当您听到术语 “ERP API 集成” 时，它可能听起来像纯粹的 R2D2 语言。但实际上，这个想法非常简单，特别是如果您从财务角度来看待它。当您听到术语 “ERP API 集成” 时，它可能听起来像纯粹的 R2D2 语言。但实际上，这个想法非常简单，特别是如果您从财务角度来看待它。

什么是 ERP API 集成？（用商业术语来说）

从本质上讲，ERP API 集成 只是 将您的 ERP 系统与其他工具和工作流程连接起来 的一种方式，以便数据可以在系统之间自行移动。不再需要手动下载、上传或在 Excel 中无休止地复制粘贴。

分解一下：

• ERP（企业资源计划）： 这是您的公司处理财务、库存、销售订单、应付/应收账款等的软件。示例包括 TOTVS、SAP Business One、Oracle NetSuite 和 Sage Interaact。
• API（应用程序编程接口）： 将其视为一种数字“信使”，它允许两个系统安全、自动地共享数据。
• 集成： 这是设置连接的过程，因此数据会转到您需要的地方，无论是仪表板、报告还是其他内部系统。

针对财务团队的简单类比：

将您的 ERP 想象成一个装满财务信息的锁定文件柜。

在 API 出现之前，如果您需要数据，您必须打开抽屉（手动导出报告）、复制页面（在 Excel 中清理和重新格式化），然后将它们带到您的下一次会议（上传到仪表板或通过电子邮件发送）。

通过 API 集成，就像拥有一个安全、自动的快递员，他每天、每小时甚至实时地将文件柜中的正确数据传送到需要的地方。

为什么财务团队应该关心：

对于财务团队来说，ERP API 集成带来了以下好处：

• 减少手动工作： 您可以跳过下载报告或要求 IT 部门提取数据的重复性任务。
• 减少错误： 自动化有助于减少手动数据输入造成的错误。
• 更快的报告： 更新可以实时或按设定的时间表进行，因此您不会在月底陷入疯狂的冲刺。
• 更可靠的数据： 直接从 ERP（您的主要数据来源）提取信息。

您不必是开发人员才能从中受益。重要的是知道 您需要什么数据、它在您的 ERP 中的位置 以及 您希望它如何流入您的财务流程。

为什么 ERP API 集成对当今的财务团队至关重要（+ 3 个常见挑战）

如今，财务团队不仅要报告数字，而且要提供快速、可靠的洞察，这对于决策至关重要。挑战是什么？ 数据通常被困在 ERP 内部，因此很难快速、准确地提取出来。

商业案例：速度、准确性和更少的手动工作

在大多数处于规模模式的公司中，财务团队每月花费数小时：

• 从 ERP 导出数据
• 在 Excel 中清理和格式化
• 重新上传或粘贴到报告、仪表板或其他系统中

这种手动工作会降低您的报告速度，增加出错的风险，并使您的团队无法专注于分析或战略。

ERP API 集成 通过允许数据自动流动来改变这一点 - 将过去需要数天的时间转化为几分钟即可完成的过程。

财务团队在 ERP API 集成中面临的三大挑战

当然，做出这种转变并不总是那么容易。以下是一些常见的障碍：

1. 有限的 IT 支持

财务团队通常依赖于已经捉襟见肘的 IT 部门。这可能意味着漫长的等待，或者项目永远无法启动。

2. 传统 ERP 限制

许多 ERP（例如旧版本的 SAP 或 TOTVS）的设计没有开放的 API。文档可能很少，即使是简单的集成也可能让人感到不知所措。

3. 缺乏内部技术知识

大多数财务专业人士都不是开发人员。API 端点、身份验证令牌或数据模式等术语可能看起来完全陌生，因此知道从哪里开始可能很困难。

好消息是：它变得越来越容易

由于 无代码 和 低代码集成工具，财务团队不必等待 IT 部门或聘请开发人员才能开始。

了解业务价值并意识到这些挑战是很好的第一步。

ERP API 集成的最佳实践和常见陷阱

一旦您决定推进 ERP API 集成，下一个挑战就是使其成为现实。如果没有明确的指导，项目可能会拖延、崩溃或偏离目标。

以下是一些正确执行的技巧，以及一些需要注意的错误。

首先关注一个流程

试图一次性自动化所有内容可能会令人沮丧。首先从一个具有高影响力的流程开始 - 例如自动化您的每日现金头寸报告或提取 应收账款账龄数据。小小的成功有助于建立信心和支持。

在构建任何内容之前映射您的数据

在您登录工具或向 IT 部门寻求帮助之前，请花时间回答：

• 我们需要从 ERP 获取什么数据？
• 它位于哪里（哪个模块，哪个字段）？
• 我们希望如何使用这些数据（仪表板、Excel、报告）？

跳过此步骤是最终得到损坏或无用的集成的快速方法。

不要忽略错误处理

API 并非完美无缺。网络故障、ERP 停机或身份验证问题可能会破坏自动化。

设置基本检查或警报，以便您知道数据是否未按计划传输，尤其是在月末结算等重要时段。

将安全放在首位和中心位置

当您通过 API 移动财务数据时，您正在处理敏感信息。确保：

• 安全地存储访问令牌
• 限制对授权团队成员的访问
• 遵守您公司的数据治理和 IT 安全策略

忽略这一点可能会造成严重的风险，即使对于较小的自动化也是如此。

记录所有内容 - 即使是小型项目

财务团队有时依赖于知道集成如何工作的单一“内部倡导者”。如果该人离开，未记录的工作流程可能会成为真正的麻烦。

至少，跟踪：

• 您正在使用的 API 端点
• 正在提取或推送的数据字段
• 集成运行的频率
• 内部流程的所有者

这将节省您将来时间和挫败感。

财务用例：您可以使用 ERP API 自动化的内容

ERP API 集成听起来可能很技术性，但对于财务团队来说，它实际上是关于解决日常挑战。以下是财务团队已经看到重大改进的几个领域。

现金流量监控

财务团队可以直接从 ERP 提取实时银行余额和应收账款数据，而不是等到一天（或一个月）结束时才检查现金头寸。这有助于更快地做出有关付款、融资或收款的决策。

应收账款跟进

通过 API 访问 发票账龄和付款状态，团队可以自动发送提醒、优先处理高风险逾期账户或将 AR 数据馈送到仪表板中，以提高可见性。

应付账款报告

想要查看哪些供应商付款即将到期，或者哪些发票处于审批状态？API 允许您 提取实时 AP 数据，而无需运行手动 ERP 报告。

收入和销售报告

财务团队可以按地区、客户或业务部门自动收集销售订单和收入数据 - 使每月收入跟踪更快、更准确。

日记账分录自动化

对于重复性的、可预测的分录 - 例如每月应计或公司间分配 - 一些团队使用 API 将日记账分录直接推送到 ERP 中，从而减少手动输入和错误。

月末结算指标

想要跟踪您在结算账簿方面的进展情况？API 可以帮助您监控任务完成情况、对账状态或未完成的调整，从而向领导层提供一目了然的进度仪表板。

结论：

您不需要在第一天自动化所有内容。选择占用最多时间（或引起最大麻烦）的工作流程，然后从那里开始。

如何开始使用 ERP API 集成（无需大量 IT 参与）

财务团队面临的最大挑战之一是感觉 ERP API 集成是一个需要永远进行的“IT 项目”。事实是，不必如此。

以下是一个简单、低压力的路线图，可帮助您入门，即使您的技术支持有限。

1. 首先定义业务问题

用简单的术语写下：

• 您想要摆脱什么手动流程？
• 您需要什么数据？
• 您需要它的频率是多少？（每天、每周、实时？）

业务方面的明确目标使以后的技术部分更容易。

2. 与您的 ERP 供应商或顾问交谈

即使您的 IT 资源有限，也可以联系您的 ERP 提供商或顾问进行检查：

• 您的 ERP 提供哪些 API
• 您是否可以读取和写入数据
• 是否有任何现有的连接器或推荐的工具

这有助于您避免浪费时间尝试与不可用的东西集成。

3. 选择无代码或低代码工具

专为以最少的编码连接到 ERP 而构建的平台（有时称为 iPaaS 工具 或 集成平台）有助于弥合财务和 IT 之间的差距。

许多此类工具都包括现成的 ERP 连接器、拖放界面和简单的计划，而且 AI 可以为您建立连接。

4. 运行小型试点项目

选择一个简单的流程。例如：

• 自动化每日 AR 账龄报告
• 同步未结销售订单
• 更新现金余额

测试几周。注意问题。收集反馈。这有助于在内部建立势头。

5. 记录和分享结果

当您的试点项目有效时，分享成果：节省的时间、减少的错误、更快的报告。

这有助于证明扩展自动化的理由 - 并在领导层和 IT 部门之间建立信任。

最后的想法：从小处着手，证明价值，然后扩展

ERP API 集成不必让人感到不知所措。通过一次专注于一个业务挑战、使用正确的工具以及充分利用您可用的资源，财务团队可以在自动化方面发挥主导作用，而无需长时间等待 IT 支持。

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