Mercos如何通过发票处理自动化减少70%的应付账款工作（并证明财务也能构建）

"等等……我们为什么还在手动做这件事？"

这是Mercos财务规划与分析负责人Jonattan Fenrich不断遇到的问题。数百张发票，全部同时到达。每一张都需要打开、阅读、分类并手动输入ERP系统。每个月都是如此。

对于大多数中型财务团队来说，月末结账仍然意味着长时间工作、电子表格和装满PDF文件的收件箱。在Mercos，团队提出了一个简单的问题：如果我们不必打开每一张发票会怎样？这促使他们重新思考流程，并通过应付账款自动化重建它。

这是一个不堪重负的财务团队如何转变为可扩展的财务运营引擎的故事。

摘要

• 公司： Mercos（B2B销售技术，约150名员工）
• 团队： 财务团队，约10人
• 痛点： 手动发票处理造成加班和延误
• 自动化： 使用Abstra的端到端应付账款自动化
• 结果： 应付账款处理速度提升60%，自动化覆盖率70%，错误率几乎为零
• 使用的工具： Granatum ERP、Gmail、Google Drive、Python、Slack

认识Mercos：变革背后的团队

Mercos是一家150人的B2B软件公司，帮助客户简化订单和销售管理。在内部，公司同样专注于效率。他们使用Granatum进行财务管理，并一直在投资自动化以在不增加员工数量的情况下扩展。

• 8700多名客户
• 52000多名用户
• 250多个集成ERP
• 每年通过Mercos流动153亿美元

拥有精简的团队和不断增长的合规需求，Mercos需要可扩展的财务运营。

首席财务官Carlos Marian和财务规划与分析专员Jonattan Fenrich一直在引领这项变革。他们的目标？为分析师提供自动化手动工作的工具，专注于真正重要的事情：控制、现金流和洞察。

"我们不是试图通过增加更多人来扩展，我们是试图通过变得更聪明来扩展。这意味着自动化是财务的核心。" — 首席财务官Carlos Marian

为什么是现在：打破流程的时刻

每个月末，事情都会堆积：

• 约400张发票
• 数十个手动表单
• 一名分析师工作到很晚

Jonattan简单地描述道："这是有很多明显可自动化任务的工作。"文档通过电子邮件到达。每个都必须被打开、阅读、重命名、输入Granatum并保存到Google Drive中。

收到/输入的大多数文档都是发票（NF）。还有其他类型的文档，如账单和税务指南，但它们在总量中占比较小。 相反，他们决定原型化更好的东西，并证明自动化可以处理这些负载。

自动化：我们一起构建的内容

他们从应付账款开始，这是手动工作的最大来源。

Mercos不想要另一个需要管理的工具。他们想要构建自己的应付账款自动化工具，灵活、快速且由财务主导。

所以他们使用Abstra构建了一个用于发票处理的核心流程。

工作原理如下：

某些发票（NF），即使自动过账，也需要手动完成。例如，偶发费用（分配表中未注册标准）和成本分摊（取决于特定标准）。

• 📥 输入： 通过Gmail接收的传入发票（PDF）
• 🤖 Abstra自动化：
  • 提取附件
  • 验证文件是否为实际发票
  • 提取税务ID、金额和签发日期等字段
  • 将数据导入Granatum ERP
  • 通过Slack发送警报
• 📤 输出： 清洁、结构化的发票数据和文档，自动与ERP同步并准备好供应付账款审查

就是这样。这个端到端工作流程是自动化发票录入的真实例子。Jonattan自己构建和测试了所有内容，无需开发人员。

"这不是即插即用。这是深思熟虑的设计。而且它有效。"

从想法到生产只用了不到2个月。这包括原型设计、验证，以及使用Abstra将完整流程迁移到生产环境。

AI在整个流程中发挥了关键作用。Abstra使用AI模型读取和提取发票数据，如税务ID、价值和签发日期，消除了对模板化OCR或手动映射的需要。但不仅如此，AI还在开发过程中支持财务团队。

Jonattan使用Abstra的混合构建器，它结合了自然语言提示、拖放逻辑和Python，更快地编写和测试代码，而无需成为开发人员。这意味着更快的原型、更少的错误和更好的反馈循环。

结果：可衡量、即时且持续的

以下是使用Abstra自动化应付账款后的变化：

以前需要7分钟的现在只需要不到3分钟。最重要的是，分析师不再接触70%的传入发票。

"我们每周节省了数小时，但更重要的是，我们让我们的团队以不同的方式思考。"

自动化给团队一种进化的感觉。它释放了新想法并帮助转变他们的心态，转向持续改进。

指标	之前	之后
平均任务时间（发票）	7.5分钟	~3分钟
每月手动录入	~400	~100
Slack警报	❌	✅
人工参与	分析师做复制粘贴工作	分析师审查例外情况，而不是所有内容

"它启发了改进例行程序和消除更多手动步骤的新想法。我们开始以自动化优先的方式思考。"

为什么有效：财务主导，而非IT主导

这不是开发人员密集的部署。Jonattan自己构建和测试了应付账款工作流程。

真正使这一切奏效的是灵活性（Python）和指导（AI）的结合。借助Abstra的AI驱动界面，团队可以生成和调整代码，用自然语言寻求帮助，快速迭代，而无需依赖工程。它将财务分析师转变为构建者。

这种能力转变释放了团队独立构建和维护自动化的能力。这是这个方案不仅作为工作流程改进，而且作为运营模式变革成功的一个重要原因。

只有一个集成点，Gmail配置，需要IT和Google Workspace合作伙伴的轻度支持。其他一切都是内部构建和维护的。

此外，不仅仅是工具。还有心态：

• 他们早期实验
• 他们不害怕发布v1
• 他们为分析师提供了构建工具

Abstra给了他们测试、调整和快速部署的结构。

"即使Python编程知识很少，由于我的背景和Abstra的支持，我也能够领导这个项目。这是一个游戏规则改变者。"

Mercos的下一步

既然应付账款已经自动化，他们并没有停止。Mercos已经在实验：

• 自动化发票支付工作流程
• Google Drive中的自动发票组织
• 合作伙伴佣金计算和支付的自动化
• 自动化预算重新分配审批
• 自动化财务报告生成

此外，他们还在培训其他团队成员构建自己的自动化。这正在成为默认的工作方式。

扩展财务的更智能模式

Mercos的财务团队并不是要构建一个机器人军队。他们在构建更强大的东西：一个拥有自动化的团队。

他们已经证明，发票自动化软件不仅仅能节省时间，它还能改变团队的工作方式。借助Abstra，他们在没有额外员工、IT依赖或妥协的情况下做到了这一点。

"我们正在将财务团队转变为产品团队。一个可以构建、测试和扩展运营而不依赖任何人的团队。"

Carlos有一个清晰的愿景。ERP是记录系统。但智能应该存在于财务团队中。他的计划是到年底消除应付账款中的所有手动数据录入，然后将自动化扩展到整个财务技术栈。