Intégration API ERP pour les Équipes Financières : Un Guide Pratique

Lorsque vous entendez le terme « intégration API ERP », cela peut vous sembler être du charabia. Mais en réalité, le concept est assez simple, surtout si vous le considérez d'un point de vue financier. Lorsque vous entendez le terme « intégration API ERP », cela peut vous sembler être du charabia. Mais en réalité, le concept est assez simple, surtout si vous le considérez d'un point de vue financier.

Qu'est-ce que l'intégration API ERP ? (En termes commerciaux)

À la base, l'intégration API ERP est simplement un moyen de connecter votre système ERP à d'autres outils et flux de travail, afin que les données puissent circuler librement entre les systèmes. Finis les téléchargements manuels, les chargements ou les copier-coller interminables dans Excel.

Décomposition :

• ERP (Enterprise Resource Planning) : il s'agit du logiciel utilisé par votre entreprise pour gérer les finances, les stocks, les commandes, les comptes fournisseurs/clients, etc. Parmi les exemples, on peut citer TOTVS, SAP Business One, Oracle NetSuite et Sage Interaact.
• API (Application Programming Interface) : considérez-la comme un « messager » numérique qui permet à deux systèmes de partager des données de manière sécurisée et automatique.
• Intégration : il s'agit du processus de configuration de la connexion, afin que les données soient transférées là où vous en avez besoin, qu'il s'agisse d'un tableau de bord, d'un rapport ou d'un autre système interne.

Une analogie simple pour les équipes financières :

Imaginez votre ERP comme un classeur verrouillé rempli d'informations financières.

Avant les API, si vous aviez besoin de données, vous deviez ouvrir le tiroir (exporter manuellement les rapports), copier les pages (les nettoyer et les reformater dans Excel), puis les emporter à votre prochaine réunion (les télécharger dans un tableau de bord ou les envoyer par e-mail).

Avec une intégration API, c'est comme si vous disposiez d'un coursier sécurisé et automatisé qui livre exactement les bonnes données du classeur à l'endroit où elles sont nécessaires : quotidiennement, toutes les heures, voire en temps réel.

Pourquoi les équipes financières devraient s'y intéresser :

Pour les équipes financières, l'intégration des API ERP présente plusieurs avantages :

• Moins de travail manuel : vous pouvez éviter les tâches répétitives consistant à télécharger des rapports ou à solliciter le service informatique pour obtenir des extraits de données.
• Moins d'erreurs : l'automatisation permet de réduire les erreurs liées à la saisie manuelle des données.
• Rapports plus rapides : les mises à jour peuvent se faire en temps réel ou selon un calendrier défini, ce qui vous évite de vous retrouver dans une course effrénée à la fin du mois.
• Des données plus fiables : extrayez les informations directement de l'ERP, votre principale source de vérité.

Il n'est pas nécessaire d'être développeur pour en profiter. Ce qui importe, c'est de savoir quelles données vous avez besoin, où elles se trouvent dans votre ERP et comment vous souhaitez les intégrer dans vos processus financiers.

Pourquoi l'intégration de l'API ERP est-elle importante pour les équipes financières aujourd'hui (+ 3 défis courants)

Aujourd'hui, les équipes financières doivent faire plus que simplement rendre compte des chiffres. Des informations rapides et fiables sont essentielles à la prise de décision. Le défi ? Les données sont souvent piégées dans l'ERP, ce qui rend difficile leur extraction rapide et précise.

L'argument commercial : rapidité, précision et moins de travail manuel

Dans la plupart des entreprises en phase d'expansion, les équipes financières passent chaque mois des heures à :

• Exporter les données de l'ERP
• Les nettoyer et les formater dans Excel
• Les recharger ou les coller dans des rapports, des tableaux de bord ou d'autres systèmes

Ce travail manuel ralentit la création de rapports, augmente le risque d'erreurs et empêche votre équipe de se concentrer sur l'analyse ou la stratégie.

L'intégration de l'API ERP change la donne en permettant aux données de circuler automatiquement, transformant ainsi un processus qui prenait auparavant plusieurs jours en une opération qui ne prend que quelques minutes.

Les trois principaux défis auxquels sont confrontées les équipes financières avec l'intégration de l'API ERP

Bien sûr, cette transition n'est pas toujours facile. Voici quelques obstacles courants :

1. Assistance informatique limitée

Les équipes financières dépendent souvent de services informatiques déjà surchargés. Cela peut se traduire par de longues attentes ou des projets qui ne voient jamais le jour.

2. Limitations des ERP hérités

De nombreux ERP (comme les anciennes versions de SAP ou TOTVS) n'ont pas été conçus avec des API ouvertes. La documentation peut être rare, et même les intégrations simples peuvent sembler insurmontables.

3. Manque de connaissances techniques internes

La plupart des professionnels de la finance ne sont pas des développeurs. Des termes tels que « points de terminaison API », « jetons d'authentification » ou « schémas de données » peuvent leur sembler totalement étrangers, et il peut donc être difficile de savoir par où commencer.

La bonne nouvelle : cela devient plus facile

Grâce aux outils d'intégration sans code et à faible code, les équipes financières n'ont plus besoin d'attendre l'intervention du service informatique ou d'embaucher des développeurs pour se lancer.

Comprendre la valeur commerciale et être conscient de ces défis est un excellent premier pas.

Meilleures pratiques et pièges courants dans l'intégration des API ERP

Une fois que vous avez décidé de vous lancer dans l'intégration des API ERP, le prochain défi consiste à la mettre en œuvre. Sans orientation claire, les projets peuvent s'éterniser, échouer ou passer complètement à côté de leur objectif.

Voici quelques conseils pour réussir et quelques erreurs à éviter.

Concentrez-vous d'abord sur un seul processus

Essayer d'automatiser tout d'un seul coup peut être frustrant. Commencez par un processus unique à fort impact, comme l'automatisation de votre rapport quotidien sur la situation de trésorerie ou l'extraction des données sur l'ancienneté des créances (https://www.abstra.io/solutions/finance). Les petites victoires contribuent à renforcer la confiance et le soutien.

Cartographiez vos données avant de créer quoi que ce soit

Avant de vous connecter à un outil ou de demander de l'aide au service informatique, prenez le temps de répondre aux questions suivantes :

• De quelles données avons-nous besoin dans l'ERP ?
• Où se trouvent-elles (dans quel module, dans quels champs) ?
• Comment voulons-nous utiliser ces données (tableau de bord, Excel, rapports) ?

Si vous sautez cette étape, vous risquez de vous retrouver avec des intégrations défectueuses ou inutiles.

Ne négligez pas la gestion des erreurs

Les API ne sont pas infaillibles. Des problèmes de réseau, des pannes de l'ERP ou des problèmes d'authentification peuvent perturber les automatisations.

Mettez en place des contrôles ou des alertes de base afin de savoir si les données n'ont pas été transmises comme prévu, en particulier lors de périodes importantes telles que la clôture de fin de mois.

Placez la sécurité au premier plan

Lorsque vous transférez des données financières via une API, vous traitez des informations sensibles. Veillez à :

• Stocker les jetons d'accès en toute sécurité
• Limiter l'accès aux membres autorisés de l'équipe
• Respecter les politiques de gouvernance des données et de sécurité informatique de votre entreprise

Négliger ces points peut entraîner des risques sérieux, même pour les automatisations les plus modestes.

Documentez tout, même les petits projets

Les équipes financières dépendent parfois d'un seul « champion interne » qui connaît le fonctionnement de l'intégration. Si cette personne quitte l'entreprise, les workflows non documentés peuvent devenir un véritable casse-tête.

Au minimum, gardez une trace des éléments suivants :

• Les points de terminaison API que vous utilisez
• Les champs de données extraits ou poussés
• La fréquence d'exécution de l'intégration
• Le responsable du processus en interne

Cela vous permettra de gagner du temps et d'éviter des frustrations à l'avenir.

Cas d'utilisation dans le domaine financier : ce que vous pouvez automatiser avec les API ERP

L'intégration des API ERP peut sembler technique, mais pour les équipes financières, il s'agit en réalité de résoudre des défis quotidiens. Voici quelques domaines dans lesquels les équipes financières constatent déjà de grandes améliorations.

Suivi des flux de trésorerie

Au lieu d'attendre la fin de la journée (ou du mois) pour vérifier les positions de trésorerie, les équipes financières peuvent extraire en temps réel les soldes bancaires et les données sur les créances directement depuis l'ERP. Cela permet de prendre plus rapidement des décisions concernant les paiements, les financements ou les recouvrements.

Suivi des comptes clients

Grâce à l'accès API à l'ancienneté des factures et au statut des paiements, les équipes peuvent automatiser les rappels, donner la priorité aux comptes en souffrance à haut risque ou intégrer les données des comptes clients dans des tableaux de bord pour une meilleure visibilité.

Rapports sur les comptes fournisseurs

Vous souhaitez savoir quels paiements fournisseurs arrivent à échéance ou quelles factures sont bloquées en attente d'approbation ? Les API vous permettent d'extraire des données AP en temps réel (https://www.abstra.io/operations/accounts-payable) sans avoir à générer manuellement des rapports ERP.

Rapports sur les revenus et les ventes

Les équipes financières peuvent automatiser la collecte des données relatives aux commandes et aux revenus par région, client ou unité commerciale, ce qui rend le suivi mensuel des revenus beaucoup plus rapide et précis.

Automatisation des écritures comptables

Pour les écritures récurrentes et prévisibles, telles que les charges mensuelles ou les allocations interentreprises, certaines équipes utilisent des API pour transférer directement les écritures comptables dans l'ERP, ce qui réduit les saisies manuelles et les erreurs.

Indicateurs de clôture de fin de mois

Vous souhaitez suivre l'avancement de la clôture des comptes ? Les API peuvent vous aider à surveiller l'achèvement des tâches, l'état du rapprochement ou les ajustements en suspens, en alimentant des tableaux de bord de progression que la direction peut consulter d'un seul coup d'œil.

Conclusion :

Vous n'avez pas besoin de tout automatiser dès le premier jour. Choisissez le flux de travail qui prend le plus de temps (ou qui cause le plus de maux de tête) et commencez par celui-ci.

Comment démarrer l'intégration des API ERP (sans implication importante du service informatique)

L'un des plus grands défis pour les équipes financières est de considérer l'intégration des API ERP comme un « projet informatique » qui prendra une éternité. En réalité, cela ne doit pas nécessairement être le cas.

Voici une feuille de route simple et sans stress pour vous aider à démarrer, même si vous disposez d'un support technique limité.

1. Définissez d'abord le problème commercial

Notez clairement :

• Quel est le processus manuel dont vous souhaitez vous débarrasser ?
• De quelles données avez-vous besoin ?
• À quelle fréquence en avez-vous besoin ? (Quotidiennement, hebdomadairement, en temps réel ?)

Des objectifs clairs du côté commercial facilitent grandement la partie technique par la suite.

2. Discutez avec votre fournisseur ou consultant ERP

Même si vos ressources informatiques sont limitées, contactez votre fournisseur ou consultant ERP pour vérifier :

• Quelles API votre ERP propose
• Si vous pouvez lire et écrire des données
• S'il existe des connecteurs ou des outils recommandés

Cela vous évitera de perdre du temps à essayer d'intégrer quelque chose qui n'est pas disponible.

3. Choisissez des outils sans code ou à faible code

Les plateformes conçues pour se connecter aux ERP avec un minimum de codage (parfois appelées outils iPaaS ou plateformes d'intégration) contribuent à combler le fossé entre la finance et l'informatique.

La plupart de ces outils comprennent des connecteurs ERP prêts à l'emploi, des interfaces glisser-déposer et une planification simple. De plus, l'IA peut établir la connexion pour vous.

4. Lancez un petit projet pilote

Choisissez un processus simple. Par exemple :

• Automatiser un rapport quotidien sur l'ancienneté des comptes clients
• Synchroniser les commandes en cours
• Mettre à jour les soldes de trésorerie

Testez-le pendant quelques semaines. Surveillez les problèmes. Recueillez les commentaires. Cela permet de créer une dynamique en interne.

5. Documentez et partagez les résultats

Lorsque votre projet pilote fonctionne, partagez les avantages : gain de temps, réduction des erreurs, rapports plus rapides.

Cela permet de justifier l'extension de l'automatisation et de renforcer la confiance avec la direction et le service informatique.

Conclusion : commencez modestement, prouvez la valeur ajoutée, puis développez-vous

L'intégration d'une API ERP ne doit pas nécessairement être une tâche insurmontable. En se concentrant sur un seul défi commercial à la fois, en utilisant les bons outils et en tirant le meilleur parti des ressources disponibles, les équipes financières peuvent prendre l'initiative en matière d'automatisation, sans avoir à attendre longtemps le soutien du service informatique.

Dans le monde financier actuel, les petits gains rapides obtenus grâce à l'automatisation sont souvent plus précieux que d'attendre un projet parfait à grande échelle qui ne se concrétise jamais. Découvrez comment l'équipe FP&A de Jusbrasil a obtenu un retour sur investissement de 220 % en un mois en automatisant les flux de travail financiers.