वित्त टीमें अब संवादात्मक एआई का अन्वेषण क्यों कर रही हैं

कुछ समय पहले तक, वित्त में स्वचालन का मतलब था बड़े एंटरप्राइज-ग्रेड सॉफ्टवेयर का रोलआउट, लंबी कार्यान्वयन समयरेखाएं, और आईटी की बहुत भागीदारी। आज, चीजें काफी अलग दिखती हैं।

सभी उद्योगों की बढ़ती कंपनियों में, एक उल्लेखनीय बदलाव हो रहा है। सीएफओ और वित्त टीम के नेता उत्पादकता बढ़ाने के लिए स्मार्टर, सरल तरीकों की तलाश कर रहे हैं, विशेष रूप से ऐसे समाधान जो आईटी की मदद के लिए लाइन में प्रतीक्षा करने या खुद कोडिंग सीखने का मतलब नहीं रखते।

इन टीमों के लिए उभर रहे सबसे सुलभ उपकरणों में से एक है संवादात्मक एआई। ये चैट-आधारित या आवाज-संचालित इंटरफेस हैं जो आपको अपने वित्तीय डेटा और प्रक्रियाओं के साथ प्राकृतिक भाषा में बातचीत करने देते हैं, जैसे आप किसी सहयोगी से बात कर रहे हों।

यह बढ़ती रुचि सिर्फ एक क्षणिक प्रवृत्ति नहीं है। यह कुछ वास्तविक निराशाओं का जवाब है:

• माह के अंत के समापन अभी भी बहुत सारे मैनुअल चरणों पर निर्भर हैं
• रिपोर्ट बनाना और अपडेट करना धीमा और दोहराव वाला है
• वित्त पेशेवर अपडेट और स्वीकृतियों का पीछा करने से थक गए हैं
• इनसाइट्स पर तुरंत कार्रवाई करने का दबाव है, लेकिन स्प्रेडशीट जवाब नहीं देती

जो संवादात्मक एआई को आकर्षक बनाता है वह है कि यह वित्त टीमों को वहीं मिलता है जहां वे हैं: समय की कमी, स्प्रेडशीट पर गहरी निर्भरता, और अत्यधिक जटिल तकनीक के प्रति सावधान।

मूल रूप से, वित्त टीमें और डैशबोर्ड नहीं मांग रही हैं। वे चाहती हैं ऐसे टूल जो जवाब दें, दोहराव वाले कार्यों को संभालें, और अधिक सार्थक काम के लिए कीमती घंटे मुक्त करें।

संवादात्मक एआई का वास्तविक अर्थ (और क्या नहीं है)

आइए भ्रम को दूर करें।

जब लोग आजकल "एआई" सुनते हैं, तो विज्ञान-कथा फिल्म की कोई चीज़ कल्पना करना आसान होता है, या फिर किसी चमकदार टूल की निराशा याद आती है जो कभी वास्तव में अपेक्षाओं पर खरा नहीं उतरा। वित्त में, जहां सटीकता सब कुछ है, ऐसे समाधानों के लिए कम धैर्य है जिन पर भरोसा नहीं किया जा सकता।

तो यहाँ इसे देखने का एक सीधा तरीका है:

संवादात्मक एआई आपको अपने डेटा या सॉफ्टवेयर के साथ रोजमर्रा की भाषा में बातचीत करने की अनुमति देता है, आमतौर पर चैट या वॉइस इंटरफेस के माध्यम से।

वित्त के लिए, इसका मतलब हो सकता है:

• एक चैटबॉट में टाइप करना, "अगले महीने का हमारा अनुमानित कैश फ्लो क्या है?"
• अनुरोध करना, "देय चालान वाले विक्रेताओं को रिमाइंडर भेजें"
• कहना, "पिछली तिमाही के लिए वेरिएंस एनालिसिस जनरेट करें" और एक ड्राफ्ट रिपोर्ट प्राप्त करना

संवादात्मक एआई क्या नहीं है:

• यह आपके सभी व्यवसाय नियमों को स्वचालित रूप से नहीं समझता
• यह आपके ईआरपी या बीआई प्लेटफॉर्म को प्रतिस्थापित नहीं करेगा
• यह विश्लेषकों, लेखाकारों, या वित्त नेताओं की जगह लेने के बारे में नहीं है
• और एक बार सेट अप होने के बाद यह अपने आप नहीं चलता, इसे आपके मार्गदर्शन की आवश्यकता होती है

संवादात्मक एआई को अपनी वित्त टीम के लिए एक नई "कमांड लाइन" के रूप में सोचें, जो सामान्य हिंदी (या अंग्रेजी या स्पेनिश) में काम करती है, कोड में नहीं। यह एक पुल है जो गैर-तकनीकी पेशेवरों को स्वचालन को ट्रिगर करने, रिपोर्ट निकालने और पहले से कहीं अधिक सहज रूप से सिस्टम के साथ इंटरैक्ट करने की अनुमति देता है।

यह बदलाव वित्त टीमों के लिए महत्वपूर्ण क्यों है

कई टूल्स ने स्वचालन को आसान बनाने का वादा किया है, लेकिन संवादात्मक एआई कुछ कारणों से अलग है। यह आपके मौजूदा टूल्स के साथ काम करता है, तकनीकी सेटअप की आवश्यकता नहीं होती, और वास्तव में आपकी टीम को और अधिक करने में सक्षम बनाता है, न कि केवल और डैशबोर्ड देखने में।

यह एक नए चरण को चिह्नित करता है: स्थिर रिपोर्ट से डेटा और प्रक्रियाओं के साथ गतिशील, इंटरैक्टिव वार्तालाप में जाना।

वास्तविक वित्तीय अनुप्रयोग—आईटी की आवश्यकता नहीं

यहाँ संवादात्मक एआई दिलचस्प से वास्तव में उपयोगी हो जाता है।

अधिकांश वित्त टीमों के पास पहले से ही एक टूल स्टैक है। जो कमी है वह है समय। संवादात्मक एआई का वास्तविक उपहार यह है कि यह आपको दैनिक इंटरैक्शन को स्वचालित करने की अनुमति देता है, न कि केवल गणना, और वह भी आईटी या डेटा इंजीनियरों पर बिना निर्भरता के।

आइए देखें कुछ व्यावहारिक तरीके जिनसे वित्त टीमें पहले से ही संवादात्मक एआई को काम में ला रही हैं:

• 1. दोहराव वाली रिपोर्टिंग अनुरोधों का स्वचालन समस्या: हर हफ्ते नवीनतम "सेल्स-टू-टारगेट" रिपोर्ट के लिए पूछा जाना। समाधान: एक संवादात्मक बॉट नवीनतम डेटा खींचता है, रिपोर्ट को फॉर्मेट करता है, और इसे ईमेल या चैट के माध्यम से भेजता है। बस टाइप करें, "मुझे साप्ताहिक बिक्री रिपोर्ट भेजें," और यह हो जाता है... कोई कोड नहीं, कोई मैनुअल रिफ्रेश नहीं, कोई देरी नहीं।
• 2. विक्रेता फॉलो-अप और भुगतान पुष्टिकरण समस्या: मैन्युअल रूप से ट्रैक करना कि किसने भुगतान किया और रिमाइंडर भेजना घंटों खा जाता है। समाधान: एआई आपके ईआरपी से भुगतान डेटा प्राप्त करता है, जांचता है कि कौन देर से है, और एक ही कमांड से फॉलो-अप ईमेल ड्राफ्ट या भेज सकता है। कल्पना कीजिए, "देर से भुगतान करने वाले विक्रेताओं को याद दिलाएं," टाइप करें और बाकी बॉट पर छोड़ दें।
• 3. ऑन-डिमांड वेरिएंस एक्सप्लेनेशन समस्या: यह पता लगाना कि पेरोल लागत क्यों बढ़ी, समय की खपत बन सकती है। समाधान: पूछें, "इस महीने पेरोल लागत 12% क्यों बढ़ी?" एआई आपके डेटा की समीक्षा करता है और संभावित कारण प्रस्तावित करता है, जैसे मौसमी भर्तियां या बोनस, आंतरिक नोट्स और टैग की गई लेनदेन से। यह पिछली प्रवृत्तियों के आधार पर सबसे संभावित कारण का भी सुझाव दे सकता है।
• 4. स्वीकृति वर्कफ्लो का स्वचालन समस्या: स्वीकृति अनुरोध इनबॉक्स में खो जाते हैं, जिससे देरी होती है। समाधान: एक चैटबॉट व्हाट्सएप या स्लैक पर सही लोगों को पिंग करता है, उनकी स्वीकृति (या अस्वीकृति) को लॉग करता है, और तुरंत आपके वित्त सिस्टम को अपडेट करता है। अंतहीन ईमेल श्रृंखला नहीं।
• 5. लागत केंद्र मालिकों के लिए बजट प्रश्नोत्तर समस्या: टीमें लगातार वित्त से सरल बजट अपडेट के लिए पूछती हैं। समाधान: विभाग प्रमुखों को एक चैट सहायक मिलता है जो "मार्केटिंग के लिए कितना बजट बचा है?" जैसे प्रश्नों का उत्तर देता है। वित्त टीम डेटा पर नियंत्रण रखती है, लेकिन प्रश्नों का त्वरित उत्तर मिल जाता है, कोई आगे-पीछे नहीं।

इन उपयोग मामलों के लिए जटिल एकीकरण या नई आईटी परियोजनाओं की आवश्यकता नहीं होती। वे आपको बस प्राकृतिक भाषा के साथ दैनिक, दोहराव वाले कार्यों को स्वचालित करने की अनुमति देते हैं।

और क्योंकि ये वर्कफ्लो वार्तालाप द्वारा संचालित होते हैं, आपकी टीम के लिए इन्हें नियमित रूप से उपयोग करने की संभावना अधिक है, न कि केवल एक बार प्रयास करके भूल जाने की। प्रमाण के लिए, वर्कफ्लो ऑटोमेशन के साथ प्रक्रियाओं को तेज करने वाली टीमों के वास्तविक उदाहरण देखें।

जोखिम और सीमाएं: जब संवादात्मक एआई उत्तर नहीं है

कोई भी तकनीक सब कुछ हल नहीं करती, और संवादात्मक एआई कोई अपवाद नहीं है। इसकी सीमाओं को जानना महत्वपूर्ण है ताकि आप इसका बुद्धिमानी से उपयोग कर सकें।

• 1. डेटा की गुणवत्ता सटीकता को प्रभावित करती हैयदि आपका स्रोत डेटा अव्यवस्थित या पुराना है, तो संवादात्मक एआई केवल उन समस्याओं को प्रतिबिंबित करेगा—कभी-कभी अतिरिक्त आत्मविश्वास के साथ। 📌 सुझाव: सर्वोत्तम परिणामों के लिए पहले अपनी डेटा पाइपलाइन को साफ करें।
• 2. अति-निर्भरता जोखिम पैदा कर सकती हैकिसी कार्य को स्वचालित करना बढ़िया है, लेकिन आपको अभी भी बॉट द्वारा उत्पादित चीजों की समीक्षा और सत्यापन करने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, यदि यह एक वेरिएंस की व्याख्या करता है, तो नेतृत्व के साथ साझा करने से पहले इसकी तर्क की जाँच करें। एआई आपको तेजी से आगे बढ़ने में मदद करता है, लेकिन आप अभी भी जहाज के कप्तान हैं।
• 3. हर प्रक्रिया को स्वचालित नहीं किया जाना चाहिएकुछ वर्कफ्लो स्वचालन के लिए बहुत जटिल या संवेदनशील होते हैं, जैसे कर फाइलिंग, ऑडिट, या कानूनी स्वीकृतियां। इन्हें अभी भी मानवीय निरीक्षण और औपचारिक प्रक्रियाओं की आवश्यकता होती है।
• 4. गोपनीयता और पहुंच नियंत्रण आवश्यक हैंचैटबॉट को वित्तीय डेटा तक पहुंच देने का मतलब है कि आपको नियंत्रित करना होगा कि कौन क्या देख सकता है। उदाहरण के लिए, जूनियर स्टाफ को कार्यकारी मुआवजे के विवरण नहीं देखने चाहिए, यहां तक कि दुर्घटनावश भी। 📌 सुझाव: सीमित पहुंच के साथ शुरू करें, पूरी तरह से परीक्षण करें, और प्रत्येक इंटरैक्शन का लॉग रखें।
• 5. एआई वास्तव में "समझता" नहीं हैसंवादात्मक एआई समझ की नकल कर सकता है, लेकिन यह आपकी परिभाषाओं पर निर्भर करता है। यदि "इस तिमाही का मार्केटिंग बजट" आपकी टीम के लिए कुछ विशिष्ट मायने रखता है, तो आपको एआई के सही ढंग से कार्य करने के लिए इसे स्पष्ट करना होगा।

कब संवादात्मक एआई को छोड़ दें

• यदि गलतियां बहुत महंगी हैं (उदाहरण के लिए, नियामक फाइलिंग)
• यदि प्रक्रिया अत्यधिक असंरचित या रचनात्मक है (जैसे परिदृश्य योजना)
• यदि आपका आंतरिक डेटा अभी तक व्यवस्थित या विश्वसनीय नहीं है
• यदि विश्वास और पता लगाने की क्षमता महत्वपूर्ण हैं लेकिन प्रक्रिया अस्पष्ट है

निचोड़: संवादात्मक एआई को एक सहायक सहायक के रूप में सोचें, न कि आपकी विशेषज्ञता के प्रतिस्थापन के रूप में। यह तीक्ष्ण वित्तीय दिमागों के साथ जोड़े जाने पर सबसे अच्छा काम करता है जो समझते हैं कि इसका कहां और कैसे उपयोग करना है।

एक सफल संवादात्मक एआई रोलआउट कैसा दिखता है

आपकी वित्त टीम में संवादात्मक एआई को पेश करना सबसे अच्छा तब काम करता है जब आप छोटे से शुरू करते हैं, फोकस बनाए रखते हैं, और वास्तविक उपयोग को अपने अगले कदमों का मार्गदर्शन करने देते हैं। यहाँ बताया गया है कि सफल टीमें इसे कैसे करती हैं:

• 1. एक परेशान करने वाले कार्य से शुरू करें अपने सबसे रणनीतिक वर्कफ्लो से शुरू न करें, उस कार्य से शुरू करें जिससे सभी डरते हैं। शायद यह एक साप्ताहिक रिपोर्ट है, शायद यह मैनुअल भुगतान रिमाइंडर हैं। कुछ सरल, दोहराव वाला और वास्तव में परेशान करने वाला चुनें। पहले उसे स्वचालित करें और फिर स्वचालन परियोजनाओं को शुरू करने के लिए वर्कफ्लो टेम्पलेट्स का उपयोग करके वहां से गति बनाएं।
• 2. वित्त स्वचालन तर्क का स्वामी है स्वचालन के लिए नियम और ट्रिगर वित्त के नियंत्रण में रहते हैं। डेवलपर्स या आईटी टिकट की प्रतीक्षा करने की कोई आवश्यकता नहीं। विश्लेषक ट्रिगर, नियम और प्रतिक्रियाएं परिभाषित करते हैं, इसलिए स्वचालन वास्तविक दुनिया को दर्शाता है, न कि एक जेनेरिक टेम्पलेट।
• 3. आउटपुट हमेशा ट्रेस करने योग्य हैं प्रत्येक इंटरैक्शन लॉग किया जाता है: क्या पूछा गया, बॉट ने क्या जवाब दिया, और किन डेटा या नियमों का उपयोग किया गया। यह पारदर्शिता विश्वास बनाती है, और लॉग इंगित कर सकते हैं कि कहां तर्क को समायोजित करने की आवश्यकता है। 📌 प्रो टिप: समय के साथ अपनी प्रक्रियाओं को परिष्कृत करने के लिए इन लॉग का उपयोग करें।
• 4. पहले एक छोटे समूह के लिए रोल आउट करें एक साथ सभी के लिए लॉन्च न करें। कुछ "पावर यूजर्स" के साथ शुरू करें जो आपके वर्कफ्लो को अंदर से बाहर तक जानते हैं और उन्हें सुधारने के लिए प्रेरित हैं। वे जल्दी समस्याओं का पता लगा लेंगे और व्यापक रोलआउट के लिए चैंपियन बन जाएंगे।
• 5. समय बचत से सफलता को मापें "डिजिटल ट्रांसफॉर्मेशन" जैसे बज़वर्ड्स को भूल जाएं। बचाए गए घंटे, स्वचालित कार्यों की संख्या, प्रथम प्रतिक्रिया की सटीकता, और अनावश्यक ईमेल या स्लैक संदेशों में कमी को ट्रैक करें। यदि पहले महीने के भीतर स्पष्ट मूल्य नहीं दिखता है, तो समायोजित करने का समय है।

सबसे प्रभावी रोलआउट व्यावहारिक होते हैं और नवीनतम तकनीक दिखाने के बजाय बोतलनेक हटाने पर ध्यान केंद्रित करते हैं।

विश्लेषक से स्वचालन वास्तुकार तक: एक नई सोच को अपनाना

उच्च प्रदर्शन करने वाली वित्त टीमों में एक शांत लेकिन गहरा बदलाव हो रहा है। आज के सबसे प्रभावी विश्लेषक केवल संख्याएं क्रंच नहीं कर रहे हैं, वे वर्कफ्लो डिजाइन कर रहे हैं। वे सूचना के प्रवाह और प्रक्रियाएं सिस्टम और लोगों के बीच कैसे जुड़ती हैं, इसे समझते हैं।

पुरानी भूमिका: प्रतिक्रियात्मक	नई भूमिका: सक्रिय
• डेटा खींचें
• स्प्रेडशीट साफ करें
• रिपोर्ट तैयार करें
• आवर्ती प्रश्नों का उत्तर दें	• कुशल प्रवाह डिजाइन करें
• स्मार्ट ट्रिगर सेट करें
• स्पष्ट तर्क परिभाषित करें
• टूल बनाएं (कोडिंग के बिना)

यह हर किसी को डेवलपर बनाने के बारे में नहीं है। यह वित्त टीमों को उनकी खुद की प्रक्रियाओं का वास्तुकार बनाने, निर्भरता कम करने और तेजी से आगे बढ़ने के बारे में है।

यह बदलाव महत्वपूर्ण क्यों है

वित्त टीमें अक्सर सीमित संसाधनों और पुराने आंतरिक उपकरणों के साथ काम करती हैं। आईटी सहायता दुर्लभ है। जो टीमें अलग खड़ी होती हैं वे हैं जो स्वचालन का नियंत्रण खुद संभालती हैं, भले ही यह दोहराव वाले प्रश्नों का उत्तर देने के लिए एक साधारण चैटबॉट सेट करना हो।

महत्वपूर्ण नहीं है कि आप कौन से उपकरण उपयोग करते हैं, बल्कि यह है कि आप किन समस्याओं को हल करते हैं और किन बाधाओं को दूर करते हैं।

यह कार्रवाई में कैसा दिखता है

• एक एफपी&ए विश्लेषक जो सेल्स टीम के बजट प्रश्नों का उत्तर देने के लिए एक बॉट बनाता है
• एक कंट्रोलर जो विक्रेता भुगतान स्थिति को तुरंत जांचने के लिए एक चैट कमांड बनाता है
• एक सीएफओ जो स्प्रेडशीट खोले बिना प्रमुख वेरिएंस और स्वीकृतियों का सुबह का सार प्राप्त करता है

ये उदाहरण काल्पनिक नहीं हैं। ये वास्तविक वित्त टीमों में पहले से ही हो रहे हैं। अतिरिक्त भर्तियों या महंगे प्लेटफॉर्म की कोई आवश्यकता नहीं। बस मौजूदा उपकरणों का व्यावहारिक उपयोग और समस्याओं को अलग तरीके से देखने की इच्छा।

आपको ऊपर से नीचे के परिवर्तन की प्रतीक्षा करने की आवश्यकता नहीं है। आप एक बार में एक छोटे स्वचालन से स्मार्टर प्रक्रियाएं बनाना शुरू कर सकते हैं।

अंतिम विचार: बज के लिए नहीं, अपने संदर्भ के लिए बनाएं

हर कुछ वर्षों में, नए तकनीकी बजवर्ड्स वित्त में आते हैं" रोबोटिक प्रोसेस ऑटोमेशन, लो-कोड, एआई... प्रत्येक उद्योग में क्रांति लाने का वादा करता है। अधिकांश पायलट रन के बाद फीके पड़ जाते हैं। समस्या तकनीक नहीं है, बल्कि दैनिक वास्तविकता के साथ फिट न होना है।

संवादात्मक एआई को क्या अलग बनाता है? यह उन उपकरणों और सिस्टम के अनुकूल होता है जिनका आप पहले से उपयोग कर रहे हैं। व्यापक ओवरहाल की कोई आवश्यकता नहीं है। आप शुरू कर सकते हैं:

• अपने वर्तमान उपकरणों के साथ
• अपनी मौजूदा टीम के साथ
• अपनी वास्तविक, अव्यवस्थित स्प्रेडशीट के साथ
• अपनी दैनिक चुनौतियों के साथ

लेकिन आपको इसे स्पष्टता और उद्देश्य के साथ देखना होगा, न कि केवल नवीनतम प्रवृत्ति के लिए उत्साह के साथ।

स्केल मोड में वित्त टीमों के लिए प्रमुख सीख

यदि आप एक सीएफओ हैं या वित्त टीम का हिस्सा हैं, तो यहां सबसे महत्वपूर्ण बातें हैं:

• एक ऐसे वर्कफ्लो को चुनें जो वास्तव में परेशान करने वाला है और वहीं से शुरू करें
• वित्त टीम के भीतर स्वचालन का नियंत्रण रखें
• सुनिश्चित करें कि प्रत्येक आउटपुट ट्रेस करने योग्य है और तर्क स्पष्ट है
• वहां स्वचालित करें जहां यह समय बचाता है, केवल स्वचालन के लिए स्वचालन न करें
• एक मानव पर्यवेक्षक के रूप में शामिल रहें—बस सब कुछ सौंप न दें

यह प्रवृत्तियों का पीछा करने के बारे में नहीं है। यह अपना समय वापस लेने, दूसरों पर कम निर्भर होने और उच्च-मूल्य काम पर ध्यान केंद्रित करने के बारे में है। आपको तकनीकी होने की आवश्यकता नहीं है, बस जिज्ञासु और चीजें कैसे की जाती हैं इसे बदलने के लिए खुला होना चाहिए।

वास्तविक अवसर? यह सिलिकॉन वैली की तरह लगने के बारे में नहीं है। यह कुछ ठोस, प्रासंगिक और विशेष रूप से अपना बनाने के बारे में है। और वित्तीय वर्कफ्लो को स्वचालित करने के नए तरीकों के साथ, यह पहले से कहीं अधिक संभव है।