Automatisation du processus Order to Cash : Comment rationaliser vos flux de travail financiers

Les équipes financières modernes ne peuvent pas se permettre d'avoir un processus Order to Cash lent et manuel. Des retards dans les recouvrements aux suivis manqués, chaque inefficacité a un impact sur les flux de trésorerie et la prise de décision.

La bonne nouvelle est qu'il est désormais possible d'automatiser les étapes clés grâce à des solutions low-code : rapidement, en toute sécurité et sans dépendre de l'informatique.

Qu'est-ce que le processus Order to Cash (O2C) ?

Le processus Order to Cash (O2C) couvre tout, du moment où un client passe une commande au moment où vous recevez, rapprochez et déclarez le paiement. Chaque étape implique plusieurs départements (ventes, facturation, recouvrement, finances) et relie divers systèmes et transferts tout au long du processus.

Dans la plupart des équipes financières, l'O2C comprend :

• Validation de la commande
• Émission de la facture, ce qui peut impliquer la collecte de détails provenant de plusieurs sources
• Envoi de documents tels que XML, factures ou instructions de paiement au client
• Suivi des paiements, souvent par e-mail ou par téléphone
• Vérification du compte bancaire pour confirmer la réception du paiement
• Rapprochement du paiement dans votre ERP ou système interne
• Rapports pour les besoins internes ou les raisons de conformité

Ce qui rend l'O2C complexe, c'est la façon dont chaque étape dépend de la précédente. Si quelqu'un émet une facture en retard, votre paiement sera retardé. Des données client obsolètes ou incorrectes peuvent entraîner des litiges. Les suivis manuels peuvent laisser passer des comptes en souffrance.

Le processus Order to Cash (O2C) joue un rôle essentiel dans la performance de l'entreprise dans plusieurs domaines clés :

• Flux de trésorerie : Des recouvrements ou une facturation lents signifient attendre plus longtemps pour que l'argent entre
• Relations clients : Les erreurs de communication ou de documentation peuvent créer des tensions
• Productivité de l'équipe : Les étapes manuelles répétitives consomment du temps qui pourrait être consacré à un travail plus valorisant
• Prévisions : Le manque de transparence rend les prévisions de revenus difficiles

Pourquoi l'O2C est si problématique dans la plupart des entreprises

À première vue, le cycle O2C semble simple. Mais en coulisses, il est souvent assemblé avec des solutions manuelles, des feuilles de calcul éparpillées et une coordination de dernière minute qui consomment du temps et des ressources.

Voici quelques-uns des principaux points faibles :

• La génération manuelle de factures signifie extraire manuellement des données des CRM ou des contrats, ce qui ralentit la facturation et augmente le risque d'erreurs, en particulier à mesure que le volume augmente.
• L'absence de visibilité sur l'état des paiements oblige les équipes financières à vérifier constamment les relevés bancaires ou à attendre que les clients confirment qu'ils ont payé.
• Les suivis réactifs entraînent des recouvrements incohérents ou retardés, sans moyen simple de suivre les factures en souffrance en un seul endroit.
• Les systèmes déconnectés (les ERP, les CRM et les banques communiquent rarement de manière transparente), ce qui oblige les gens à copier-coller entre les plateformes juste pour faire avancer le processus.
• Erreur humaine fréquente : Un identifiant fiscal mal saisi, une facture manquante ou une petite erreur de saisie de données peuvent retarder les paiements et créer plus de travail.

Le résultat ? Un flux de trésorerie plus lent, des clients frustrés et des équipes embourbées dans des tâches répétitives au lieu de se concentrer sur un travail plus stratégique.

À mesure que ces problèmes deviennent routiniers, les gens ont tendance à les accepter. Mais une fois que vous examinez vraiment le processus, il devient clair à quel point les choses pourraient mieux fonctionner avec l'automatisation : cela va au-delà des mises à niveau techniques et stimule véritablement la performance financière.

Ce qui peut être automatisé dans le processus O2C

Vous n'avez pas besoin d'automatiser tout en même temps pour voir des résultats. Certaines des plus grandes victoires viennent de cibler de petites tâches répétitives qui vous ralentissent et entraînent des erreurs.

Voici cinq domaines de l'O2C où l'automatisation fait une réelle différence :

1. Génération et livraison de factures

• Créez automatiquement des factures dès qu'une commande est approuvée
• Extrayez les détails des clients et des contrats directement de votre ERP ou CRM
• Envoyez immédiatement aux clients les factures et les pièces jointes (comme XML ou les bordereaux de paiement)

Tout cela réduit les retards et les erreurs manuelles.

2. Suivi et confirmation des paiements

• Surveillez les PIX, les bordereaux de paiement ou les dépôts bancaires reçus
• Faites rapidement correspondre les paiements à leurs factures correspondantes
• Envoyez des confirmations et mettez à jour automatiquement vos enregistrements internes

Cela signifie que vous n'êtes pas bloqué à rapprocher les paiements manuellement ou à rechercher des informations manquantes.

3. Suivi des factures en souffrance

• Identifiez les factures impayées dès qu'elles sont en souffrance
• Planifiez des rappels par e-mail ou WhatsApp
• Signalez les cas en souffrance pour examen interne si nécessaire

Les rappels sont envoyés à temps, à chaque fois, il n'est donc pas nécessaire de se fier à la mémoire de quelqu'un.

4. Synchronisation des données entre les systèmes

• Mettez à jour votre ERP ou CRM dès que les paiements sont confirmés
• Marquez les transactions comme facturées
• Envoyez des mises à jour aux tableaux de bord ou aux rapports sans travail manuel

De cette façon, tous vos systèmes restent synchronisés et vous évitez les copier-coller fastidieux.

5. Rapports et conformité automatisés

• Créez automatiquement des rapports quotidiens sur les entrées de trésorerie
• Regroupez les créances par client ou par leur durée d'ouverture
• Exportez les données SPED ou NFe dans le format requis

Cela permet à votre équipe de passer moins de temps sur la mise en forme et plus de temps sur l'analyse.

Comment les équipes financières peuvent automatiser l'O2C avec le low-code

De nombreuses équipes financières hésitent à automatiser car cela ressemble à un travail informatique lourd ou à quelque chose que seuls des experts techniques peuvent gérer. Cela a peut-être été vrai dans le passé, avec des solutions nécessitant du code personnalisé, des consultants ou des intégrations complexes.

Les choses sont différentes maintenant. Aujourd'hui, il existe des outils qui permettent aux professionnels de la finance de créer et de gérer des automatisations avec du low-code, souvent à l'aide de constructeurs visuels, de composants prédéfinis et d'une simple touche de script pour des ajustements personnalisés.

Au lieu de tout confier à l'informatique, les équipes financières peuvent elles-mêmes améliorer les choses, en avançant plus rapidement et avec moins d'obstacles.

1. Vous pouvez utiliser ce qui est déjà construit

Les outils d'automatisation modernes vous permettent de créer des flux de travail à l'aide de blocs et de règles simples. Il n'est pas nécessaire de développer des applications complètes à partir de zéro. Vous pouvez automatiser des tâches telles que l'envoi de factures, l'attente de paiements et les mises à jour ERP à l'aide de configurations simples.

Tout script léger (comme le reformatage d'un fichier ou l'analyse d'un retour bancaire) est conservé séparément et réutilisable. Vous ne construisez pas un nouveau système, vous façonnez simplement des flux de travail individuels.

2. Moins de dépendance à l'égard de l'informatique

Les équipes informatiques sont souvent débordées et attendre des semaines pour un petit changement ou un rapport peut ralentir la finance. Les outils low-code et no-code donnent plus d'indépendance à la finance. L'informatique peut toujours intervenir pour des questions de sécurité, mais la finance ne sera pas bloquée pour chaque ajustement ou amélioration.

Cela rend la finance plus agile et capable de tester et de mettre en œuvre rapidement de nouvelles idées.

3. Conservez vos systèmes actuels

Vous n'avez pas besoin de remplacer votre ERP ou CRM pour que les automatisations fonctionnent. De nombreuses solutions low-code aident à combler les lacunes entre ce que vous utilisez déjà. Vous pouvez déplacer des données, ajouter de la logique ou effectuer des transformations, le tout sans modifications majeures de l'infrastructure.

Ceci est particulièrement utile si vous travaillez avec des systèmes plus anciens qui sont difficiles ou coûteux à modifier.

4. Commencez petit, évoluez au fur et à mesure que vous voyez des résultats

Il n'est pas nécessaire de procéder à une refonte massive. Commencez par quelque chose de gérable, comme l'automatisation d'un processus de facturation ou d'un suivi des paiements. Au fur et à mesure que vous voyez des succès, vous pouvez ajouter plus de fonctionnalités, d'étapes ou d'intégrations.

Cela maintient les choses à faible risque et permet à votre équipe de gagner en confiance et en élan en cours de route.

L'automatisation low-code donne du pouvoir aux professionnels de la finance, en leur fournissant les outils dont ils ont besoin pour concevoir et affiner leurs propres flux de travail. Elle améliore la précision, la vitesse et la visibilité, offrant une approche flexible qui offre de réels avantages opérationnels.

Un exemple concret : Optimisation de l'O2C avec le low-code chez Dabble

Dabble, un studio de commerce électronique brésilien spécialisé dans la photographie de produits synthétiques, était confronté à des goulots d'étranglement dans son intégration (et indirectement, dans son processus de la commande à l'encaissement). L'équipe s'appuyait sur trop d'e-mails, de formulaires et de copies de données vers Airtable, gérant chaque commande individuellement.

Ils avaient quelques options :

• Construire une solution personnalisée (mais cela signifiait gérer React, les API, l'hébergement et la maintenance.)
• Utiliser des outils de formulaire standard (mais ceux-ci ne pouvaient pas gérer élégamment les variations de produits ou les besoins dynamiques des clients.)
• Ou essayer l'automatisation low-code (avec Abstra).

Ainsi, le CTO de Dabble, PJ, a utilisé Abstra pour créer un formulaire dynamique et intelligent alimenté par des scripts Python concis :

• Le formulaire pouvait changer rapidement (demandant des détails supplémentaires sur le produit ou des téléchargements de fichiers au besoin, en fonction des réponses des clients).
• Les scripts Python garantissaient que toutes les données étaient normalisées et formatées avant même d'atteindre Airtable, évitant ainsi les erreurs dès le départ.
• Les données étaient directement acheminées vers leur base de données, éliminant ainsi les transferts manuels ou le travail répété.

L'impact a été immédiat :

• 5× plus de commandes traitées, le tout avec la même équipe (pas besoin d'embaucher plus de personnes).
• Plus d'e-mails aller-retour. L'ensemble du processus de réception a été transféré vers un formulaire en ligne rationalisé.
• L'approche les a préparés à évoluer encore plus. Ensuite, ils ont automatisé les formulaires de livraison pour les sous-traitants 3D.

Le CTO PJ a résumé :

« Nous avons augmenté le nombre de commandes que nous pouvons traiter de 5×. L'envoi manuel d'e-mails aller-retour est maintenant sérialisé dans un formulaire en ligne, sur lequel nous pouvons itérer rapidement en utilisant simplement Python. » abstra.io

Pourquoi c'est important pour l'O2C

• Capture de commande dynamique : Les équipes financières peuvent utiliser des formulaires similaires pour collecter les données de commande ou de facture directement dans les bons systèmes, ce qui facilite le maintien d'un processus fluide et précis.
• Hygiène des données intégrée : L'ajout d'un peu de code en amont signifie des données plus propres et plus fiables qui affluent dans votre ERP, réduisant ainsi les maux de tête liés au rapprochement.
• Facile à mettre à jour : Comme Dabble, vous pouvez mettre en œuvre, tester et améliorer les flux de travail en quelques jours, voire quelques heures, plutôt que d'attendre des semaines ou des mois.

Cela va au-delà d'une intégration plus rapide. Cela démontre comment des outils simples et des solutions low-code permettent aux équipes d'évoluer et d'optimiser les flux de travail qui auparavant dépendaient fortement du soutien informatique.

Pour commencer : Premières automatisations O2C que vous pouvez construire dès aujourd'hui

Vous n'avez pas besoin de réinventer l'ensemble de votre processus O2C pour progresser. En fait, la meilleure façon d'intégrer l'automatisation à vos flux de travail financiers est de commencer par ces tâches répétitives à forte friction qui suivent des règles claires et consomment le temps de votre équipe.

Voici trois automatisations O2C pratiques à essayer dès maintenant (peu ou pas d'aide informatique nécessaire) :

1. Création et livraison automatisées de factures

Scénario : Après chaque contrat conclu, quelqu'un crée et envoie manuellement la facture.

Idée d'automatisation :

• Déclenchez automatiquement la création de facture dès qu'une transaction est marquée comme « conclue » dans votre CRM ou lorsqu'un contrat est téléchargé.
• Remplissez les informations sur le client, les montants, les dates d'échéance et les détails de paiement à l'aide d'un modèle prédéfini.
• Envoyez la facture au client, y compris les pièces jointes nécessaires comme PDF, bordereau de paiement ou XML NFe.

Ce dont vous avez besoin :

• Une plateforme comme Abstra ou un outil d'automatisation similaire
• Des scripts de base pour extraire et valider les données du CRM
• Intégration de la messagerie (Gmail, Outlook, etc.)

2. Flux de suivi des paiements

Scénario : Votre équipe vérifie manuellement les relevés bancaires et ne fait le suivi des factures impayées que lorsque quelqu'un s'en souvient.

Idée d'automatisation :

• Intégrez-vous à votre banque ou à votre passerelle de paiement (PIX, facture, etc.) pour vérifier quotidiennement l'état des paiements.
• Identifiez automatiquement les factures en souffrance en fonction des dates d'échéance et des paiements manqués.
• Envoyez des rappels de suivi à intervalles réguliers (par exemple, 3, 7, 14 jours après la date d'échéance) par e-mail ou WhatsApp.
• Mettez en évidence les comptes qui peuvent nécessiter une attention manuelle.

Ce dont vous avez besoin :

• Accès à une API de paiement ou à une exportation de relevé
• Logique conditionnelle et modèles de messages
• Intégration optionnelle avec votre ERP ou votre système de BI

3. Formulaires de commande destinés aux clients qui alimentent directement votre système financier

Scénario : Les équipes de vente ou d'intégration envoient des e-mails aller-retour pour recueillir les détails des clients, puis quelqu'un saisit tout dans un ERP ou une feuille de calcul.

Idée d'automatisation :

• Créez un formulaire de réception intelligent qui s'adapte en fonction du client ou du service
• Validez automatiquement les détails clés comme l'identification fiscale, les préférences de paiement et les données de facturation
• Envoyez ces informations directement à votre ERP, CRM ou outil de facturation dans le format correct

Ce dont vous avez besoin :

• Un générateur de formulaires avec une logique conditionnelle et un support de script
• Code de base pour le formatage et la validation des données
• Un moyen de connecter le formulaire à votre système backend (API, webhook ou feuille de calcul)

Commencez petit. Améliorez-vous rapidement.

Vous n'avez pas besoin d'entreprendre des projets massifs. Ces automatisations sont gérables, peuvent être mises en œuvre petit à petit et peuvent être prises en charge par votre équipe financière au lieu d'avoir besoin de développeurs pour tout. C'est ça le changement : vous avez le pouvoir d'apporter des changements directement.

Si vous utilisez un outil comme Abstra, vous serez surpris de la rapidité avec laquelle vous pouvez configurer ces flux de travail, les tester et continuer à vous améliorer au fur et à mesure que vous voyez ce qui fonctionne le mieux.

Réflexions finales

Les processus Order-to-Cash étaient autrefois considérés comme gravés dans le marbre, liés aux systèmes existants, nécessitant toujours l'informatique et lents à changer. Mais ce n'est plus ainsi que les choses fonctionnent.

Les équipes financières ont désormais le pouvoir de simplifier, d'automatiser et de prendre le contrôle de leurs flux de travail avec le low-code. Vous pouvez commencer petit, remporter des victoires rapides et continuer à construire. Plus de stagnation ni d'attente de permission.

Les équipes qui font le plus de progrès sont celles qui décident de ne plus tolérer l'inefficacité et commencent à façonner leurs propres routines quotidiennes. Il ne faut pas une révolution. Juste les bons outils et l'état d'esprit que la finance peut (et doit) montrer la voie en matière d'automatisation.