ऑर्डर टू कैश प्रोसेस ऑटोमेशन: अपनी वित्तीय वर्कफ़्लो को कैसे सुव्यवस्थित करें

आधुनिक वित्तीय टीमें एक धीमी और मैनुअल ऑर्डर टू कैश प्रक्रिया को वहन नहीं कर सकती हैं। संग्रह में देरी से लेकर छूटे हुए फॉलो-अप तक, हर अक्षमता नकदी प्रवाह और निर्णय लेने को प्रभावित करती है।

अच्छी खबर यह है कि अब लो-कोड समाधानों के साथ प्रमुख चरणों को स्वचालित करना संभव है: जल्दी, सुरक्षित रूप से और आईटी पर निर्भर हुए बिना।

ऑर्डर टू कैश (O2C) प्रक्रिया क्या है?

ऑर्डर टू कैश (O2C) प्रक्रिया में सब कुछ शामिल है जब कोई ग्राहक ऑर्डर देता है और जब आपको भुगतान प्राप्त होता है, मिलान होता है और रिपोर्ट करता है। प्रत्येक चरण में कई विभाग (बिक्री, बिलिंग, संग्रह, वित्त) शामिल होते हैं और विभिन्न प्रणालियों और हैंडऑफ़ को रास्ते में जोड़ते हैं।

अधिकांश वित्तीय टीमों में, O2C में शामिल हैं:

• ऑर्डर सत्यापन
• चालान जारी करना, जिसमें कई स्रोतों से विवरण एकत्र करना शामिल हो सकता है
• ग्राहक को XML, चालान या भुगतान निर्देश जैसे दस्तावेज भेजना
• भुगतान अनुवर्ती कार्रवाई, अक्सर ईमेल या फोन कॉल के माध्यम से
• भुगतान रसीद की पुष्टि के लिए बैंक खाते का सत्यापन
• आपके ERP या आंतरिक सिस्टम में भुगतान का मिलान
• आंतरिक जरूरतों या अनुपालन कारणों के लिए रिपोर्टिंग

O2C को जो जटिल बनाता है, वह यह है कि प्रत्येक चरण पिछले एक पर कैसे निर्भर करता है। यदि कोई व्यक्ति देर से चालान जारी करता है, तो आपका भुगतान विलंबित हो जाएगा। पुराने या गलत ग्राहक डेटा से विवाद हो सकते हैं। मैनुअल फॉलो-अप से अतिदेय खाते छूट सकते हैं।

ऑर्डर टू कैश (O2C) प्रक्रिया कई प्रमुख क्षेत्रों में व्यावसायिक प्रदर्शन में महत्वपूर्ण भूमिका निभाती है:

• नकदी प्रवाह: धीमी वसूली या बिलिंग का मतलब है कि पैसे आने का अधिक समय तक इंतजार करना
• ग्राहक संबंध: संचार या दस्तावेज़ीकरण त्रुटियाँ तनाव पैदा कर सकती हैं
• टीम उत्पादकता: दोहराए जाने वाले मैनुअल चरण उस समय को खाते हैं जो अधिक मूल्यवान कार्य पर खर्च किया जा सकता है
• पूर्वानुमान: पारदर्शिता की कमी से राजस्व का पूर्वानुमान लगाना मुश्किल हो जाता है

अधिकांश कंपनियों में O2C इतना समस्याग्रस्त क्यों है

पहली नज़र में, O2C चक्र सरल लगता है। लेकिन पर्दे के पीछे, इसे अक्सर मैनुअल समाधानों, बिखरी हुई स्प्रेडशीट और अंतिम समय के समन्वय के साथ जोड़ा जाता है जो समय और संसाधनों को खाते हैं।

यहां कुछ मुख्य दर्द बिंदु दिए गए हैं:

• मैनुअल चालान निर्माण का अर्थ है CRM या अनुबंधों से मैन्युअल रूप से डेटा निकालना, जो बिलिंग को धीमा कर देता है और त्रुटियों की संभावना को बढ़ाता है, खासकर जैसे-जैसे मात्रा बढ़ती है।
• भुगतान स्थिति में कोई दृश्यता नहीं वित्तीय टीमों को लगातार बैंक रिकॉर्ड की जांच करने या ग्राहकों के भुगतान की पुष्टि करने के लिए इंतजार करने के लिए छोड़ देती है।
• प्रतिक्रियाशील फॉलो-अप के परिणामस्वरूप असंगत या विलंबित संग्रह होते हैं, एक ही स्थान पर अतिदेय चालानों को ट्रैक करने का कोई सरल तरीका नहीं है।
• डिस्कनेक्टेड सिस्टम (ERP, CRM और बैंक शायद ही कभी सहजता से संवाद करते हैं), लोगों को प्रक्रिया को आगे बढ़ाने के लिए प्लेटफॉर्म के बीच कॉपी और पेस्ट करने के लिए मजबूर करते हैं।
• बार-बार होने वाली मानवीय त्रुटि: एक गलत टाइप किया गया कर आईडी, गुम चालान या छोटी डेटा प्रविष्टि त्रुटि भुगतान में देरी कर सकती है और अधिक काम पैदा कर सकती है।

परिणाम? धीमा नकदी प्रवाह, निराश ग्राहक और टीमें अधिक रणनीतिक कार्य पर ध्यान केंद्रित करने के बजाय दोहराए जाने वाले कार्यों में फंस जाती हैं।

जैसे ही ये समस्याएं नियमित हो जाती हैं, लोग उन्हें स्वीकार करने की प्रवृत्ति रखते हैं। लेकिन एक बार जब आप वास्तव में प्रक्रिया को देखते हैं, तो यह स्पष्ट हो जाता है कि स्वचालन के साथ चीजें कितनी बेहतर काम कर सकती हैं: यह तकनीकी उन्नयन से परे है और वास्तव में वित्तीय प्रदर्शन को चलाता है।

O2C प्रक्रिया में क्या स्वचालित किया जा सकता है

परिणाम देखने के लिए आपको सब कुछ एक ही बार में स्वचालित करने की आवश्यकता नहीं है। कुछ सबसे बड़ी जीत छोटे दोहराए जाने वाले कार्यों को लक्षित करने से आती है जो आपको धीमा कर देते हैं और त्रुटियों का कारण बनते हैं।

O2C में यहां पांच क्षेत्र दिए गए हैं जहां स्वचालन वास्तविक अंतर लाता है:

1. चालान निर्माण और वितरण

• जैसे ही कोई ऑर्डर स्वीकृत हो जाए, स्वचालित रूप से चालान बनाएं
• सीधे अपने ERP या CRM से ग्राहक और अनुबंध विवरण निकालें
• ग्राहकों को तुरंत चालान और संलग्नक (जैसे XML या भुगतान पर्ची) भेजें

यह सब देरी और मैनुअल त्रुटियों को कम करता है।

2. भुगतान ट्रैकिंग और पुष्टि

• प्राप्त PIX, भुगतान पर्ची या बैंक जमा की निगरानी करें
• संबंधित चालानों से जल्दी से भुगतान का मिलान करें
• स्वचालित रूप से पुष्टिकरण भेजें और अपने आंतरिक रिकॉर्ड को अपडेट करें

इसका मतलब है कि आप मैन्युअल रूप से भुगतान का मिलान करने या गुम जानकारी का पीछा करने में फंस नहीं रहे हैं।

3. अतिदेय चालान फॉलो-अप

• जैसे ही वे अतिदेय हों, अवैतनिक चालानों की पहचान करें
• ईमेल या WhatsApp के माध्यम से रिमाइंडर शेड्यूल करें
• यदि आवश्यक हो तो आंतरिक समीक्षा के लिए अतिदेय मामलों को चिह्नित करें

रिमाइंडर समय पर भेजे जाते हैं, हर बार, इसलिए किसी की स्मृति पर निर्भर रहने की कोई आवश्यकता नहीं है।

4. सिस्टम के बीच डेटा सिंक्रनाइज़ेशन

• जैसे ही भुगतान की पुष्टि हो जाए, अपने ERP या CRM को अपडेट करें
• सौदों को चालान के रूप में चिह्नित करें
• मैन्युअल कार्य के बिना डैशबोर्ड या रिपोर्ट को अपडेट भेजें

इस तरह, आपके सभी सिस्टम सिंक्रनाइज़ रहते हैं, और आप थकाऊ कॉपी-पेस्टिंग से बचते हैं।

5. स्वचालित रिपोर्टिंग और अनुपालन

• स्वचालित रूप से दैनिक नकदी प्रवाह रिपोर्ट बनाएं
• ग्राहकों द्वारा या वे कितने समय से खुले हैं, द्वारा प्राप्य समूहीकृत करें
• आवश्यक प्रारूप में SPED या NFe डेटा निर्यात करें

यह आपकी टीम को प्रारूपण पर कम समय और विश्लेषण पर अधिक समय बिताने के लिए स्वतंत्र करता है।

वित्तीय टीमें लो कोड के साथ O2C को कैसे स्वचालित कर सकती हैं

कई वित्तीय टीमें स्वचालित करने में हिचकिचाती हैं क्योंकि यह भारी IT काम या कुछ ऐसा लगता है जिसे केवल तकनीकी विशेषज्ञ ही संभाल सकते हैं। यह अतीत में सच हो सकता है, समाधानों के लिए कस्टम कोड, सलाहकारों या जटिल एकीकरण की आवश्यकता होती है।

अब चीजें अलग हैं। आज, ऐसे उपकरण हैं जो वित्त पेशेवरों को कम कोड के साथ स्वचालन बनाने और प्रबंधित करने की अनुमति देते हैं, अक्सर दृश्य बिल्डरों, पूर्व-परिभाषित घटकों और कस्टम ट्वीक के लिए स्क्रिप्टिंग के स्पर्श का उपयोग करते हैं।

IT को सब कुछ सौंपने के बजाय, वित्तीय टीमें स्वयं सुधार कर सकती हैं, तेजी से और कम बाधाओं के साथ आगे बढ़ सकती हैं।

1. आप पहले से बनी चीजों का उपयोग कर सकते हैं

आधुनिक स्वचालन उपकरण आपको सरल ब्लॉकों और नियमों का उपयोग करके वर्कफ़्लो बनाने देते हैं। स्क्रैच से पूर्ण एप्लिकेशन विकसित करने की कोई आवश्यकता नहीं है। आप सीधी कॉन्फ़िगरेशन का उपयोग करके चालान भेजने, भुगतान प्रतीक्षा करने और ERP अपडेट जैसी चीज़ों को स्वचालित कर सकते हैं।

कोई भी हल्का स्क्रिप्टिंग (जैसे किसी फ़ाइल को पुन: स्वरूपित करना या बैंक रिटर्न को पार्स करना) अलग और पुन: प्रयोज्य रखा जाता है। आप एक नया सिस्टम नहीं बना रहे हैं, बस व्यक्तिगत वर्कफ़्लो को आकार दे रहे हैं।

2. IT पर कम निर्भरता

IT टीमें अक्सर अभिभूत हो जाती हैं, और एक छोटे से बदलाव या रिपोर्ट के लिए हफ्तों तक इंतजार करने से वित्त धीमा हो सकता है। लो-कोड और नो-कोड उपकरण वित्त को अधिक स्वतंत्रता देते हैं। IT अभी भी सुरक्षा जैसी चीज़ों के लिए कदम रख सकता है, लेकिन वित्त हर बदलाव या सुधार के लिए लाइन में नहीं फंसा रहेगा।

यह वित्त को अधिक फुर्तीला बनाता है और नए विचारों का परीक्षण और कार्यान्वयन जल्दी से करने में सक्षम बनाता है।

3. अपने वर्तमान सिस्टम को रखें

स्वचालन के काम करने के लिए आपको अपने ERP या CRM को बदलने की आवश्यकता नहीं है। कई लो-कोड समाधान आपके द्वारा पहले से उपयोग किए जा रहे समाधानों के बीच की खाई को पाटने में मदद करते हैं। आप डेटा ले जा सकते हैं, तर्क जोड़ सकते हैं या परिवर्तन कर सकते हैं—यह सब प्रमुख बुनियादी ढांचे में बदलाव के बिना।

यह विशेष रूप से उपयोगी है यदि आप पुराने सिस्टम के साथ काम कर रहे हैं जिन्हें बदलना मुश्किल या महंगा है।

4. छोटा शुरू करें, परिणाम देखने पर स्केल करें

बड़े पैमाने पर ओवरहाल की कोई आवश्यकता नहीं है। कुछ प्रबंधनीय से शुरू करें, जैसे चालान प्रक्रिया या भुगतान फॉलो-अप को स्वचालित करना। जैसे ही आप सफलता देखते हैं, आप अधिक सुविधाएँ, चरण या एकीकरण जोड़ सकते हैं।

यह चीजों को कम जोखिम रखता है और आपकी टीम को आत्मविश्वास और गति बनाने की अनुमति देता है।

लो-कोड स्वचालन वित्त पेशेवरों को सशक्त बनाता है, उन्हें अपने स्वयं के वर्कफ़्लो को डिज़ाइन और परिष्कृत करने के लिए आवश्यक उपकरण प्रदान करता है। यह सटीकता, गति और दृश्यता में सुधार करता है, एक लचीला दृष्टिकोण प्रदान करता है जो वास्तविक परिचालन लाभ प्रदान करता है।

एक वास्तविक दुनिया का उदाहरण: Dabble में लो कोड के साथ O2C का अनुकूलन

Dabble, एक ब्राज़ीलियाई ई-कॉमर्स स्टूडियो जो सिंथेटिक उत्पाद फोटोग्राफी में विशेषज्ञता रखता है, अपनी ऑनबोर्डिंग में बाधाओं का सामना कर रहा था (और अप्रत्यक्ष रूप से, उनकी ऑर्डर-टू-कैश प्रक्रिया में)। टीम ने Airtable को बहुत सारे ईमेल, फॉर्म और डेटा कॉपी पर भरोसा किया, प्रत्येक ऑर्डर को व्यक्तिगत रूप से संभाला।

उनके पास कुछ विकल्प थे:

• एक कस्टम समाधान बनाएं (लेकिन इसका मतलब React, API, होस्टिंग और रखरखाव से निपटना था।)
• मानक फ़ॉर्म टूल का उपयोग करें (लेकिन ये उत्पाद विविधताओं या गतिशील ग्राहक आवश्यकताओं को सुरुचिपूर्ण ढंग से नहीं संभाल सके।)
• या लो-कोड स्वचालन (Abstra के साथ) आज़माएं।

इसलिए, Dabble के CTO, PJ ने संक्षिप्त Python स्क्रिप्ट द्वारा संचालित एक गतिशील, बुद्धिमान फ़ॉर्म बनाने के लिए Abstra का उपयोग किया:

• फ़ॉर्म जल्दी से बदल सकता है (ग्राहक प्रतिक्रियाओं के आधार पर, आवश्यकतानुसार अतिरिक्त उत्पाद विवरण या फ़ाइल अपलोड का अनुरोध करना)।
• Python स्क्रिप्ट ने यह सुनिश्चित किया कि सभी डेटा सामान्यीकृत और Airtable तक पहुंचने से पहले भी स्वरूपित हो, शुरू से ही त्रुटियों से बचना।
• डेटा सीधे उनके डेटाबेस में प्रवाहित हुआ, मैनुअल स्थानान्तरण या दोहराए गए कार्य को समाप्त कर दिया।

प्रभाव तत्काल था:

• 5× अधिक ऑर्डर संसाधित, सभी एक ही टीम के साथ (अधिक लोगों को नियुक्त करने की कोई आवश्यकता नहीं)।
• अब कोई बैक-एंड-फोर्थ ईमेल नहीं। पूरी सेवन प्रक्रिया को एक सुव्यवस्थित ऑनलाइन फ़ॉर्म में ले जाया गया।
• दृष्टिकोण ने उन्हें और भी आगे बढ़ाने के लिए स्थापित किया। इसके बाद, उन्होंने 3D उपठेकेदारों के लिए डिलीवरी फ़ॉर्म को स्वचालित किया।

CTO PJ ने संक्षेप में कहा:

"हमने उन ऑर्डर की संख्या में 5× की वृद्धि की है जिन्हें हम संसाधित कर सकते हैं। मैनुअल बैक-एंड-फोर्थ ईमेल भेजना अब एक ऑनलाइन फ़ॉर्म में सीरियल किया गया है, जिसे हम केवल Python का उपयोग करके जल्दी से दोहरा सकते हैं।" abstra.io

यह O2C के लिए क्यों मायने रखता है

• गतिशील ऑर्डर कैप्चर: वित्त टीमें ऑर्डर या चालान डेटा को सीधे सही सिस्टम में एकत्र करने के लिए समान फ़ॉर्म का उपयोग कर सकती हैं, जिससे प्रक्रिया को सुचारू और सटीक रखना आसान हो जाता है।
• अंतर्निहित डेटा स्वच्छता: केवल थोड़ा सा कोड जोड़ने का मतलब है कि आपके ERP में क्लीनर, अधिक विश्वसनीय डेटा प्रवाहित हो रहा है, जिससे मिलान सिरदर्द कम हो रहा है।
• अपडेट करना आसान: Dabble की तरह, आप कुछ दिनों या घंटों में वर्कफ़्लो को लागू, परीक्षण और सुधार सकते हैं, बजाय हफ्तों या महीनों तक इंतजार करने के।

यह तेज़ ऑनबोर्डिंग से परे है। यह दर्शाता है कि कैसे सरल उपकरण और लो-कोड समाधान टीमों को उन वर्कफ़्लो को स्केल और अनुकूलित करने में सक्षम बनाते हैं जो पहले IT समर्थन पर बहुत अधिक निर्भर थे।

शुरुआत करना: पहला O2C स्वचालन जिसे आप आज बना सकते हैं

प्रगति करने के लिए आपको अपनी संपूर्ण O2C प्रक्रिया को फिर से बनाने की आवश्यकता नहीं है। वास्तव में, अपनी वित्तीय वर्कफ़्लो में स्वचालन लाने का सबसे अच्छा तरीका उन दोहराए जाने वाले, उच्च घर्षण वाले कार्यों के साथ शुरू करना है जो स्पष्ट नियमों का पालन करते हैं और आपकी टीम के समय का उपभोग करते हैं।

यहां तीन व्यावहारिक O2C स्वचालन दिए गए हैं जिन्हें तुरंत आज़माना है (थोड़ी या कोई IT सहायता की आवश्यकता नहीं है):

1. स्वचालित चालान निर्माण और वितरण

परिदृश्य: प्रत्येक बंद अनुबंध के बाद, कोई मैन्युअल रूप से चालान बनाता और भेजता है।

स्वचालन विचार:

• जैसे ही कोई सौदा आपके CRM में "बंद" चिह्नित किया जाता है या जब कोई अनुबंध अपलोड किया जाता है, तो स्वचालित रूप से चालान निर्माण को ट्रिगर करें।
• ग्राहक जानकारी, राशि, नियत तिथियां और भुगतान विवरण को पूर्व-परिभाषित टेम्पलेट का उपयोग करके पॉप्युलेट करें।
• ग्राहक को चालान भेजें, जिसमें PDF, भुगतान पर्ची या XML NFe जैसे आवश्यक संलग्नक शामिल हैं।

आपको क्या चाहिए:

• Abstra या इसी तरह के स्वचालन उपकरण जैसा प्लेटफ़ॉर्म
• CRM से डेटा निकालने और मान्य करने के लिए बुनियादी स्क्रिप्ट
• ईमेल एकीकरण (Gmail, Outlook, आदि)

2. भुगतान फॉलो-अप फ्लो

परिदृश्य: आपकी टीम मैन्युअल रूप से बैंक स्टेटमेंट की जांच करती है और केवल अवैतनिक चालानों पर ही फॉलो-अप करती है जब किसी को याद आता है।

स्वचालन विचार:

• दैनिक भुगतान स्थिति की जांच करने के लिए अपने बैंक या भुगतान गेटवे (PIX, चालान, आदि) के साथ एकीकृत करें।
• नियत तिथियों और छूटे हुए भुगतानों के आधार पर स्वचालित रूप से अतिदेय चालानों की पहचान करें।
• नियमित अंतराल पर फॉलो-अप रिमाइंडर भेजें (उदाहरण के लिए, नियत तिथि के बाद 3, 7, 14 दिन) ईमेल या WhatsApp के माध्यम से।
• उन खातों को हाइलाइट करें जिन पर मैन्युअल ध्यान देने की आवश्यकता हो सकती है।

आपको क्या चाहिए:

• भुगतान API या स्टेटमेंट एक्सपोर्ट तक पहुंच
• सशर्त तर्क और संदेश टेम्पलेट
• आपके ERP या BI सिस्टम के साथ वैकल्पिक एकीकरण

3. ग्राहक-सामना करने वाले ऑर्डर फ़ॉर्म जो सीधे आपकी वित्तीय प्रणाली में फ़ीड करते हैं

परिदृश्य: बिक्री या ऑनबोर्डिंग टीमें ग्राहक विवरण एकत्र करने के लिए बैक-एंड-फोर्थ ईमेल भेजती हैं, फिर कोई सब कुछ ERP या स्प्रेडशीट में टाइप करता है।

स्वचालन विचार:

• एक स्मार्ट सेवन फ़ॉर्म बनाएं जो ग्राहक या सेवा के आधार पर समायोजित हो
• कर आईडी, भुगतान प्राथमिकताएं और चालान डेटा जैसे प्रमुख विवरणों को स्वचालित रूप से मान्य करें
• इस जानकारी को सीधे सही प्रारूप में अपने ERP, CRM या बिलिंग टूल को भेजें

आपको क्या चाहिए:

• सशर्त तर्क और स्क्रिप्टिंग समर्थन के साथ एक फ़ॉर्म बिल्डर
• डेटा स्वरूपण और सत्यापन के लिए बुनियादी कोड
• फ़ॉर्म को अपने बैकएंड सिस्टम (API, वेबहुक या स्प्रेडशीट) से कनेक्ट करने का एक तरीका

छोटा शुरू करें। जल्दी सुधारें।

आपको बड़े पैमाने पर परियोजनाएँ लेने की आवश्यकता नहीं है। ये स्वचालन प्रबंधनीय हैं, थोड़ा-थोड़ा करके लागू किए जा सकते हैं, और हर चीज के लिए डेवलपर्स की आवश्यकता के बजाय आपकी वित्त टीम के स्वामित्व में हो सकते हैं। यह बदलाव है: आपको सीधे बदलाव करने के लिए सशक्त किया गया है।

यदि आप Abstra जैसे उपकरण का उपयोग करते हैं, तो आपको आश्चर्य होगा कि आप इन वर्कफ़्लो को कितनी जल्दी सेट अप कर सकते हैं, उनका परीक्षण कर सकते हैं और यह देखने पर सुधार करते रह सकते हैं कि सबसे अच्छा क्या काम करता है।

अंतिम विचार

ऑर्डर-टू-कैश प्रक्रियाएं पत्थर में सेट, विरासत प्रणालियों से बंधी, हमेशा IT की आवश्यकता होती है और बदलने में धीमी महसूस होती थीं। लेकिन अब चीजें इस तरह काम नहीं करती हैं।

वित्त टीमों के पास अब लो कोड के साथ अपने वर्कफ़्लो को सरल बनाने, स्वचालित करने और वास्तविक नियंत्रण लेने की शक्ति है। आप छोटा शुरू कर सकते हैं, त्वरित जीत हासिल कर सकते हैं और निर्माण करते रह सकते हैं। अब कोई ठहराव या अनुमति की प्रतीक्षा नहीं है।

सबसे अधिक प्रगति करने वाली टीमें वे हैं जो अब अक्षमता को सहन नहीं करने और अपनी दैनिक दिनचर्या को आकार देना शुरू करने का फैसला करती हैं। इसमें क्रांति लाने की आवश्यकता नहीं है। बस सही उपकरण और मानसिकता कि वित्त स्वचालन की बात आने पर नेतृत्व कर सकता है (और करना चाहिए)।