Comment Utiliser RPA dans les Comptes Fournisseurs pour l'Efficacité

Pourquoi les comptes fournisseurs sont prêts pour l'automatisation

Les comptes fournisseurs (AP) sont l'un de ces domaines de la finance qui est toujours occupé, toujours en train de jongler, et toujours un peu tendu. Dans les entreprises de taille moyenne, les équipes AP ont tendance à être réduites, gérant des dizaines ou même des centaines de fournisseurs, toutes sortes de formats de factures et une pile d'échéances. Et ils font tout cela avec une boîte à outils qui inclut souvent des feuilles de calcul, des e-mails et, croyez-le ou non, parfois du papier.

Si vous avez déjà passé votre matinée à essayer de retrouver une facture manquante, ou si vous avez dû la faire correspondre manuellement à un bon de commande, vous savez déjà où sont les maux de tête. Peut-être qu'une personne clé était en vacances et un paiement a été retardé, ou quelqu'un a fait une faute de frappe qui a perturbé la fin de mois. Les inefficacités sont là devant vous, chaque jour.

Les équipes AP savent exactement où sont les goulots d'étranglement. Le problème n'est pas un manque de conscience, c'est que les corriger signifie souvent demander de l'aide à l'informatique ou obtenir l'approbation budgétaire pour un grand nouveau système. Et pour la plupart des entreprises de marché moyen, ces choses sont rares.

C'est ce qui rend AP si naturellement adapté à l'automatisation :

• Le travail est répétitif et basé sur des règles.
• Il y a des déclencheurs clairs et des résultats attendus.
• Les erreurs peuvent être coûteuses, tant en argent qu'en temps.
• Les gains d'efficacité apparaissent immédiatement.

Si vous pouvez automatiser ne serait-ce qu'une partie de votre flux de travail AP, vous récupérerez du temps, ferez moins d'erreurs et toute l'équipe financière deviendra plus résiliente.

Vous n'avez pas besoin de réinventer AP. Vous devez juste arrêter de tout faire à la main.

La vraie signification de l'automatisation des processus robotiques (RPA) en finance

"L'automatisation des processus robotiques" sonne comme quelque chose dont seules les personnes informatiques parlent, ou quelque chose que vous verriez dans une brochure brillante d'un fournisseur. Mais pour les équipes financières, c'est en fait assez simple.

RPA est un logiciel qui copie la façon dont une personne ferait une tâche sur un ordinateur : ouvrir des fichiers, cliquer, copier, télécharger, mettre à jour et sauvegarder... mais il le fait automatiquement, et il ne prend jamais de congé maladie.

Dans un contexte financier, cela signifie des choses comme :

• Lire les données d'un PDF de facture.
• L'associer à un bon de commande de votre système ERP.
• Valider les totaux et vérifier les doublons.
• Saisir les données de paiement dans votre banque ou ERP.
• Classer la facture et noter l'approbation.

Ce sont toutes des choses que votre équipe fait déjà à la main, semaine après semaine, parce que quelqu'un doit le faire. RPA prend simplement ces étapes prévisibles et répétitives et les accomplit sans changer votre processus ou avoir besoin qu'un développeur intervienne.

Dans les grandes entreprises, les projets RPA peuvent traîner pendant des mois, avec beaucoup de réunions et du code personnalisé. Mais dans les entreprises de taille moyenne, surtout où le support informatique est limité, ce dont vous avez vraiment besoin c'est :

• Des outils no-code ou low-code.
• Une configuration rapide et un minimum de tracas.
• Des résultats clairs, rapidement.

C'est la promesse : gardez votre processus, laissez la technologie gérer les clics répétitifs.

Et juste pour être clair, il ne s'agit pas de supprimer des emplois. Il s'agit de s'assurer que votre équipe passe son temps sur un travail qui compte—analyse, stratégie, construction de relations avec les fournisseurs, au lieu de jouer au "robot humain".

Il n'y a pas de magie ici... Juste une délégation plus intelligente à un logiciel qui ne se fatigue jamais, ne perd jamais le fil et ne lit jamais mal un nombre.

Flux de travail AP que vous pouvez automatiser maintenant (sans connaître le code)

Beaucoup de gens pensent que l'automatisation ne fonctionne que pour d'énormes entreprises avec de gros budgets informatiques. Mais la vérité est que la plupart des flux de travail AP suivent un ensemble de règles et ne changent pas beaucoup de semaine en semaine. C'est exactement ce qui les rend compatibles avec l'automatisation, même si vous n'avez jamais écrit une ligne de code.

Voici quelques processus AP que les équipes financières de taille moyenne automatisent maintenant, en utilisant des outils et l'IA :

Extraction de données de factures

Quand les factures arrivent dans votre e-mail (PDFs, images, ou n'importe quoi), quelqu'un de votre équipe les ouvre, extrait les informations clés et les tape dans une feuille de calcul ou un ERP. C'est lent, et il est facile de faire des erreurs.

Ce que vous pouvez automatiser :

• Extraire le nom du fournisseur, le numéro de facture, la date d'échéance et le montant des pièces jointes.
• Vérifier si la facture est un doublon ou déjà payée.
• Sauvegarder la facture au bon endroit ou système.

Correspondance des bons de commande

Faire correspondre les factures aux bons de commande semble facile, jusqu'à ce que vous deviez le faire à la main. Différents formats, articles de ligne et systèmes en font un gouffre temporel.

Ce que vous pouvez automatiser :

• Extraire le bon de commande associé de votre ERP automatiquement.
• Vérifier les totaux, quantités et dates.
• Signaler toute discordance pour qu'une personne puisse les vérifier seulement quand nécessaire.

Flux de travail d'approbation

Les approbations peuvent rester bloquées dans des fils d'e-mails ou être ignorées dans Slack. L'automatisation rend les approbations cohérentes et traçables.

Ce que vous pouvez automatiser :

• Diriger les factures vers la bonne personne pour approbation, basé sur la valeur, le département ou le fournisseur.
• Envoyer des rappels si les approbations sont en attente.
• Enregistrer qui a approuvé quoi, pour l'audit et la conformité.

Saisie de données dans les systèmes ERP / comptables

Taper les détails de factures dans des outils comme Sage, Netsuite, Totvs ou SAP est fastidieux et souvent répétitif.

Ce que vous pouvez automatiser :

• Remplir automatiquement les données de factures dans les bons champs.
• Gérer plusieurs formats ou systèmes.
• Mettre à jour le statut de paiement après traitement.

Notifications fournisseurs et classement

Après le paiement, beaucoup d'équipes envoient encore une preuve de paiement et classent les dossiers à la main.

Ce que vous pouvez automatiser :

• Créer et envoyer des e-mails de confirmation de paiement aux fournisseurs.
• Organiser les factures et reçus dans la bonne structure de dossiers (par mois, fournisseur, etc.).
• Mettre à jour vos trackers internes ou feuilles de calcul.

Ce ne sont pas juste des idées, ce sont des flux de travail qui sont automatisés aujourd'hui par des équipes financières partout au Brésil et en LATAM.

Pas besoin de changer toute votre pile financière. Vous avez juste besoin d'un outil qui s'y connecte et de règles qui correspondent à la façon dont votre équipe travaille déjà.

Avant et après : à quoi ressemble un processus AP automatisé

L'automatisation ne consiste pas à suivre les tendances ou à ajouter des mots à la mode à votre pile technologique. Il s'agit de rendre votre travail quotidien plus facile. Comparons un processus AP typique avant et après RPA.

Avant l'automatisation

Exemple : Importateur brésilien avec une équipe financière de deux personnes.

1. La facture arrive par e-mail → Quelqu'un l'ouvre, télécharge le PDF.
2. Saisie manuelle de données → Ils tapent le numéro de facture, nom du fournisseur, date et valeur dans Excel.
3. Correspondance de bon de commande → Ils cherchent le bon de commande dans l'ERP, vérifient les quantités et totaux, et comparent à la main.
4. Approbation → Ils transfèrent la facture pour approbation par e-mail. Parfois elle se perd et nécessite un suivi.
5. Saisie système → Une fois approuvée, ils la saisissent dans Omie et mettent un rappel pour payer.
6. Confirmation de paiement → Après paiement, ils envoient un e-mail au fournisseur et sauvegardent le reçu, sauf s'ils oublient.

• Temps total : Environ 15–25 minutes par facture
• Niveau de stress : Élevé, surtout en fin de mois
• Taux d'erreur : Erreurs manuelles environ 1–2% du temps

Après RPA

1. La facture arrive par e-mail : L'automatisation la détecte et la télécharge instantanément.
2. Extraction de données et correspondance de bon de commande : Le bot lit la facture, extrait les informations importantes, trouve le bon de commande dans l'ERP et vérifie les totaux.
3. Approbation : Si tout correspond, c'est auto-approuvé (dans les seuils). Sinon, c'est dirigé vers la bonne personne pour révision.
4. Saisie ERP : Le bot saisit les données dans l'ERP par lui-même.
5. Confirmation fournisseur et classement : Le bot envoie l'e-mail de confirmation et classe tout au bon endroit.

• Temps total : 2–4 minutes, presque aucune implication humaine
• Niveau de stress : Bas
• Taux d'erreur : Proche de zéro sur les tâches routinières

Ce changement ne concerne pas seulement les économies de temps. Il donne à votre équipe de l'espace pour se concentrer sur un travail plus stratégique (comme l'analyse des dépenses ou la prévision de flux de trésorerie) au lieu de poursuivre les détails.

Et la meilleure partie : vous pouvez faire tout cela sans codage, sans projet informatique lourd et sans arracher votre ERP. Par exemple, Mercos a pu réduire 70% de leur charge de travail AP manuelle avec l'automatisation, divisant par deux les temps de traitement des factures.

Défis du monde réel (et comment les gérer)

L'automatisation semble facile en théorie, mais quiconque l'a essayé dans une équipe financière connaît la vraie histoire : il s'agit autant de personnes que de technologie.

Voici les obstacles les plus courants pour les équipes de taille moyenne, et quelques façons de les contourner.

Défi 1 : "Nous sommes trop occupés pour configurer l'automatisation."

💬 "Nous sommes déjà surchargés. Apprendre un nouveau tool semble être plus de travail."

Comment le gérer :

• Choisissez un flux de travail répétitif à automatiser, comme extraire des données de factures.
• Utilisez un outil facile à configurer, sans besoin informatique.
• Mesurez l'impact sur cette seule tâche, puis construisez à partir de là.

Défi 2 : "Notre processus est trop désordonné pour automatiser."

💬 "Certaines factures viennent de marketplaces, d'autres de prestataires de services. Certaines ont des bons de commande, d'autres non…"

Comment le gérer :

• Automatisez le flux standard, pas les exceptions.
• La plupart d'AP suit des modèles, même si 20% des cas sont spéciaux.
• Automatiser les 80% qui sont répétables vous fera économiser des heures.

Défi 3 : "Nous sommes inquiets de perdre le contrôle."

💬 "Si un bot fait une erreur, comment le savons-nous ?"

Comment le gérer :

• Choisissez des outils qui montrent des journaux clairs de chaque étape.
• Configurez des notifications pour les exceptions—pour que rien ne passe inaperçu.
• Gardez les approbations et paiements clés avec les personnes jusqu'à ce que vous ayez confiance.

Défi 4 : "Le travail de qui est-ce de toute façon ?"

💬 "Est-ce pour l'informatique, les finances ou les opérations ?"

Comment le gérer :

• Traitez l'automatisation comme un projet financier.
• Assignez quelqu'un en finance pour le diriger—idéalement, quelqu'un proche du point de douleur.
• Choisissez des outils conçus pour les utilisateurs financiers, pas seulement les équipes informatiques.

L'automatisation n'est pas une solution universelle. Les équipes qui réussissent la traitent comme une compétence qu'elles développent au fil du temps.

Comment choisir le bon outil d'automatisation (si vous n'avez pas de support informatique)

Choisir une plateforme d'automatisation sans support technique peut sembler écrasant. Voici comment le rendre gérable :

1. Choisissez des outils qui utilisent votre langage

Si vous ouvrez un produit et voyez un mur de Python ou JSON, ce n'est probablement pas pour vous. Recherchez :

• Des outils no-code ou visuels, utilisant un langage simple.
• Des interfaces faciles : glisser-déposer, flux de type "si ceci, alors cela".
• Des intégrations avec vos systèmes existants : ERP, e-mail, dossiers partagés.

Vous ne devriez pas avoir à "apprendre l'automatisation". L'outil devrait s'adapter à vous.

2. Recherchez des solutions faites pour la finance, pas l'informatique

Certains outils RPA ont été construits pour les développeurs et équipes informatiques. Puissants, mais compliqués. Vous voulez un logiciel conçu pour la finance, avec :

• Des modèles pré-construits pour l'automatisation AP.
• Des flux de travail qui correspondent aux vrais cycles de factures.
• Des fonctionnalités spécifiques à la finance (dates d'échéance, approbations, correspondance fournisseur).

Points bonus pour supporter les ERPs et banques communs dans votre région.

3. Commencez avec un flux de travail, pas tous

Oubliez les plans de "transformation digitale". Ceux-là signifient généralement de grosses dépenses et peu de progrès.

• Automatisez d'abord un seul point de douleur.
• Choisissez un outil qui vous permet d'étendre graduellement.
• Obtenez des victoires rapides, puis construisez l'élan.

4. Exigez transparence et contrôle

L'automatisation ne devrait pas être une boîte noire. Assurez-vous que tout outil que vous choisissez :

• Montre des journaux clairs de chaque action.
• Vous permet de passer outre ou d'intervenir quand nécessaire.
• Ne vous enferme pas avec des flux de travail difficiles à quitter.

L'automatisation devrait vous donner plus de contrôle, pas moins.

5. Ne vous laissez pas éblouir par les promesses des fournisseurs

Si quelqu'un dit qu'il peut automatiser votre AP "de bout en bout", soyez prudent. La vraie AP a toujours des exceptions.

Recherchez :

• Une portée honnête de ce qui peut et ne peut pas être automatisé.
• Un déploiement par phases que vous pouvez tester dans le monde réel.
• Des fournisseurs qui écoutent vos besoins, pas seulement leur script de vente.

Si un outil se sent comme un partenaire au lieu d'un projet, vous allez dans la bonne direction.

Mesurer le succès : ce qu'il faut rechercher

Vous n'automatisez pas AP juste pour être moderne. Vous le faites pour récupérer du temps, réduire les erreurs et vous concentrer sur les choses qui comptent.

Alors, à quoi ressemble le succès ?

Les chiffres durs

Ceux-ci apparaîtront sur votre tableau de bord :

• Temps économisé par facture : De 20+ minutes à 3–5 minutes (multiplié à travers l'équipe, c'est énorme).
• Coûts de traitement inférieurs : Moins de travail par facture, surtout pendant les périodes critiques.
• Moins d'erreurs : Moins de doublons, moins de discordances, moins de paiements manqués ou tardifs.
• Cycles de paiement plus rapides : Un traitement plus rapide aide avec les relations fournisseurs et les remises de paiement anticipé.
• Productivité d'équipe plus élevée : Même équipe, plus de factures gérées, moins d'heures supplémentaires.

Les victoires douces

Celles-ci peuvent ne pas être dans une feuille de calcul, mais vous les entendrez en réunions :

• "Je n'ai plus à poursuivre les factures."
• "La fin de mois est plus calme, moins stressante."
• "Maintenant je peux me concentrer sur les prévisions, pas juste la saisie de données."
• "Nous ne dépendons pas de cette unique personne qui connaît l'ERP."
• "Les auditeurs ont aimé comme notre processus est propre."

Le succès en automatisation AP consiste à construire l'élan, une victoire visible à la fois.

Premiers pas : commencer petit, construire la confiance

Si vous lisez ceci, vous croyez probablement que l'automatisation a du sens. La vraie question est comment commencer sans causer le chaos.

Voici une façon directe de commencer :

Étape 1 : Choisissez une tâche répétitive

N'essayez pas d'automatiser tout en une fois. Commencez avec une tâche qui :

• Arrive quelques fois chaque semaine.
• Suit les mêmes étapes à chaque fois.
• Implique cliquer, copier ou saisir des données.

Tâches d'exemple :

→ Copier les infos de factures dans une feuille de calcul.

→ Faire correspondre les factures aux bons de commande.

→ Classer les factures.

→ Envoyer des confirmations fournisseurs.

Demandez à votre analyste AP : "Qu'est-ce que vous faites chaque jour qui semble être une perte de temps ?" C'est votre candidat.

Étape 2 : Notez les étapes

Décrivez la tâche en langage simple :

"Quand une facture arrive, j'ouvre l'e-mail, sauvegarde le PDF, ouvre la feuille de calcul, copie les infos, vérifie le bon de commande dans l'ERP et l'envoie pour approbation."

Cela vous donne un point de départ clair pour l'automatisation.

Étape 3 : Automatisez juste ce flux de travail

Choisissez un outil no-code qui fonctionne avec votre ERP, e-mail ou dossiers. Vous ne visez pas la perfection, juste une preuve de concept qui fonctionne.

• Voyez si ça fonctionne.
• Vérifiez si votre équipe le comprend.
• Mesurez le temps économisé.

Vous pouvez essayer des modèles de flux de travail prêts adaptés aux équipes financières même si vous avez zéro expérience de codage.

Étape 4 : Partagez vos résultats

Une fois que ce flux de travail fonctionne :

• Montrez à l'équipe combien de temps vous avez économisé.
• Documentez le processus pour que d'autres puissent l'essayer.
• Utilisez cette victoire pour automatiser plus d'étapes, une à la fois.

Quand les gens voient les bénéfices, ils commenceront à suggérer d'autres points à automatiser.

Étape 5 : Maintenez l'élan

Ne laissez pas votre voyage d'automatisation stagner. Gardez-le en mouvement :

• Révisez les processus AP régulièrement.
• Recherchez de nouveaux goulots d'étranglement.
• Automatisez, testez, ajustez et répétez.

Les équipes financières fortes s'améliorent non pas avec des bonds géants, mais avec de petites victoires qui s'accumulent.

Pensée finale

Vous n'avez pas besoin d'être un expert en technologie pour rendre votre processus AP moderne.

Laissez tomber les routines cassées.

Commencez petit, restez pratique et laissez vos résultats construire la confiance pour le prochain pas en avant.