NOVVO ने एब्सट्रा (Abstra) के साथ ऑर्डर और इनवॉइस को स्वचालित करके वेबसाइट पर प्रदर्शित लीड टाइम (lead time) को +3 से घटाकर +1 दिन कैसे किया और उसी दिन डिलीवरी को सक्षम किया

“कभी-कभी ऑर्डर आ जाता था और हम उसे उसी दिन डिलीवर नहीं कर पाते थे। इससे ग्राहक को बहुत निराशा होती थी।”

NOVVO में, ई-कॉमर्स से आने वाला प्रत्येक ऑर्डर ब्लिंग ईआरपी (Bling ERP) में आता था और उसे मैन्युअल रूप से जांचने, इनवॉइस में बदलने और फिर वितरण केंद्र को जारी करने की आवश्यकता होती थी। इस प्रक्रिया में टीम का लगभग एक घंटा प्रतिदिन का समय लगता था और, इससे भी बुरी बात, यह तेज़ डिलीवरी के वादे को खतरे में डालता था, जिसमें एक्सप्रेस कैरियर (express carriers) भी शामिल थे, जो उसी दिन डिलीवरी को सक्षम करने के लिए सख्त कट-ऑफ समय पर निर्भर करते हैं।

सप्लीमेंट्स और वेलनेस बाजार (supplements and wellness market) में, जहां खपत अक्सर तुरंत होती है, डिलीवरी के समय को कम करना एक परिचालन विवरण नहीं रहा और एक रणनीतिक प्राथमिकता बन गई।

TL;DR

• कंपनी: NOVVO (सप्लीमेंट्स और वेलनेस ब्रांड, ~12 लोग)
• टीम: क्रिश्चियन (कस्टमर सक्सेस/ऑपरेशंस), टैगामो (डेटा एंड एनालिटिक्स), फेलिप (संस्थापक) (कोई समर्पित इंजीनियरिंग टीम नहीं)
• चुनौती: ब्लिंग (Bling) में ऑर्डरों और इनवॉइस की मैनुअल प्रोसेसिंग (Manual processing) में ~1 घंटा/दिन लगता था और उसी दिन डिलीवरी में निरंतरता को रोका जाता था
• ऑटोमेशन: एब्सट्रा (Abstra) में निर्मित संपूर्ण ऑर्डर और इनवॉइस फ्लो (order and invoice flow), Shopify, Bling और अपवाद अलर्ट (exception alerts) के लिए ईमेल के साथ एकीकृत
• परिणाम:
  • वेबसाइट पर प्रदर्शित अतिरिक्त लीड टाइम (lead time) में +3 से +1 दिन की कमी
  • उसी दिन डिलीवरी विश्वसनीय रूप से सक्षम
  • परिचालन समय में ~1 घंटा/दिन की बचत
  • विकास पर अधिक टीम फोकस: मार्केटप्लेस चैनल (marketplace channel) में तीन गुना से अधिक वृद्धि
• उपयोग किए गए उपकरण: Shopify, Bling ERP, Abstra, WhatsApp Flow (Shopify), PagBrasil (नमूना प्रवाह)

NOVVO से मिलें: वह ब्रांड जिसे उपभोक्ता की गति से डिलीवरी करने की आवश्यकता थी

NOVVO एक सप्लीमेंट्स और वेलनेस ब्रांड है जिसका एक विशेष उत्पाद है: हैंगओवर (hangover) को रोकने के लिए डिज़ाइन किया गया एक प्री-ड्रिंक (pre-drink)। इसका मतलब है कि खपत में एक निश्चित तात्कालिकता होती है (कोई भी दोस्तों के साथ पीने की योजना हफ्तों पहले नहीं बनाता है)। ग्राहक खोजता है, खरीदता है और इसे जल्दी से प्राप्त करना चाहता है।

लगभग 12 लोगों के एक छोटे से संचालन के साथ, कंपनी B2C (Shopify और मार्केटप्लेस पर अपने स्वयं के ई-कॉमर्स के माध्यम से) और B2B (फार्मेसियों और विशिष्ट स्टोर को पुनर्विक्रय) दोनों में बेचती है। और ठीक इसी कारण से कि यह कई चैनलों में संचालित होता है, बिना किसी बाधा के ऑर्डर फ्लो (order flow) को चालू रखना एक केंद्रीय चुनौती बन गया है।

इस परिवर्तन के लिए जिम्मेदार टीम छोटी लेकिन विविध थी: क्रिश्चियन, कस्टमर सक्सेस और ऑपरेशंस से; टैगामो, डेटा एंड एनालिटिक्स से; और फेलिप, संस्थापक। एक समर्पित इंजीनियरिंग टीम के बिना, उन्हें अपने दम पर महत्वपूर्ण प्रक्रियाओं को स्वचालित करने का एक तरीका खोजने की आवश्यकता थी।

टर्निंग पॉइंट: जब समय सीमाएं विकास में बाधा बनने लगीं

NOVVO की दिनचर्या में, मैनुअल ऑर्डर प्रोसेसिंग (Manual order processing) पहली बार में प्रबंधनीय लग रही थी। प्रतिदिन कुछ ही ऑर्डर थे, और टीम बिना किसी बड़ी बाधा के ब्लिंग (Bling) में जांच, इनवॉइस जारी करने और अपडेट को संभालने में सक्षम थी।

लेकिन जैसे-जैसे बिक्री की मात्रा बढ़ी, इस फ्लो (flow) में बिताया गया समय (लगभग एक घंटा प्रतिदिन) भारी पड़ने लगा। इससे भी अधिक: देरी ने सीधे ग्राहक अनुभव को प्रभावित किया।

एक्सप्रेस कैरियर (express carriers) के कट-ऑफ समय से पहले संसाधित किए जाने वाले ऑर्डर, ताकि उसी दिन डिलीवरी सक्षम हो सके, अक्सर पीछे रह जाते थे।

“कभी-कभी ऑर्डर आ जाता था और हम उसे उसी दिन डिलीवर नहीं कर पाते थे। इससे ग्राहक को बहुत निराशा होती थी।” — क्रिश्चियन गिओर्डानो

इसके अलावा, वेबसाइट पर एक बढ़ा हुआ डिलीवरी समय प्रदर्शित होता था: कंपनी ने कैरियर (carriers) द्वारा वादा किए गए समय में तीन अतिरिक्त दिन जोड़े, सिर्फ यह सुनिश्चित करने के लिए कि उसके पास सब कुछ मैन्युअल रूप से संसाधित करने का समय होगा। यह सुरक्षा "कुशन" रूपांतरण और विकास के लिए एक प्रत्यक्ष बाधा बन रहा था।

ऑटोमेशन से पहले: एक मैनुअल प्रक्रिया (manual process) जिसमें घंटे लगते थे और जोखिम पैदा होते थे

NOVVO के ई-कॉमर्स के माध्यम से आने वाला प्रत्येक ऑर्डर उसी रास्ते पर चलता था: यह Shopify में प्रवेश करता था, Bling में बिक्री ऑर्डर के रूप में पंजीकृत होता था, और वहां से, टीम को मैन्युअल रूप से कदम दर कदम आगे बढ़ने की आवश्यकता होती थी।

फ्लो (flow) में शामिल हैं:

• ऑर्डर की जानकारी की जाँच करना।
• ब्लिंग (Bling) में स्थिति को पूर्ण के रूप में चिह्नित करना।
• इनवॉइस जेनरेट (invoice generate) करना।
• वित्तीय डेटा की समीक्षा करना और सही जमा या स्टॉक का चयन करना।
• शिपमेंट को संसाधित करने के लिए सब कुछ वितरण केंद्र को भेजना।

इस दिखने में सरल प्रक्रिया में टीम का औसतन एक घंटा प्रतिदिन का समय लगता था। इससे भी बुरी बात: प्रतिदिन 40 से 50 इनवॉइस जारी किए जाने के साथ, कोई भी मानवीय त्रुटि (गलत क्लिक, खराब तरीके से भरा गया फ़ील्ड) पूरे ऑपरेशन को रोक सकती है।

जैसा कि टैगामो (Tágamo) ने याद किया, सब कुछ मैन्युअल रूप से किया गया था। और सिस्टम के कार्यान्वयन के बाद जब ऑर्डरों की मात्रा आसमान छू गई, तो यह स्पष्ट हो गया कि पुराना मॉडल स्केल नहीं करेगा। यदि यह इसी तरह जारी रहा, तो देरी अपरिहार्य होगी और तेजी से डिलीवरी का वादा अस्थिर होगा।

NOVVO ने ऑर्डरों और इनवॉइस को स्वचालित फ्लो (automated flow) में कैसे बदला

ट्रिगर सरल है: एक नया ऑर्डर Shopify में प्रवेश करता है। वहां से, ब्लिंग (Bling) में मैन्युअल हस्तक्षेप की प्रतीक्षा में जो कुछ भी रुका था, वह एब्सट्रा (Abstra) के साथ स्वचालित रूप से बहने लगा।

ऑटोमेशन के साथ, प्रक्रिया इस प्रकार काम करती है:

• ऑर्डर ब्लिंग (Bling) में पहले से ही एक पंजीकृत बिक्री के रूप में आता है।
• एब्सट्रा (Abstra) चरणों को आगे बढ़ाता है, इनवॉइस जेनरेट (invoice generate) करता है, फ़ील्ड को मान्य करता है और यह सुनिश्चित करता है कि सही स्टॉक का चयन किया गया है।
• फिर, ऑर्डर वितरण केंद्र को जारी किया जाता है, जो शिपमेंट के लिए तैयार है।

और जब कुछ मानक से विचलित होता है (जैसे कि पता पूरक वाले इनवॉइस वर्ण सीमा से अधिक हो जाते हैं), तो फ्लो (flow) नहीं रुकता है। एब्सट्रा (Abstra) टीम को ईमेल अलर्ट (email alerts) भेजता है, जो केवल असाधारण मामलों को जल्दी से ठीक करता है।

एक समर्पित इंजीनियरिंग टीम के बिना, NOVVO ने लॉजिक (logics) को संरचित करने, कोड की समीक्षा करने और परिदृश्यों का परीक्षण करने के लिए एब्सट्रा (Abstra) के एआई (AI) पर भरोसा किया। सिर्फ दो महीनों में, टीम प्रोटोटाइप से 100% प्रोडक्शन मॉडल में चली गई, आंतरिक रूप से एक फ्लो (flow) का निर्माण किया जो पहले तकनीकी क्षेत्रों के लिए विशिष्ट लग रहा था।

परिणाम: कम प्रतीक्षा समय, विकास पर अधिक ध्यान

ऑटोमेशन ने NOVVO के लिए तत्काल और मापने योग्य लाभ लाए:

• डिलीवरी का समय कम हुआ: वेबसाइट पर प्रदर्शित अतिरिक्त लीड टाइम (lead time) +3 दिनों से घटकर +1 दिन हो गया, जिससे वास्तविक गति के साथ वादा संरेखित हो गया।
• विश्वसनीय उसी दिन डिलीवरी: जिन ऑर्डरों में पहले एक्सप्रेस कैरियर (express carriers) के कट-ऑफ छूटने का जोखिम था, वे अब उसी दिन निकलने के लिए समय पर स्वचालित फ्लो (flow) में प्रवेश करते हैं।
• ~1 घंटा प्रति दिन की बचत: टीम ने इनवॉइस की जांच और जारी करने के दोहराव वाले कार्यों पर समय बिताना बंद कर दिया।
• मैनुअल त्रुटियों का उन्मूलन: ऑटोमेशन ने टाइपो (typos) या गलत क्लिक के जोखिम को दूर कर दिया जो पहले ऑर्डरों को रोक सकते थे।

संख्याओं से अधिक महत्वपूर्ण टीम पर इसका प्रभाव था। स्वचालित प्रोसेसिंग (automated processing) के साथ, क्रिश्चियन और लुका ने परिचालन कार्यों पर काम करना बंद कर दिया और विकास परियोजनाओं के लिए खुद को समर्पित करना शुरू कर दिया। नतीजतन, टीम के पूर्ण फोकस से प्रेरित होकर, मार्केटप्लेस चैनल (marketplace channel) में राजस्व तीन गुना से अधिक हो गया।

“आज, हमारे पास मार्केटप्लेस का परिणाम तीन गुना से अधिक है क्योंकि हम इस पर 100% ध्यान केंद्रित कर सकते हैं। ऑटोमेशन के बिना, यह असंभव होता।” — क्रिश्चियन गिओर्डानो

जब दक्षता नई परियोजनाओं के लिए जगह खोलती है

ऑर्डरों और इनवॉइस के मुख्य फ्लो (flow) के स्वचालित रूप से चलने के साथ, NOVVO यहीं नहीं रुका। टीम ने ऑटोमेशन को उन मोर्चों को खोलने के लिए एक उत्तोलक के रूप में देखना शुरू कर दिया जो पहले अव्यवहार्य थे।

एक स्पष्ट उदाहरण संभावित ग्राहकों के लिए मुफ्त नमूने कार्यक्रम है जो अपनी कार्ट (cart) छोड़ देते हैं। एब्सट्रा (Abstra) जांचता है कि ये उपयोगकर्ता कौन हैं, PagBrasil के माध्यम से एक भुगतान लिंक बनाता है, स्वचालित रूप से ऑफ़र भेजता है और, यदि पुष्टि होती है, तो वितरण केंद्र के लिए ऑर्डर और इनवॉइस जेनरेट (invoice generate) करता है। ग्राहक के लिए एकमात्र लागत R$15 की निश्चित शिपिंग शुल्क है।

इस पहल ने CAC (ग्राहक अधिग्रहण लागत) को कम किया और एक बाधा को विकास के अवसर में बदल दिया। इसके अलावा, नए आंतरिक फ्लो (flow) उभरने लगे, जैसे कि अन्य राज्यों में कर्मचारियों को आवर्ती उत्पाद शिपमेंट, Google Sheets और Bling के साथ एकीकृत, एब्सट्रा (Abstra) के साथ भी।

परिचालन क्षेत्र में पहले जो सिर्फ एक "समय की बचत" थी, वह एक कार्य मॉडल बन गया: जगह खाली करने और व्यावसायिक प्रयोगों को तेज करने के लिए ऑटोमेशन का उपयोग करें।

इंजीनियरिंग टीम के बिना ऑटोमेशन: NOVVO ने इसे कैसे किया

NOVVO की कहानी के सबसे उल्लेखनीय बिंदुओं में से एक यह है कि यह सब समर्पित डेवलपर्स के बिना किया गया था। त्रिकुटि (क्रिश्चियन, टैगामो और फेलिप) ने परियोजना का नेतृत्व सीधे संचालन, डेटा और संस्थापकों के क्षेत्रों से किया।

शुरुआत में, असुरक्षा थी। जैसा कि टैगामो (Tágamo) ने कहा, उनके पास केवल लॉजिक (logics) की धारणाएं थीं और फ्लो (flow) को संरचित करने, कोड की समीक्षा करने और परीक्षण चलाने के लिए एब्सट्रा (Abstra) के एआई (AI) पर बहुत अधिक निर्भर थे। प्राकृतिक भाषा, ड्रैग-एंड-ड्रॉप लॉजिक (drag-and-drop logic) और पायथन (Python) समर्थन के इस संयोजन ने टीम को कुछ हफ़्तों में विचारों को कार्यात्मक प्रोटोटाइप में बदलने की अनुमति दी।

इसके अलावा, एब्सट्रा (Abstra) टीम (ब्रूनो, सोफिया और अन्य) के करीबी समर्थन ने Shopify, Bling और PagBrasil के साथ एकीकरण जैसे अधिक जटिल कनेक्शन को तेज करने में मदद की। परिणाम एक छोटा सीखने का वक्र और स्वायत्तता की भावना थी: वित्त और संचालन टीम ने खुद को समाधान निर्माता के रूप में भी देखना शुरू कर दिया।

प्रारंभिक डिजाइन से लेकर उत्पादन में चलने वाले मॉडल तक जाने में परियोजना को लगभग दो महीने लगे। और आज, फ्लो (flow) कभी भी विकसित होना बंद नहीं होता है: जब भी कंपनी प्रक्रियाएं बदलती है, एब्सट्रा (Abstra) को बनाए रखने के लिए समायोजित और अपडेट किया जाता है।

NOVVO के विकास इंजन के रूप में ऑटोमेशन

पीछे मुड़कर देखें तो, NOVVO ने सिर्फ एक प्रक्रिया को स्वचालित नहीं किया। इसने काम करने का तरीका बदल दिया। मैनुअल जांच पर समय बर्बाद करने के दर्द से शुरू होकर, एक ऑपरेटिंग मॉडल बन गया जहां दक्षता और विकास साथ-साथ चलते हैं।

आज, कंपनी तेजी से डिलीवरी करती है, ग्राहकों की निराशा को कम करती है और राजस्व पर सीधे प्रभाव डालने वाली पहलों के लिए जगह खोलती है, जैसे कि नमूने कार्यक्रम और मार्केटप्लेस का विस्तार। यह सब एक दुबली टीम के साथ, अतिरिक्त नियुक्तियों या एक इंजीनियरिंग टीम पर निर्भर किए बिना।

NOVVO ने जो साबित किया वह सरल है: जब व्यावसायिक क्षेत्रों के पास स्वयं स्वचालन बनाने की स्वायत्तता होती है, तो कंपनी आग बुझाना बंद कर देती है और भविष्य को डिजाइन करना शुरू कर देती है।

“यदि आपके पास एक दुबली टीम है और अधिक समय की आवश्यकता है, तो आप निश्चित हो सकते हैं कि कुछ ऐसी प्रक्रिया होगी जिसे एब्सट्रा (Abstra) के साथ स्वचालित किया जा सकता है।” — क्रिश्चियन गिओर्डानो