Comment Onfly a réussi à clôturer les rapprochements en 20 minutes (et a obtenu une visibilité réelle pour facturer et payer correctement)

"La plus grande valeur est la tranquillité d'esprit de savoir que le processus est automatisé et qu'il n'y aura pas de retards – le chiffre que je vois est le chiffre réel." — Marcus Nunes, Responsable Sourcing, Onfly

En bref

• Entreprise : Onfly — technologie pour les voyages d'affaires, environ 800 employés, expansion en Amérique latine
• Équipe : Sourcing (12 personnes) + Rapprochement (2 personnes)
• Défi : Le rapprochement manuel entraînait des retards, une faible visibilité et un manque de fiabilité concernant ce qu'il fallait facturer ou payer
• Automatisation : Flux de rapprochement automatique des fournisseurs (début avec Localiza, phase 2 pour les hôtels) construit sur Abstra
• Résultat : De 1 à 1,5 semaine à environ 20 minutes ; <2 % d'exceptions humaines ; plus de contrôle financier et d'efficacité
• Stack technique : Portail fournisseur → Webhook → Abstra (Workflows + Tables) ↔ BigQuery → Feuilles de calcul → Microservice de facturation → E-mail
• Mise en service : ~1,5 mois
• ETP évités : Estimation de 4 personnes sans augmentation de l'équipe

Qui est Onfly

Onfly est une entreprise technologique spécialisée dans la gestion des voyages d'affaires, connaissant une croissance rapide et une présence internationale. Après avoir ouvert un nouveau bureau au Mexique et doublé de taille ces dernières années, Onfly a décidé d'investir dans l'automatisation financière pour soutenir son expansion sans augmenter les coûts opérationnels.

"Pour être à jour sans automatisation, j'aurais eu besoin d'au moins quatre personnes supplémentaires. Pour une entreprise technologique, il était illogique de dépendre de personnel pour des processus répétitifs." — Marcus Nunes

Le défi : visibilité et efficacité à l'échelle

L'équipe de rapprochement des fournisseurs (agences de location, hôtels et compagnies aériennes) était confrontée à un processus entièrement manuel. Les factures étaient téléchargées, les feuilles de calcul croisées et les données révisées manuellement — un flux qui générait des retards, des retouches et un manque de visibilité sur ce qui devait réellement être payé ou facturé. Avec une croissance des revenus projetée de +80 %, il était évident que poursuivre sans automatisation exigerait une augmentation proportionnelle de l'équipe, ce qui n'était pas durable.

La solution : rapprochement automatique avec Abstra

Onfly disposait déjà d'un robot qui téléchargeait les factures depuis le portail de Localiza. L'étape suivante a été d'utiliser la plateforme Abstra pour construire un flux complet de rapprochement automatique, connecté à la base de données (BigQuery) et aux systèmes internes de facturation.

Comment ça marche :

1. Un webhook déclenche le processus dès l'arrivée des factures.
2. Abstra croise les données de la facture avec BigQuery (réservations, périodes, montants, chauffeurs).
3. Les résultats sont enregistrés dans Abstra Tables, avec historique et traçabilité.
4. Sorties automatiques :
   • Feuille de calcul des rapprochements effectués
   • Feuille de calcul des erreurs potentielles (moins de 2 %)
   • Feuille de calcul des extras (tels que lavages, assurances et carburant)
5. Les extras sont transmis à un microservice interne qui déclenche la facturation automatique au client.
6. Enfin, Abstra envoie un e-mail avec une alerte et un résumé du rapprochement effectué.

"Même avec peu de code propre, c'était robuste : base de données intégrée, historique et orchestration simple." — Marcus Nunes

Implémentation et support

L'automatisation a été construite avec le soutien direct de l'équipe Abstra. Le premier flux — celui de Localiza — a été développé en environ 1,5 mois, dirigé par un partenaire Abstra et répliqué en interne pour de nouveaux fournisseurs.

"Sans mots pour le support, toujours disponible. Ce dont nous avions besoin, a été pris en charge." — Marcus Nunes

L'impact : plus de temps, de confiance et de contrôle

Le processus de rapprochement financier, qui prenait auparavant jusqu'à 1,5 semaine, nécessitait des heures supplémentaires et surchargeait l'équipe. Aujourd'hui, avec Abstra, ce même flux est réalisé en ~20 minutes.

L'automatisation a apporté une visibilité totale, éliminé la répétition des tâches et réduit à presque zéro le risque d'erreur. L'équipe est passée d'exécuteur manuel à gestionnaire d'exceptions, avec du temps pour analyser et agir, et non plus seulement pour rapprocher.

Indicateur	Avant	Après
Temps de rapprochement (Localiza)	1-1,5 semaine	~20 minutes
Erreurs manuelles	Fréquentes	<2%
Personnel nécessaire	+4 estimées	0 ajout
Visibilité des extras et facturations	Limitée	Totale
Risque de paiement incorrect	Élevé	Faible

Grâce au rapprochement automatique, Onfly a obtenu un contrôle réel sur les comptes créditeurs et débiteurs, ainsi qu'une opération plus agile et prévisible pour soutenir sa croissance.

Pourquoi ça a fonctionné

• Culture technologique : Onfly utilisait déjà des outils low-code et était familiarisée avec l'automatisation et les données, ce qui a accéléré l'adoption d'Abstra.
• Flexibilité d'Abstra : Combinaison de workflows visuels, d'intégration Python et de base de données native (Tables) pour tout centraliser.
• Leadership en finance : Accent mis sur l'efficacité et la prévisibilité, réduisant la dépendance vis-à-vis de l'informatique et renforçant l'autonomie de l'équipe financière.
• Vision des processus : Chaque automatisation a commencé par une cartographie détaillée des règles et des intégrations — "cartographier avant de coder."

"Cartographiez vos processus, le reste est possible." — Marcus Nunes

Prochaines étapes

Onfly a déjà initié la Phase 2, automatisant les rapprochements du réseau hôtelier. Les prochaines étapes incluent les cartes d'entreprise, les billets d'avion et de bus, étendant ainsi le modèle à l'ensemble des opérations financières.

Un nouveau modèle de finances évolutives

Le parcours d'Onfly montre que l'automatisation financière va au-delà de la réduction de temps : elle crée de l'intelligence opérationnelle. Grâce au rapprochement automatique implémenté via Abstra, l'équipe a cessé de simplement réagir pour commencer à prévoir et contrôler — du flux des fournisseurs aux comptes créditeurs et débiteurs.

Onfly redéfinit la manière dont les équipes financières travaillent : avec autonomie, données fiables et une attention portée à une échelle durable.

Marcus Nunes
Responsable Sourcing, Onfly

"Avec Abstra, nous avons gagné en tranquillité, en confiance et en temps pour croître intelligemment."