月结清单：10 个步骤实现准确快速的月结

对于财务团队来说，月结是最关键和压力最大的流程之一。它可以确保您的账簿准确、报告可靠，并且您的企业可以及时做出决策。但是，手动任务、数据丢失和无休止的审批常常会减慢速度。

本指南为您提供了一份清晰的 10 步清单，以简化您的月结流程，避免常见陷阱，并更快地提供准确的数字。此外，我们还将分享有关自动化如何使流程比以往更加顺畅的最佳实践和技巧。

什么是月结以及为什么它很重要

月结是指完成给定月份的所有财务交易的过程，确保您的账簿准确、完整并可以用于报告。它是值得信赖的财务报表（以及扩展的、明智的业务决策）的基础。

在纸面上，目标听起来很简单：核对账目、验证余额并准备报告。在实践中，它是财务中最紧张、时间最敏感的工作流程之一。压力很大，因为月结会影响后续的一切：

准确性： 月结中的错误会在预测、预算和合规性中产生连锁反应。

及时性： 延迟月结意味着延迟洞察，这意味着企业决策速度变慢。

合规性： 对于有审计或监管要求的公司来说，马虎的月结可能会导致以后付出高昂的代价。

然而，许多财务团队仍然依靠电子邮件链、电子表格和手动跟进来完成它，从而导致深夜加班、错过截止日期以及仅在账簿“关闭”后才出现的错误。

在当今领导层期望实时洞察力和敏捷性的环境中，缓慢或容易出错的月结不仅仅是效率低下，更是一种战略负担。

月结应该花费多长时间？

询问五位财务负责人他们的月结需要多长时间，您会得到五个不同的答案。但现实情况是：一流月结的基准每年都在缩短。

行业基准

• 表现最好的团队： 5 个工作日或更短
• 普通公司： 7 到 10 个工作日
• 落后的团队： 15 天以上（通常是由于手动流程和分散的系统）

APQC（美国生产力与质量中心）的一项研究表明，排名前四分之一的组织在 4.8 天内完成账簿结算，而排名后四分之一的组织则需要 10 天或更长时间。这几乎相当于每个月额外花费整整一周的时间。

为什么速度很重要

更快的洞察： 月结提供财务报告、预测和 KPI 仪表板。花费的时间越长，您的数据就越过时。

更好的决策： 领导层需要及时的数字来进行招聘、预算编制和现金流规划。

团队效率： 延长的月结会耗尽财务团队的精力，迫使他们进入“月结 → 重新开始”的永久循环。

权衡：速度与准确性？

一些财务负责人认为更快的月结意味着风险更高的月结。事实上，问题不在于速度，而在于手动复杂性。自动化审批、对账和数据收集可以减少错误并加快流程，而不会牺牲控制。

延迟月结的常见陷阱

如果您的月结感觉像一场马拉松，那么您并不孤单。大多数延迟并非由会计本身的复杂性引起，而是来自低效的工作流程、断开连接的系统和手动依赖项。以下是最常见的罪魁祸首：

1. 手动审批和瓶颈

等待日记账分录或应计项目的批准通常会减慢一切速度。当审批通过电子邮件或聊天进行时，任务很容易被遗漏。

2. 迟交或遗失的文件

截止日期之后收到的费用报销、发票和证明文件会产生多米诺骨牌效应，导致团队争先恐后地过账分录或创建临时应计项目。

3. 电子表格蔓延

大多数团队仍然依赖多个 Excel 文件进行对账、应计项目和报告。这会导致：

• 版本控制噩梦
• 公式错误风险更高
• 浪费时间整合数据

4. 分散的系统

当您的 ERP 系统不与您的银行数据源、费用工具或结算系统通信时，您最终会手动进行对账。这意味着延迟和更高的出错几率。

5. 过度依赖 IT

需要新的工作流程？一个小小的系统调整？如果财务部门依赖工程部门来实施变更，则每次月结都会变慢。

底线： 这些问题与会计复杂性无关。它们与流程效率低下有关。而且它们持续的时间越长，就越难向领导层提供及时、可靠的数字。

月结清单：10 个步骤实现准确性和速度

结构良好的月结不仅仅关乎准确性，还关乎可重复性和效率。使用此清单来保持正轨、最大限度地减少错误并缩短您的月结周期。

1. 尽早收集所有来源文件
   • 收集发票、费用报销、银行对账单和工资数据。
   • 为提交设置明确的截止日期，以避免最后一刻出现差距。
2. 记录和核对银行交易
   • 将银行数据源与总账匹配。
   • 立即调查差异，以防止以后出现延迟。
3. 过账应计项目和预付调整
   • 计提尚未开具发票的费用。
   • 调整预付项目，如保险和订阅。
4. 复核应收账款
   • 检查应收账款账龄报告，查找逾期余额。
   • 如有必要，评估和预留坏账准备金。
5. 核对应付账款
   • 将发票与采购订单匹配。
   • 验证未结采购订单并确保正确的费用截止日期。
6. 验证收入确认
   • 确认所有收入均在正确的期间确认。
   • 复核 SaaS 或订阅业务的递延收入计划。
7. 复核日记账分录和审批
   • 确保所有手动和自动分录均有适当的记录。
   • 根据职责分离政策获得审批。
8. 核对公司间账户
   • 匹配实体之间的余额以确保准确性。
   • 记录以后合并的任何调整。
9. 准备初步财务报表
   • 起草损益表、资产负债表和现金流量表。
   • 标记异常差异以便在最终确定之前进行跟进。
10. 进行差异分析和签字
    • 将实际数据与预算或预测进行比较。
    • 记录重大差异的解释。
    • 获得管理层对关闭账簿的最终批准。

您可以立即下载 完整的月结清单 👈

实现更快、无错月结的最佳实践

关闭账簿并不一定意味着漫长的夜晚和最后一刻的意外。关键是将可重复的流程、明确的责任和智能自动化构建到您的工作流程中。以下是帮助您实现目标的五个最佳实践：

1. 标准化和记录您的流程

   创建一个月结手册，其中包括：

   • 包含负责人和截止日期的任务列表
   • 用于对账、应计项目和日记账复核的支持模板
   • 明确的审批工作流程

   为什么这很重要： 当每个人都知道自己的角色和时间表时，您就可以减少混淆和遗漏的步骤。

2. 集中管理文件

   停止通过电子邮件追逐收据和发票。使用共享存储库或工作流程工具在月结开始之前在一个地方收集和存储所有证明文件。

3. 自动化重复性任务

   尽可能自动化：

   • 银行对账
   • 经常性费用的日记账分录过账
   • 待处理审批的通知

   即使是部分自动化也可以节省时间并消除手动错误。

4. 实时跟踪进度

   使用仪表板或工作流程工具来监控：

   • 已完成的内容
   • 过期的内容
   • 谁负责

   这种透明度有助于财务总监和首席财务官在风险破坏月结之前发现风险。

5. 将持续改进纳入您的月结

   每次月结后，进行快速复核：

   • 延迟发生在何处？
   • 下一步可以自动化哪些任务？
   • 哪些瓶颈是重复出现的？

   使流程改进成为周期的一部分，而不是事后才想到的。

底线： 您的月结越快越干净，您的财务团队花在分析、战略和决策上的时间就越多，而不是数据处理。

自动化如何改变月结

手动月结流程会降低团队速度并增加风险。自动化通过以下方式改变游戏规则：

• 消除对账和应计项目的手动数据录入
• 自动路由审批，并具有内置的审计跟踪
• 触发遗失文件或过期任务的警报
• 提供对月结进度的实时可见性

借助 Abstra 等工具，财务团队可以构建和调整这些工作流程，而无需等待 IT 部门，从而将月结时间从几天缩短到几小时，同时提高准确性。

您的下一步：让此清单为您服务

更快、更干净的月结不仅仅是勾选框。它还在于为您的财务团队创造可见性、控制力和信心。

从小处着手：

• 下载此清单并将其映射到您当前的流程。
• 确定您最大的瓶颈，例如延迟审批、对账或遗失文档。
• 逐步自动化一个步骤，例如日记账分录审批或发票接收。

借助 Abstra，您可以将此清单转化为一个动态的工作流程（由财务部门而不是 IT 部门构建、测试和部署）。

更少的电子邮件。更少的错误。更快的月结。

准备好在没有混乱的情况下关闭账簿了吗？

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