应收账款流程自动化：如何简化您的财务工作流程

现代财务团队不能容忍缓慢而手动的应收账款流程。从收款延迟到错过跟进，每一个低效率都会影响现金流和决策。

好消息是，现在可以使用低代码解决方案自动化关键步骤：快速、安全，且无需依赖 IT。

什么是应收账款 (O2C) 流程？

应收账款 (O2C) 流程涵盖从客户下单到您接收、核对和报告付款的整个过程。每个步骤都涉及多个部门（销售、账单、收款、财务），并将沿途的各种系统和交接联系起来。

在大多数财务团队中，O2C 包括：

• 订单验证
• 发票开具，可能涉及从多个来源收集详细信息
• 发送文件，例如 XML、发票或付款说明给客户
• 付款跟进，通常通过电子邮件或电话
• 银行账户验证，以确认收到付款
• 在您的 ERP 或内部系统中核对付款
• 出于内部需求或合规原因进行报告

O2C 的复杂之处在于每个步骤都依赖于前一个步骤。如果有人延迟开具发票，您的付款将会延迟。过时或不正确的客户数据可能导致争议。手动跟进可能会让逾期账户漏网。

应收账款 (O2C) 流程在以下几个关键领域对业务绩效起着至关重要的作用：

• 现金流：收款或账单处理缓慢意味着需要等待更长时间才能收到款项
• 客户关系：沟通或文件错误可能会造成紧张
• 团队生产力：重复的手动步骤会占用时间，而这些时间可以用于更有价值的工作
• 预测：缺乏透明度使得收入预测变得困难

为什么 O2C 在大多数公司中如此成问题

乍一看，O2C 周期似乎很简单。但实际上，它通常是由手动解决方案、分散的电子表格和最后一刻的协调拼凑而成，这些都会消耗时间和资源。

以下是一些主要痛点：

• 手动发票生成意味着需要手动从 CRM 或合同中提取数据，这会减慢账单处理速度并增加出错的可能性，尤其是在交易量增长时。
• 无法了解付款状态导致财务团队不断检查银行记录或等待客户确认他们已付款。
• 被动跟进导致收款不一致或延迟，无法简单地在一个地方跟踪逾期发票。
• 系统断开连接（ERP、CRM 和银行很少无缝通信），迫使人们在平台之间复制和粘贴，只是为了保持流程的进行。
• 频繁的人为错误：拼写错误的税号、遗漏的发票或小的数据输入错误可能会延迟付款并产生更多工作。

结果呢？现金流变慢、客户感到沮丧，团队陷入重复性任务中，而不是专注于更具战略意义的工作。

随着这些问题变得司空见惯，人们往往会接受它们。但是，一旦您真正审视该过程，就会清楚地看到，通过自动化可以使事情变得更好：它超越了技术升级，真正推动了财务绩效。

O2C 流程中可以自动化哪些内容

您无需一次性自动化所有内容即可看到结果。一些最大的胜利来自针对那些会减慢您的速度并导致错误的少量重复性任务。

以下是 O2C 中自动化可以产生真正影响的五个领域：

1. 发票生成和交付

• 在订单获得批准后立即自动创建发票
• 直接从您的 ERP 或 CRM 中提取客户和合同详细信息
• 立即将发票和附件（例如 XML 或付款单）发送给客户

所有这些都减少了延迟和人为错误。

2. 付款跟踪和确认

• 监控收到的 PIX、付款单或银行存款
• 快速将付款与其对应的发票进行匹配
• 自动发送确认并更新您的内部记录

这意味着您不会陷入手动核对付款或追查缺失信息的困境。

3. 逾期发票跟进

• 识别出已逾期的未付款发票
• 通过电子邮件或 WhatsApp 安排提醒
• 必要时标记逾期案例以供内部审核

提醒会准时发送，无需依赖某人的记忆。

4. 系统之间的数据同步

• 确认付款后立即更新您的 ERP 或 CRM
• 将交易标记为已开票
• 无需手动操作即可将更新发送到仪表板或报告

这样，您的所有系统都会保持同步，并且您可以避免繁琐的复制粘贴。

5. 自动化报告和合规性

• 自动创建每日现金流入报告
• 按客户或未结账单时长对应收账款进行分组
• 以所需格式导出 SPED 或 NFe 数据

这使您的团队可以减少花在格式上的时间，而将更多时间花在分析上。

财务团队如何使用低代码自动化 O2C

许多财务团队对自动化犹豫不决，因为它看起来像是繁重的 IT 工作，或者只有技术专家才能处理的事情。过去可能确实如此，解决方案需要自定义代码、顾问或复杂的集成。

现在情况不同了。如今，有一些工具允许财务专业人员使用低代码创建和管理自动化，通常使用可视化构建器、预定义的组件，并且只需少量脚本进行自定义调整。

财务团队无需将所有事情都交给 IT 部门，而是可以自己推动改进，从而更快地行动并减少障碍。

1. 您可以使用已构建的内容

现代自动化工具使您可以使用简单的块和规则来创建工作流程。无需从头开始开发完整的应用程序。您可以使用简单的配置来自动执行发票发送、等待付款和 ERP 更新等操作。

任何轻量级脚本（例如重新格式化文件或解析银行回单）都将保持独立且可重用。您不是在构建一个新系统，而只是在塑造各个工作流程。

2. 减少对 IT 的依赖

IT 团队通常不堪重负，等待数周才能进行小改动或生成报告会减慢财务部门的速度。低代码和无代码工具使财务部门更加独立。IT 部门仍然可以介入安全等方面的工作，但财务部门不会在每次调整或改进时都被卡在队伍中。

这使得财务部门更加敏捷，并且能够快速测试和实施新想法。

3. 保留您当前的系统

您无需更换 ERP 或 CRM 即可使自动化正常工作。许多低代码解决方案有助于弥合您已使用的系统之间的差距。您可以移动数据、添加逻辑或进行转换，而无需进行重大的基础设施更改。

如果您使用的是难以更改或成本高昂的旧系统，这将特别有用。

4. 从小处着手，根据结果进行扩展

无需进行大规模的改革。从一些可管理的事情开始，例如自动化发票流程或付款跟进。当您看到成功时，您可以添加更多功能、步骤或集成。

这使事情保持低风险，并允许您的团队在此过程中建立信心和动力。

低代码自动化可以增强财务专业人员的能力，为他们提供设计和完善自己的工作流程所需的工具。它可以提高准确性、速度和可见性，从而提供一种灵活的方法，从而带来真正的运营优势。

一个真实的例子：在 Dabble 使用低代码优化 O2C

Dabble 是一家巴西电子商务工作室，专门从事合成产品摄影，该公司在他们的入职培训中面临瓶颈（并间接导致他们的应收账款流程出现问题）。该团队依赖于太多的电子邮件、表单和数据副本到 Airtable，单独处理每个订单。

他们有几个选择：

• 构建自定义解决方案（但这意味着要处理 React、API、托管和维护。）
• 使用标准表单工具（但这些工具无法优雅地处理产品变体或动态客户需求。）
• 或尝试 低代码自动化（使用 Abstra）。

因此，Dabble 的 CTO PJ 使用 Abstra 创建了一个由简洁的 Python 脚本提供支持的动态智能表单：

• 该表单可以快速更改（根据客户的响应，根据需要请求其他产品详细信息或文件上传）。
• Python 脚本确保在所有数据到达 Airtable 之前对其进行规范化和格式化，从而从一开始就避免了错误。
• 数据直接流入他们的数据库，从而消除了手动传输或重复工作。

影响立竿见影：

• 处理的订单数量增加了 5 倍，所有这些都由同一个团队完成（无需雇用更多人）。
• 不再有来回的电子邮件。整个接收过程已转移到简化的在线表单中。
• 这种方法使他们能够进一步扩展。接下来，他们为 3D 分包商自动化了交付表格。

CTO PJ 总结道：

“我们可以处理的订单数量增加了 5 倍。手动来回发送电子邮件现在被序列化为在线表单，我们可以仅使用 Python 快速迭代该表单。” abstra.io

为什么这对 O2C 很重要

• 动态订单捕获：财务团队可以使用类似的表单将订单或发票数据直接收集到正确的系统中，从而更容易保持流程的顺畅和准确。
• 内置数据卫生：预先添加少量代码意味着更干净、更可靠的数据流入您的 ERP，从而减少了对账难题。
• 易于更新：与 Dabble 一样，您可以在短短几天甚至几小时内实施、测试和改进工作流程，而无需等待数周或数月。

这不仅仅是更快的入职培训。它展示了简单的工具和低代码解决方案如何使团队能够扩展和优化以前严重依赖 IT 支持的工作流程。

入门：您可以立即构建的第一个 O2C 自动化

您无需彻底改造您的整个 O2C 流程即可取得进展。事实上，将自动化引入您的财务工作流程的最佳方法是从那些遵循明确规则并消耗您团队时间的重复性、高摩擦的任务开始。

以下是三个您可以立即尝试的实用 O2C 自动化（几乎不需要 IT 帮助）：

1. 自动化发票创建和交付

场景： 在每份合同结束后，有人手动创建并发送发票。

自动化理念：

• 在 CRM 中将交易标记为“已完成”或上传合同时，自动触发发票创建。
• 使用预定义的模板填充客户信息、金额、到期日和付款详细信息。
• 将发票发送给客户，包括任何必要的附件，例如 PDF、付款单或 XML NFe。

您需要什么：

• 像 Abstra 这样的平台或类似的自动化工具
• 用于从 CRM 中提取和验证数据的基本脚本
• 电子邮件集成（Gmail、Outlook 等）

2. 付款跟进流程

场景： 您的团队手动检查银行对账单，并且只有在有人记得时才跟进未付款的发票。

自动化理念：

• 与您的银行或付款网关（PIX、发票等）集成，以每天检查付款状态。
• 根据到期日和未付款项自动识别逾期发票。
• 以固定的时间间隔（例如，到期日后的 3、7、14 天）通过电子邮件或 WhatsApp 发送跟进提醒。
• 突出显示可能需要人工干预的账户。

您需要什么：

• 访问付款 API 或对账单导出
• 条件逻辑和消息模板
• 与您的 ERP 或 BI 系统集成（可选）

3. 面向客户的订单表单，可直接输入您的财务系统

场景： 销售或入职团队来回发送电子邮件以收集客户详细信息，然后有人将所有内容输入 ERP 或电子表格。

自动化理念：

• 构建一个智能接收表单，该表单会根据客户或服务进行调整
• 自动验证关键详细信息，例如税号、付款偏好和发票数据
• 以正确的格式将此信息直接发送到您的 ERP、CRM 或账单工具

您需要什么：

• 具有条件逻辑和脚本支持的表单构建器
• 用于数据格式化和验证的基本代码
• 将表单连接到您的后端系统（API、Webhook 或电子表格）的方法

从小处着手。快速改进。

您无需承担大规模的项目。这些自动化是可管理的，可以逐步实施，并且可以由您的财务团队拥有，而无需开发人员来处理所有事情。这就是转变：您有权直接进行更改。

如果您使用像 Abstra 这样的工具，您会惊讶于您可以多么快速地设置这些工作流程、对其进行测试，并在看到什么最有效时不断改进。

最后的想法

应收账款流程过去感觉一成不变，与旧系统绑定，始终需要 IT，并且难以更改。但现在情况已不再如此。

财务团队现在有能力通过低代码简化、自动化和真正控制他们的工作流程。您可以从小处着手，快速获胜，并不断构建。不再有停滞不前或等待批准。

取得最大进展的团队是那些决定不再容忍低效率并开始塑造自己的日常工作的团队。这不需要一场革命。只需合适的工具和财务部门可以（并且应该）在自动化方面发挥主导作用的理念。