优化财务支付流程：2025 年分步指南

大多数财务团队都知道他们的支付流程过于手动，但如果没有工程支持，实现现代化通常似乎是不可能的。

本指南展示了财务团队如何使用他们可以自行拥有和管理的低代码工具来简化审批、减少错误和自动化流程。

即使在 2025 年，支付流程仍然存在问题的原因

如果您仍在通过电子邮件追逐审批、在电子表格中检查供应商银行详细信息，或者想知道发票在审批链中的位置，那么您并不孤单。尽管金融工具和数字解决方案激增，但中型公司内部的大多数支付流程仍然依赖于手动步骤、变通方法和从未设计用于扩展的遗留系统的拼凑。

这里有一个令人不快的真相：大多数财务团队已经知道这些流程存在问题。问题不在于缺乏意识，而在于惰性。

多年来，解决流程问题的标准答案是“与 IT 部门交谈”或“等到下个季度”。但如今，财务团队需要更快地行动，以更少的资源做更多的事情，并且仍然要确保准确性、合规性和安全性。旧的方式（传递 PDF、在 Slack 中管理审批、手动同步供应商记录）根本无法跟上 2025 年所需的复杂性和速度。

“一切正常”的错觉

您可能会在内部听到以下说法：

“当然，这有点手动，但它有效。”

“我们知道一切在哪里，我们有一个很好的电子表格系统。”

“每周只有几张发票。”

但摩擦隐藏在空白中：

• 由于有人休假而错过了提前付款折扣。
• 由于对账不匹配而向供应商支付了两次款项。
• 控制员熬夜手动检查会计科目代码。

这些不仅仅是不便之处。它们是脆弱性的症状。随着公司的发展（或面临意外事件，如审计、现金流紧张或欺诈），这些小问题会累积成大风险。

为什么什么都没有改变？

具有讽刺意味的是，这并非缺乏解决方案。存在强大的支付自动化平台，但大多数平台都需要技术实施、较长的部署周期，或者大多数财务部门根本不存在的预算和 IT 支持水平。

那么会发生什么呢？团队继续即兴发挥、修补，并使用从未为此工作设计的工具构建脆弱的流程，因为另一种选择似乎太重、太复杂或太依赖其他部门。

手动支付的隐藏成本

手动支付流程不仅浪费时间，还会悄悄地侵蚀财务健康。从表面上看，这只是多点击几次鼠标或发送几封电子邮件。但在表面之下，成本会累积：

1. 延迟付款 = 失去机会

延迟可能意味着失去提前付款折扣、与供应商的关系紧张，或者更糟：服务中断。当审批存在于收件箱和电子表格中时，延迟是不可避免的。

2. 错误风险 = 财务风险

手动输入和对账为重复付款、金额不正确或向错误的帐户付款打开了大门。这些不仅仅是错误，它们还是审计信号和潜在的欺诈媒介。

3. 团队倦怠 = 人才流失

高素质的财务专业人员花费数小时复制和粘贴发票数据、追逐签名或验证银行详细信息，而不是分析支出或改进预测。这会消耗士气和战略交付能力。

4. 没有可见性 = 没有控制

当支付流程分散时，财务领导者会失去对义务、现金流出和瓶颈的实时可见性。这使得管理营运资金变得更加困难，尤其是在动荡的市场中。

5. 合规性差距 = 风险敞口

手动系统通常缺乏审计跟踪、基于角色的访问或一致的文档，这使得公司在审计或合规性审查中变得脆弱。

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真正的成本不在于浪费的几分钟，而在于累积的风险和潜在的浪费。手动支付会悄悄地影响您的速度、准确性和敏捷性。而且，它们越长时间无人值守，就越会限制您主动领导财务的能力。

真正优化的支付流程是什么样的

很容易抛出“简化”或“自动化”之类的术语，但这对现实世界中的财务团队真正意味着什么呢？一个具有不断变化的优先级、精简的团队且没有工程支持的团队？

让我们明确定义它：优化的支付流程不是关于花哨的工具。它是关于控制、透明度和速度——而不引入复杂性或依赖其他部门。

以下是在实践中如何体现：

1. 自动输入发票

从电子邮件中捕获发票，或通过简单的表单提交。无需手动输入。无需收件箱分类。

2. 清晰且动态的审批路径

基于规则的路由可确保合适的人员在合适的时间进行审批。不再追逐签名。

3. 清洁且预先验证的支付数据

自动验证供应商数据、会计科目（GL）代码和金额。在付款前标记错误。

4. 跨流程的实时可见性

您随时都知道哪些已批准、哪些待处理以及哪些已支付。不再猜测。

5. 从第一天起就准备好进行审计

记录每个操作。每个审批都可追溯。没有任何东西会在电子邮件中丢失。

结果如何？更快的周期。更少的错误。更严格的现金控制。以及一个最终可以从被动变为主动的财务团队。

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这是北极星：一个不仅具有功能性，而且具有战略意义的支付流程——让财务团队拥有领导所需的信心、速度和清晰度。

专为财务设计的现代工具（而不是为开发人员设计）

关于财务自动化的最大误解是什么？

这是一项技术举措。

多年来，只要您说“工作流程自动化”，就会出现一个可预测的反应：

“我们需要 IT 部门参与。”

“我们是否有实施合作伙伴的预算？”

“让我们等到完成迁移到新的 ERP。”

因此，对话停滞了。

但是，一些根本性的东西已经改变。现代自动化平台不是为开发人员设计的；它们是为流程的所有者：财务专业人员构建的。

这些工具不仅更易于使用，而且代表着思维方式的转变：自动化即自助服务。

最少代码。最大程度的控制。

像 Abstra 这样的现代平台使财务团队能够设计、启动和改进自己的支付流程，而无需依赖工程师、集成或数月的部署。

您不需要“精通技术”。您只需要了解自己的流程，坦率地说，没有人比您更了解它。

无论是为了：

• 根据价值范围自动执行供应商审批
• 确保仅在会计编码（GL）完成后才触发支付步骤
• 根据付款状态通知利益相关者
• 自动提取付款数据以生成报告

现在，您可以端到端地拥有这些流程。直接地。

财务主导意味着财务智能

这些现代工具的最佳之处不仅仅是界面，还在于内置的假设。专为财务设计的工具旨在处理诸如部分审批、异常路由、审计跟踪和字段级验证之类的边缘情况。

这意味着它们不仅仅“让您构建事物”。它们会指导您以安全的方式构建正确的事物，并以符合财务实际运作方式的方式构建。

这是从现成系统和 Excel 电子表格的巨大飞跃。您不会被困在适应通用工具并希望它们适合。您在一个专门构建的环境中运行，该环境使用您的语言：金额、审批、供应商、截止日期、合规性。

从依赖到自主

当自动化成为财务部门负责的功能时，会发生一些强大的事情：

您不再等待。您开始设计。您停止缩放。您开始改进。

您成为一个不仅保持亮灯，而且积极塑造业务运作方式的团队。

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分步指南：如何在没有 IT 帮助的情况下简化您的付款

您不需要彻底改革来修复您的支付流程。您需要一种智能且范围明确的方法：一种旨在产生吸引力而不是完美的方法。这里的目标不是在第一天就自动化所有内容。而是开始自动化正确的事情，快速地。

以下是我们已经看到与现代财务团队（即使是那些没有技术支持的团队）合作的行之有效的方法。

第 1 步：绘制实际流程图（而不是理想流程图）

首先写下单个支付如何现在流经您的系统，而不是它“应该”如何流经。要非常诚实。

• 发票首先落在哪里？
• 谁接触它，以什么顺序？
• 如何请求审批，以及它们多久会停滞不前？
• 决策在何处未记录或不明确？
• 实际如何触发付款？

您不是为后代记录文档，而是诊断摩擦。

第 2 步：识别瓶颈和重复性任务

在几乎每个团队中，都会出现相同的问题：

• 等待手动审批的延迟
• 从复制和粘贴发票数据中产生的错误
• “从-到”和最终接受付款的责任不明确
• 不一致的会计编码（GL）
• 供应商打电话来“检查付款状态”

突出显示以下时刻：

• 人们在等待
• 正在重新输入信息
• 正在发送电子邮件或 Slack 消息只是为了让事情进展顺利

这些是自动化的完美候选者。

第 3 步：在自动化工具中设计一个简单的流程

使用像 Abstra 这样的自动化工具，您可以重新创建您的流程，这次是结构化和自动化的。

至少，您的支付流程可以包括：

• 发票输入表单或集成（提取 PDF 或结构化数据）
• 验证检查（必填字段是否完整？供应商信息是否正确？）
• 自动路由逻辑（例如，低于 5,000 美元的金额转给 A 经理；高于 5,000 美元，转给 CFO）
• 升级规则（如果在 48 小时内没有审批，则通知下一个审批人或发送提醒）
• 审批跟踪（实时状态，带有时间戳和历史记录）
• 最终交付到支付系统（触发付款或通知应付账款部门执行）

您不是从头开始构建，而是从熟悉的组件组装。

第 4 步：在投入生产之前进行内部测试

选择一些未来的发票，并通过新流程运行它们。观察：

• 界面中的混乱
• 审批路由逻辑中的错误
• 缺少数据
• 团队对可用性的反馈

不要追求完美。努力实现可靠且可用。快速迭代；这就是拥有工具的妙处。

第 5 步：启动、监控和持续改进

一旦上线，养成一种习惯：

• 每周查看审批滞后时间
• 跟踪异常（以及它们发生的原因）
• 询问团队：“哪些仍然感觉是手动的？”

由于它在您的控制之下，因此您无需打开工单来修复步骤或调整规则。您可以在几分钟内调整它。

结论：

这不是要将财务团队转变为开发人员，而是要赋予他们领导变革的权力，而无需中介。这些步骤很简单，但影响是深远的：更快的付款、更少的错误以及更有信心的团队。

您已经了解您的流程。现在您可以端到端地拥有它。

优化支付流程：真实世界的示例

阅读关于框架和最佳实践是一回事。看到像您这样的财务团队控制流程并在几天而不是几个月内对其进行改造是另一回事。

认识 Mercos，一家不断发展的 B2B 软件公司，该公司正淹没在手动应付账款（AP）流程中。财务团队（约 10 人）每月手动处理约 400 张发票。每张发票都需要有人：

• 打开电子邮件并下载 PDF
• 手动阅读和解释信息
• 重命名文件并将其输入到 ERP 中
• 将所有内容归档到正确的文件夹中

即使有经验和良好的组织，该团队也经常面临延误、漫长的夜晚和大量的积压工作。每张发票的时间？大约 7 分钟。

转折点：通过自动化赋能

财务团队没有向 IT 部门寻求帮助或寻找昂贵的平台，而是使用 Abstra 构建了自己的 AP 自动化流程（在内部，无需任何工程支持）。

以下是他们自动化的内容：

• 直接从财务部门的收件箱中提取发票 PDF
• 使用 AI 读取和验证发票详细信息（CNPJ、金额、到期日期）
• 自动将数据插入到 ERP 中
• 当发票需要关注时，在 Slack 中通知负责人
• 分离例外情况以供手动审查

这不是一个附带的实验。它成为支付流程的新常态，100% 由财务部门负责。

结果：

• 70% 的发票完全自动化
• 处理速度提高 60%
• 每张发票的时间从 7 分钟减少到不到 3 分钟
• 手动错误和返工？几乎消除

但最重要的变化不是技术上的，而是文化上的。

“今天，当我们遇到新的财务任务时，我们的第一个想法是：我们如何自动化它？”

Mercos 财务运营主管

他们从在刚性系统中生存转变为以自己的方式领导更智能的系统。

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结论：您不需要成为一家大型公司或拥有专门的技术团队来优化您的付款。您需要一个了解痛点和正确工具来采取行动的团队。

Mercos 没有等待。他们建造了。今天，他们的财务团队更快、更敏锐，并且更加专注于真正重要的事情。

本周的第一步

您不需要转型路线图或已批准的预算即可开始优化您的支付流程。

您只需要开始。

而最好的第一步？选择一个流程：您的团队每周都会面临的痛苦且重复的流程，并以绝对的诚实度对其进行映射。

它可以是：

• 批准超过特定金额的供应商发票
• 将付款请求转发给经理
• 在您的 ERP 中同步发票数据
• 跟踪未完成的提交

然后问一个简单的问题：

如果它自己运行会是什么样子？

从那里，选择一个无代码工具，例如 Abstra，然后尝试自己构建第一个版本。不要追求完美。以胜利为目标。您不需要自动化所有内容。您只需要表明您可以自动化某些内容。在内部。无需 IT 部门。

第一个胜利会建立信心。信心会传播。

现实情况是：

最大的风险不是尝试和失败，而是因为改变似乎太遥远而陷入脆弱的系统。

但是工具已经存在。路径清晰。

而且像您这样的财务团队已经在这样做了。

您比您想象的更接近。