Otimize os processos de pagamento na área financeira: um guia passo a passo para 2025

A maioria das equipes financeiras sabe que seus processos de pagamento são manuais demais, mas modernizá-los muitas vezes parece impossível sem apoio de engenharia.

Este guia mostra como equipes financeiras estão simplificando aprovações, reduzindo erros e automatizando fluxos usando ferramentas de low code que elas mesmas podem possuir e gerenciar.

Por que os processos de pagamento ainda estão quebrados (mesmo em 2025)

Se você ainda está correndo atrás de aprovações por e-mail, conferindo dados bancários de fornecedores em planilhas ou se perguntando onde uma nota fiscal está na cadeia de aprovações, você não está só. Apesar da proliferação de ferramentas financeiras e soluções digitais, a maioria dos processos de pagamento dentro de empresas de médio porte é sustentada por uma colcha de retalhos de etapas manuais, soluções de contorno e sistemas legados que nunca foram projetados para escalar.

E aqui vai a verdade desconfortável: a maioria das equipes financeiras já sabe que esses processos estão quebrados. O problema não é falta de consciência, é inércia.

Por anos, a resposta padrão para problemas de processo era “fala com o TI” ou “espera até o próximo trimestre”. Mas hoje, espera-se que as equipes financeiras andem mais rápido, façam mais com menos e ainda garantam precisão, conformidade e segurança. Os velhos modos — passar PDFs, gerenciar aprovações no Slack, sincronizar cadastros de fornecedores à mão — simplesmente não acompanham a complexidade e a velocidade exigidas em 2025.

A ilusão do “está funcionando bem”

Você pode ouvir isso internamente:

“Claro, é um pouco manual, mas funciona.”

“Sabemos onde está tudo, temos um bom sistema de planilhas.”

“São só algumas notas por semana.”

Mas a fricção se esconde nas lacunas:

• Um desconto por pagamento antecipado perdido porque alguém estava de férias.
• Um fornecedor pago duas vezes por causa de um desencontro na conciliação.
• Um controller ficando até tarde para conferir códigos do plano de contas manualmente.

Isso não são apenas incômodos. São sintomas de fragilidade. E à medida que as empresas crescem (ou enfrentam eventos inesperados como auditorias, aperto de caixa ou fraude) esses pequenos problemas se acumulam em grandes riscos.

Por que nada mudou?

Ironicamente, não é por falta de soluções. Existem plataformas poderosas de automação de pagamentos, mas a maioria exige implementação técnica, longos ciclos de implantação ou um nível de orçamento e suporte de TI que simplesmente não existe na maior parte das áreas financeiras.

Então o que acontece? As equipes continuam improvisando, remendando e construindo fluxos frágeis usando ferramentas nunca pensadas para esse trabalho, porque a alternativa parece pesada demais, complexa demais ou dependente demais de outros departamentos.

Os custos ocultos dos pagamentos manuais

Processos manuais de pagamento não apenas desperdiçam tempo, eles corroem silenciosamente a saúde financeira. Na superfície, é só mais alguns cliques ou e-mails. Mas por baixo, os custos se acumulam:

1. Pagamentos atrasados = Oportunidades perdidas

Atrasos podem significar perda de descontos por pagamento antecipado, relações desgastadas com fornecedores ou pior: interrupção de serviços. Quando aprovações vivem em caixas de entrada e planilhas, os atrasos são inevitáveis.

2. Risco de erro = Exposição financeira

Entrada e conciliação manual abrem a porta para pagamentos em duplicidade, valores incorretos ou pagamentos para contas erradas. Isso não são apenas erros, são sinais de auditoria e potenciais vetores de fraude.

3. Burnout da equipe = Perda de talentos

Profissionais financeiros altamente qualificados gastam horas copiando e colando dados de notas fiscais, correndo atrás de assinaturas ou verificando dados bancários, em vez de analisar gastos ou melhorar previsões. Isso drena a moral e a entrega estratégica.

4. Sem visibilidade = Sem controle

Quando os fluxos de pagamento estão dispersos, líderes financeiros perdem visão em tempo real sobre obrigações, saídas de caixa e gargalos. Isso torna mais difícil gerenciar o capital de giro, especialmente em mercados voláteis.

5. Lacunas de conformidade = Exposição a riscos

Sistemas manuais geralmente carecem de trilhas de auditoria, acesso baseado em funções ou documentação consistente, deixando as empresas vulneráveis em auditorias ou revisões de conformidade.

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O custo real não está nos minutos desperdiçados, está nos riscos que se acumulam e no potencial desperdiçado. Pagamentos manuais tributam silenciosamente sua velocidade, precisão e agilidade. E quanto mais tempo ficam sem atenção, mais limitam sua capacidade de liderar finanças de forma proativa.

Como é um processo de pagamento realmente otimizado

É fácil jogar termos como “simplificado” ou “automatizado”, mas o que isso realmente significa para uma equipe financeira no mundo real? Uma com prioridades mutantes, equipe enxuta e sem suporte de engenharia?

Vamos definir com clareza: um processo de pagamento otimizado não é sobre ferramentas sofisticadas. É sobre controle, transparência e velocidade — sem introduzir complexidade ou dependência de outros departamentos.

Veja como isso se traduz na prática:

1. Notas fiscais entram automaticamente

As notas são capturadas do e-mail ou enviadas por um formulário simples. Nada de digitação manual. Nada de triagem na caixa de entrada.

2. Caminhos de aprovação claros e dinâmicos

Roteamento baseado em regras garante que as pessoas certas aprovem na hora certa. Chega de correr atrás de assinaturas.

3. Dados de pagamento limpos e pré-validados

Dados de fornecedores, códigos do plano de contas (GL) e valores são verificados automaticamente. Erros sinalizados antes do pagamento.

4. Visibilidade em tempo real em todo o fluxo

Você sabe o que está aprovado, o que está pendente e o que foi pago a qualquer momento. Chega de adivinhação.

5. Pronto para auditoria desde o primeiro dia

Cada ação é registrada. Cada aprovação é rastreável. Nada se perde no e-mail.

O resultado? Ciclos mais rápidos. Menos erros. Controle de caixa mais apertado. E uma equipe financeira que finalmente pode passar do reativo ao proativo.

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Este é o norte: um processo de pagamento que não é apenas funcional, mas um ativo estratégico — dando às equipes financeiras a confiança, a velocidade e a clareza de que precisam para liderar.

Ferramentas modernas feitas para finanças (não para desenvolvedores)

O maior equívoco sobre automação em finanças?

Que é uma iniciativa de tecnologia.

Por anos, no momento em que você dizia “automação de fluxo”, surgia uma resposta previsível:

“Vamos precisar envolver o TI.”

“Temos orçamento para um parceiro de implantação?”

“Vamos esperar terminar a migração para o novo ERP.”

E assim, a conversa emperra.

Mas algo fundamental mudou. As plataformas modernas de automação não são feitas para desenvolvedores; elas são construídas para as pessoas que são donas do processo: profissionais de finanças.

Essas ferramentas não são só mais fáceis de usar, elas representam uma mudança de mentalidade: automação como autosserviço.

Mínimo código. Máximo controle.

Plataformas modernas como a Abstra dão às equipes financeiras a capacidade de desenhar, lançar e aprimorar seus próprios fluxos de pagamento sem depender de engenheiros, integrações ou meses de implantação.

Você não precisa ser “técnico”. Só precisa entender seu próprio processo e, francamente, ninguém entende melhor do que você.

Seja para:

• Automatizar aprovações de fornecedores com base em faixas de valor
• Garantir que etapas de pagamento sejam acionadas apenas após a codificação contábil (GL) estar concluída
• Notificar stakeholders com base no status do pagamento
• Puxar dados de pagamento automaticamente para relatórios

Esses são fluxos que você agora pode possuir de ponta a ponta. Diretamente.

Liderado por Finanças Significa Inteligente para Finanças

A melhor parte dessas ferramentas modernas não é só a interface, são as premissas embutidas. Ferramentas feitas para finanças são projetadas para lidar com casos de borda como aprovações parciais, roteamento de exceções, trilhas de auditoria e validações em nível de campo.

Isso significa que elas não apenas “deixam você construir coisas”. Elas orientam você a construir as coisas certas, com segurança, e de um jeito alinhado a como as finanças realmente funcionam.

Isso é um salto enorme em relação a sistemas de prateleira e planilhas de Excel. Você não fica preso adaptando ferramentas genéricas e torcendo para que caibam. Você opera em um ambiente com propósito que fala sua língua: valores, aprovações, fornecedores, prazos, conformidade.

Da dependência à autonomia

Quando a automação se torna uma função sob responsabilidade da área financeira, algo poderoso acontece:

Você para de esperar. Você começa a desenhar. Você para de escalar. Você começa a refinar.

Você se torna uma equipe que não apenas mantém as luzes acesas, mas que molda ativamente como o negócio funciona.

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Passo a passo: como simplificar seus pagamentos sem ajuda de TI

Você não precisa de uma reestruturação total para consertar seu processo de pagamento. Você precisa de uma abordagem inteligente e com escopo definido: algo feito para gerar tração, não perfeição. O objetivo aqui não é automatizar tudo no primeiro dia. É começar a automatizar as coisas certas, rápido.

Aqui vai uma abordagem comprovada que vimos funcionar com equipes financeiras modernas, mesmo aquelas sem suporte técnico.

Etapa 1: Mapeie o fluxo real (não o ideal)

Comece escrevendo como um único pagamento flui pelo seu sistema agora, não como “deveria” ser. Seja brutalmente honesto.

• Onde a nota fiscal cai primeiro?
• Quem a toca, e em que ordem?
• Como as aprovações são solicitadas, e com que frequência travam?
• Onde decisões ficam sem registro ou pouco claras?
• Como o pagamento é realmente disparado?

Você não está documentando para a posteridade, está diagnosticando a fricção.

Etapa 2: Identifique gargalos e tarefas repetitivas

Em quase todas as equipes, os mesmos problemas aparecem:

• Atrasos esperando aprovações manuais
• Erros de copiar e colar dados da nota fiscal
• Responsabilidade pouco clara pelo “de-para” e pelo aceite final do pagamento
• Codificação contábil (GL) inconsistente
• Fornecedores ligando para “saber o status do pagamento”

Destaque os momentos em que:

• Pessoas estão esperando
• Informações estão sendo re-digitadas
• E-mails ou mensagens no Slack estão sendo enviados apenas para fazer as coisas andarem

Esses são candidatos perfeitos para automação.

Etapa 3: Desenhe um fluxo simples em uma ferramenta de automação

Usando uma ferramenta de automação como a Abstra, você pode recriar seu fluxo, desta vez estruturado e automatizado.

No mínimo, seu processo de pagamento pode incluir:

• Formulário de entrada de notas ou integração (puxa PDFs ou dados estruturados)
• Checagens de validação (os campos obrigatórios estão completos? As informações do fornecedor estão corretas?)
• Lógica de roteamento automatizada (ex.: valores abaixo de R$ 5 mil vão para o Gerente A; acima de R$ 5 mil, para o CFO)
• Regras de escalonamento (se não houver aprovação em 48h, notificar o próximo aprovador ou enviar lembrete)
• Rastreamento de aprovações (status em tempo real, com carimbo de data/hora e histórico)
• Entrega final ao sistema de pagamentos (disparar o pagamento ou notificar Contas a Pagar para executar)

Você não está construindo do zero, está montando a partir de componentes familiares.

Etapa 4: Teste internamente antes de ir a produção

Escolha um punhado de notas fiscais futuras e passe pelo novo fluxo. Observe:

• Confusão na interface
• Erros na lógica de roteamento de aprovações
• Dados faltantes
• Feedback da equipe sobre usabilidade

Não busque o perfeito. Busque confiável e usável. Faça iterações rápidas; essa é a beleza de ser dono da ferramenta.

Etapa 5: Lance, monitore e melhore continuamente

Depois de no ar, torne isso um hábito:

• Revise semanalmente os tempos de atraso nas aprovações
• Acompanhe as exceções (e por que acontecem)
• Pergunte à equipe: “O que ainda parece manual?”

Como está sob seu controle, você não precisa abrir um chamado para corrigir uma etapa ou ajustar uma regra. Você consegue ajustar em minutos.

Conclusão:

Não se trata de transformar equipes financeiras em desenvolvedores, e sim de dar a elas o poder de liderar a transformação sem intermediários. Os passos são simples, mas o impacto é profundo: pagamentos mais rápidos, menos erros e uma equipe mais confiante.

Você já conhece seu processo. Agora você pode ser dono dele, de ponta a ponta.

Otimize os processos de pagamento: exemplo do mundo real

Uma coisa é ler sobre frameworks e boas práticas. Outra é ver uma equipe financeira como a sua assumir o controle do processo e transformá-lo em dias, não meses.

Conheça a Mercos, uma empresa de software B2B em crescimento que estava se afogando em um processo manual de contas a pagar (AP). A equipe financeira (cerca de 10 pessoas) processava aproximadamente 400 notas fiscais por mês, em sua maioria à mão. Cada nota exigia que alguém:

• Abrisse o e-mail e baixasse o PDF
• Lesse e interpretasse as informações manualmente
• Renomeasse os arquivos e inserisse no ERP
• Arquivasse tudo na pasta correta

Mesmo com experiência e boa organização, a equipe enfrentava constantemente atrasos, noites longas e um acúmulo esmagador. Tempo por nota fiscal? Cerca de 7 minutos.

O ponto de virada: protagonismo por meio da automação

Em vez de solicitar ajuda do TI ou procurar plataformas caras, a equipe financeira usou a Abstra para construir seu próprio fluxo de automação de AP (internamente, com zero suporte de engenharia).

Aqui está o que eles automatizaram:

• Extração de PDFs de notas fiscais diretamente da caixa de entrada da área financeira
• Uso de IA para ler e validar detalhes da nota (CNPJ, valores, datas de vencimento)
• Inserção automática dos dados no ERP
• Notificação de responsáveis no Slack quando uma nota precisava de atenção
• Separação de exceções para revisão manual

Não foi um experimento paralelo. Tornou-se o novo normal do processo de pagamentos, 100% sob responsabilidade de finanças.

Os resultados:

• 70% de todas as notas fiscais totalmente automatizadas
• Processamento 60% mais rápido
• Tempo por nota fiscal caiu de 7 minutos para menos de 3 minutos
• Erros manuais e retrabalho? Quase eliminados

Mas a mudança mais importante não foi técnica, foi cultural.

“Hoje, quando encontramos uma nova tarefa financeira, nosso primeiro pensamento é: como podemos automatizar isso?”

Líder de Operações Financeiras, Mercos

Eles passaram de sobreviver a um sistema engessado para liderar um mais inteligente, nos próprios termos.

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Conclusão: Você não precisa ser uma grande empresa ou ter uma equipe de tecnologia dedicada para otimizar seus pagamentos. Você precisa de uma equipe que entenda a dor e das ferramentas certas para agir.

A Mercos não esperou. Construiu. E hoje, a equipe financeira deles é mais rápida, mais afiada e mais focada no que realmente importa.

O primeiro passo para esta semana

Você não precisa de um roteiro de transformação ou de um orçamento aprovado para começar a otimizar seu processo de pagamento.

Você só precisa começar.

E o melhor primeiro passo? Escolha um fluxo: um processo doloroso e repetitivo que sua equipe enfrenta toda semana, e mapeie-o com brutal honestidade.

Pode ser:

• Aprovar notas de fornecedores acima de um certo valor
• Encaminhar solicitações de pagamento para gestores
• Sincronizar dados da nota fiscal no seu ERP
• Acompanhar envios incompletos

Então faça uma pergunta simples:

Como seria se isso rodasse sozinho?

A partir daí, escolha uma ferramenta sem código (no-code), como a Abstra, e teste construir você mesmo a primeira versão. Não mire no perfeito. Mire em uma vitória. Você não precisa automatizar tudo. Só precisa mostrar que consegue automatizar algo. Internamente. Sem TI.

Essa primeira vitória gera confiança. E a confiança se espalha.

A realidade é a seguinte:

O maior risco não é tentar e falhar, é ficar preso em um sistema frágil porque a mudança parecia distante demais.

Mas as ferramentas já existem. O caminho está claro.

E equipes financeiras como a sua já estão fazendo isso.

Você está mais perto do que imagina.