Como a Mercos reduziu 70% do trabalho de contas a pagar com automação de processamento de faturas (e provou que finanças também pode construir)

"Espera... por que ainda estamos fazendo isso manualmente?"

Essa era a pergunta que Jonattan Fenrich, Líder de FP&A na Mercos, continuava enfrentando. Centenas de faturas, todas chegando de uma vez. Cada uma precisando ser aberta, lida, classificada e inserida no ERP. À mão. Todo mês.

Para a maioria das equipes financeiras de médio porte, o fechamento mensal ainda significa horas longas, planilhas e caixas de entrada cheias de PDFs. Na Mercos, a equipe fez uma pergunta simples: e se não tivéssemos que abrir cada fatura individual? Isso é o que os levou a repensar seu processo e reconstruí-lo com automação de contas a pagar.

Aqui está a história de como uma equipe financeira sobrecarregada se transformou em um motor de operações financeiras escalável.

TL;DR

• Empresa: Mercos (B2B sales tech, ~150 funcionários)
• Equipe: Equipe financeira, ~10 pessoas
• Dor: Processamento manual de faturas criava horas extras e atrasos
• Automação: Automação completa de contas a pagar usando Abstra
• Resultado: 60% mais rápido processamento de AP, 70% de cobertura de automação, e erros quase zero
• Ferramentas usadas: Granatum ERP, Gmail, Google Drive, Python, Slack

Conheça a Mercos: A equipe por trás da mudança

A Mercos é uma empresa de software B2B de 150 pessoas ajudando clientes a simplificar gestão de pedidos e vendas. Internamente, a empresa está igualmente focada em eficiência. Eles usam Granatum para finanças e têm investido em automação para escalar sem inchar o quadro de funcionários.

• +8,7k clientes
• +52k usuários
• +250 ERPs integrados
• $15.3B USD movimentados anualmente através da Mercos

Com uma equipe enxuta e necessidades crescentes de conformidade, a Mercos precisava de operações financeiras escaláveis.

Carlos Marian, CFO, e Jonattan Fenrich, Especialista em FP&A, têm liderado a iniciativa. Seu objetivo? Dar aos analistas as ferramentas para automatizar trabalho manual e focar no que realmente importa: controle, fluxo de caixa e insights.

"Não estamos tentando escalar adicionando mais pessoas, estamos tentando escalar ficando mais inteligentes. Isso significa automação no núcleo das finanças." — Carlos Marian, CFO

Por que agora: O momento que quebrou o processo

Todo final de mês, as coisas se acumulavam:

• ~400 faturas
• Dezenas de formulários manuais
• Um analista trabalhando até tarde

Jonattan descreveu simplesmente: "Era trabalho com muitas tarefas claramente automatizáveis." Documentos chegavam por email. Cada um tinha que ser aberto, lido, renomeado, inserido no Granatum e salvo no Google Drive.

A maioria dos documentos recebidos/inseridos eram faturas (NFs). Há outros tipos de documentos, como contas e guias fiscais, mas representam uma parcela menor do volume total. Em vez disso, decidiram criar um protótipo de algo melhor e provar que a automação poderia lidar com a carga.

A automação: O que construímos juntos

Começaram com AP, a maior fonte de trabalho manual.

A Mercos não queria outra ferramenta para gerenciar. Queriam construir sua própria ferramenta de automação AP, algo flexível, rápido e liderado por finanças.

Então usaram Abstra para construir um fluxo central para processamento de faturas.

Aqui está como funciona:

Algumas faturas (NFs), mesmo quando lançadas automaticamente, requerem complementação manual. Por exemplo, despesas eventuais (onde nenhum padrão está registrado na tabela de alocação) e divisões de custos (que dependem de critérios específicos).

• 📥 Entrada: Faturas recebidas (PDFs) via Gmail
• 🤖 Abstra automatiza:
  • Extração de anexos
  • Validação se o arquivo é realmente uma fatura
  • Extração de campos como CNPJ, valor e data de emissão
  • Lançamento de dados no ERP Granatum
  • Envio de alertas via Slack
• 📤 Saída: Dados e documentos de fatura limpos e estruturados, automaticamente sincronizados com ERP e prontos para revisão AP

É isso. Este fluxo de trabalho end-to-end é um exemplo real de entrada automatizada de faturas em ação. Jonattan construiu e testou tudo sozinho, sem desenvolvedores necessários.

"Isso não foi plug-and-play. Foi design pensado. E funcionou."

Levou pouco menos de 2 meses para ir da ideia à produção. Isso incluiu prototipagem, validação e migração do fluxo completo para produção usando Abstra.

A IA desempenhou um papel fundamental em todo este fluxo. Abstra usa modelos de IA para ler e extrair dados de faturas como CNPJ, valor e data de emissão, removendo a necessidade de OCR com template ou mapeamento manual. Mas mais que isso, IA também suporta a equipe financeira durante desenvolvimento.

Jonattan usou o construtor híbrido do Abstra, que combina prompts de linguagem natural, lógica de arrastar e soltar, e Python, para escrever e testar código mais rápido, sem ser desenvolvedor. Isso significa protótipos mais rápidos, menos bugs e um loop de feedback melhor.

Os resultados: Mensuráveis, imediatos e contínuos

Aqui está o que mudou depois de automatizar contas a pagar com Abstra:

O que costumava levar 7 minutos agora leva cerca de 3. E mais importante, analistas não tocam mais em 70% das faturas recebidas.

"Economizamos horas por semana, mas mais importante, fizemos nossa equipe pensar diferente."

A automação deu à equipe uma sensação de evolução. Desbloqueou novas ideias e ajudou a mudar sua mentalidade em direção à melhoria contínua.

Métrica	Antes	Depois
Tempo médio por tarefa (fatura)	7,5 min	~3 min
Lançamentos manuais/mês	~400	~100
Alertas Slack	❌	✅
Humano no loop	Analista fazendo trabalho de copiar-colar	Analistas revisam exceções, não tudo

"Isso inspirou novas ideias para melhorar rotinas e eliminar mais passos manuais. Estamos começando a pensar em automation-first."

Por que funcionou: Liderado por finanças, não TI

Este não foi um rollout pesado em desenvolvimento. Jonattan construiu e testou os fluxos AP sozinho.

O que realmente fez isso funcionar foi a combinação de flexibilidade (Python) e orientação (IA). Com a interface alimentada por IA do Abstra, a equipe podia gerar e ajustar código, pedir ajuda em linguagem natural e iterar rapidamente, tudo sem depender de engenharia. Transformou analistas financeiros em construtores.

Essa mudança de capacidade é o que desbloqueou a habilidade da equipe de construir e manter automações por conta própria. E é uma grande razão pela qual isso funcionou, não apenas como uma melhoria de fluxo de trabalho, mas como uma mudança de modelo operacional.

Apenas um ponto de integração, configuração Gmail, precisou de suporte leve de TI e parceiros Google Workspace. Todo o resto foi construído e mantido internamente.

Além disso, não foi apenas a ferramenta. Foi a mentalidade:

• Experimentaram cedo
• Não tiveram medo de lançar v1
• Deram aos analistas as ferramentas para construir

Abstra deu-lhes a estrutura para testar, ajustar e implantar rapidamente.

"Mesmo com pouco conhecimento de programação Python, posso liderar isso graças ao meu background e suporte do Abstra. Isso é revolucionário."

O que vem a seguir para a Mercos

Agora que AP está automatizado, não estão parando. A Mercos já está experimentando com:

• Fluxos de pagamento de faturas automatizados
• Organização automática de faturas no Google Drive
• Automação de cálculos e pagamentos de comissão de parceiros
• Automatização de aprovações de realocação de orçamento
• Geração automatizada de relatórios financeiros

Além disso, também estão treinando outros membros da equipe para construir suas próprias automações. Esta está se tornando a forma padrão de trabalhar.

Um modelo mais inteligente para escalar finanças

A equipe financeira da Mercos não está tentando construir um exército de robôs. Estão construindo algo mais poderoso: uma equipe que possui sua automação.

Provaram que software de automação de faturas pode fazer mais que economizar tempo, pode mudar como uma equipe trabalha. E com Abstra, fizeram isso sem pessoal extra, dependências de TI ou compromissos.

"Estamos transformando a equipe financeira em uma equipe de produto. Uma que constrói, testa e escala ops sem depender de ninguém."

Carlos tem uma visão clara. ERP é o sistema de registro. Mas inteligência, isso deve viver na equipe financeira. Seu plano é eliminar toda entrada manual de dados em AP até o final do ano, então expandir automação através da stack financeira.