Cómo Onfly logró cerrar conciliaciones en 20 minutos (y obtuvo visibilidad real para cobrar y pagar correctamente)

"El mayor valor es la tranquilidad de saber que el proceso está automatizado y no se retrasará; el número que veo es el número real." — Marcus Nunes, Jefe de Sourcing, Onfly

Resumen Ejecutivo

• Empresa: Onfly — tecnología para viajes corporativos, ~800 empleados, expansión en LATAM
• Equipo: Sourcing (12 personas) + Conciliación (2 personas)
• Desafío: La conciliación manual causaba retrasos, poca visibilidad y baja fiabilidad sobre qué cobrar o pagar.
• Automatización: Flujo de conciliación automática de proveedores (inicio con Localiza, fase 2 en hoteles) construido en Abstra
• Resultado: De 1-1,5 semanas a ~20 minutos; <2% de excepciones humanas; mayor control financiero y eficiencia.
• Stack: Portal del proveedor → Webhook → Abstra (Workflows + Tables) ↔ BigQuery → hojas de cálculo → Microservicio de cobro → correo electrónico
• Salida en vivo: ~1,5 meses
• FTE evitado: Estimación de 4 personas sin aumentar el equipo

Quién es Onfly

Onfly es una empresa de tecnología especializada en la gestión de viajes corporativos, con crecimiento acelerado y presencia internacional. Después de abrir una nueva oficina en México y duplicar su tamaño en los últimos años, Onfly decidió invertir en automatización financiera para sostener su expansión sin aumentar los costos operativos.

“Para mantenernos al día sin automatización, necesitaría al menos cuatro personas más. Para una empresa de tecnología, no tenía sentido depender de personas en procesos repetitivos.” — Marcus Nunes

El desafío: visibilidad y eficiencia a escala

El equipo de conciliación de proveedores (arrendadoras, hoteles y aerolíneas) enfrentaba un proceso 100% manual. Las facturas se descargaban, las hojas de cálculo se cruzaban y los datos se revisaban manualmente, un flujo que generaba retrasos, reelaboración y falta de visibilidad sobre lo que realmente debía pagarse o cobrarse. Con un crecimiento proyectado de +80% en los ingresos, era evidente que continuar sin automatización requeriría un aumento proporcional del equipo, lo cual no era sostenible.

La solución: conciliación automática con Abstra

Onfly ya contaba con un robot que descargaba facturas del portal de Localiza. El siguiente paso fue utilizar la plataforma de Abstra para construir un flujo completo de conciliación automática, conectado a la base de datos (BigQuery) y a los sistemas internos de cobro.

Cómo funciona:

1. Un webhook inicia el proceso tan pronto como llegan las facturas.
2. Abstra cruza los datos de la factura con BigQuery (reservas, períodos, valores, conductores).
3. Los resultados se registran en Abstra Tables, con historial y trazabilidad.
4. Salidas automáticas:
   • Hoja de conciliados
   • Hoja de posibles errores (menos del 2%)
   • Hoja de extras (como lavados, seguros y reabastecimiento)
5. Los extras se dirigen a un microservicio interno que dispara el cobro automático al cliente.
6. Al final, Abstra envía un correo electrónico con una alerta y un resumen de la conciliación completada.

“Incluso con poco código propio, resultó robusto: base de datos integrada, historial y orquestación sencilla.” — Marcus Nunes

Implementación y soporte

La automatización se construyó con el apoyo directo del equipo de Abstra. El primer flujo —el de Localiza— se desarrolló en aproximadamente 1,5 meses, liderado por un socio de Abstra y replicado internamente para nuevos proveedores.

“Sin palabras para el soporte, siempre a disposición. Lo que necesitamos, fue atendido.” — Marcus Nunes

El impacto: más tiempo, confianza y control

El proceso de conciliación financiera, que antes tomaba hasta 1,5 semanas, requería horas extras y dejaba al equipo sobrecargado. Hoy, con Abstra, este mismo flujo se completa en ~20 minutos.

La automatización trajo visibilidad total, eliminó la reelaboración y redujo casi a cero el riesgo de error. El equipo pasó de ser un ejecutor manual a un gestor de excepciones, con tiempo para analizar y actuar, no solo para conciliar.

Indicador	Antes	Después
Tiempo de conciliación (Localiza)	1-1,5 semanas	~20 minutos
Errores manuales	Frecuentes	<2%
Personas necesarias	+4 estimadas	0 incremento
Visibilidad de extras y cobros	Limitada	Total
Riesgo de pago incorrecto	Alto	Bajo

Con la conciliación automática, Onfly obtuvo control real sobre las cuentas por pagar y por cobrar, además de una operación más ágil y predecible para sostener el crecimiento.

Por qué funcionó

• Cultura tecnológica: Onfly ya utilizaba herramientas low-code y estaba familiarizada con la automatización y los datos, lo que aceleró la adopción de Abstra.
• Flexibilidad de Abstra: Combinación de flujos de trabajo visuales, integración en Python y base de datos nativa (Tables) para mantener todo centralizado.
• Liderazgo en finanzas: Enfoque en eficiencia y previsibilidad, reduciendo la dependencia de TI y empoderando al equipo financiero.
• Visión de proceso: Cada automatización comenzó con un mapeo detallado de las reglas e integraciones — "mapear antes de codificar."

“Mapee sus procesos, el resto es posible.” — Marcus Nunes

Qué sigue

Onfly ya inició la Fase 2, automatizando las conciliaciones de la red de hoteles. Las próximas etapas incluyen tarjetas corporativas, pasajes aéreos y autobuses, ampliando el modelo a toda la operación financiera.

Un nuevo modelo de finanzas escalables

El camino de Onfly muestra que la automatización financiera va más allá de reducir tiempo: crea inteligencia operativa. Con la conciliación automática implementada a través de Abstra, el equipo dejó de solo reaccionar para empezar a prever y controlar, desde el flujo de proveedores hasta las cuentas por pagar y por cobrar.

Onfly está redefiniendo cómo trabajan los equipos financieros: con autonomía, datos confiables y enfoque en una escala sostenible.

Marcus Nunes Jefe de Sourcing, Onfly

"Con Abstra, obtuvimos tranquilidad, confianza y tiempo para crecer de forma inteligente."