कैसे ऑनफ्लाई (Onfly) ने 20 मिनट में सुलह करना शुरू किया (और सही बिलिंग और भुगतान के लिए वास्तविक दृश्यता प्राप्त की)

"सबसे बड़ा मूल्य यह जानकर मन की शांति है कि प्रक्रिया स्वचालित है और इसमें देरी नहीं होगी – जो संख्या मैं देखता हूं, वह वास्तविक संख्या है।" — मार्कस नून्स (Marcus Nunes), सोर्सिंग प्रमुख, ऑनफ्लाई (Onfly)

संक्षेप में (TL;DR)

• कंपनी: ऑनफ्लाई (Onfly) — कॉर्पोरेट यात्राओं के लिए प्रौद्योगिकी, लगभग 800 कर्मचारी, लैटिन अमेरिका में विस्तार
• टीम: सोर्सिंग (12 लोग) + सुलह (2 लोग)
• चुनौती: मैन्युअल सुलह के कारण देरी, कम दृश्यता और क्या चार्ज करना है या भुगतान करना है, इस बारे में कम विश्वसनीयता होती थी
• ऑटोमेशन: एब्स्ट्रा (Abstra) में निर्मित आपूर्तिकर्ता सुलह (स्वचालित सुलह) प्रवाह (लोकलाइज़ा (Localiza) से शुरुआत, चरण 2 में होटल)
• परिणाम: 1-1.5 सप्ताह से घटकर लगभग 20 मिनट; मानवीय त्रुटियों में <2%; अधिक वित्तीय नियंत्रण और दक्षता
• स्टैक (Stack): आपूर्तिकर्ता पोर्टल → वेबहुक (Webhook) → एब्स्ट्रा (Abstra) (वर्कफ्लो (Workflows) + टेबल्स (Tables)) ↔ बिगक्वेरी (BigQuery) → स्प्रेडशीट (spreadsheets) → बिलिंग माइक्रोसर्विस (Microservice) → ईमेल
• गो-लाइव (Go-live): ~1.5 महीने
• बची हुई पूर्णकालिक समकक्ष (FTE): टीम में वृद्धि किए बिना 4 लोगों का अनुमान

ऑनफ्लाई (Onfly) कौन है

ऑनफ्लाई (Onfly) कॉर्पोरेट यात्रा प्रबंधन में विशेषज्ञता वाली एक प्रौद्योगिकी कंपनी है, जिसमें तेजी से वृद्धि और अंतर्राष्ट्रीय उपस्थिति है। मेक्सिको में एक नया कार्यालय खोलने और पिछले कुछ वर्षों में आकार में दोगुना होने के बाद, ऑनफ्लाई ने परिचालन लागत बढ़ाए बिना अपने विस्तार को बनाए रखने के लिए वित्तीय ऑटोमेशन में निवेश करने का फैसला किया।

“ऑटोमेशन के बिना समय पर रहने के लिए, मुझे कम से कम चार और लोगों की आवश्यकता होगी। एक प्रौद्योगिकी कंपनी के लिए, दोहराव वाली प्रक्रिया में लोगों पर निर्भर रहना समझ में नहीं आता।” — मार्कस नून्स (Marcus Nunes)

चुनौती: बड़े पैमाने पर दृश्यता और दक्षता

आपूर्तिकर्ता सुलह टीम (कार किराए पर लेने वाली कंपनियां, होटल और एयरलाइन) 100% मैन्युअल प्रक्रिया का सामना कर रही थी। चालानों को डाउनलोड किया जाता था, स्प्रेडशीट (spreadsheets) को क्रॉस-रेफरेंस किया जाता था और डेटा को हाथ से संशोधित किया जाता था - एक ऐसा प्रवाह जिससे देरी, पुनःकार्य और क्या वास्तव में भुगतान या चार्ज किया जाना चाहिए, इस बारे में दृश्यता की कमी होती थी। राजस्व में +80% की अनुमानित वृद्धि के साथ, यह स्पष्ट था कि ऑटोमेशन के बिना जारी रखने के लिए टीम में आनुपातिक वृद्धि की आवश्यकता होगी, जो टिकाऊ नहीं था।

समाधान: एब्स्ट्रा (Abstra) के साथ स्वचालित सुलह

ऑनफ्लाई (Onfly) के पास पहले से ही एक रोबोट था जो लोकलाइज़ा (Localiza) पोर्टल पर चालान डाउनलोड करता था। अगला कदम एब्स्ट्रा (Abstra) प्लेटफॉर्म का उपयोग करके स्वचालित सुलह का एक पूर्ण प्रवाह बनाना था, जो डेटाबेस (बिगक्वेरी (BigQuery)) और आंतरिक बिलिंग सिस्टम से जुड़ा था।

यह कैसे काम करता है:

1. जैसे ही चालान आते हैं, एक वेबहुक (webhook) प्रक्रिया शुरू करता है।
2. एब्स्ट्रा (Abstra) चालान डेटा को बिगक्वेरी (BigQuery) (आरक्षण, अवधि, मूल्य, ड्राइवर) के साथ क्रॉस-रेफरेंस करता है।
3. परिणाम एब्स्ट्रा टेबल्स (Abstra Tables) में दर्ज किए जाते हैं, जिसमें इतिहास और ट्रेसबिलिटी (traceability) होती है।
4. स्वचालित आउटपुट (Outputs):
   • सुलह की गई वस्तुओं की स्प्रेडशीट (spreadsheet)
   • संभावित त्रुटियों की स्प्रेडशीट (spreadsheet) (2% से कम)
   • अतिरिक्त मदों की स्प्रेडशीट (spreadsheet) (जैसे धुलाई, बीमा और ईंधन भरना)
5. अतिरिक्त मदें एक आंतरिक माइक्रोसर्विस (microservice) में जाती हैं जो ग्राहक को स्वचालित बिलिंग (billing) को ट्रिगर करता है।
6. अंत में, एब्स्ट्रा (Abstra) अलर्ट और पूर्ण सुलह के सारांश के साथ एक ईमेल भेजता है।

"बहुत कम स्व-कोड के साथ भी, यह मजबूत था: एकीकृत डेटाबेस, इतिहास और सरल ऑर्केस्ट्रेशन (orchestration)।" — मार्कस नून्स (Marcus Nunes)

कार्यान्वयन और समर्थन

यह ऑटोमेशन एब्स्ट्रा (Abstra) टीम के सीधे समर्थन से बनाया गया था। पहला प्रवाह — लोकलाइज़ा (Localiza) का — लगभग 1.5 महीने में विकसित किया गया था, जिसका नेतृत्व एब्स्ट्रा के एक भागीदार ने किया और नए आपूर्तिकर्ताओं के लिए आंतरिक रूप से दोहराया गया।

“समर्थन के लिए कोई शब्द नहीं हैं, हमेशा उपलब्ध। हमें जो कुछ भी चाहिए था, उसे पूरा किया गया।” — मार्कस नून्स (Marcus Nunes)

प्रभाव: अधिक समय, विश्वास और नियंत्रण

वित्तीय सुलह की प्रक्रिया, जिसमें पहले 1.5 सप्ताह तक का समय लगता था, में अतिरिक्त घंटों की आवश्यकता होती थी और टीम पर बोझ पड़ता था। आज, एब्स्ट्रा (Abstra) के साथ, यही प्रवाह ~20 मिनट में पूरा हो जाता है।

ऑटोमेशन ने कुल दृश्यता प्रदान की, पुनःकार्य को समाप्त कर दिया और त्रुटि के जोखिम को लगभग शून्य कर दिया। टीम मैन्युअल निष्पादक से अपवाद प्रबंधक में बदल गई, जिसके पास केवल सुलह करने के बजाय विश्लेषण और कार्य करने का समय है।

संकेतक	पहले	बाद में
सुलह का समय (लोकलाइज़ा (Localiza))	1-1.5 सप्ताह	~20 मिनट
मैन्युअल त्रुटियां	बार-बार	<2%
आवश्यक लोग	अनुमानित +4	0 वृद्धि
अतिरिक्त और बिलिंग की दृश्यता	सीमित	कुल
गलत भुगतान का जोखिम	उच्च	कम

स्वचालित सुलह के साथ, ऑनफ्लाई (Onfly) ने देय और प्राप्त होने वाले खातों पर वास्तविक नियंत्रण प्राप्त किया, साथ ही विकास को बनाए रखने के लिए एक अधिक चुस्त और अनुमानित संचालन भी।

यह क्यों काम किया

• प्रौद्योगिकी संस्कृति: ऑनफ्लाई (Onfly) पहले से ही लो-कोड (low-code) टूल का उपयोग कर रहा था और ऑटोमेशन (automation) और डेटा (data) से परिचित था, जिससे एब्स्ट्रा (Abstra) को अपनाने में तेजी आई।
• एब्स्ट्रा (Abstra) की लचीलापन: दृश्य वर्कफ़्लो (workflows), पायथन (Python) में एकीकरण और सभी को केंद्रीकृत रखने के लिए नेटिव डेटाबेस (Tables) का संयोजन।
• वित्त में नेतृत्व: दक्षता और पूर्वानुमान पर ध्यान केंद्रित करना, आईटी (IT) पर निर्भरता कम करना और वित्तीय टीम को सशक्त बनाना।
• प्रक्रिया की दृष्टि: प्रत्येक ऑटोमेशन नियमों और एकीकरणों के विस्तृत मानचित्रण के साथ शुरू हुआ — "कोडिंग से पहले मानचित्रण करें।"

“अपनी प्रक्रियाओं का मानचित्रण करें, बाकी संभव है।” — मार्कस नून्स (Marcus Nunes)

आगे क्या

ऑनफ्लाई (Onfly) ने पहले ही चरण 2 शुरू कर दिया है, जिसमें होटल नेटवर्क की सुलह को स्वचालित किया जा रहा है। अगले चरणों में कॉर्पोरेट कार्ड, हवाई जहाज और बस टिकट शामिल हैं, जो पूरे वित्तीय संचालन के लिए मॉडल का विस्तार कर रहे हैं।

स्केलेबल वित्त का एक नया मॉडल

ऑनफ्लाई (Onfly) की यात्रा से पता चलता है कि वित्तीय ऑटोमेशन समय कम करने से कहीं अधिक है: यह परिचालन बुद्धिमत्ता बनाता है। एब्स्ट्रा (Abstra) के माध्यम से लागू स्वचालित सुलह के साथ, टीम ने केवल प्रतिक्रिया देने के बजाय पूर्वानुमान लगाने और नियंत्रण करने की शुरुआत की — आपूर्तिकर्ता प्रवाह से लेकर देय और प्राप्त होने वाले खातों तक।

ऑनफ्लाई (Onfly) यह फिर से परिभाषित कर रहा है कि वित्तीय टीमें कैसे काम करती हैं: स्वायत्तता, विश्वसनीय डेटा और टिकाऊ पैमाने पर ध्यान केंद्रित करने के साथ।

मार्कस नून्स (Marcus Nunes) सोर्सिंग प्रमुख, ऑनफ्लाई (Onfly)

"एब्स्ट्रा (Abstra) के साथ, हमें बुद्धिमत्तापूर्ण तरीके से बढ़ने के लिए मन की शांति, आत्मविश्वास और समय मिला।"