自动化财务运营：CFO 和财务团队的实用指南

如今，大多数财务团队仍然依赖手动、电子表格驱动的流程来运行关键运营，例如发票审批、对账、费用工作流程和结算周期。 这种方式在一定程度上有效，但并非长久之计：延误不断累积，错误不断发生，战略重点被搁置一旁。

本指南适用于准备解决此问题的 CFO 和财务团队，无需等待 IT 部门、过度设计解决方案或将控制权交给不透明的平台。

我们将向您展示以财务为先的团队如何构建准确、可审计且可扩展的自动化运营，一次一个工作流程。

什么是自动化财务运营？

大多数财务团队仍然依靠电子表格、电子邮件线程和手动流程来运行，这些流程耗费时间并带来风险。 自动化财务运营用结构化、可重复的系统取而代之，这些系统可以处理发票审批、对账和月末结算等任务。 这些系统运行速度更快、更可靠，并且具有完整的可追溯性。

但自动化不仅仅是关于速度。 它是关于构建您的团队可以信任和发展的workflow。

最少代码，专为财务而构建

在 Abstra，我们专注于最少代码：只需足够的灵活性来处理真实的财务逻辑，而无需全面的工程支持。 这意味着财务团队可以按照自己的方式构建和调整workflow，并具有他们需要的结构和控制。

自动化成为财务部门内部的一种能力，而不是对 IT 部门的依赖。

从小处着手，然后叠加

这不是一次性的全面改革。 这是一个持续的过程，即识别摩擦、尽可能地自动化以及随着时间的推移进行改进。 从单个工作流程开始，例如供应商审批、数据同步或报销流程，然后从那里开始构建。 每一步都会叠加，使您的团队能够大规模地利用、清晰地了解和控制。

为什么财务部门今天必须自动化

CFO 被要求以更少的资源做更多的事情：指导战略决策、确保合规性并提供实时洞察力，而他们的团队仍然埋头于电子表格和电子邮件审批中。

手动工作不仅仅是效率低下。 它限制了财务的速度、准确性和可信度。

自动化使财务从被动变为主动。 它释放了时间进行更深入的分析，加快了报告周期，并消除了悄悄地减慢其他一切速度的瓶颈。

如果不加以控制，手动工作流程会带来隐性成本：

• 关键流程中的延误和错误
• 低杠杆任务造成的倦怠
• 审计跟踪薄弱和合规风险

自动化解决了所有这些问题，创建了更快、更具弹性且可扩展的系统。

对于现代财务团队来说，这不再是可选项。 这是您保持竞争力的方式。

财务运营引擎的核心组件

自动化不仅仅是脚本的集合。 这是一个系统。 财务运营引擎为您的工作流程带来结构，因此它们是可靠的、可扩展的，并且是为真实世界的复杂性而构建的。

以下是该引擎需要的：

1. 连接的数据

从 ERP、银行、CRM 和电子表格中提取干净、可用的数据是基础。 强大的引擎可以处理集成（API、CSV、SFTP）、规范化输入并在没有 IT 延误的情况下移动数据。

2. 工作流程逻辑

自动化存在于逻辑中：审批、阈值、异常、基于时间的触发器。 最少代码使团队能够灵活地对真实世界的规则进行建模，而无需对每个边缘情况进行工程设计。

3. 嵌入式控制

默认情况下可用于审计。 这意味着记录的审批、版本控制的工作流程、权限访问以及每个操作的可追溯性，所有这些都已内置，而不是附加的。

4. 人工参与

有些步骤需要判断。 您的引擎应允许人们在需要时进行干预，提供清晰的背景信息、直观的仪表板和最小的干扰。

5. 可重用组件

最好的财务团队构建系统，而不是一次性的。 模板、逻辑块和共享操作允许工作流程以更快的速度扩展，并减少返工。

---

这些组件共同构成了弹性、可扩展的以财务为先的自动化系统的基础。 不是您适应的僵化平台，而是围绕财务实际运作方式构建的灵活架构。

真实世界的用例（实践示例）

理论引人注目，但真正的吸引力来自于将自动化应用于具体问题。 有效的自动化从一个单一的、具有高度影响力的流程开始。 成功之后，团队会获得信心并进一步扩展。

以下是大约 150 人的 B2B 销售技术公司 Mercos 如何改变其财务运营，以及您如何应用相同的原则：

用例：自动化发票处理——Mercos 如何减少 70% 的应付账款工作

Mercos 淹没在发票中。 FP&A 负责人 Jonattan Fenrich 描述了重复性的工作：

“数百张发票，一次性全部到期。 每张都需要打开、阅读、分类并手动输入到 ERP 中。 每月如此。”

该团队需要一种更好的方法，他们自己构建了它。

自动化之前：

• 发票通过电子邮件或扫描的 PDF 到达。
• 团队成员手动审查、分类并将其输入到 ERP 中。
• 审批通过电子邮件管理，经常延迟或遗忘。
• 数据容易出现录入错误，并且缺乏清晰的可追溯性。

采用 Abstra 之后：

• 发票在收到后自动解析和验证。
• 审批通过结构化的工作流程发送，需要附件、汇款信息，并且预先强制执行规则。
• 获得批准后，条目直接同步到 ERP，无需手动输入。
• 一切都端到端记录（上传 → 审批 → 发布）。

结果如何？ Mercos 将其应付账款处理工作量减少了 70%，从而使他们的团队可以专注于分析，而不是重复劳动。

---

用例：报销和费用报销

员工通过具有内置验证的自定义表格提交费用（例如，收据、支出限制）。 该表格会根据金额和政策触发动态审批路由。 获得批准后，报销已准备好导出；无需手动合并或追查缺失的文件。

用例：月末对账和结算

无需花费数天时间汇总银行数据和匹配条目：

• 银行提要和 ERP 数据会自动提取。
• 自定义匹配规则会标记异常。
• 结算清单指导团队完成审查步骤。
• 仪表板会显示阻碍因素，以便领导层准确了解他们在周期中的位置。

用例：预算与实际监控

每日将预算与实时数据进行比较。 差异会自动标记（例如，按类别超支 >10%），并向利益相关者发出警报。 这使财务部门能够主动地与团队互动，而不是对意外做出反应。

---

Mercos 示例清楚地表明了从一个流程开始并在整个职能部门中扩展的倍增效应。 这不是关于全面的数字化转型； 而是关于有意义的小胜利，这些胜利建立了动力和财务作为运营领导者的信誉。

挑战以及以财务为先的团队如何克服它们

财务自动化承诺了很多。 但老实说：采用它并不总是那么容易。 大多数财务领导者并非来自工程背景。 团队人员不足。 遗留系统并不总是配合得很好。 并且对过度承诺和交付不足的平台存在深刻（且有效）的怀疑。

如果您想通过自动化获胜，则需要预测摩擦点并以务实的态度对待它们。

以下是财务团队面临的最常见挑战，以及表现出色的以财务为先的团队如何克服这些挑战：

1. 与遗留系统集成

挑战：

ERP、银行、电子表格、CRM：财务存在于分散的系统环境中。 许多工具并非为相互通信而构建，并且将它们拼接在一起可能会让人感到不知所措。

聪明团队如何克服它

从仅涉及一个或两个系统的流程开始。 使用支持灵活集成层的工具，无论是通过 API、CSV 还是 SFTP。 例如，在 Abstra，我们看到像 Mercos 这样的公司通过自动化 围绕 ERP 的工作流程而不是尝试自定义 ERP 本身而获得成功。

关键是避免过度。 构建补充您现有系统的自动化，而不是试图一次性替换所有系统。

2. 财务团队不认为自己是“构建者”

挑战：

大多数财务专业人士没有注册编写代码。 尽管他们可能具有分析能力，但他们通常不觉得自己有信心构建系统（即使他们深刻理解工作流程）。

聪明团队如何克服它：

这就是最少代码模型发挥作用的地方。 通过抽象掉复杂性（但不隐藏逻辑），您可以允许具有财务意识的运营商在指导下进行构建，而不是猜测。 将其与模板、可重用组件和清晰的入职培训相结合，您可以将心态从“我不知道如何做”转变为“我可以拥有这个”。

我们一次又一次地看到：一旦财务人员构建了他们的第一个成功的自动化，信心和胃口就会迅速增长。

3. 合规性、控制和风险管理

挑战：

财务领导者理所当然地谨慎。 他们负责内部控制、审计准备情况和数据保护。 “快速行动，打破陈规”在这里行不通。

聪明团队如何克服它：

强大的自动化平台不仅允许控制，而且内置了控制：

• 每个操作都会被记录
• 强制执行角色和权限
• 更改已进行版本控制并可审计

您不必为了提高效率而牺牲治理。 通过正确的设置，自动化实际上可以加强合规性。

4. 变更管理和团队支持

挑战：

即使是伟大的自动化也会失败，如果没人使用它。 人们会重新养成习惯，尤其是当新工具感觉笨拙或不清楚时。 抵制并不总是与技术有关。 这是关于信任。

聪明团队如何克服它：

从小处着手，解决团队想要解决的实际痛点。 展示可见的胜利。 记录前后对比。 最重要的是：使工作流程感觉自然。 不要让人们学习新系统只是为了提交发票。 在他们已经工作的地方（Slack、电子邮件、电子表格输入）与他们会面，并在后台以不可见的方式路由逻辑。

自动化应该让人们在第一天就更轻松，而不是需要 3 周的入职培训课程。

5. 在不造成混乱的情况下扩展

挑战：

随着自动化的增长，复杂性也会增加。 如果没有清晰的结构，工作流程可能会变得脆弱、不透明或依赖于一个人的记忆。

聪明团队如何克服它：

使用模块化、记录的方法。 构建可重用组件。 创建自动逻辑的集中式库，并分配版本控制和所有权。 这会将您的自动化层变成真正的资产，而不仅仅是断开连接的脚本的拼凑。

---

自动化不仅仅是技术上的转变，它也是文化上的转变。 成功的财务团队是拥有转型的团队，而不是等待其他人为他们做这件事。

财务为先的实施最佳实践

最好的财务团队不会将自动化视为技术推广； 他们将其视为他们随着时间的推移而建立的能力。 以下是他们如何做到这一点：

1. 从小处着手并可衡量

从一个清晰的、基于规则的流程开始，该流程痛苦、可重复且易于跟踪，例如发票审批或费用报销。

2. 分配真正的所有权

让财务或运营部门的人负责。 一个了解工作流程并可以发展它的人，而不仅仅是启动它。

3. 重用模式

标准化审批逻辑、验证和警报等组件。 可重用块使新的工作流程能够以更快的速度构建并以更一致的方式运行。

4. 跟踪影响

使用简单的指标（例如节省的时间、减少的错误和流程速度）来衡量 ROI。 分享结果以建立内部动力。

5. 将其视为一种实践

自动化不是一次性的努力。 重新审视工作流程、修复边缘情况、收集反馈并不断改进。

当财务部门拥有其自动化堆栈时，它不仅可以更快地行动：它还可以更清晰、更自信和更具影响力地运营。

如何评估最少代码自动化工具

最好的财务自动化工具不仅灵活：它们还以控制、可审计性和真实世界的复杂性为基础构建。 以下是如何通过以财务为先的视角来评估它们：

1. 在没有大量 IT 依赖的情况下增强财务能力

最少代码平台在关键平衡中发挥作用：对于复杂逻辑而言足够灵活，对于财务部门而言足够简单，可以在没有工程的情况下拥有。 寻找您的团队可以直接配置、测试和维护的工具。

2. 与您的核心系统集成

您不需要数十个集成，只需要正确的集成。 优先考虑能够可靠地连接到您的 ERP、银行提要、工资单和 CRM 的工具，并支持 API 和基于文件的工作流程。

3. 内置了控制

审计跟踪、基于角色的权限和版本历史记录应自动进行。 如果平台不记录每个操作和决策，则它尚未为财务做好准备。

4. 在不变得脆弱的情况下扩展

避免使用随着时间的推移变得难以管理的工具。 选择支持可重用逻辑、模板和文档的系统，以便工作流程保持可靠，并且不会仅存在于一个人的脑海中。

5. 感觉自然易用

如果平台与财务部门的现有工作方式不一致，则它不会坚持下去。 寻找您的团队可以实际采用的直观界面和工作流程，而无需陡峭的培训或文化摩擦。

正确的工具不仅可以帮助您自动化。 它将帮助您的团队以更清晰、更负责和更长远的信心更快地行动。

---

通过以财务为先的视角评估自动化工具，有助于确保您不仅仅是添加软件，而是构建能力。 正确的平台将成为合作伙伴：帮助您的团队以清晰、敏捷和信任的方式运营。

入门：CFO 行动计划

您不需要完整的转型路线图即可开始自动化。 您需要一个用例、明确的所有权和正确的工具。 以下是如何开始：

1. 绘制手动工作

识别高强度、可重复的流程，例如应付账款、费用报销、数据同步或结算任务。 关注速度慢、容易出错或令人沮丧的事情。

2. 选择一个工作流程

选择一个经常性的、跨职能的且易于衡量的流程。 这是您的试点，您将在其中测试价值、采用率和 ROI。

3. 分配内部构建者

任命财务或运营部门的人员来领导。 他们不需要编写代码，只需了解流程并准备好使用最少代码平台对其进行改进。

4. 启动并学习

构建它、交付它、跟踪影响。 然后改进并重复。 重用您构建的内容以在其他工作流程中更快地扩展。

5. 构建一个系统，而不是一次性的

创建一个结构化的自动化层，其中包含模板、控件和文档。 这将成为财务运营方式的一部分，而不仅仅是一个工具，而是一种能力。

---

自动化不是要取代财务。 而是要让财务做最擅长的事情。

清晰地审查数字。 在问题升级之前预测问题。 帮助企业以更快的速度和更大的信心行动。

工具已准备就绪。 障碍比以往任何时候都低。 今天开始的团队将为财务明天的运营方式设定标准。