Comment Mercos a réduit 70% du travail de comptes créditeurs avec l'automatisation du traitement des factures (et a prouvé que la finance peut aussi construire)

"Attends... pourquoi faisons-nous encore cela manuellement ?"

C'était la question que Jonattan Fenrich, Responsable FP&A chez Mercos, ne cessait de rencontrer. Des centaines de factures, toutes arrivant en même temps. Chacune devant être ouverte, lue, classifiée et saisie dans l'ERP. À la main. Chaque mois.

Pour la plupart des équipes financières de taille moyenne, la clôture de fin de mois signifie encore de longues heures, des feuilles de calcul et des boîtes de réception pleines de PDFs. Chez Mercos, l'équipe a posé une question simple : et si nous n'avions pas à ouvrir chaque facture individuellement ? C'est ce qui les a amenés à repenser leur processus et à le reconstruire avec l'automatisation des comptes créditeurs.

Voici l'histoire de comment une équipe financière débordée s'est transformée en un moteur d'opérations financières évolutif.

TL;DR

• Entreprise: Mercos (B2B sales tech, ~150 employés)
• Équipe: Équipe financière, ~10 personnes
• Douleur: Le traitement manuel des factures créait des heures supplémentaires et des retards
• Automatisation: Automatisation complète des comptes créditeurs utilisant Abstra
• Résultat: 60% plus rapide traitement AP, 70% de couverture d'automatisation, et erreurs quasi-nulles
• Outils utilisés: Granatum ERP, Gmail, Google Drive, Python, Slack

Rencontrez Mercos : L'équipe derrière le changement

Mercos est une entreprise de logiciels B2B de 150 personnes aidant les clients à rationaliser la gestion des commandes et des ventes. En interne, l'entreprise est tout aussi axée sur l'efficacité. Ils utilisent Granatum pour la finance et ont investi dans l'automatisation pour évoluer sans gonfler les effectifs.

• +8,7k clients
• +52k utilisateurs
• +250 ERPs intégrés
• $15.3B USD transités annuellement via Mercos

Avec une équipe lean et des besoins croissants de conformité, Mercos avait besoin d'opérations financières évolutives.

Carlos Marian, CFO, et Jonattan Fenrich, Spécialiste FP&A, ont mené l'initiative. Leur objectif ? Donner aux analystes les outils pour automatiser le travail manuel et se concentrer sur ce qui compte vraiment : contrôle, flux de trésorerie et insights.

"Nous n'essayons pas d'évoluer en ajoutant plus de personnes, nous essayons d'évoluer en devenant plus intelligents. Cela signifie l'automatisation au cœur de la finance." — Carlos Marian, CFO

Pourquoi maintenant : Le moment qui a cassé le processus

Chaque fin de mois, les choses s'accumulaient :

• ~400 factures
• Des dizaines de formulaires manuels
• Un analyste travaillant tard

Jonattan l'a décrit simplement : "C'était du travail avec beaucoup de tâches clairement automatisables." Les documents arrivaient par email. Chacun devait être ouvert, lu, renommé, saisi dans Granatum et sauvegardé dans Google Drive.

La plupart des documents reçus/saisis étaient des factures (NFs). Il y a d'autres types de documents, comme les factures et guides fiscaux, mais ils représentent une part plus petite du volume total. Au lieu de cela, ils ont décidé de prototyper quelque chose de mieux et prouver que l'automatisation pouvait gérer la charge.

L'automatisation : Ce que nous avons construit ensemble

Ils ont commencé par AP, la plus grande source de travail manuel.

Mercos ne voulait pas un autre outil à gérer. Ils voulaient construire leur propre outil d'automatisation AP, quelque chose de flexible, rapide et dirigé par la finance.

Alors ils ont utilisé Abstra pour construire un flux central pour le traitement des factures.

Voici comment cela fonctionne :

Certaines factures (NFs), même lorsqu'elles sont publiées automatiquement, nécessitent une complétion manuelle. Par exemple, les dépenses occasionnelles (où aucun standard n'est enregistré dans la table d'allocation) et les répartitions de coûts (qui dépendent de critères spécifiques).

• 📥 Entrée: Factures entrantes (PDFs) reçues via Gmail
• 🤖 Abstra automatise:
  • Extraction des pièces jointes
  • Validation si le fichier est une facture réelle
  • Extraction de champs comme l'ID fiscal, le montant et la date d'émission
  • Lancement des données dans Granatum ERP
  • Envoi d'alertes via Slack
• 📤 Sortie: Données et documents de factures propres et structurés, automatiquement synchronisés avec l'ERP et prêts pour révision AP

C'est tout. Ce workflow de bout en bout est un exemple réel d'entrée de factures automatisée en action. Jonattan a construit et testé tout lui-même, aucun développeur nécessaire.

"Ce n'était pas du plug-and-play. C'était un design réfléchi. Et cela a fonctionné."

Il a fallu un peu moins de 2 mois pour passer de l'idée à la production. Cela incluait le prototypage, la validation et la migration du flux complet en production en utilisant Abstra.

L'IA a joué un rôle clé dans tout ce flux. Abstra utilise des modèles d'IA pour lire et extraire les données de factures comme l'ID fiscal, la valeur et la date d'émission, supprimant le besoin d'OCR template ou de mappage manuel. Mais plus que cela, l'IA soutient aussi l'équipe financière pendant le développement.

Jonattan a utilisé le constructeur hybride d'Abstra, qui combine les invites en langage naturel, la logique drag-and-drop, et Python, pour écrire et tester le code plus rapidement, sans être développeur. Cela signifie des prototypes plus rapides, moins de bugs et une meilleure boucle de feedback.

Les résultats : Mesurables, immédiats et continus

Voici ce qui a changé après avoir automatisé les comptes créditeurs avec Abstra :

Ce qui prenait 7 minutes prend maintenant environ 3. Et plus important, les analystes ne touchent plus 70% des factures entrantes.

"Nous avons économisé des heures par semaine, mais plus important, nous avons fait penser notre équipe différemment."

L'automatisation a donné à l'équipe un sentiment d'évolution. Elle a débloqué de nouvelles idées et aidé à changer leur mentalité vers l'amélioration continue.

Métrique	Avant	Après
Temps moyen par tâche (facture)	7,5 min	~3 min
Lancements manuels/mois	~400	~100
Alertes Slack	❌	✅
Humain dans la boucle	Analyste faisant du travail copier-coller	Analystes examinent les exceptions, pas tout

"Cela a inspiré de nouvelles idées pour améliorer les routines et éliminer plus d'étapes manuelles. Nous commençons à penser automation-first."

Pourquoi cela a fonctionné : Dirigé par la finance, pas par l'IT

Ce n'était pas un déploiement lourd en développement. Jonattan a construit et testé les workflows AP lui-même.

Ce qui a vraiment fait que cela fonctionne était la combinaison de flexibilité (Python) et de guidance (IA). Avec l'interface alimentée par IA d'Abstra, l'équipe pouvait générer et ajuster le code, demander de l'aide en langage naturel et itérer rapidement, tout sans dépendre de l'ingénierie. Cela a transformé les analystes financiers en constructeurs.

Ce changement de capacité est ce qui a débloqué la capacité de l'équipe à construire et maintenir des automatisations par elle-même. Et c'est une grande raison pour laquelle cela a fonctionné, pas seulement comme une amélioration de workflow, mais comme un changement de modèle opérationnel.

Seul un point d'intégration, la configuration Gmail, a nécessité un support léger de l'IT et des partenaires Google Workspace. Tout le reste a été construit et maintenu en interne.

De plus, ce n'était pas seulement l'outil. C'était la mentalité :

• Ils ont expérimenté tôt
• Ils n'avaient pas peur de livrer v1
• Ils ont donné aux analystes les outils pour construire

Abstra leur a donné la structure pour tester, ajuster et déployer rapidement.

"Même avec peu de connaissances en programmation Python, je peux diriger cela grâce à mon background et au support d'Abstra. C'est révolutionnaire."

Ce qui suit pour Mercos

Maintenant que AP est automatisé, ils ne s'arrêtent pas. Mercos expérimente déjà avec :

• Workflows de paiement de factures automatisés
• Organisation automatique de factures dans Google Drive
• Automatisation des calculs et paiements de commissions partenaires
• Automatisation des approbations de réallocation budgétaire
• Génération automatisée de rapports financiers

De plus, ils forment aussi d'autres membres de l'équipe pour construire leurs propres automatisations. Cela devient la façon par défaut de travailler.

Un modèle plus intelligent pour faire évoluer la finance

L'équipe financière de Mercos n'essaie pas de construire une armée de robots. Ils construisent quelque chose de plus puissant : une équipe qui possède son automatisation.

Ils ont prouvé que le logiciel d'automatisation de factures peut faire plus qu'économiser du temps, il peut changer la façon dont une équipe travaille. Et avec Abstra, ils l'ont fait sans personnel supplémentaire, dépendances IT ou compromis.

"Nous transformons l'équipe financière en équipe produit. Une qui construit, teste et fait évoluer les ops sans dépendre de personne."

Carlos a une vision claire. L'ERP est le système d'enregistrement. Mais l'intelligence, cela devrait vivre dans l'équipe financière. Son plan est d'éliminer toute saisie manuelle de données dans AP d'ici la fin de l'année, puis d'étendre l'automatisation à travers la stack financière.