为什么财务团队现在要探索对话式 AI

不久前，财务自动化意味着推出大型企业级软件、漫长的实施周期以及大量的 IT 参与。今天，情况大不相同。

在各行各业的扩展型公司中，正在发生一个明显的变化。首席财务官和财务团队领导者已开始寻找更智能、更简单的方法来提高生产力，尤其是不需要排队等待 IT 帮助或自己掌握编码技术的解决方案。

对话式 AI 是这些团队涌现出的最平易近人的工具之一。这些是基于聊天或语音驱动的界面，可让您以自然语言与您的财务数据和流程进行交互，就像您在与同事交谈一样。

这种日益增长的兴趣不仅仅是一种转瞬即逝的趋势。这是对一些非常真实的挫败感的回应：

• 月末结算仍然依赖于太多的手动步骤
• 构建和更新报告速度缓慢且重复
• 财务专业人员因追逐更新和批准而感到疲惫不堪
• 迫切需要在洞察力方面迅速采取行动，但电子表格并不能真正做出回应

对话式 AI 的吸引力在于它满足了财务团队的需求：时间紧迫、高度依赖电子表格并且对过于复杂的技术持谨慎态度。

从本质上讲，财务团队并不是要求提供更多的仪表板。他们想要能够做出回应的工具、处理重复性任务，并腾出宝贵的时间来从事更有意义的工作。

对话式 AI 实际意味着什么（以及不意味着什么）

让我们消除困惑。

如今，当人们听到“AI”时，很容易想象出科幻电影中的东西，或者回想起一种华而不实的工具从未真正交付的失望之情。在财务领域，准确性至关重要，因此对无法信任的解决方案几乎没有耐心。

因此，以下是一种直接的看待方式：

对话式 AI 可让您使用日常语言（通常通过聊天或语音界面）与您的数据或软件进行交互。

对于财务而言，这可能意味着：

• 在聊天机器人中输入“下个月的预计现金流量是多少？”
• 请求“向逾期发票的供应商发送提醒”
• 说“生成上一季度的差异分析”并收到报告草稿

对话式 AI 不是：

• 它不会自动理解您的所有业务规则
• 它不会取代您的 ERP 或 BI 平台
• 它不是要取代分析师、会计师或财务领导者
• 而且它不会在设置完成后自行运行，它需要您的指导

将对话式 AI 视为财务团队的全新“命令行”，该命令行以简单的英语（或葡萄牙语或西班牙语）而非代码工作。它是一座桥梁，让非技术专业人员可以比以往更直观地触发自动化、提取报告以及与系统进行交互。

为什么这种转变对财务团队很重要

许多工具都承诺可以简化自动化，但对话式 AI 因以下几个原因而脱颖而出。它可以与您现有的工具配合使用，不需要技术设置，并且实际上可以授权您的团队做更多的事情，而不仅仅是观看更多的仪表板。

这标志着一个新阶段：从静态报告转向与您的数据和流程进行动态、交互式的对话。

现实世界的财务应用 - 无需 IT

这就是对话式 AI 从有趣变为真正有用的地方。

大多数财务团队已经拥有一个工具堆栈。他们缺乏的是时间。对话式 AI 的真正礼物是，它可以让您自动化日常交互，而不仅仅是计算，并且完全不依赖 IT 或数据工程师。

让我们看看财务团队已经在使用的几种实际方法：

• 1. 自动化重复性报告请求 痛点： 每周都被要求提供最新的“销售目标”报告。 解决方案： 对话机器人提取最新数据，格式化报告，并通过电子邮件或聊天发送。只需输入“发送每周销售报告”，即可处理...无需代码，无需手动刷新，无需延迟。
• 2. 供应商跟进和付款确认 痛点： 手动跟踪谁已付款并发送提醒会耗费数小时。 解决方案： AI 从您的 ERP 中提取付款数据，检查谁已逾期，并且可以使用单个命令起草或发送跟进电子邮件。想象一下，输入“提醒逾期供应商付款”，然后让机器人处理剩下的事情。
• 3. 按需差异解释 痛点： 找出工资成本为何上涨可能会变成时间黑洞。 解决方案： 询问“本月工资成本为何上涨 12%？”AI 会审核您的数据并提供可能的原因，例如季节性招聘或奖金，并从内部注释和标记的交易中提取数据。它甚至可以根据过去的趋势建议最可能的原因。
• 4. 自动化审批工作流程 痛点： 审批请求在收件箱中丢失，导致延误。 解决方案： 聊天机器人会在 WhatsApp 或 Slack 上 ping 正确的人员，记录他们的批准（或拒绝），并立即更新您的财务系统。不再需要无休止的电子邮件链。
• 5. 成本中心所有者的预算问答 痛点： 团队不断要求财务部门提供简单的预算更新。 解决方案： 部门主管会获得一个聊天助手，该助手可以回答诸如“我还有多少营销预算？”之类的问题。财务团队可以控制数据，但问题可以快速得到解答，无需来回沟通。

这些用例不需要复杂的集成或新的 IT 项目。它们只是让您使用自然语言自动化重复性的日常任务。

而且，由于这些工作流程是由对话驱动的，因此您的团队更有可能定期使用它们，而不仅仅是尝试一次就忘记。如需证明，请查看团队通过工作流程自动化加速流程的真实案例。

风险和限制：何时不该使用对话式 AI

没有哪种技术可以解决所有问题，对话式 AI 也不例外。重要的是要知道它的局限性，这样您才能明智地使用它。

• 1. 数据质量会影响准确性如果您的源数据混乱或过时，对话式 AI 只会反映这些问题，有时还会更加自信。 📌 提示：首先清理您的数据管道以获得最佳效果。
• 2. 过度依赖可能会带来风险自动化任务很好，但您仍然需要审查和验证机器人生成的内容。例如，如果它解释了差异，请在与领导层分享之前仔细检查其逻辑。AI 可以帮助您更快地行动，但您仍然要掌舵。
• 3. 并非每个流程都应该自动化有些工作流程过于复杂或敏感，无法自动化，例如税务申报、审计或法律批准。这些仍然需要人工监督和正式程序。
• 4. 隐私和访问控制至关重要允许聊天机器人访问财务数据意味着您必须控制谁可以看到什么。例如，即使是意外，初级员工也不应该能够查看高管薪酬的详细信息。 📌 提示：从有限的访问权限开始，彻底测试，并保留每次交互的日志。
• 5. AI 并不真正“理解”对话式 AI 可以模仿理解，但它依赖于您的定义。如果“本季度的营销预算”对您的团队来说具有特定含义，则您需要向 AI 明确说明才能正确执行操作。

何时跳过对话式 AI

• 如果错误代价太大（例如，监管文件）
• 如果流程高度非结构化或具有创造性（例如，情景规划）
• 如果您的内部数据尚未组织化或可靠
• 如果信任和可追溯性至关重要但流程不明确

最重要的是：将对话式 AI 视为有用的助手，而不是取代您的专业知识。它在与了解在何处以及如何使用它的敏锐财务人员搭配使用时效果最佳。

成功的对话式 AI 推出是什么样的

当您从小处着手、保持专注并让实际使用指导您的下一步时，将对话式 AI 引入您的财务团队效果最佳。以下是成功的团队处理它的方式：

• 1. 从一项令人沮丧的任务开始 不要从您最具战略意义的工作流程开始，从每个人都害怕的任务开始。也许是每周报告，也许是手动付款提醒。选择一些简单、重复且真正令人讨厌的事情。首先自动化该任务，并使用工作流程模板来启动自动化项目来从那里建立动力。
• 2. 财务部门拥有自动化逻辑 自动化的规则和触发器保持在财务部门的控制之下。无需等待开发人员或 IT 工单。分析师定义触发器、规则和响应，因此自动化反映了真实世界，而不是通用模板。
• 3. 输出始终可追溯 每次交互都会被记录：提出了什么问题，机器人回复了什么，以及使用了什么数据或规则。这种透明度建立信任，并且日志可以突出显示需要调整逻辑的地方。 📌 专业提示：使用这些日志来随着时间的推移改进您的流程。
• 4. 首先向一小群人推出 不要一次性向所有人发布。从一些“高级用户”开始，他们对您的工作流程了如指掌，并且有动力改进它们。他们会及早发现问题，并成为更广泛推广的拥护者。
• 5. 按节省的时间衡量成功 忘记诸如“数字化转型”之类的流行语。跟踪节省的时间、自动化的任务数量、首次响应准确率以及不必要的电子邮件或 Slack 消息的减少。如果您在第一个月内没有看到明显的价值，则该进行调整了。

最有效的推出是务实的，并且专注于消除瓶颈，而不是炫耀最新技术。

从分析师到自动化架构师：拥抱一种新的思维方式

在高绩效财务团队中，正在发生一场悄无声息但意义深远的变化。当今最有效的分析师不仅仅是在处理数字，他们还在设计工作流程。他们了解信息的流动以及流程如何在系统和人员之间连接。

旧角色：被动	新角色：主动
• 提取数据
• 清理电子表格
• 准备报告
• 回答重复性问题	• 设计高效的流程
• 设置智能触发器
• 定义清晰的逻辑
• 构建工具（无需编码）

这并不是要把每个人都变成开发人员。这是为了让财务团队成为自己流程的架构师，减少依赖并加快速度。

为什么这种改变很重要

财务团队通常使用有限的资源和老化的内部工具。IT 支持很少。脱颖而出的团队是那些自己控制自动化的人，即使只是设置一个简单的聊天机器人来回答重复性问题。

重要的不是您使用的工具，而是您解决的问题以及您消除的障碍。

这在行动中是什么样的

• 一位 FP&A 分析师创建一个机器人来回答销售团队的预算问题
• 一位财务主管构建了一个聊天命令来立即检查供应商的付款状态
• 一位首席财务官收到了一份关键差异和批准的早间摘要，而无需打开电子表格

这些例子不是假设的。它们已经发生在真实的财务团队中。无需额外招聘或昂贵的平台。只需实际使用现有工具并愿意以不同的方式处理问题。

您无需等待自上而下的转型。您可以开始构建更智能的流程，一次一个小自动化。

最后的想法：为您的环境而构建，而不是为潮流而构建

每隔几年，新的技术流行语就会席卷金融领域“机器人流程自动化、低代码、AI...每一个都承诺彻底改变这个行业。大多数在试运行后都会消失。问题不在于技术，而在于与日常现实缺乏契合。

是什么让对话式 AI 与众不同？它可以适应您已经使用的工具和系统。无需进行全面改革。您可以从以下方面开始：

• 您当前的工具
• 您现有的团队
• 您真实、混乱的电子表格
• 您每天面临的挑战

但是您需要以清晰和目标来处理它，而不仅仅是对最新趋势感到兴奋。

规模化模式下的财务团队的关键要点

如果您是首席财务官或财务团队的一员，以下是最重要的：

• 选择一项真正令人讨厌的工作流程并从那里开始
• 将自动化控制权保留在财务团队内部
• 确保每个输出都可追溯且逻辑清晰
• 在节省时间的地方进行自动化，而不仅仅是为了自动化
• 以人工监督员的身份参与其中 - 不要只是把所有事情都交给别人

这与追逐趋势无关。这与收回您的时间、减少对他人的依赖以及专注于更高价值的工作有关。您不需要精通技术，只需好奇并愿意改变做事方式。

真正的机会？ 这不是听起来像硅谷。而是要构建一些坚实、相关且独一无二的东西。并且有了自动化财务工作流程的新方法，这比以往任何时候都更有可能实现。