कैसे Mercos ने इनवॉइस प्रसंस्करण ऑटोमेशन के साथ अकाउंट्स पेबल कार्य का 70% कम किया (और साबित किया कि वित्त भी निर्माण कर सकता है)

"रुको... हम अभी भी यह मैन्युअल रूप से क्यों कर रहे हैं?"

यह वह सवाल था जिसका सामना Mercos में FP&A लीड जोनाटन फेनरिच बार-बार कर रहे थे। सैकड़ों इनवॉइस, सभी एक साथ आ रहे। प्रत्येक को खोलना, पढ़ना, वर्गीकृत करना और ERP में दर्ज करना पड़ता था। हाथ से। हर महीने।

अधिकांश मध्यम आकार की वित्त टीमों के लिए, महीने का अंत अभी भी लंबे घंटे, स्प्रेडशीट और PDFs से भरे इनबॉक्स का मतलब है। Mercos में, टीम ने एक सरल सवाल पूछा: क्या होगा अगर हमें हर एक इनवॉइस नहीं खोलना पड़े? यही उन्हें अपनी प्रक्रिया पर पुनर्विचार करने और अकाउंट्स पेबल ऑटोमेशन के साथ इसे फिर से बनाने के लिए प्रेरित किया।

यहां कहानी है कि कैसे एक अभिभूत वित्त टीम एक स्केलेबल वित्तीय परिचालन इंजन में बदल गई।

TL;DR

• कंपनी: Mercos (B2B sales tech, ~150 कर्मचारी)
• टीम: वित्त टीम, ~10 लोग
• दर्द: मैनुअल इनवॉइस प्रसंस्करण से ओवरटाइम और देरी होती थी
• ऑटोमेशन: Abstra का उपयोग करके एंड-टू-एंड अकाउंट्स पेबल ऑटोमेशन
• परिणाम: 60% तेज़ AP प्रसंस्करण, 70% ऑटोमेशन कवरेज, और लगभग शून्य त्रुटियां
• उपयोग किए गए उपकरण: Granatum ERP, Gmail, Google Drive, Python, Slack

Mercos से मिलिए: बदलाव के पीछे की टीम

Mercos एक 150-व्यक्ति B2B सॉफ्टवेयर कंपनी है जो क्लाइंट्स को ऑर्डर और सेल्स मैनेजमेंट को सुव्यवस्थित करने में मदद करती है। आंतरिक रूप से, कंपनी दक्षता पर समान रूप से केंद्रित है। वे वित्त के लिए Granatum का उपयोग करते हैं और हेडकाउंट को बढ़ाए बिना स्केल करने के लिए ऑटोमेशन में निवेश कर रहे हैं।

• +8.7k ग्राहक
• +52k उपयोगकर्ता
• +250 एकीकृत ERPs
• $15.3B USD सालाना Mercos के माध्यम से स्थानांतरित

एक पतली टीम और बढ़ती अनुपालन आवश्यकताओं के साथ, Mercos को स्केलेबल वित्तीय परिचालन की आवश्यकता थी।

Carlos Marian, CFO, और Jonattan Fenrich, FP&A विशेषज्ञ, पहल का नेतृत्व कर रहे हैं। उनका लक्ष्य? विश्लेषकों को मैनुअल कार्य को स्वचालित करने और वास्तव में महत्वपूर्ण चीजों पर ध्यान देने के लिए उपकरण देना: नियंत्रण, नकदी प्रवाह, और अंतर्दृष्टि।

"हम अधिक लोगों को जोड़कर स्केल करने की कोशिश नहीं कर रहे, हम स्मार्ट होकर स्केल करने की कोशिश कर रहे हैं। इसका मतलब है वित्त के मूल में ऑटोमेशन।" — Carlos Marian, CFO

अब क्यों: वह क्षण जिसने प्रक्रिया तोड़ दी

हर महीने के अंत में, चीजें जमा होती गईं:

• ~400 इनवॉइस
• दर्जनों मैनुअल फॉर्म
• एक विश्लेषक देर तक काम कर रहा

जोनाटन ने इसे सरल रूप से वर्णित किया: "यह बहुत सारे स्पष्ट रूप से स्वचालित करने योग्य कार्यों के साथ काम था।" दस्तावेज़ ईमेल से आते थे। प्रत्येक को खोला, पढ़ा, नाम बदला, Granatum में दर्ज किया और Google Drive में सहेजा जाना था।

प्राप्त/दर्ज किए गए अधिकांश दस्तावेज़ इनवॉइस (NFs) थे। अन्य प्रकार के दस्तावेज़ हैं, जैसे बिल और टैक्स गाइड, लेकिन वे कुल मात्रा का एक छोटा हिस्सा दर्शाते हैं। इसके बजाय, उन्होंने कुछ बेहतर का प्रोटोटाइप बनाने और साबित करने का फैसला किया कि ऑटोमेशन लोड को संभाल सकता है।

ऑटोमेशन: हमने एक साथ क्या बनाया

उन्होंने AP से शुरुआत की, मैनुअल कार्य का सबसे बड़ा स्रोत।

Mercos कोई अन्य उपकरण प्रबंधित नहीं करना चाहता था। वे अपना खुद का AP ऑटोमेशन उपकरण बनाना चाहते थे, कुछ लचीला, तेज़ और वित्त-नेतृत्व वाला।

इसलिए उन्होंने इनवॉइस प्रसंस्करण के लिए एक मुख्य प्रवाह बनाने के लिए Abstra का उपयोग किया।

यहां यह कैसे काम करता है:

कुछ इनवॉइस (NFs), जब स्वचालित रूप से पोस्ट किए जाते हैं, भी मैनुअल पूर्णता की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, सामयिक व्यय (जहां आवंटन तालिका में कोई मानक पंजीकृत नहीं है) और लागत विभाजन (जो विशिष्ट मापदंडों पर निर्भर करते हैं)।

• 📥 इनपुट: Gmail के माध्यम से प्राप्त आने वाले इनवॉइस (PDFs)
• 🤖 Abstra ऑटोमेट करता है:
  • अटैचमेंट निकालना
  • सत्यापित करना कि फ़ाइल वास्तविक इनवॉइस है या नहीं
  • टैक्स ID, राशि और जारी करने की तारीख जैसे फ़ील्ड निकालना
  • Granatum ERP में डेटा लॉन्च करना
  • Slack के माध्यम से अलर्ट भेजना
• 📤 आउटपुट: साफ, संरचित इनवॉइस डेटा और दस्तावेज़, स्वचालित रूप से ERP के साथ सिंक और AP समीक्षा के लिए तैयार

बस यही। यह एंड-टू-एंड वर्कफ़्लो वास्तविक स्वचालित इनवॉइस प्रविष्टि का एक वास्तविक उदाहरण है। जोनाटन ने सब कुछ खुद बनाया और परीक्षण किया, कोई डेवलपर की आवश्यकता नहीं।

"यह प्लग-एंड-प्ले नहीं था। यह विचारशील डिज़ाइन था। और यह काम किया।"

विचार से उत्पादन तक जाने में 2 महीने से भी कम समय लगा। इसमें प्रोटोटाइपिंग, सत्यापन और Abstra का उपयोग करके उत्पादन में पूर्ण प्रवाह का माइग्रेशन शामिल था।

AI ने इस पूरे प्रवाह में महत्वपूर्ण भूमिका निभाई। Abstra टैक्स ID, मूल्य और जारी करने की तारीख जैसे इनवॉइस डेटा को पढ़ने और निकालने के लिए AI मॉडल का उपयोग करता है, टेम्प्लेट OCR या मैनुअल मैपिंग की आवश्यकता को हटाता है। लेकिन इससे भी अधिक, AI विकास के दौरान वित्त टीम का भी समर्थन करता है।

जोनाटन ने Abstra के हाइब्रिड बिल्डर का उपयोग किया, जो प्राकृतिक भाषा प्रॉम्प्ट, ड्रैग-एंड-ड्रॉप लॉजिक और Python को जोड़ता है, डेवलपर हुए बिना कोड लिखने और परीक्षण करने के लिए। इसका मतलब तेज़ प्रोटोटाइप, कम बग और बेहतर फीडबैक लूप है।

परिणाम: मापने योग्य, तत्काल और निरंतर

Abstra के साथ अकाउंट्स पेबल को स्वचालित करने के बाद यहां क्या बदला:

जिसमें 7 मिनट लगते थे अब लगभग 3 मिनट लगते हैं। और सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि विश्लेषक अब 70% आने वाले इनवॉइस को छूते भी नहीं।

"हमने प्रति सप्ताह घंटे बचाए, लेकिन अधिक महत्वपूर्ण रूप से, हमने अपनी टीम को अलग तरीके से सोचने पर मजबूर किया।"

ऑटोमेशन ने टीम को विकास की भावना दी। इसने नए विचारों को अनलॉक किया और निरंतर सुधार की दिशा में उनकी मानसिकता बदलने में मदद की।

मेट्रिक	पहले	बाद
औसत कार्य समय (इनवॉइस)	7.5 मिनट	~3 मिनट
मैनुअल लॉन्च/महीना	~400	~100
Slack अलर्ट	❌	✅
लूप में मानव	विश्लेषक कॉपी-पेस्ट काम कर रहे	विश्लेषक अपवादों की समीक्षा करते हैं, सब कुछ नहीं

"इसने रूटीन में सुधार और अधिक मैनुअल चरणों को खत्म करने के लिए नए विचारों को प्रेरित किया। हम ऑटोमेशन-फर्स्ट में सोचना शुरू कर रहे हैं।"

यह क्यों काम किया: वित्त-नेतृत्व, IT-नेतृत्व नहीं

यह एक भारी डेव रोलआउट नहीं था। जोनाटन ने AP वर्कफ़्लो खुद बनाए और परीक्षण किए।

जिसने वास्तव में इसे काम किया वह लचीलेपन (Python) और मार्गदर्शन (AI) का संयोजन था। Abstra के AI-संचालित इंटरफ़ेस के साथ, टीम कोड उत्पन्न और समायोजित कर सकती थी, प्राकृतिक भाषा में सहायता मांग सकती थी, और जल्दी पुनरावृत्ति कर सकती थी, सभी इंजीनियरिंग पर भरोसा किए बिना। इसने वित्तीय विश्लेषकों को बिल्डर्स में बदल दिया।

क्षमता में यह बदलाव ही था जिसने टीम की स्वयं ऑटोमेशन बनाने और बनाए रखने की क्षमता को अनलॉक किया। और यह एक बड़ा कारण है कि यह काम किया, न केवल वर्कफ़्लो सुधार के रूप में, बल्कि परिचालन मॉडल परिवर्तन के रूप में।

केवल एक एकीकरण बिंदु, Gmail कॉन्फ़िगरेशन, को IT और Google Workspace भागीदारों से हल्के समर्थन की आवश्यकता थी। बाकी सब कुछ आंतरिक रूप से बनाया और बनाए रखा गया।

इसके अलावा, यह केवल उपकरण नहीं था। यह मानसिकता थी:

• उन्होंने जल्दी प्रयोग किया
• उन्हें v1 भेजने में डर नहीं था
• उन्होंने विश्लेषकों को बनाने के लिए उपकरण दिए

Abstra ने उन्हें परीक्षण, ट्वीक और तुरंत तैनात करने के लिए संरचना दी।

"थोड़े Python प्रोग्रामिंग ज्ञान के साथ भी, मैं अपनी पृष्ठभूमि और Abstra के समर्थन के कारण इसका नेतृत्व कर सकता हूं। यह गेम चेंजर है।"

Mercos के लिए आगे क्या है

अब जब AP स्वचालित है, वे रुक नहीं रहे। Mercos पहले से ही प्रयोग कर रहा है:

• स्वचालित इनवॉइस भुगतान वर्कफ़्लो
• Google Drive में स्वचालित इनवॉइस संगठन
• पार्टनर कमीशन गणना और भुगतान का ऑटोमेशन
• बजट पुनर्आवंटन अनुमोदन का ऑटोमेशन
• स्वचालित वित्तीय रिपोर्ट जनरेशन

इसके अलावा, वे अन्य टीम सदस्यों को अपनी खुद की ऑटोमेशन बनाने के लिए भी प्रशिक्षित कर रहे हैं। यह काम का डिफ़ॉल्ट तरीका बनता जा रहा है।

वित्त को स्केल करने के लिए एक स्मार्ट मॉडल

Mercos की वित्त टीम एक रोबोट आर्मी बनाने की कोशिश नहीं कर रही। वे कुछ अधिक शक्तिशाली बना रहे हैं: एक टीम जो अपनी ऑटोमेशन का मालिक है।

उन्होंने साबित किया है कि इनवॉइस ऑटोमेशन सॉफ्टवेयर समय बचाने से अधिक कर सकता है, यह बदल सकता है कि टीम कैसे काम करती है। और Abstra के साथ, उन्होंने अतिरिक्त हेडकाउंट, IT निर्भरता या समझौता के बिना यह किया है।

"हम वित्त टीम को एक उत्पाद टीम में बदल रहे हैं। एक जो ops बनाती, परीक्षण करती और स्केल करती है किसी पर निर्भर हुए बिना।"

Carlos का एक स्पष्ट दृष्टिकोण है। ERP रिकॉर्ड की प्रणाली है। लेकिन बुद्धिमत्ता, वह वित्त टीम में रहनी चाहिए। उसकी योजना साल के अंत तक AP में सभी मैनुअल डेटा एंट्री को खत्म करने की है, फिर वित्तीय स्टैक के माध्यम से ऑटोमेशन का विस्तार करना।