如何在应付账款中使用机器人流程自动化提高效率

为什么应付账款已准备好进行自动化

应付账款 (AP) 是财务领域中总是很忙、总是忙于应付并且总是有点捉襟见肘的领域之一。 在中型公司中，应付账款团队往往人员精简，需要管理数十甚至数百个供应商、各种发票格式和大量截止日期。 他们使用通常包括电子表格、电子邮件，甚至纸张的工具包来完成所有这些工作。

如果您曾经花一上午的时间试图找到丢失的发票，或者不得不手动将其与采购订单进行匹配，那么您已经知道问题所在。 也许是关键人员休假了，导致付款延迟，或者有人输入错误，导致月末结算出现问题。 效率低下每天都摆在您面前。

应付账款团队确切地知道瓶颈在哪里。 问题不是缺乏意识，而是解决这些问题通常意味着请求 IT 部门的帮助或获得批准为大型新系统提供预算。 对于大多数中型市场公司来说，这些事情很少发生。

这使得应付账款非常适合 自动化：

• 工作是重复且基于规则的。
• 有明确的触发因素和预期结果。
• 错误可能会付出高昂的代价，无论是在金钱上还是在时间上。
• 效率提升会立即显现出来。

如果您可以自动化哪怕一部分应付账款工作流程，您将节省时间，减少错误，并且整个财务团队将变得更具弹性。

您无需重新设计应付账款流程。 您只需要停止手动完成所有操作即可。

财务中机器人流程自动化 (RPA) 的真正含义

“机器人流程自动化”听起来像是只有 IT 人员才会谈论的东西，或者您会在供应商的精美宣传册中看到的东西。 但对于财务团队来说，它实际上非常简单。

RPA 是一种软件，可以复制人员在计算机上执行任务的方式：打开文件、单击、复制、下载、更新和保存...但它可以自动执行，而且永远不会生病。

在财务环境中，这意味着：

• 从发票 PDF 中读取数据。
• 将其与 ERP 系统中的采购订单进行匹配。
• 验证总计并检查重复项。
• 将付款数据输入您的银行或 ERP。
• 归档发票并记录审批。

这些都是您的团队每周都在手动完成的事情，因为必须有人来完成。 RPA 只是采用这些可预测的、重复的步骤，并在不更改您的流程或不需要开发人员介入的情况下完成它们。

在大型公司中，RPA 项目可能会拖延数月，需要召开大量会议和编写自定义代码。 但在中型企业中，尤其是在 IT 支持有限的情况下，您真正需要的是：

• 无代码或低代码工具。
• 快速设置和最少的麻烦。
• 快速获得明确的结果。

这就是承诺：保留您的流程，让技术处理重复的点击。

需要明确的是，这并不是要裁员。 而是要确保您的团队将时间花在重要工作上——分析、战略、与供应商建立关系，而不是扮演“人类机器人”。

这里没有魔法... 只是更明智地将任务委派给永不疲倦、永不迷失方向且永不错读数字的软件。

您可以立即自动化的应付账款工作流程（无需了解代码）

很多人认为自动化只适用于拥有庞大 IT 预算的大公司。 但事实是，大多数应付账款工作流程都遵循一组规则，并且每周的变化不大。 这正是使它们易于自动化的原因，即使您从未编写过一行代码。

以下是一些中型财务团队目前正在使用工具和 AI 自动化的应付账款流程：

提取发票数据

当发票通过电子邮件到达时（PDF、图像或任何格式），您团队中的某个人会打开它们，提取关键信息，然后将其输入到电子表格或 ERP 中。 速度很慢，而且很容易出错。

您可以自动化的内容：

• 从附件中提取供应商名称、发票编号、到期日和金额。
• 检查发票是否重复或已付款。
• 将发票保存在正确的位置或系统中。

匹配采购订单

将发票与采购订单匹配听起来很容易，但您必须手动完成。 不同的格式、行项目和系统使其成为时间的消耗。

您可以自动化的内容：

• 自动从 ERP 中提取相关的采购订单。
• 检查总计、数量和日期。
• 标记任何不匹配项，以便人员仅在需要时进行检查。

审批工作流程

审批可能会卡在电子邮件线程中或在 Slack 中被忽略。 自动化使审批具有一致性和可追溯性。

您可以自动化的内容：

• 根据价值、部门或供应商，将发票发送给合适的人员进行审批。
• 如果审批待处理，则发送提醒。
• 记录谁批准了什么，以进行审计和合规性检查。

将数据输入 ERP / 会计系统

将发票详细信息输入到 Sage、Netsuite、Totvs 或 SAP 等工具中既繁琐又经常重复。

您可以自动化的内容：

• 自动在正确的字段中填写发票数据。
• 管理多种格式或系统。
• 处理后更新付款状态。

供应商通知和归档

付款后，许多团队仍然手动发送付款证明并归档记录。

您可以自动化的内容：

• 创建并向供应商发送付款确认电子邮件。
• 在正确的文件夹结构中组织发票和收据（按月、供应商等）。
• 更新您的内部跟踪器或电子表格。

这些不仅仅是想法，它们是巴西和拉丁美洲各地财务团队目前正在自动化的工作流程。

无需更改整个财务堆栈。 您只需要一个可以连接到它的工具和适合您团队现有工作方式的规则。

自动化前后的对比：自动化的应付账款流程是什么样的

自动化不是为了追逐潮流或在您的技术堆栈中添加流行语。 而是为了让您的日常工作更轻松。 让我们比较一下 RPA 前后的典型应付账款流程。

自动化前

示例：一家拥有两人财务团队的巴西进口商。

1. 发票通过电子邮件到达 → 有人打开它，下载 PDF。
2. 手动数据输入 → 他们将发票编号、供应商名称、日期和值输入到 Excel 中。
3. 采购订单匹配 → 他们在 ERP 中查找采购订单，检查数量和总计，然后手动进行比较。
4. 审批 → 他们通过电子邮件转发发票以进行审批。 有时会丢失并需要跟进。
5. 系统输入 → 获得批准后，他们将其输入到 Omie 中并设置付款提醒。
6. 付款确认 → 付款后，他们通过电子邮件发送给供应商并保存收据，除非他们忘记了。

• 总时间：每张发票大约 15-25 分钟
• 压力水平：高，尤其是在月末
• 错误率：手动错误率约为 1-2%

RPA 之后

1. 发票通过电子邮件到达： 自动化立即检测并下载它。
2. 数据提取和采购订单匹配： 机器人读取发票，提取重要信息，在 ERP 中查找采购订单，然后检查总计。
3. 审批： 如果所有匹配项都匹配，则会自动批准（在阈值范围内）。 如果没有，它将被发送给合适的人员进行审核。
4. ERP 输入： 机器人自行将数据输入到 ERP 中。
5. 供应商确认和归档： 机器人发送确认电子邮件并将所有内容归档在正确的位置。

• 总时间：2-4 分钟，几乎没有人为干预
• 压力水平：低
• 错误率：例行任务接近于零

这种转变不仅仅是为了节省时间。 它让您的团队有空间专注于更具战略性的工作（例如支出分析或现金流预测），而不是追逐细节。

最棒的是：您无需进行编码、无需进行繁重的 IT 项目，也无需删除您的 ERP 即可完成所有这些工作。 例如，Mercos 能够通过自动化将应付账款手动工作量减少 70%，从而将发票处理时间缩短一半。

现实世界的挑战（以及如何处理它们）

自动化在理论上看起来很容易，但任何在财务团队中尝试过的人都知道真实情况：它与技术一样重要，也与人有关。

以下是中型团队最常见的障碍，以及一些解决这些障碍的方法。

挑战 1：“我们太忙了，无法设置自动化。”

💬 “我们已经超负荷了。 学习新工具感觉像是更多的工作。”

如何处理：

• 选择一个重复的工作流程进行自动化，例如提取发票数据。
• 使用易于设置的工具，无需 IT 支持。
• 衡量该任务的影响，然后从那里开始构建。

挑战 2：“我们的流程太混乱，无法自动化。”

💬 “有些发票来自市场，有些来自服务提供商。 有些有采购订单，有些没有……”

如何处理：

• 自动化标准流程，而不是例外情况。
• 大多数应付账款都遵循模式，即使 20% 的情况是特殊的。
• 自动化 80% 的可重复任务将为您节省数小时。

挑战 3：“我们担心失去控制。”

💬 “如果机器人犯了错误，我们怎么知道？”

如何处理：

• 选择显示每个步骤的清晰日志的工具。
• 为例外情况设置通知 - 这样就不会遗漏任何内容。
• 在您确信之前，请将关键审批和付款交给人员处理。

挑战 4：“这到底是​​谁的工作？”

💬 “这是 IT、财务还是运营部门的工作？”

如何处理：

• 将自动化视为财务项目。
• 分配财务部门的某个人来领导它 - 理想情况下，是与痛点密切相关的人。
• 选择专为财务用户而非 IT 团队设计的工具。

自动化不是一刀切的解决方案。 成功的团队将其视为他们随着时间推移而培养的一项技能。

如何在没有 IT 支持的情况下选择正确的自动化工具

在没有技术支持的情况下选择自动化平台可能会让人感到不知所措。 以下是如何使其易于管理：

1. 选择使用您的语言的工具

如果您打开一个产品并看到一堆 Python 或 JSON，它可能不适合您。 寻找：

• 无代码或可视化工具，使用简单的语言。
• 简单的界面：拖放、“如果这样，则那样”类型的流程。
• 与您现有系统的集成：ERP、电子邮件、共享文件夹。

您不应该“学习自动化”。 该工具应该适应您。

2. 寻找专为财务而非 IT 打造的解决方案

有些 RPA 工具是为开发人员和 IT 团队构建的。 功能强大，但很复杂。 您需要专为财务设计的软件，具有：

• 用于应付账款自动化的预构建模板。
• 与实际发票周期匹配的工作流程。
• 特定于财务的功能（到期日、审批、供应商匹配）。

为支持您所在地区的常用 ERP 和银行加分。

3. 从一个工作流程开始，而不是全部

忘记“数字化转型”计划。 这些通常意味着大量支出和进展甚微。

• 首先自动化一个痛点。
• 选择一个允许您逐步扩展的工具。
• 获得快速的成功，然后积累动力。

4. 要求透明度和控制

自动化不应该是黑盒。 确保您选择的任何工具：

• 显示每个操作的清晰日志。
• 允许您在需要时覆盖或干预。
• 不会通过难以退出的工作流程将您锁定。

自动化应该给您更多的控制权，而不是更少。

5. 不要被供应商的承诺所迷惑

如果有人说他们可以自动化您的应付账款“端到端”，请小心。 真正的应付账款总是有例外情况。

寻找：

• 诚实地说明可以自动化和不能自动化的内容。
• 您可以在现实世界中测试的阶段性推广。
• 倾听您的需求，而不仅仅是他们的销售脚本的供应商。

如果一个工具感觉像是一个合作伙伴而不是一个项目，那么您就朝着正确的方向前进。

衡量成功：要寻找什么

您自动化应付账款不仅仅是为了实现现代化。 您这样做是为了赢回时间、减少错误并专注于重要的事情。

那么，成功是什么样的？

硬性指标

这些将显示在您的仪表板上：

• 每张发票节省的时间：从 20 多分钟到 3-5 分钟（乘以整个团队，这是巨大的）。
• 更低的处理成本：每张发票的劳动力成本更低，尤其是在关键时期。
• 更少的错误：更少的重复项、更少的不匹配项、更少错过或延迟的付款。
• 更快的付款周期：更快的处理有助于与供应商建立关系并获得提前付款折扣。
• 更高的团队生产力：同一团队，处理的发票更多，加班时间更少。

软性成功

这些可能不在电子表格中，但您会在会议中听到它们：

• “我不再需要追发票了。”
• “月末更平静，压力更小。”
• “现在我可以专注于预测，而不仅仅是数据输入。”
• “我们不再依赖于知道 ERP 的那个人。”
• “审计员喜欢我们的流程的清洁程度。”

应付账款自动化的成功在于积累动力，一次一个可见的成功。

第一步：从小处着手，建立信心

如果您正在阅读本文，您可能相信自动化是有意义的。 真正的问题是如何在不造成混乱的情况下开始。

以下是一种简单的开始方式：

步骤 1：选择一项重复性任务

不要试图一次自动化所有内容。 从以下任务开始：

• 每周发生几次。
• 每次都遵循相同的步骤。
• 涉及点击、复制或输入数据。

示例任务：

→ 将发票信息复制到电子表格中。

→ 将发票与采购订单匹配。

→ 归档发票。

→ 发送供应商确认。

问问您的应付账款分析师：“您每天都在做哪些感觉像是在浪费时间的事情？” 这就是您的候选人。

步骤 2：写出步骤

用简单的语言描述任务：

“当发票到达时，我打开电子邮件，保存 PDF，打开电子表格，复制信息，检查 ERP 中的采购订单，然后发送以进行批准。”

这为您提供了自动化的明确起点。

步骤 3：仅自动化该工作流程

选择一个与您的 ERP、电子邮件或文件夹配合使用的无代码工具。 您的目标不是完美，而是工作的概念证明。

• 看看它是否有效。
• 检查您的团队是否理解它。
• 衡量节省的时间。

即使您没有编码经验，也可以尝试专为财务团队量身定制的现成的工作流程模板。

步骤 4：分享您的结果

一旦该工作流程启动并运行：

• 向团队展示您节省了多少时间。
• 记录该过程，以便其他人可以尝试。
• 使用该胜利来自动化更多步骤，一次一个。

当人们看到好处时，他们会开始建议其他自动化点。

步骤 5：保持动力

不要让您的自动化之旅停滞不前。 保持它的运行：

• 定期审查应付账款流程。
• 寻找新的瓶颈。
• 自动化、测试、调整和重复。

强大的财务团队不是通过巨大的飞跃来变得更好的，而是通过累积的小胜利来变得更好的。

最后的想法

您不必成为技术专家即可使您的应付账款流程现代化。

摆脱损坏的例程。

从小处着手，保持务实，让您的结果为下一步前进建立信心。