लेखांकन वर्कफ़्लो प्रबंधन: सबसे पहले क्या स्वचालित करें

लेखांकन वर्कफ़्लो का प्रबंधन भूतों का पीछा करने जैसा नहीं लगना चाहिए। लेकिन कई वित्त टीमों के लिए, यह बिल्कुल वैसा ही है: खंडित उपकरण, अस्पष्ट स्वामित्व और बहुत अधिक मैन्युअल कार्य।

यह गाइड बताता है कि वर्कफ़्लो क्यों टूटते हैं, आधुनिक वित्त टीमें क्या अलग कर रही हैं, और आईटी पर निर्भर हुए बिना वापस नियंत्रण कैसे प्राप्त करें।

लेखांकन वर्कफ़्लो प्रबंधन क्या है, और आज यह एक बाधा क्यों है

लेखांकन वर्कफ़्लो प्रबंधन से तात्पर्य उन आवर्ती वित्तीय कार्यों को परिभाषित करने, निष्पादित करने और अनुकूलित करने की प्रक्रिया से है जो आपकी पुस्तकों को सटीक और आपके व्यावसायिक कार्यों को अनुपालन में रखते हैं। इन वर्कफ़्लो में चालान सेवन और अनुमोदन से लेकर जर्नल एंट्री साइन-ऑफ और महीने के अंत के समाधान तक सब कुछ शामिल है।

अपने सर्वोत्तम रूप में, एक अच्छी तरह से प्रबंधित लेखांकन वर्कफ़्लो एक असेंबली लाइन की तरह काम करता है: प्रत्येक कार्य न्यूनतम घर्षण, पूर्ण जवाबदेही और महीने के अंत में शून्य आश्चर्य के साथ एक व्यक्ति से दूसरे व्यक्ति तक स्पष्ट रूप से गुजरता है।

लेकिन आज अधिकांश वित्त टीमों में यह वास्तविकता शायद ही कभी होती है।

चीज़ें कहाँ टूटती हैं

व्यवहार में, लेखांकन वर्कफ़्लो अक्सर जानबूझकर नहीं, बल्कि जैविक रूप से उभरते हैं। जैसे-जैसे कंपनियां बढ़ती हैं, वित्त टीमें स्प्रेडशीट, साझा फ़ोल्डर, ईमेल थ्रेड और स्लैक संदेशों का उपयोग करके तदर्थ प्रक्रियाओं को एक साथ जोड़ती हैं। पैमाने को ध्यान में रखते हुए उन्हें वापस लेने और डिजाइन करने के लिए शायद ही कभी समय (या आंतरिक समर्थन) होता है।

इससे ऐसी बाधाएँ आती हैं जो परिचालन और भावनात्मक दोनों होती हैं:

• परिचालन रूप से, समीक्षा चरणों में कार्य ढेर हो जाते हैं, एक अनुमोदक के साथ अटक जाते हैं, या किसी के इनबॉक्स में गायब हो जाते हैं। टीमें अंतर्दृष्टि के बजाय हस्ताक्षर का पीछा करती हैं।
• भावनात्मक रूप से, यह तनाव, दूसरे अनुमान और समापन समय सीमा के खिलाफ लगातार दौड़ बनाता है।

जब वर्कफ़्लो अप्रालेखित होते हैं या कुछ "प्रमुख लोगों" पर निर्भर होते हैं, तो ज्ञान आदिवासी हो जाता है। यदि कोई छुट्टी पर है या कंपनी छोड़ देता है, तो वर्कफ़्लो ध्वस्त हो जाता है। और तभी CFO (सीएफओ) और नियंत्रक इन प्रक्रियाओं को सक्रिय रूप से प्रबंधित नहीं करने की वास्तविक लागत महसूस करते हैं।

खराब प्रबंधित वर्कफ़्लो की मौन लागत

नुकसान हमेशा जोर से नहीं होता है, लेकिन यह हमेशा मौजूद रहता है। त्रुटियां जो अनदेखी हो जाती हैं, देर से बंद होने से नेतृत्व निराश होता है, और एक ऑडिट ट्रेल जो पता लगाने योग्य कुछ भी नहीं है। यह आंतरिक और बाहरी दोनों तरह से वित्त टीम की विश्वसनीयता को कम करता है।

अधिक सूक्ष्मता से, खराब वर्कफ़्लो आपकी आधुनिक बनाने की क्षमता को रोकते हैं। जब समाधान हमेशा दो सप्ताह देर से होते हैं तो आप सटीक रूप से पूर्वानुमान नहीं लगा सकते। जब आप चालान का पीछा करने में व्यस्त होते हैं तो आप रणनीतिक निर्णय नहीं ले सकते। और आप निश्चित रूप से स्वामित्व और दक्षता की संस्कृति का निर्माण नहीं कर सकते जब आपकी टीम को लगता है कि वे एक प्रतिक्रियाशील लूप में फंस गए हैं।

पारंपरिक समाधान क्यों कम पड़ जाते हैं

अधिकांश वित्त टीमें अभी भी ईआरपी (ERPs), स्प्रेडशीट और आंतरिक आईटी (IT) के मिश्रण का उपयोग करके वर्कफ़्लो का प्रबंधन करती हैं। ये उपकरण शायद ही चीजों को चलाएमान रख सकते हैं, लेकिन ये आज के वित्त कार्यों की गति या जटिलता के लिए नहीं बनाए गए हैं।

ईआरपी (ERP), स्प्रेडशीट और आईटी (IT) समर्थन की सीमाएँ

• ईआरपी (ERPs) शक्तिशाली हैं, लेकिन कठोर हैं। विकसित हो रहे वित्त वर्कफ़्लो को फिट करने के लिए उन्हें अनुकूलित करने के लिए अक्सर लंबे समय की आवश्यकता होती है, तकनीकी सलाहकारों या अतिरिक्त लाइसेंसिंग लागतों की आवश्यकता होती है। उस तरह का ओवरहेड दुबली टीमों के लिए काम नहीं करता है जिन्हें चपलता की आवश्यकता होती है।
• स्प्रेडशीट और ईमेल चेन दृश्यता और नियंत्रण की कीमत पर लचीलापन प्रदान करती हैं। संस्करण समस्याएँ, खोए हुए अनुमोदन और असंगत प्रक्रियाएँ सामान्य हो जाती हैं। जो एक त्वरित सुधार के रूप में शुरू होता है वह जल्दी ही एक परिचालन देयता में बदल जाता है।
• आईटी (IT) टीमें, हालांकि अच्छी तरह से अर्थपूर्ण हैं, पतली खिंची हुई हैं। जब वित्त स्वचालन या उपकरण के लिए उन पर निर्भर करता है, तो यहां तक कि साधारण अनुरोध भी महीनों तक बैकलॉग में समाप्त हो सकते हैं। और प्रत्येक निर्भरता पहले से ही समय के प्रति संवेदनशील प्रक्रियाओं में अधिक घर्षण जोड़ती है।

अंत में, इनमें से कोई भी उपकरण आधुनिक वित्त टीमों की दिन-प्रतिदिन की वास्तविकताओं के लिए डिज़ाइन नहीं किया गया था। वे समाधान नहीं, बल्कि समाधान के लिए मजबूर करते हैं।

इसलिए अधिक वित्त नेता उद्देश्य-निर्मित उपकरण खोज रहे हैं जो तेज़, लचीले और सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि उनकी टीम बिना एक पंक्ति कोड लिखे ही उसका स्वामित्व ले सकती है।

आधुनिक लेखांकन वर्कफ़्लो प्रबंधन कैसा दिखता है

आधुनिक लेखांकन वर्कफ़्लो प्रबंधन अधिक उपकरण जोड़ने के बारे में नहीं है; यह नियंत्रण पुनः प्राप्त करने के बारे में है। यह वित्त टीमों को आईटी (IT) संसाधनों के लिए भीख मांगे बिना, स्प्रेडशीट में इधर-उधर हैक किए बिना, या अनुपालन से समझौता किए बिना अपनी प्रक्रियाओं को डिजाइन, स्वामित्व और विकसित करने की शक्ति देने के बारे में है।

यह तब होता है जब वित्त कठोर प्रणालियों के अनुकूल होना बंद कर देता है और वर्कफ़्लो को आकार देना शुरू कर देता है जो फिट बैठता है कि उनकी टीम वास्तव में कैसे काम करती है।

व्यवहार में यह कैसा दिखता है, यहां बताया गया है।

1. वित्त द्वारा स्वामित्व, इंजीनियरिंग द्वारा नहीं

आधुनिक सेटअप में, वर्कफ़्लो हार्डकोडेड ईआरपी (ERP) कॉन्फ़िगरेशन या फैली हुई ईमेल थ्रेड के अंदर नहीं रहते हैं। वे वित्त टीम द्वारा ही दृश्यमान, संपादन योग्य और नियंत्रित हैं।

इसका मतलब है:

• एक नियंत्रक आईटी (IT) को बुलाए बिना एक अनुमोदन प्रवाह को अपडेट कर सकता है।
• एक वरिष्ठ लेखाकार हफ्तों नहीं, बल्कि घंटों में एक विक्रेता ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया का निर्माण कर सकता है।
• एक सीएफओ (CFO) तुरंत देख सकता है कि बाधाएँ कहाँ हो रही हैं, और क्यों।

जब वित्त टीमें अपनी समझ में आने वाले तर्क का उपयोग करके अपने स्वयं के ऑटोमेशन को कॉन्फ़िगर कर सकती हैं, तो वे कम घर्षण के साथ तेज़ी से आगे बढ़ती हैं। और उन्हें ऐसा करने के लिए डेवलपर बनने की ज़रूरत नहीं है।

2. जिस तरह से वित्त वास्तव में काम करता है, उसके आसपास डिज़ाइन किया गया

लेखांकन रैखिक नहीं है। यह सशर्त, बारीकी से जुड़ा हुआ और अपवादों से भरा है। एक आधुनिक वर्कफ़्लो प्लेटफ़ॉर्म इसे दर्शाता है।

यह आपको अनुमति देता है:

• अनुमोदनों को गतिशील रूप से रूट करें (उदाहरण के लिए, राशि, विक्रेता प्रकार या जीएल (GL) कोड के आधार पर)
• समाधान के परिणामों या समापन समयसीमा के आधार पर कार्यों को ट्रिगर करें
• स्वामित्व असाइन करें, पूर्णता को ट्रैक करें और जवाबदेही सुनिश्चित करें

वित्त को यह मानने के लिए मजबूर करने के बजाय कि सिस्टम कैसे काम करता है, सिस्टम यह मानता है कि वित्त पहले से ही कैसे संचालित होता है, जबकि उस संचालन को सुचारू, सुरक्षित और तेज़ बनाता है।

3. अंतर्निहित दृश्यता और ऑडिट क्षमता

विरासत प्रणालियों में, दृश्यता प्रतिक्रियाशील होती है। आपको बाद में पता चलता है कि कुछ गलत हो गया है। एक आधुनिक सेटअप में, पारदर्शिता अंतर्निहित होती है।

इसका मतलब है:

• आप जानते हैं कि प्रत्येक अनुरोध कहाँ है, इसे कौन रोक रहा है और क्या गायब है
• प्रत्येक क्रिया लॉग इन की जाती है, कोई रहस्य संपादन नहीं, कोई गुम दस्तावेज़ीकरण नहीं
• ऑडिट ट्रेल्स स्वचालित रूप से उत्पन्न और संदर्भ में संग्रहीत होते हैं

परिणाम? आप महीने के अंत में या ऑडिट सीज़न के दौरान हाथापाई नहीं करते हैं। आप पहले से ही जानते हैं कि डेटा क्या कहानी बताता है, और आप इस पर भरोसा कर सकते हैं।

4. लचीला, लेकिन सुरक्षित

वित्त संवेदनशील डेटा से संबंधित है। किसी भी आधुनिक समाधान को नियंत्रण से समझौता किए बिना लचीला होना चाहिए।

इसका मतलब है:

• भूमिका-आधारित पहुंच और बारीक अनुमतियाँ
• संरचित डेटा इनपुट (मुक्त-पाठ फ़ील्ड नहीं)
• ईआरपी (ERPs) और स्रोत प्रणालियों के साथ सुरक्षित एकीकरण

आधुनिक वर्कफ़्लो उपकरण अनुपालन को बाद में आने वाली चीज़ के रूप में नहीं मानते हैं। वे इसे प्रक्रियाओं के निर्माण, निगरानी और सुधार के तरीके में शामिल करते हैं।

5. निरंतर सुधार डिफ़ॉल्ट बन जाता है

विरासत वातावरण में, वर्कफ़्लो को बदलना जोखिम भरा और बोझिल लगता है। लेकिन एक आधुनिक वातावरण में, सुधार की उम्मीद है।

वित्त टीमें कर सकती हैं:

• हर चीज को तोड़े बिना छोटे बदलावों का परीक्षण करें
• प्रत्येक चक्र से सीखें और वास्तविक समय में समायोजित करें
• आंतरिक सर्वोत्तम प्रथाओं का निर्माण करें जो टीम के साथ स्केल करें

यह एक बार के "परिवर्तन" के बारे में नहीं है। यह आपके लेखांकन कार्यों को एक ऐसी प्रणाली में बदलने के बारे में है जो स्वाभाविक रूप से समय के साथ बेहतर होती जाती है।

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बदलाव सांस्कृतिक है, न कि केवल तकनीकी

अंततः, आधुनिक लेखांकन वर्कफ़्लो प्रबंधन केवल उपकरणों के बारे में नहीं है। यह मानसिकता के बारे में है।

यह निम्नलिखित से आगे बढ़ने के बारे में है:

• "हम हमेशा से ऐसे ही करते आए हैं" (से) "हम इसे और बेहतर कैसे कर सकते हैं?"
• "आइए आईटी (IT) से इसे बनाने के लिए कहें" (से) "आइए इसे स्वयं बनाएं।"
• "हम हमेशा पीछे रहते हैं" (से) "हम आखिरकार इसके आगे हैं।"

यह बदलाव सबसे आगे की सोच रखने वाली वित्त टीमों में हो रहा है, और यह उन्हें गति, आत्मविश्वास और रणनीतिक प्रभाव के मामले में मीलों आगे रख रहा है।

5 महत्वपूर्ण वर्कफ़्लो जिन्हें हर वित्त टीम को सुव्यवस्थित करना चाहिए

सभी लेखांकन वर्कफ़्लो समान नहीं बनाए जाते हैं। कुछ उच्च-आवृत्ति, उच्च-प्रयास वाली प्रक्रियाएँ हैं जो अधिक रणनीतिक कार्य से समय और ध्यान हटा देती हैं। अन्य इतने महत्वपूर्ण हैं कि छोटी-मोटी अक्षमताएँ भी रिपोर्टिंग चक्र, अनुपालन और निर्णय लेने में बाधा डाल सकती हैं।

यदि आप अपने वर्कफ़्लो का आधुनिकीकरण शुरू करने जा रहे हैं, तो इन पाँचों में सबसे तत्काल और सार्थक आरओआई (ROI) है।

1. विक्रेता चालान सेवन और अनुमोदन

• चालान सेवन को केंद्रीकृत करें (ईमेल पार्सर, अपलोड फ़ॉर्म या खरीद उपकरण एकीकरण)

• विक्रेता, विभाग या राशि के आधार पर अनुमोदन को स्वतः रूट करें

• सत्यापन के साथ संरचित डेटा (विक्रेता का नाम, पीओ (PO) #, तिथियां) कैप्चर करें

• स्थिति ट्रैकिंग, अलर्ट और वृद्धि नियम जोड़ें

• एक स्पष्ट ऑडिट ट्रेल बनाए रखें

  परिणाम: तेज़ अनुमोदन, कम त्रुटियां और मजबूत विक्रेता संबंध

2. महीने के अंत के समाधान

• अंतर्निहित तर्क के साथ मानकीकृत टेम्पलेट्स का उपयोग करें

• बैंकों, सबलेडर्स या ईआरपी (ERPs) से डेटा पुल को स्वचालित करें

• मालिकों को असाइन करें और अनुस्मारक के साथ नियत तिथियां निर्धारित करें

• इन-लाइन टिप्पणियों और डिजिटल साइन-ऑफ को सक्षम करें

• लाइव डैशबोर्ड में सभी खातों की निगरानी करें

  परिणाम: कम आश्चर्य के साथ तेज़, स्वच्छ समापन

3. अंतर-कंपनी लेनदेन ट्रैकिंग

• आवश्यक फ़ील्ड और मान्यताओं के साथ सबमिशन को केंद्रीकृत करें

• प्रविष्टियों की समीक्षा या अनुमोदन के लिए समकक्षों को सूचित करें

• वास्तविक समय में संस्थाओं में मिलान स्थिति को ट्रैक करें

• प्रतिबिंबित प्रविष्टियों के समाधान को स्वचालित करें

• ऑडिट-रेडी दस्तावेज़ीकरण सुनिश्चित करें

  परिणाम: सुचारू समेकन, कम ऑडिट जोखिम

4. व्यय रिपोर्ट प्रसंस्करण

• अंतर्निहित नीति जाँच के साथ डिजिटल सबमिशन को सक्षम करें

• गैर-अनुपालन वाली वस्तुओं को स्वतः चिह्नित करें (उदाहरण के लिए, ओवर-लिमिट यात्रा)

• रिपोर्ट को स्वचालित रूप से सही अनुमोदक को रूट करें

• बैच पोस्टिंग के लिए ईआरपी (ERP)-रेडी प्रारूपों में निर्यात करें

• कर्मचारियों को अनुमोदन स्थिति पर सूचित रखें

  परिणाम: तेज़ प्रतिपूर्ति और मजबूत नीति नियंत्रण

5. जर्नल प्रविष्टि समीक्षा और साइन-ऑफ़

• समर्थन दस्तावेजों के साथ संरचित सबमिशन फॉर्म का उपयोग करें

• समीक्षक/अनुमोदक वर्कफ़्लो के माध्यम से प्रविष्टियों को रूट करें

• उच्च जोखिम वाली प्रविष्टियों पर उच्च जांच लागू करें

• पोस्टिंग के लिए ईआरपी (ERP) के साथ एकीकृत करें

• एक केंद्रीकृत ऑडिट लॉग रखें

  परिणाम: विश्वसनीय, पारदर्शी जर्नल अनुमोदन जो ऑडिट तक खड़े होते हैं

आईटी (IT) समर्थन के बिना भी कैसे शुरू करें

वित्त कार्यों में सबसे बड़ा मिथक यह है कि सार्थक ऑटोमेशन के लिए इंजीनियरों, महीनों की स्कोपिंग या जटिल ईआरपी (ERP) अनुकूलन की आवश्यकता होती है।

ऐसा नहीं है।

एब्स्ट्रा (Abstra) जैसे प्लेटफ़ॉर्म सहित आधुनिक उपकरण, इस तरह से बनाए गए हैं कि वित्त टीमें स्वयं वर्कफ़्लो सुधार चला सकती हैं, बिना किसी कोड और न्यूनतम तकनीकी निर्भरता के। आपको डेवलपर होने की आवश्यकता नहीं है। आपको बस अपनी प्रक्रिया जानने और इसे बेहतर बनाने के लिए तैयार रहने की आवश्यकता है।

यहां शुरू करने के लिए एक सरल, सिद्ध दृष्टिकोण है।

चरण 1: एक दर्दनाक, दोहराने योग्य प्रक्रिया की पहचान करें

छोटा शुरू करें। समुद्र को उबालने की कोशिश न करें।

एक वर्कफ़्लो की तलाश करें जो:

• नियमित रूप से होता है (साप्ताहिक, मासिक या प्रत्येक समापन के साथ)
• कई लोगों या अनुमोदन को शामिल करता है
• अक्सर विलंबित, गलत संचारित या छोड़ दिया जाता है
• आज स्प्रेडशीट, ईमेल या मैन्युअल चेकलिस्ट में रहता है

उदाहरणों में विक्रेता चालान अनुमोदन, व्यय रिपोर्ट हैंडलिंग या मासिक समाधान समीक्षा शामिल हैं।

एक ऐसी प्रक्रिया चुनें जो मायने रखने के लिए पर्याप्त दर्दनाक हो, लेकिन नियंत्रित करने के लिए पर्याप्त संकीर्ण हो।

चरण 2: इसे मैप करें, जैसा कि यह वास्तव में आज काम करता है

अपनी टीम के साथ बैठें और वर्तमान स्थिति को व्हाइटबोर्ड करें। यहीं पर अधिकांश प्रयास गलत हो जाते हैं: हम मानते हैं कि प्रक्रिया एक ही तरीका है, जबकि वास्तविकता में यह अपवादों, समाधानों और अलिखित नियमों से भरी है।

दस्तावेज़:

• प्रक्रिया में प्रत्येक चरण
• प्रत्येक चरण में कौन जिम्मेदार है
• इसमें कौन से निर्णय या शर्तें शामिल हैं (उदाहरण के लिए, "यदि राशि > $10K, तो सीएफओ (CFO) को बढ़ाएँ")
• किन उपकरणों या डेटा का उपयोग किया जाता है
• चीजें आमतौर पर कहां टूटती हैं

यह कदम महत्वपूर्ण है। यह छिपी हुई जटिलता को सतह पर लाता है और आपको सुधार के लिए क्षेत्रों को देखने में मदद करता है।

चरण 3: इसे सरलता और स्वामित्व को ध्यान में रखते हुए फिर से बनाएँ

अब जब आप जानते हैं कि प्रक्रिया कैसे काम करती है, तो इसे फिर से बनाएँ जैसा कि इसे काम करना चाहिए। स्पष्टता, गति और जवाबदेही पर ध्यान दें।

पूछना:

• क्या हम अनावश्यक चरणों या अनुमोदन को समाप्त कर सकते हैं?
• क्या हम अपवादों को सुव्यवस्थित करने के लिए सशर्त तर्क बना सकते हैं?
• क्या हम हर स्तर पर स्पष्ट स्वामित्व असाइन कर सकते हैं?
• क्या हम कॉपी/पेस्ट को संरचित, मान्य इनपुट से बदल सकते हैं?

इसे एक लाइव प्रक्रिया में अनुवाद करने के लिए एक न्यूनतम-कोड वर्कफ़्लो प्लेटफ़ॉर्म का उपयोग करें, जिसे आईटी (IT) द्वारा नहीं, बल्कि वित्त टीम द्वारा परीक्षण, पुनरावृति और तैनात किया जा सकता है।

चरण 4: सुरक्षित, नियंत्रित तरीके से लाइव हों

आपको एक बड़े लॉन्च या कंपनी-व्यापी रोलआउट की आवश्यकता नहीं है। एक वर्कफ़्लो, एक टीम, एक चक्र से शुरुआत करें।

इसका मतलब हो सकता है:

• केवल मार्केटिंग विभाग के साथ अपनी नई चालान अनुमोदन प्रक्रिया का परीक्षण करना
• दो प्रमुख खातों के साथ अपनी नई समाधान चेकलिस्ट चलाना
• केवल गैर-आवर्ती समायोजनों के लिए जर्नल प्रविष्टि अनुमोदन का परीक्षण करना

इसे छोटा, तेज़ और केंद्रित रखें। आप जल्दी से सीखेंगे कि क्या काम करता है और क्या बदलाव की आवश्यकता है।

चरण 5: मापें और पुनरावृति करें

आधुनिक वर्कफ़्लो उपकरण आपको अपनाने, बाधाओं और प्रदर्शन में वास्तविक समय दृश्यता प्रदान करते हैं। उस डेटा का उपयोग करें।

पूछना:

• क्या लोग समय पर कदम पूरा कर रहे हैं?
• क्या अनुमोदक अभिभूत या भ्रमित हैं?
• क्या त्रुटियां कम हो रही हैं?

वर्कफ़्लो को ठीक करने के लिए, या इसे अन्य टीमों या प्रक्रियाओं तक विस्तारित करने के लिए आप जो सीखते हैं उसका उपयोग करें। जैसे-जैसे गोद लेना बढ़ेगा, आत्मविश्वास भी बढ़ेगा।

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आपको किसके लिए इंतजार करने की आवश्यकता नहीं है

• एक नया ईआरपी (ERP) मॉड्यूल
• छह महीने का आईटी (IT) रोडमैप
• इंजीनियरिंग से हरी बत्ती
• एक कस्टम स्क्रिप्ट या मैक्रो

आप अपने पास मौजूद चीजों और अपनी जानकारी से शुरुआत कर सकते हैं। यदि आप प्रक्रिया को समझते हैं, तो आप वर्कफ़्लो बना सकते हैं। और जब आप वर्कफ़्लो के स्वामी होते हैं, तो आप परिणाम को नियंत्रित करते हैं।

यह वित्त का भविष्य है: ऐसी टीमें जो तेज़ी से आगे बढ़ती हैं, लगातार सुधार करती हैं और कभी भी यह पूछने की ज़रूरत नहीं होती है, "क्या आईटी (IT) हमें इसे बनाने में मदद कर सकता है?" फिर कभी नहीं।

केस स्नैपशॉट: जूसब्रासिल (Jusbrasil) - पहले महीने में 220% आरओआई (ROI)

कौन: जूसब्रासिल (Jusbrasil), एक तेजी से बढ़ती मीडिया-टेक कंपनी

चुनौती: वित्त विश्लेषक मैनुअल प्रक्रियाओं में डूब रहे थे - नकदी प्रवाह का पूर्वानुमान, चालान मिलान, विचरण रिपोर्टिंग - सभी जटिल स्प्रेडशीट और विलंबित अनुमोदन द्वारा बंधक बनाए गए थे।

कार्रवाई: एब्स्ट्रा (Abstra) का उपयोग करते हुए, उनके एफपीएंडए (FP&A) लीड (मारियो नासर) ने आईटी (IT) का दोहन किए बिना सक्षम वर्कफ़्लो बनाए। इनमें चालान पार्सिंग, अनुमोदन रूटिंग और नकदी प्रक्षेपण वर्कफ़्लो शामिल थे।

परिणाम:

• आरओआई (ROI): सिर्फ एक महीने में 220%
• दक्षता: विश्लेषकों ने अतिरिक्त कर्मचारियों को काम पर रखने से परहेज किया
• अंतर्दृष्टि: नेतृत्व ने वित्तीय प्रक्रियाओं में वास्तविक समय दृश्यता प्राप्त की

"एब्स्ट्रा (Abstra) ने हमारी टीम के मैनुअल कार्यों को काफी सुव्यवस्थित किया है ... हमें बहुमूल्य समय बचाता है, मानव त्रुटि को कम करता है और हमें नई सुविधाओं को अधिक तेजी से तैनात करने में सक्षम बनाता है" - मारियो नासर, प्रमुख एफपीएंडए (FP&A)

अंतिम विचार: रणनीतिक वित्त टीमों के लिए कार्रवाई का आह्वान

टूटे हुए वर्कफ़्लो न केवल आपको धीमा करते हैं; वे आपकी टीम को अपना सर्वश्रेष्ठ काम करने से रोकते हैं। बहुत लंबे समय से, वित्त ने आईटी (IT) का इंतजार किया है, स्प्रेडशीट के साथ प्रक्रियाओं को एक साथ जोड़ा है और अक्षमताओं को "सिर्फ यही है" के रूप में सहन किया है।

यह बदल रहा है।

आधुनिक वर्कफ़्लो उपकरण अब वित्त टीमों को कोड लिखे बिना या इंजीनियरिंग पर भरोसा किए बिना महत्वपूर्ण प्रक्रियाओं को स्वचालित, सुव्यवस्थित और बेहतर बनाने के लिए नियंत्रण लेने देते हैं।

जूसब्रासिल (Jusbrasil) जैसी टीमों ने सही परिस्थितियों का इंतजार नहीं किया। उन्होंने छोटा शुरू किया, जो सबसे ज्यादा दर्द दे रहा था उसे ठीक किया और साबित किया कि जब वित्त परिवर्तन का नेतृत्व करता है तो क्या संभव है।

आप भी ऐसा ही कर सकते हैं।

एक प्रक्रिया चुनें। इसे स्पष्टता के साथ फिर से बनाएँ। इसका स्वामित्व लें।

क्योंकि वित्त का भविष्य आईटी (IT) द्वारा नहीं बनाया गया है। यह आपके द्वारा बनाया गया है।