen bereits die Geschichte, die die Daten erzählen, und Sie können ihr vertrauen.

4. Flexibel, aber sicher

Die Finanzabteilung befasst sich mit sensiblen Daten. Jede moderne Lösung muss flexibel sein, ohne Kompromisse bei der Kontrolle einzugehen.

Das bedeutet:

• Rollenbasierter Zugriff und differenzierte Berechtigungen
• Strukturierte Dateneingaben (keine Freitextfelder)
• Sichere Integrationen mit ERPs und Quellsystemen

Moderne Workflow-Tools behandeln Compliance nicht als nachträgliche Überlegung. Sie integrieren sie in die Art und Weise, wie Prozesse aufgebaut, überwacht und verbessert werden.

5. Kontinuierliche Verbesserung wird zum Standard

In Legacy-Umgebungen fühlt sich die Änderung eines Workflows riskant und umständlich an. In einer modernen Umgebung wird jedoch eine Verbesserung erwartet.

Finanzteams können:

• Kleine Änderungen testen, ohne befürchten zu müssen, alles kaputt zu machen
• Aus jedem Zyklus lernen und in Echtzeit anpassen
• Interne Best Practices entwickeln, die mit dem Team skalieren

Es geht nicht um eine einmalige "Transformation". Es geht darum, Ihre Accounting-Abläufe in ein System zu verwandeln, das mit der Zeit auf natürliche Weise besser wird.

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Der Wandel ist kulturell, nicht nur technologisch

Letztendlich geht es beim modernen Accounting Workflow Management nicht nur um Tools. Es geht um die Denkweise.

Es geht darum, sich zu bewegen von:

• "Das haben wir schon immer so gemacht" (zu) "Wie könnten wir das besser machen?"
• "Lass uns die IT bitten, das zu bauen" (zu) "Lass es uns selbst bauen."
• "Wir sind immer hinterher" (zu) "Wir sind endlich vorne mit dabei."

Dieser Wandel vollzieht sich in den zukunftsorientiertesten Finanzteams und verschafft ihnen einen großen Vorsprung in Bezug auf Geschwindigkeit, Vertrauen und strategische Wirkung.

5 kritische Workflows, die jedes Finanzteam optimieren sollte

Nicht alle Accounting-Workflows sind gleich. Einige sind hochfrequente, aufwendige Prozesse, die Zeit und Aufmerksamkeit von strategischeren Aufgaben abziehen. Andere sind so kritisch, dass selbst kleine Ineffizienzen sich auf Berichtszyklen, Compliance und Entscheidungsfindung auswirken können.

Wenn Sie mit der Modernisierung Ihrer Workflows beginnen wollen, erzielen Sie mit diesen fünf den unmittelbarsten und sinnvollsten ROI.

1. Vendor-Rechnungserfassung und -genehmigung

• Zentralisieren Sie die Rechnungserfassung (E-Mail-Parser, Upload-Formular oder Integration des Beschaffungstools)

• Automatische Weiterleitung von Genehmigungen basierend auf Vendor, Abteilung oder Betrag

• Erfassen Sie strukturierte Daten (Vendorname, PO-Nr., Daten) mit Validierung

• Fügen Sie Statusverfolgung, Warnungen und Eskalationsregeln hinzu

• Führen Sie einen klaren Audit-Trail

  Ergebnis: Schnellere Genehmigungen, weniger Fehler und stärkere Vendor-Beziehungen

2. Monatsendabstimmungen

• Verwenden Sie standardisierte Vorlagen mit integrierter Logik

• Automatisieren Sie Datenabrufe von Banken, Nebenbüchern oder ERPs

• Weisen Sie Verantwortliche zu und legen Sie Fälligkeitstermine mit Erinnerungen fest

• Aktivieren Sie Inline-Kommentare und digitale Freigaben

• Überwachen Sie alle Konten in einem Live-Dashboard

  Ergebnis: Schnellere, sauberere Abschlüsse mit weniger Überraschungen

3. Intercompany-Transaktionsverfolgung

• Zentralisieren Sie Einreichungen mit Pflichtfeldern und Validierungen

• Benachrichtigen Sie Gegenparteien, um Einträge zu überprüfen oder zu genehmigen

• Verfolgen Sie den Übereinstimmungsstatus über Entitäten hinweg in Echtzeit

• Automatisieren Sie die Abstimmung gespiegelter Einträge

• Stellen Sie eine auditfähige Dokumentation sicher

  Ergebnis: Reibungslosere Konsolidierungen, reduziertes Auditrisiko

4. Spesenabrechnungsverarbeitung

• Aktivieren Sie die digitale Einreichung mit integrierten Richtlinienprüfungen

• Automatische Kennzeichnung von nicht konformen Elementen (z. B. überhöhte Reisekosten)

• Leiten Sie Berichte automatisch an den richtigen Genehmiger weiter

• Exportieren Sie im ERP-fähigen Format für die Stapelbuchung

• Halten Sie die Mitarbeiter über den Genehmigungsstatus auf dem Laufenden

  Ergebnis: Schnellere Erstattungen und stärkere Richtlinienkontrolle

5. Journalbuchungsprüfungen und -freigaben

• Verwenden Sie strukturierte Einreichungsformulare mit unterstützenden Dokumenten

• Leiten Sie Einträge durch Prüfer-/Genehmiger-Workflows

• Wenden Sie eine höhere Kontrolle auf risikoreiche Einträge an

• Integrieren Sie sich zur Buchung in das ERP

• Führen Sie ein zentrales Auditprotokoll

  Ergebnis: Zuverlässige, transparente Journalbuchungsgenehmigungen, die einer Prüfung standhalten

So legen Sie los, auch ohne IT-Support

Der größte Mythos im Bereich Finance Operations ist, dass eine sinnvolle Automatisierung Ingenieure, monatelange Planung oder komplexe ERP-Anpassungen erfordert.

Das stimmt nicht.

Moderne Tools, einschließlich Plattformen wie Abstra, sind so aufgebaut, dass Finanzteams die Workflow-Verbesserung selbst vorantreiben können, ohne Code und mit minimalen technischen Abhängigkeiten. Sie müssen kein Entwickler sein. Sie müssen nur Ihren Prozess kennen und bereit sein, ihn zu verbessern.

Hier ist ein einfacher, bewährter Ansatz für den Einstieg.

Schritt 1: Identifizieren Sie einen schmerzhaften, wiederholbaren Prozess

Fangen Sie klein an. Versuchen Sie nicht, das Rad neu zu erfinden.

Suchen Sie nach einem Workflow, der:

• Regelmäßig stattfindet (wöchentlich, monatlich oder mit jedem Abschluss)
• Mehrere Personen oder Genehmigungen beinhaltet
• Häufig verzögert, falsch kommuniziert oder fallen gelassen wird
• Heutzutage in Tabellenkalkulationen, E-Mails oder manuellen Checklisten enthalten ist

Beispiele hierfür sind Vendor-Rechnungsgenehmigungen, Spesenabrechnungsbearbeitung oder monatliche Abstimmungsprüfungen.

Wählen Sie einen Prozess, der schmerzhaft genug ist, um wichtig zu sein, aber eng genug, um ihn zu kontrollieren.

Schritt 2: Stellen Sie ihn so dar, wie er heute tatsächlich funktioniert

Setzen Sie sich mit Ihrem Team zusammen und stellen Sie den aktuellen Stand auf einem Whiteboard dar. Hier gehen die meisten Bemühungen schief: Wir gehen davon aus, dass der Prozess auf eine bestimmte Weise abläuft, obwohl er in Wirklichkeit voller Ausnahmen, Workarounds und ungeschriebener Regeln ist.

Dokumentieren Sie:

• Jeden Schritt im Prozess
• Wer für jeden Schritt verantwortlich ist
• Welche Entscheidungen oder Bedingungen beteiligt sind (z. B. "wenn Betrag > 10.000 $, Eskalation an den CFO")
• Welche Tools oder Daten verwendet werden
• Wo die Dinge normalerweise schiefgehen

Dieser Schritt ist entscheidend. Er bringt verborgene Komplexität ans Licht und hilft Ihnen, Bereiche für Verbesserungen zu erkennen.

Schritt 3: Bauen Sie ihn mit Blick auf Einfachheit und Eigenverantwortung wieder auf

Nachdem Sie nun wissen, wie der Prozess funktioniert, bauen Sie ihn so wieder auf, wie er funktionieren sollte. Konzentrieren Sie sich auf Klarheit, Geschwindigkeit und Verantwortlichkeit.

Fragen Sie:

• Können wir unnötige Schritte oder Genehmigungen eliminieren?
• Können wir eine bedingte Logik erstellen, um Ausnahmen zu rationalisieren?
• Können wir in jeder Phase klare Verantwortlichkeiten zuweisen?
• Können wir Copy/Paste durch strukturierte, validierte Eingaben ersetzen?

Verwenden Sie eine Workflow-Plattform mit minimalem Code, um dies in einen Live-Prozess zu übersetzen, der vom Finanzteam und nicht von der IT getestet, wiederholt und bereitgestellt werden kann.

Schritt 4: Gehen Sie sicher und kontrolliert live

Sie benötigen keinen großen Start oder eine unternehmensweite Einführung. Beginnen Sie mit einem Workflow, einem Team, einem Zyklus.

Das könnte bedeuten:

• Testen Sie Ihren neuen Rechnungsgenehmigungsprozess nur mit der Marketingabteilung
• Führen Sie Ihre neue Abstimmungs-Checkliste mit zwei Hauptkonten durch
• Testen Sie Journalbuchungsgenehmigungen nur für nicht wiederkehrende Anpassungen

Halten Sie es klein, schnell und zielgerichtet. Sie werden schnell lernen, was funktioniert und was angepasst werden muss.

Schritt 5: Messen und iterieren Sie

Moderne Workflow-Tools geben Ihnen Echtzeit-Einblick in Akzeptanz, Engpässe und Leistung. Verwenden Sie diese Daten.

Fragen Sie:

• Erledigen die Mitarbeiter die Schritte pünktlich?
• Sind die Genehmiger überfordert oder verwirrt?
• Nehmen die Fehler ab?

Verwenden Sie das, was Sie lernen, um den Workflow zu verfeinern oder ihn auf andere Teams oder Prozesse auszudehnen. Mit zunehmender Akzeptanz wächst auch das Vertrauen.

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Worauf Sie nicht warten müssen

• Ein neues ERP-Modul
• Eine sechsmonatige IT-Roadmap
• Ein grünes Licht von der Technik
• Ein benutzerdefiniertes Skript oder Makro

Sie können mit dem beginnen, was Sie haben und was Sie wissen. Wenn Sie den Prozess verstehen, können Sie den Workflow erstellen. Und wenn Sie den Workflow besitzen, kontrollieren Sie das Ergebnis.

Dies ist die Zukunft des Finanzwesens: Teams, die sich schnell bewegen, sich kontinuierlich verbessern und nie fragen müssen: "Kann uns die IT helfen, das zu bauen?"

Fallstudie: Jusbrasil – 220 % ROI im ersten Monat

Wer: Jusbrasil, ein schnell wachsendes Medien- und Technologieunternehmen

Herausforderung: Finanzanalysten ertranken in manuellen Prozessen – Cashflow-Prognosen, Rechnungsabgleich, Varianzberichte –, die alle von komplexen Tabellenkalkulationen und verzögerten Genehmigungen in Schach gehalten wurden.

Aktion: Mit Abstra baute ihr FP&A-Leiter (Mario Nasser) leistungsfähige Workflows, ohne die IT in Anspruch zu nehmen. Dazu gehörten Rechnungsanalyse-, Genehmigungsweiterleitungs- und Cashflow-Prognose-Workflows.

Ergebnis:

• ROI: 220 % in nur einem Monat
• Effizienz: Analysten vermieden die Einstellung zusätzlicher Mitarbeiter
• Einblick: Die Führungsebene erhielt Echtzeit-Einblick in die Finanzprozesse

"Abstra hat die manuellen Aufgaben unseres Teams erheblich rationalisiert... spart uns wertvolle Zeit, minimiert menschliche Fehler und ermöglicht es uns, neue Funktionen schneller bereitzustellen" – Mario Nasser, Head of FP&A

Abschließende Gedanken: Ein Aufruf zum Handeln für strategische Finanzteams

Defekte Workflows verlangsamen Sie nicht nur, sondern hindern Ihr Team auch daran, seine beste Arbeit zu leisten. Zu lange hat die Finanzabteilung auf die IT gewartet, Prozesse mit Tabellenkalkulationen zusammengeflickt und Ineffizienzen als "einfach so" toleriert.

Das ändert sich.

Mit modernen Workflow-Tools können Finanzteams nun die Kontrolle übernehmen, kritische Prozesse automatisieren, rationalisieren und verbessern, ohne Code zu schreiben oder sich auf die Technik zu verlassen.

Teams wie Jusbrasil haben nicht auf perfekte Bedingungen gewartet. Sie begannen klein, behoben das, was am meisten schmerzte, und bewiesen, was möglich ist, wenn die Finanzabteilung den Wandel anführt.

Sie können das Gleiche tun.

Wählen Sie einen Prozess aus. Bauen Sie ihn mit Klarheit wieder auf. Übernehmen Sie die Verantwortung dafür.

Denn die Zukunft des Finanzwesens wird nicht von der IT gestaltet. Sie wird von Ihnen gestaltet.