Cómo Mercos redujo 70% del trabajo de cuentas por pagar con automatización de procesamiento de facturas (y demostró que finanzas también puede construir)

"Espera... ¿por qué seguimos haciendo esto manualmente?"

Esa era la pregunta que Jonattan Fenrich, Líder de FP&A en Mercos, seguía enfrentando. Cientos de facturas, todas llegando a la vez. Cada una necesitando ser abierta, leída, clasificada e ingresada en el ERP. A mano. Cada mes.

Para la mayoría de los equipos financieros de tamaño medio, el cierre de fin de mes todavía significa horas largas, hojas de cálculo y bandejas de entrada llenas de PDFs. En Mercos, el equipo hizo una pregunta simple: ¿qué pasaría si no tuviéramos que abrir cada factura individual? Eso es lo que los llevó a repensar su proceso y reconstruirlo con automatización de cuentas por pagar.

Aquí está la historia de cómo un equipo financiero abrumado se convirtió en un motor de operaciones financieras escalable.

TL;DR

• Empresa: Mercos (B2B sales tech, ~150 empleados)
• Equipo: Equipo financiero, ~10 personas
• Dolor: El procesamiento manual de facturas creaba horas extra y retrasos
• Automatización: Automatización completa de cuentas por pagar usando Abstra
• Resultado: 60% más rápido procesamiento de AP, 70% de cobertura de automatización, y errores casi cero
• Herramientas usadas: Granatum ERP, Gmail, Google Drive, Python, Slack

Conoce Mercos: El equipo detrás del cambio

Mercos es una empresa de software B2B de 150 personas ayudando a clientes a optimizar la gestión de pedidos y ventas. Internamente, la empresa está igualmente enfocada en eficiencia. Usan Granatum para finanzas y han estado invirtiendo en automatización para escalar sin inflar la plantilla.

• +8.7k clientes
• +52k usuarios
• +250 ERPs integrados
• $15.3B USD movidos anualmente a través de Mercos

Con un equipo ágil y necesidades crecientes de cumplimiento, Mercos necesitaba operaciones financieras escalables.

Carlos Marian, CFO, y Jonattan Fenrich, Especialista en FP&A, han estado liderando la iniciativa. ¿Su objetivo? Dar a los analistas las herramientas para automatizar trabajo manual y enfocarse en lo que realmente importa: control, flujo de caja e insights.

"No estamos tratando de escalar agregando más personas, estamos tratando de escalar volviéndonos más inteligentes. Eso significa automatización en el núcleo de las finanzas." — Carlos Marian, CFO

Por qué ahora: El momento que rompió el proceso

Cada fin de mes, las cosas se acumulaban:

• ~400 facturas
• Docenas de formularios manuales
• Un analista trabajando hasta tarde

Jonattan lo describió simplemente: "Era trabajo con muchas tareas claramente automatizables." Los documentos llegaban por email. Cada uno tenía que ser abierto, leído, renombrado, ingresado en Granatum y guardado en Google Drive.

La mayoría de los documentos recibidos/ingresados eran facturas (NFs). Hay otros tipos de documentos, como facturas y guías fiscales, pero representan una porción menor del volumen total. En su lugar, decidieron crear un prototipo de algo mejor y probar que la automatización podía manejar la carga.

La automatización: Lo que construimos juntos

Comenzaron con AP, la mayor fuente de trabajo manual.

Mercos no quería otra herramienta para gestionar. Querían construir su propia herramienta de automatización AP, algo flexible, rápido y liderado por finanzas.

Así que usaron Abstra para construir un flujo central para procesamiento de facturas.

Así es como funciona:

Algunas facturas (NFs), incluso cuando se publican automáticamente, requieren completación manual. Por ejemplo, gastos ocasionales (donde no se registra estándar en la tabla de asignación) y divisiones de costos (que dependen de criterios específicos).

• 📥 Entrada: Facturas entrantes (PDFs) recibidas vía Gmail
• 🤖 Abstra automatiza:
  • Extracción de archivos adjuntos
  • Validación si el archivo es una factura real
  • Extracción de campos como ID fiscal, monto y fecha de emisión
  • Lanzamiento de datos en Granatum ERP
  • Envío de alertas vía Slack
• 📤 Salida: Datos y documentos de factura limpios y estructurados, automáticamente sincronizados con ERP y listos para revisión AP

Eso es todo. Este flujo de trabajo de extremo a extremo es un ejemplo real de entrada automatizada de facturas en acción. Jonattan construyó y probó todo él mismo, sin necesidad de desarrolladores.

"Esto no fue plug-and-play. Fue diseño reflexivo. Y funcionó."

Tomó poco menos de 2 meses ir de idea a producción. Eso incluyó prototipado, validación y migración del flujo completo a producción usando Abstra.

La IA jugó un papel clave en todo este flujo. Abstra usa modelos de IA para leer y extraer datos de facturas como ID fiscal, valor y fecha de emisión, eliminando la necesidad de OCR con plantillas o mapeo manual. Pero más que eso, la IA también apoya al equipo financiero durante el desarrollo.

Jonattan usó el constructor híbrido de Abstra, que combina prompts de lenguaje natural, lógica de arrastrar y soltar, y Python, para escribir y probar código más rápido, sin ser desarrollador. Eso significa prototipos más rápidos, menos errores y un mejor bucle de retroalimentación.

Los resultados: Medibles, inmediatos y continuos

Aquí está lo que cambió después de automatizar cuentas por pagar con Abstra:

Lo que solía tomar 7 minutos ahora toma alrededor de 3. Y lo más importante, los analistas ya no tocan el 70% de las facturas entrantes.

"Ahorramos horas por semana, pero más importante, hicimos que nuestro equipo pensara diferente."

La automatización le dio al equipo una sensación de evolución. Desbloqueó nuevas ideas y ayudó a cambiar su mentalidad hacia la mejora continua.

Métrica	Antes	Después
Tiempo promedio por tarea (factura)	7.5 min	~3 min
Lanzamientos manuales/mes	~400	~100
Alertas Slack	❌	✅
Humano en el bucle	Analista haciendo trabajo de copiar-pegar	Analistas revisan excepciones, no todo

"Inspiró nuevas ideas para mejorar rutinas y eliminar más pasos manuales. Estamos empezando a pensar en automation-first."

Por qué funcionó: Liderado por finanzas, no por TI

Este no fue un despliegue pesado en desarrollo. Jonattan construyó y probó los flujos AP él mismo.

Lo que realmente hizo que esto funcionara fue la combinación de flexibilidad (Python) y orientación (IA). Con la interfaz alimentada por IA de Abstra, el equipo podía generar y ajustar código, pedir ayuda en lenguaje natural e iterar rápidamente, todo sin depender de ingeniería. Convirtió a los analistas financieros en constructores.

Ese cambio de capacidad es lo que desbloqueó la habilidad del equipo para construir y mantener automatizaciones por sí mismos. Y es una gran razón por la que esto funcionó, no solo como una mejora de flujo de trabajo, sino como un cambio de modelo operativo.

Solo un punto de integración, configuración de Gmail, requirió soporte ligero de TI y socios de Google Workspace. Todo lo demás fue construido y mantenido internamente.

Además, no fue solo la herramienta. Fue la mentalidad:

• Experimentaron temprano
• No tuvieron miedo de lanzar v1
• Dieron a los analistas las herramientas para construir

Abstra les dio la estructura para probar, ajustar y desplegar rápidamente.

"Incluso con poco conocimiento de programación Python, puedo liderar esto gracias a mi experiencia y el soporte de Abstra. Eso es un cambio radical."

Qué sigue para Mercos

Ahora que AP está automatizado, no se están deteniendo. Mercos ya está experimentando con:

• Flujos de pago de facturas automatizados
• Organización automática de facturas en Google Drive
• Automatización de cálculos y pagos de comisiones de socios
• Automatización de aprobaciones de reasignación de presupuesto
• Generación automatizada de informes financieros

Además, también están entrenando a otros miembros del equipo para construir sus propias automatizaciones. Esta se está convirtiendo en la forma predeterminada de trabajar.

Un modelo más inteligente para escalar finanzas

El equipo financiero de Mercos no está tratando de construir un ejército de robots. Están construyendo algo más poderoso: un equipo que posee su automatización.

Han demostrado que el software de automatización de facturas puede hacer más que ahorrar tiempo, puede cambiar cómo trabaja un equipo. Y con Abstra, lo han hecho sin personal adicional, dependencias de TI o compromisos.

"Estamos convirtiendo al equipo financiero en un equipo de producto. Uno que construye, prueba y escala ops sin depender de nadie."

Carlos tiene una visión clara. ERP es el sistema de registro. Pero la inteligencia, eso debería vivir en el equipo financiero. Su plan es eliminar toda entrada manual de datos en AP para fin de año, luego expandir la automatización a través del stack financiero.